Gestion des Stocks

La pharmacie oncologique de l’Archet 2 contient et manipule en 2009 approximativement 130 substances actives différentes. Le réapprovisionnement du stock est basé sur l’utilisation de fiches (figure4.2) comportant le nom du produit. La mention "Frigo" est écrite à la main si celui- ci doit être stocké à basse température. Le stock de sécurité nécessaire (seuil d’alerte et stock minimum) figurent également au recto de ces fiches. Les dates des dernières réceptions, ainsi que les quantités reçues et les numéros de bordereaux correspondants sont inscrits au verso de la fiche. Une commande est lancée lorsqu’un préparateur observe que la quantité d’un produit restant est inférieure à la quantité de sécurité. Cette observation peut avoir lieu par exemple à l’occasion du picking dudit produit ou bien lors des inventaires, qui ont lieu hebdomadairement dans cette pharmacie.

FIGURE4.2 – Fiche d’inventaire de la pharmacie de l’Archet2.

Il et possible de passer des commandes journalières, les fiches de commande étant données au chauffeur de la pharmacie centrale lors de la livraison.

Il est également possible d’effectuer des commandes en urgence, par téléphone ou par FAX. Dans ce cas, les produits additionnels seront inclus à la prochaine livraison prévue si les produits sont en stock à la pharmacie centrale, et pourront l’être dès le lendemain dans le cas contraire. Les doubles des bordereaux de commandes (figure4.2) sont conservés en évidence jusqu’à ré- ception des produits commandés. La bannette prévue à cet effet se trouve à l’entrée du Bureau des pharmaciens(figure4.3). Les bordereaux seront replacés à proximité des produits lors de la réception de la commande. Ceci permet de vérifier que même si une fiche n’est pas présente à l’emplacement du stockage de son produit, elle n’est pas perdue, et de connaître la liste des

FIGURE4.3 – Plan de la salle de l’isolateur, pharmacie de l’Archet2 [El Yousfi 2010] produits en attente de livraison relativement rapidement. Pour les consommables et Dispositifs Médicaux (DM), le même système de fiches est en place. Les livraisons ont lieu une fois par se- maine, mais un délai supplémentaire peut apparaître suivant le type de matériel demandé. Il est à noter que certains DM doivent être re-stérilisés avant utilisation. L’absence d’une fiche peut être interprétée comme le fait qu’une commande est en cours. L’absence de vérification de la pré- sence de cette fiche dans la bannette des commandes en cours peut mener à une rupture de stock. Certains produits particuliers (les plus onéreux et les plus labiles) ne sont commandés que lorsqu’ils ont été prescrits et peuvent disposer de leur propre espace de stockage. C’est égale- ment le cas des produits en essai clinique, auxquels est attribuée une zone de stockage particu- lière. Ces produits sont traités en double aveugle, les pharmaciens eux-mêmes ne connaissant pas le contenu des flacons et préparations.

Un cas d’erreur rapporté par les pharmaciens est le suivant : deux commandes successives sont envoyées au fournisseur, et la seconde est annulée par ce dernier, pensant que "c’est la même commande arrivée deux fois".

L’automatisation de la gestion des stocks et de l’envoi de commandes de réapprovision- nement permettrait la réduction de ce type d’erreurs. La nécessité de constamment vérifier le niveau des stocks et le niveau de stock minimum pourrait être réduite via une automatisation de la traçabilité des produits utilisés. Durant l’avancement du projet MISTRALS, plusieurs diffi- cultés se sont présentées aux technologues. Le fait que les armoires contenant les médicaments soient métalliques, la présence de solutés, de blisters, et le fait que les flacons soient de di- mensions très variées compliquent la lecture des étiquettes RFID et la définition d’une solution efficace.

La taille très variable des flacons pousserait les offreurs de solutions RFID à utiliser une étiquette adaptable aux plus petits. Une solution consisterait en l’utilisation d’étiquettes dotées

d’antennes de faible diamètre, comme cela est le cas pour les cryotubes ; ce choix réduirait tou- tefois la distance de lecture et donc les gains de temps de lecture par rapport à l’utilisation de codes barres. Une proposition qui peut convenir à tous est d’utiliser une étiquette de plus grande taille, qui sera disposée "en drapeau" sur les plus petits flacons. Une informatisation complète du système pourrait également aboutir à une optimisation de l’alimentation de la zone de pro- duction au travers d’une sélection des volumes des produits adaptée à la demande journalière. Il est en effet possible d’utiliser les reliquats d’un produit au cours d’une même journée, mais ils seront tous jetés le soir.

La réception des produits a lieu du côté du "quai de livraison des produits" (figure 4.3). Le fait que certains produits soient transportés en vrac dans un carton et les possibilités d’in- terférences citées ci-dessus rendent nécessaire l’utilisation d’un tunnel de lecture RFID pour parvenir à un taux de lecture acceptable. Les produits à destination du service chimiothérapie sont séparés des produits pharmaceutiques ’normaux’ par les manutentionnaires. Les produits dédiés à la pharmacie oncologique sont ensuite vérifiés par les préparateurs, alors que le livreur est déjà parti avec les nouvelles fiches de commande.

Un inventaire du stock de médicaments a lieu toutes les semaines, ce qui est l’occasion de commander les produits dont la quantité en stock est inférieure au stock de sécurité. La majorité des commandes se fait toutefois au fil de l’eau, les préparateurs remarquant un trop faible niveau de stock lors de l’approvisionnement de la salle de l’isolateur.

La mise à jour du stock virtuel est légèrement décalée par rapport à l’utilisation réelle des produits car les préparateurs recensent les flacons vides le soir. L’information est inscrite sur une fiche, donnée au comptable pour saisie informatique. Il se trouve toutefois que "à chaque inven- taire, on observe une ou deux erreurs" [Collomp 2009]. L’utilisation de technologies d’auto- identification permet de réduire le temps et les ressources nécessaires à la gestion du stock et de l’approvisionnement, apports d’autant plus importants que le fonctionnement du service au début du projet n’inclut pas l’utilisation des codes barres. La quantification de ces bénéfices génériques aurait dû être effectuée dans le cadre du projet-pilote MISTRALS.