Les états Intrastat sont élaborés en fonction des données du fichier Révision Intrastat (F0018T). Le contenu de ce fichier provient notamment des systèmes Gestion des commandes clients et Gestion des achats. Les états Intrastat présentent les transactions (vente et achat) qu’une société a effectuées au cours d’une période donnée. Lorsque vous exécutez un état, le traitement de mise à jour remplit le fichier F0018T à partir des fichiers des systèmes Gestion des commandes clients et Gestion des achats.
Le tableau ci-dessous présente les programmes de mise à jour du fichier F0018T.
Programme Description
Mise à jour du fichier Intrastat - ventes (R0018I1) Mise à jour du fichier F0018T en fonction des données de vente des fichiers suivants :
• En-têtes de commande client (F4201);
• Lignes de commande client (F4211).
Mise à jour du fichier Intrastat - achats (R0018I2) Mise à jour du fichier F0018T en fonction des données d’achat des fichiers suivants :
• En-têtes de commande fournisseur (F4301);
• Lignes de commande fournisseur (F4311);
• Réception des commandes fournisseurs (F43121).
De plus, les programmes de mise à jour collectent les données des fichiers suivants :
• Références croisées entre les articles et les fournisseurs Intrastat (F744101);
• Constantes du stock (F41001);
• Centres de coûts (F0006);
• Constantes des sociétés (F0010);
• Codes monétaires (F0013);
• Taux du retraitement en devise (F1113);
• Articles (F4101);
• Articles par magasin/usine (F4102);
• Répertoire d’adresses (F0101);
• Adresses par date (F0116);
• Données sur l’adresse de la commande (F4006);
• Facteurs de conversion de l’unité de mesure de l’article (F41002);
• Conversion standard de l’unité de mesure (F41003);
• Codes définis par l’utilisateur (F0005).
Lorsque vous exécutez les programmes de mise à jour, vous utilisez les options de traitement et la sélection des données pour choisir des transactions en fonction de différents critères liés aux ventes et aux achats. Selon la structure de la société et les exigences du pays en matière de production d’états, vous pouvez déclarer le prix coûtant, le prix coûtant majoré ou le prix d’achat hors taxe. Pour faire état de la quantité d’expédition réelle plutôt que de la quantité commandée, utilisez la sélection des données afin de choisir des lignes de commande dans les fichiers de ventes et d’achats en fonction du cycle de traitement des commandes qui correspond au statut Expédié. Le système vérifie que les transactions répondent aux critères de sélection et sont admissibles à la production d’états Intrastat avant d’inscrire les données requises dans le fichier Révision Intrastat. Ces données proviennent des fichiers de ventes et d’achats et de tout autre fichier pertinent.
Pour bénéficier des données les plus récentes, assurez-vous de mettre régulièrement à jour le contenu du fichier F0018T. Le programme Mise à jour du fichier Intrastat - ventes utilise les détails des transactions du fichier F4211. Si vous purgez automatiquement le contenu du fichier Historique des commandes clients (F42119) au moment de l’exécution du programme Mise à jour des ventes (R42800), mettez à jour le fichier Intrastat pour les ventes après avoir confirmé les expéditions, mais avant de mettre à jour les données de vente. Nous vous recommandons de mettre à jour le fichier F0018T au moins une fois par période d’élaboration d’états, une fois que toutes les transactions de vente et d’achat ont été entrées et finalisées.
Remarque : Si vous modifiez les données de vente et d’achat après avoir généré le fichier F0018T, vous ne pourrez voir vos changements qu’après avoir recréé le fichier ou l’avoir modifié manuellement à l’aide du programme Révision Intrastat (P0018T). Pour ce faire, consultez la section Révision des données Intrastat du présent guide.
Admissibilité des transactions
Les commandes clientsne seront pasadmissibles à la production d’états Intrastat si le pays Facturé à ou Expédié à est le même que le pays du déclarant, ou qu’un de ces trois pays n’est pas membre de l’Union européenne.
Les achatsne seront pasadmissibles à la production d’états Intrastat si le pays du fournisseur ou le pays Expédier de est le même que le pays du déclarant, ou qu’un de ces trois pays n’est pas membre de l’Union européenne.
Le pays Expédier à provient du fichier Données sur l’adresse de la commande (F4006) ou, si aucun enregistrement n’existe, du fichier Lignes de commande client (F4211).
Le système recherche le pays Expédier de en respectant l’ordre qui suit :
1. Pays (CTR) du fichier Adresses par date (F0116), à partir de l’enregistrement du fournisseur dans le répertoire d’adresses.
2. Pays (CTR) du fichier Données sur l’adresse de la commande (F4006).
3. Pays de provenance (ORIG) du fichier Références croisées entre les articles et les fournisseurs Intrastat (F744101).
Dans le fichier F744101, le pays de provenance détermine l’admissibilité de la transaction à la production d’états Intrastat. Le champ Pays d’origine (ORGO) est utilisé à titre d’information seulement. Sa valeur est extraite du champPays de provenancedu fichier Articles par magasin/usine (F4102) au moment de la création du fichier F0018T.
Les codes des pays membres de l’Union européenne doivent faire partie du fichier des États membres de l’Union européenne définis par l’utilisateur (système 74, type EC).
Important ! Toute modification apportée à l’admissibilité de la transactionaprèsla génération du fichier F0018Tn’est pasprise en compte une fois le fichier recréé à l’aide de l’option de traitement. Nous vous recommandons de générer le fichier F0018T seulement après avoir modifié les données d’expédition et de réception pour la période d’élaboration d’états. Si vous devez changer les adresses et l’admissibilité après avoir créé le fichier, purgez-le et recréez-le.
Triangulation
Le programme Instrastat - mise à jour des taxes - ventes (R0018I1) comprend des options de traitement de la triangulation. Cependant, aucune logique ne permet d’identifier la triangulation. Les options permettent plutôt d’indiquer comment traiter les enregistrements intermagasins. Si vous utilisez ces options, le magasin/usine d’en-tête du fichier F4211 sera inscrit dans le fichier F0018T comme société déclarante. De plus, l’utilisation des options de traitement a une incidence sur le type de document et le montant hors taxe. Le champ TAXA du fichier Révision Intrastat peut contenir l’un des trois montants suivants :
• prix total (AEXP);
• coût initial (ECST);
• coût total (TCST).
Les montants sont calculés pour le magasin/usine de l’en-tête ou de la zone-détails, selon les champs sélectionnés dans les options de traitement.
Si vous n’utilisez pas les options de traitement de la triangulation, le magasin/usine de la zone-détails du fichier F4211 sera toujours inscrit dans le fichier F0018T comme société déclarante, et le type de document sera toujours celui de la commande client.
Dans le cas du programme Intrastat - mise à jour des taxes - gestion des achats, vous pouvez entrer le pays réel Expédier de dans le fichier F4006. Par exemple, la commande client indique l’Italie comme magasin/usine (déclarant) et la Suisse comme fournisseur. Cependant, à la réception des marchandises, une note de la douane précise qu’elles ont été expédiées de France. Dans le fichier Données sur l’adresse de la commande, indiquez la France comme pays réel Expédier de afin d’inclure correctement la transaction dans le fichier Révision Intrastat.
Environnements multidevises
Dans les environnements multidevises, le système crée un enregistrement dans le fichier F0018T en fonction de la monnaie de base du magasin/usine de chaque transaction de vente ou d’achat.
Il se peut que vous deviez retraiter les montants des transactions étrangères exprimés en monnaie nationale selon un taux de change officiel ou un taux moyen mensuel. Pour ce faire, utilisez les options de traitement de l’onglet Monnaie afin d’indiquer le type et la date du taux de change. Les montants en monnaie nationale sont recalculés en fonction de ces données. Le taux de change provient du fichier F1113.
Traitement des devises de simulation
Pour utiliser les devises de simulation au cours des programmes de mise à jour du fichier Intrastat, vous devez paramétrer des options de traitement. Ces programmes inscrivent les montants en devise de simulation dans un fichier, contrairement aux autres programmes qui ne font que les afficher ou les imprimer.
En utilisant les devises de simulation, vous ne pouvez plus assurer le suivi direct des montants entre le fichier F0018T et les fichiers d’origine des systèmes Gestion des commandes clients et Gestion des achats.
Exemple de production d’états Intrastat multidevises
Une société dont le siège social est en Angleterre compte trois succursales, chacune utilisant une monnaie de base différente. Vous devez soumettre tous les états Intrastat en livres anglaises (GBP). Le tableau suivant présente les succursales et les monnaies correspondantes.
Société Monnaie de base Monnaie de l’état Intrastat
Société 1 GBP GBP
Société 2 EUR GBP
Société 3 CAD GBP
Voici les directives à suivre lorsque vous produisez des états Intrastat :
• Dans le cas dans la société 1, n’exécutez pas les programmes Intrastat - mise à jour des taxes - ventes (R0018I1) et Intrastat - mise à jour des taxes - gestion des achats (R0018I2). La monnaie de base et celle de l’état sont identiques.
• Dans le cas de la société 2, exécutez les programmes Intrastat - mise à jour des taxes - ventes et Intrastat - mise à jour des taxes - gestion des achats pour convertir les montants en euros (EUR) en livres anglaises (GBP).
• Dans le cas de la société 3, exécutez les programmes Intrastat mise à jour des taxes ventes et Intrastat -mise à jour des taxes - gestion des achats pour convertir les montants en dollars canadiens (CAD) en livres anglaises (GBP).
Exécutez les programmes pour les sociétés 2 et 3 afin de charger les données dans le fichier Révision Intrastat (F0018T) et de mettre à jour les montants. Traitez les données d’une société à la fois afin de créer une version distincte pour chacune d’elles. Dans les options de traitement des devises de simulation, entrez GBP ainsi que la date du taux change pour les deux sociétés.
Considérations en matière de performance
Selon la sélection des données et le nombre de transactions se trouvant dans les systèmes Gestion des commandes clients et Gestion des achats, le temps d’exécution des programmes de mise à jour du fichier Intrastat peut varier. Pour minimiser l’impact des programmes sur la performance du système, effectuez les tâches suivantes :
• sélection minutieuse des données pour n’inscrire que les enregistrements pertinents dans le fichier F0018T;
• mise à jour quotidienne (de nuit) du fichier F0018T.