INTRODUCTION
Les différents services du Département des Ressources humaines sont interconnectés : l’évolution des effectifs et les modifications des statuts et règlements, pour ne citer que deux exemples, ont un impact sur le travail de chacune des entités du département, qui se compose du service du personnel, du service traitements-pensions, du service gestion des compétences et du service interne pour la prévention et la protection au travail.
Même si un service est le porteur principal d’un projet, les autres devront y participer lors de sa mise en œuvre. Pour ce qui concerne les réalisations de l’exercice écoulé, la finalisation de la négociation sur le règlement de travail en est le meilleur exemple.
Il en sera de même pour les projets prévus pour l’exercice 2013-2014, et plus particulièrement pour le projet d’introduction de l’e-rh qui va permettre la gestion électronique et partiellement décentralisée des prestations (pointage, demandes de congés, etc) et des signalétiques des agents (adresses, données fiscales etc.).
Cette modernisation des processus, contribuera sans nul doute au développement d’une gestion des ressources humaines équitable, mettant en œuvre des règles transparentes et connues de tous.
6.1. D
IRECTION Missionso La direction, outre le management des services du département, la participation au comité de direction et à divers projets interdépartementaux, assure des missions spécifiques:
o Préparation du budget et contrôle de l’évolution de la masse salariale o Suivi et modifications du cadre du personnel
o Gestion des dossiers de subsides : ACS, contribution régionale aux augmentations barémiques, etc.
o Relations avec les organisations syndicales dans une perspective de dialogue constructif
o Suivi des dossiers contentieux en collaboration avec le service des affaires juridiques Identité du service
Responsables :Françoise LUC, gestionnaire des ressources humaines et Laurence BERTRAND, directrice adjointe
Budget : à côté des dépenses de personnel dans leur ensemble, le budget de fonctionnement se limite à quelques postes particuliers : contrôle médical, jetons de présence, diffusion d’offres d’emploi. Le budget formation et le budget du SIPPT sont plus importants et seront détaillés plus loin.
Implantation : tous les services du département RH se trouvent au CSA (3ème et 4ème étage) Réalisations du service durant l’année écoulée.
Outre les missions de base, lors de l’exercice écoulé, un temps important a été consacré à la gestion des dossiers de 3 nouveaux subsides régionaux (prime vie chère, prime statutarisation, prime diversité) et d’un subside fédéral (contribution au paiement des primes linguistiques).
6.2. P
ERSONNELMissions du service
o Formalités d’engagement et de départ (contrats, C4, etc.) ; o Gestion des carrières (nominations, promotions, etc.)
o Gestion des interruptions de carrière, des temps partiels, des remplacements (en augmentation constante)
o Gestion des congés du personnel (annuels, maladies.. ;) o Présentation au Collège et suivi des dossiers disciplinaires o Gestion de l’assurance hospitalisation ETHIAS
o Préparation des dossiers d’octroi de primes et allocations diverses (primes linguistiques, fonctions supérieures…)
Identité du service
Chef de service : Valérie KELLER, secrétaire d’administration RH : 7,5 ETP
Réalisations du service durant l’année écoulée.
o Mise à jour du vade-mecum réalisé pour les gestionnaires des fichiers congés
o Renforcement du suivi des absences injustifiées, des résultats du contrôle médical, des mises à la pensions d’office depuis 2005, diminution constatée de l’absentéisme de l’ordre de 23% du nombre de jours de maladie (soit 44% de diminution relative, si on tient compte de l’augmentation des effectifs)
o Extension de la transmission électronique des documents vers le site web de la sécurité sociale
6.3. T
RAITEMENTS-
P
ENSIONS Missions du serviceo La gestion de toutes les opérations nécessaires au calcul et à la liquidation des rémunérations à l’aide du logiciel PERSEE (ADEHIS) (de l’encodage des agents aux formalités de sortie etc, mais aussi déclarations ONSSAPL, Belcotax etc.)
o La transmission d’informations en vue du suivi des dépenses, de la constitution des budgets et de la justification des nombreux subsides
o La gestion et la distribution des titres-repas
o La constitution des dossiers de carrière à transmettre au Service des Pensions du Service Public -y compris le projet CAPELO (gestion électronique des carrières) et la préparation des délibérations en vue de la fixation des droits
Identité du service
Chef de service : Sylvie GEURTZEN, secrétaire d’administration stagiaire RH : 5 ETP
Réalisations du service durant l’année écoulée.
Mise en route et suivi du projet CAPELO
Exécution du paiement de la nouvelle « prime vie chère » (encodages individuels)
6.4. G
ESTION DES COMPETENCES Missions du serviceo Gestion des candidatures (2345 sur la période écoulée) et des offres d’emploi o Elaboration et suivi du plan de formation du personnel
o Organisation des examens de recrutement et de promotion o Projets RH divers (ex :Columbus)
o Modification des règlements et statuts du personnel o Secrétariat du Comité particulier de négociation
o Support informatique aux autres services du département o Renouvellement de toutes les cartes du personnel Identité du service
Chef de service : Leen DEMONSEAU, secrétaire d’administration RH : 4 ETP
Budget formation : voir annexe
Réalisations du service durant l’année écoulée.
Formation
En ce qui concerne la formation continue, 932 formations payantes ou gratuites ont été enregistrées et concernent 552 membres du personnel. Des tableaux de synthèse des formations et budgets ainsi que des moyennes générales sont fournis en annexes.
Il faut également souligner lors de cet exercice:
o Notre collaboration avec l’Ecole Régionale d’Administration Publique en ce qui concerne notamment les formations obligatoires financées en tout ou en partie par la Région Bruxelloise:
- «Agents entrant en service»: 50 inscriptions;
- «Gardiens de la Paix»: 31 inscriptions;
- poursuite de «Recyclage Permis C(E) & D(E)»: 36 inscriptions renseignées dans le précédent rapport.
L’ERAP a également étendu la gratuité à l’ensemble des formations pour agents de niveaux D & E.
- Notre collaboration avec la Promotion Sociale de Schaerbeek:
- cours de Néerlandais préparatoires aux examens du SELOR, organisés en 240 périodes: 30 agents ont suivi régulièrement ces cours;
- cours de Français - Alphabétisation pour les agents sous statut ACS et ACS de transition du Service Schaerbeek Propreté et Espaces Verts, organisés en 200 périodes: 15 agents ont suivi régulièrement ces cours.
- Notre collaboration avec le SIPPT et Arista pour les formations de Secourisme:
- Base en 3 jours: 12 agents formés en une session;
- Recyclage en 1 jour: 36 agents formés en 4 sessions.
- La mise en œuvre d’un plan de formation ambitieux pour la mise aux normes réglementaires des chauffagistes du Service Techniques Spéciales:
- Montant engagé pour 10 agents et 7 formations: € 9832.
o L’attribution, fin 2012, par le Collège à la société Momentum Services d’un marché public de € 60000 subsidié à 100% par le Fonds Politique des Grandes Villes pour la formation en 2 ans de 2 x 50 agents des services Accueil, Population/Etat civil, Bibliothèques, Urbanisme et Gardiens de la Paix, à l’accueil du public. A ce jour, 31 agents ont débuté cette formation qui comprend 6 demi-jours et une heure de coaching individuel.
En ce qui concerne la formation professionnelle:
o La Cellule de formation a traité 6 demandes de reconnaissance. Toutes ont été approuvées par le Collège.
Organisation de 3 midis communaux:
o Moyenne de 30 participants par évènement.
Projet Columbus:
L’ERAP a développé un outil informatisé de gestion des compétences composé, suite au travail intercommunal, de 60 descriptions de fonctions -types et d’un dictionnaire de compétences comportementales. Cet outil permet d’établir des «DF contextualisées».
Dans le cadre de la restructuration des services Bâtiments et Techniques Spéciales, ce même dictionnaire de compétences a été utilisé dans le cadre d’une consultance externe pour l’élaboration des descriptifs de Chef de Service, Gestionnaire et Chef d'équipe.
L’exercice à venir verra la mise en application des outils proposés dans le cadre du projet Columbus pour l’élaboration des descriptions de fonctions dans l’ensemble des services, à partir des documents existants
Examens de recrutement et de promotion
- Examens de fin de stage d’adjoints, d’assistants et de secrétaires administratifs, de secrétaires d’administration, de secrétaires d’administration-juriste et de directeurs adjoints
- Examens code 4 administratifs services Magasin (B4), Recette (B4), Population (B4-C4-D4), Affaires juridiques (B4), Etat civil (C4) et Instruction publique (D4)
- Examens code 4 technique service SP&EV (D4) - Examen d’Ingénieur en chef-Directeur
- Examen secrétaire et assistant technique Service SP&EV - Examen secrétaire et assistant technique Service Voirie - Examen assistant technique Service du Géomètre
- Examen pratique d’adjoints techniques pour les spécialités suivantes: menuisier, ferronnier/serrurier, maçon/carreleur, plafonneur, tapissier et peintre
- Examen théorique et pratique d’adjoints techniques pour les spécialités suivantes:
laveur de vitres, déménageur/magasinier et chauffeur permis C
- Première épreuve de l’examen de recrutement de secrétaire communal
- Un appel a été lancé pour les examens de secrétaire administratif et d’assistant administratif aux bibliothèques francophones
Finalisation de l’élaboration et de la négociation sur le Règlement de travail, approuvé par le Conseil communal en mai 2013
6.5. S
ERVICEI
NTERNE DEP
REVENTION ET DEP
ROTECTION AUT
RAVAIL Missions du serviceLes missions principales du service sont énumérées dans la Loi 4 août 1996 relative au Bien-être des Travailleurs et le Code sur le Bien-Être : gestion dynamique des risques, suivi des accidents du travail, organisation des réunions du CPPT, prévention incendie. Il s’agit de promouvoir la sécurité, la santé et le bien-être des travailleurs en intervenant sur l’ambiance du travail, sur le travailleurs (formations, …) et sur les procédures de travail. Ceci pour augmenter le sentiment de bien-être chez le personnel et pour limiter le nombre d’accidents du travail (ou leur gravité)
Autres tâches :
o Exécution des tâches administratives en rapport avec la médecine du travail : organisation des examens médicaux, des formations organisées par ARISTA (secourisme).
o Missions en rapport avec la sécurité et la santé du personnel telles que la planification et organisation des interventions relatives à l’amiante ou encore les interventions contre la vermine.
o Dans le cadre de la sécurisation des accès à l’Hôtel Communal, le CSA et Vifquin le service s’occupe de la programmation des badges individuels et la programmation des horaires d’accès.
Identité du service
Chef de service - Johan MOMMAERTS – Conseiller en prévention RH : 3 ETP
Budget (fonctionnement) : affiliation au Service externe pour la Prévention et la Protection au travail (Arista) – Article 131/123-RH-14/44 – 115.000,00€ Ce montant dépend directement du nombre d’ouvriers, le nombre d’employés et le nombre stagiaires soumis à un examen médical. Le tarif est fixé par AR
Frais techniques– Article 131/124-RH-48/44 – 22.000,00€. : vaccination, dépistages de certaines maladies, radiographies, distribution d’eau en cas de forte chaleur…
Réalisations du service durant l’année écoulée.
Formation d’une nouvelle équipe de personnes de confiance (protection contre le harcèlement et la violence au travail)
Poursuite des travaux de désamiantage en coordination avec le service bâtiments
Poursuite de l’amélioration des procédures d’évacuation en cas d’incendie par l’analyse systématique des exercices effectués.