DEFINITIONS DES PROGICIELS ERP

2008-2009, le marché de l'ERP, qui devrait reprendre sa croissance en 2011, va progressivement, sur les cinq ans à venir, glisser du modèle historique de vente de licences vers des modèles de souscription très variés. C'est d'ailleurs sur la variété de ces modèles et des services qui seront associés aux offres cloud, plus que sur les fonctionnalités elles-mêmes, que s'établiront désormais les critères de choix », Claire Leroy (L'Œil Expert, 31 mai 2011). Cette tendance à l’ERP en nuage se confirme :

« Le marché français de l'informatique dans les nuages progresse bien, en revenus comme en projets. En 2010, ce segment du marché IT hexagonal pesait 1,85 milliard d'euros. En 2012, il dépassera les 2 milliards, soit près de 6% du marché français des logiciels et services. C'est ce que vient de publier l'Agence française pour les investissements internationaux (AFII), connue aussi sous le nom "Invest in France". Ces chiffres sont à replacer dans le contexte du marché mondial des services cloud, évalué à 68,3 milliards de dollars en 2010. A l'échelle européenne, le marché du cloud a bondi de 20% en 2010 et pourrait représenter 15% du marché européen des logiciels et services en 2015 (*). Selon le bilan de l'AFII, le marché du cloud bénéficie en France d'un environnement particulièrement favorable, grâce à la conjonction de plusieurs facteurs⁶⁶», Claire Leroy (L'Œil Expert, 7 février 2012).

2. DEFINITIONS DES PROGICIELS ERP

L’ERP peut en général être défini comme étant « un progiciel qui permet l’intégration transparente de toute l’information qui circule dans l’entreprise : les informations concernant les finances, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement et la clientèle » (Davenport 1998).

66 « Une infrastructure haut débit et un cadre économico-juridique capables d'attirer en France des opérateurs internationaux ; l'engagement dans le cloud de plusieurs importantes sociétés françaises, pour commercialiser des logiciels de gestion et les services associés en mode cloud ; l'implication dans le cloud de nombreuses PME (éditeurs, intégrateurs, hébergeurs...), qui ont pu générer dans ce domaine en 2010 quelque 670 millions d'euros, soit un tiers du marché total du cloud, etc ».

L’APICS⁶⁷ (cité par Forest 1999, p 17) propose une définition basée sur la notion de « mise à jour en temps réel » ; un ERP est un « progiciel qui assure la mise à jour en temps réel de l’ensemble des fonctions de l’entreprise, tant du point de vue des ordres d’achats, de vente, que de la gestion des stocks de produits en assurant la charge des différentes ressources et un lien avec la gestion financière »

Antoine⁶⁸ définit l’ERP comme «un ensemble de modules applicatifs généralement signés par

un même éditeur et travaillant en mode natif sur une base de données unique, au sens logique

du terme. Fonctionnellement, ces modules couvrent :

- la gestion comptable et financière ;

- le contrôle de gestion ;

- la gestion de production (type MRP, Manufacturing Resource Planning) ;

- la gestion des achats et des stocks ;

- l’administration des ventes ;

- la logistique (type DRP, Distribution Requirements Planning) ;

- éventuellement la paie ».

Pour Lequeux (2002), les ERP (Enterprise Resource Planning) sont la généralisation des MRP (Manufacturing Resource Planning). Les MRP concernent toutes les dimensions managériales liées à la fonction de production : depuis le plan directeur de production, la gestion des hommes, des outils, des stocks, des approvisionnements… jusqu’à la gestion des commandes et de la logistique. Les ERP élargissent le champ des progiciels intégrés à la totalité de l’entreprise : gestion de la production, des achats et de la logistique bien entendu, mais aussi gestion des ventes, gestion administrative et des ressources humaines, gestion comptable et financière. Il s’agit d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise en améliorant sa productivité et sa flexibilité.

Le CXP⁶⁹, quant à lui, définit l'ERP comme « un progiciel qui intègre les principales

composantes fonctionnelles de l'entreprise : comptabilité, contrôle de gestion, paie, ressources

67 L’APICS est un organisme à but non lucratif qui a été fondé aux États-Unis en 1957 par des praticiens de la gestion de la production. À cette époque, l'acronyme APICS signifiait "American Production and Inventory Control Society". En 2004, cet acronyme a été mis à jour et remplacé par "Advancing Productivity Innovation and Competitive Success" (voir le site www.apics.org).

humaines, logistique, gestion commerciale, gestion de production. A l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un même environnement, reposant

sur une base de données unique. Ce modèle assure l'intégrité des données, la non-redondance

de l'information et des temps de traitement réduits ».

En outre, selon le CXP, pour être intégré, un progiciel de gestion doit : - émaner d’un concepteur unique ;

- garantir à l’utilisateur l’unicité de l’information, assurée par la disponibilité de l’intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement ;

- reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés ;

- fournir des pistes d’audit basées sur la garantie d’une totale traçabilité des opérations de gestion ;

- couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du système de l’entreprise.

Grenier (2000 p 1126) souligne que les ERP « réunissent dans un même ensemble les

fonctionnalités contenues dans des applications autrefois séparées : approvisionnements,

production, commercial, ressources humaines, comptabilité, trésorerie, etc. Conçus le plus

souvent autour d’un noyau central de type comptable, ces systèmes ont les caractéristiques suivantes :

- ils réalisent l’intégration, entre eux, des différents processus opérationnels : achats,

fabrication, expéditions, facturations, paiements… ;

- ils réalisent l’intégration entre les processus opérationnels et les processus de gestion ;

- ils reposent sur une saisie unique des événements décrits dans toutes leurs dimensions

(d’où le nom de systèmes événementiels et multidimensionnels) ».

69 Crée en 1973, le CXP est un groupement associatif dont la vocation est d’apporter aux entreprises un service complet d’assistance à l’évaluation et à la sélection des progiciels. Il comprend aujourd’hui plus de 1300 sociétés adhérentes (voir http://www.cxp.fr ).

Pour De La Villarmois et al. (2003 p 4) « ces progiciels regroupent en un seul outil l’ensemble des fonctionnalités des logiciels spécifiques à chacun des besoins opérationnels de l’entreprise. A partir d’une représentation comptable de l’entreprise ces progiciels assurent :

- l’intégration de la chaîne opérationnelle (achats, fabrication, expéditions, facturations,

paiement…) pour aboutir à la comptabilisation automatique des opérations comptables ;

- le lien entre la comptabilité financière et la comptabilité de gestion à partir de la même

source d’information (les opérations) ;

- une simplification des opérations de saisie ; ils reposent sur une saisie unique des

événements décrits dans toutes leurs dimensions, d’où le nom de systèmes événementiels et multidimensionnels ».

Pour Willis et al (2003) « l’ERP est un système intégré qui permet à l’entreprise de standardiser son système d’information pour relier et automatiser ses processus de base. Il fournit aux employés les informations nécessaires pour diriger et contrôler les activités essentielles de l’entreprise le long de la chaîne logistique, de l’approvisionnement à la production / exploitation jusqu’à la vente et à la livraison au client final. Les employés

n’entrent qu’une seule fois les informations, qui sont alors mises à la disposition de tous les

systèmes de l’entreprise »⁷⁰.

Pour Ducrocq⁷¹ « L’ERP (Enterprise Resource Planning) est traduit en France par progiciel

intégré parce qu’il couvre différentes fonctionnalités, qu’il émane d’un concepteur unique et qu’il assure les mises à jour automatiques dans tous les modules concernés sans aucune ressaisie des données… l’approche de l’ERP est radicalement différente de celle de l’informatique traditionnelle qui consiste à couvrir chaque fonction de l’entreprise au moyen d’un logiciel particulier. Il prend tout en charge depuis la production jusqu’à la distribution, en passant par la comptabilité, le contrôle de gestion, la gestion des stocks, les ressources humaines, la gestion de projets. »

70 Willis T, Willis – Brown et Mcmillan A., (2003), « Stratégies de maitrise des coûts lors de l’implantation de systèmes ERP », Revue française industrielle, 22. 1.

Reix⁷² considère l’ERP comme «une application paramétrable, modulaire et intégrée, qui vise à fédérer et à optimiser les processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel unique et en s’appuyant sur des règles de gestion standard ».

Cette définition évoque lescaractéristiques communes de l’ERP, à savoir (Reix 2000) :

- Un ERP est un progiciel : c’est un ensemble de programmes conçus par un même éditeur

pour correspondre aux besoins de plusieurs entreprises et commercialisé avec des prestations annexes (assistance à la mise en place, formation, maintenance, etc.).

- Un ERP est paramétrable : l’adaptation du progiciel aux besoins d’une entreprise donnée

se fait par paramétrage (choix de règles de gestion, choix d’options de traitement, choix de format de données, etc.). Le paramétrage peut être assorti d’un recours à des compléments de programmes spécifiques articulés avec les programmes standards (le volume de ces programmes spécifiques doit être limité pour que la solution PGI reste justifiée).

- Un ERP est modulaire : ce n’est pas une construction monolithique mais un ensemble de

programmes ou modules séparables correspondant chacun à un processus de gestion : leur installation et leur fonctionnement peuvent être réalisés de manière autonome. Le découpage en modules permet de composer une solution spécifique par assemblage et d’étendre la mise en œuvre à différents domaines de gestion. Bien qu’il y ait plus de 40 modules ou variantes de modules dans l’ERP, ils peuvent être regroupés dans 5 domaines fondamentaux : production, finance, ressources humaines, gestion de projet, et systèmes d’information.

- Un ERP est intégré : les divers modules ne sont pas conçus de manière indépendante : ils

peuvent échanger des informations selon des schémas prévus (des interfaces standardisées). Ainsi, une commande passée par un client est enregistrée dans le module gestion des commandes, communiquée au module gestion des magasins, au module gestion des ordres de production, etc. Cette communication entre processus permet d’améliorer la cohérence interne et évite la redondance des traitements.

- Un ERP s’appuie sur une base de données commune : toutes les données sont stockées dans une base de données unique et utilisées par les différents modules. Elles sont définies

d’une manière standardisée unique (format identique) et gérées par un seul type de logiciel

(très souvent, un système de gestion de base de données relationnelles). De la même manière, les interfaces homme-machine (communication des commandes par souris, écran, langage de commande, etc.) sont définis de façon identique quels que soient les modules. Cette normalisation forte des données et des langages simplifie la communication et réduit les difficultés d’apprentissage des utilisateurs.

- Un ERP vise à optimiser les processus de gestion : à la construction du PGI, le concepteur

s’appuie sur des modèles de processus issus des « meilleures pratiques » du secteur (on capitalise ainsi le savoir-faire des meilleures entreprises d’un domaine d’activité donnée). De l’analyse des meilleures pratiques, l’éditeur de progiciels obtient un ensemble de règles de gestion qui constituent un standard de fait pour un secteur déterminé.

Bidan et al. (2002 p 2) proposent une définition, basée sur la notion « d’intégration », suivante : « un ERP peut être défini comme un progiciel modulaire, intégré et paramétrable qui permet de regrouper diverses applications fonctionnelles autour d’une seule base de données. L’ERP propose ainsi l’intégration des principaux processus de l’entreprise et la mise en place d’un système d’information cohérent garantissant l’unicité de l’information et l’accès à celle-ci à partir de toutes les fonctions de l’entreprise. Une fois que l’information est entrée dans le système, elle y est stockée et peut être manipulée, analysée ou remise à jour quasi instantanément par toute personne connectée et habilitée au système. Tout cela permet de limiter les erreurs de saisie et de suivre à la trace toutes les transactions. Par exemple si une entreprise reçoit une commande de marchandise, il est possible d’évaluer les conséquences sur les capacités de production, sur les besoins d’approvisionnement ainsi que sur les délais nécessaires pour accomplir cette demande».

Tomas (2002)⁷³ distingue un ERP d’un simple progiciel par deux critères : le degré

d’intégration et la couverture opérationnelle :

- le degré d’intégration : « définit la capacité de fournir à l’ensemble des acteurs de l’entreprise une image unique, intègre, cohérente et homogène de l’ensemble de l’information dont ils ont besoin pour jouer pleinement leur rôle ».

- la couverture opérationnelle : « définit la capacité de fédérer l’ensemble des processus de

l’entreprise dans chacun des domaines qui la constituent, et ce, dans une approche transversale qui optimise sa productivité. »

Le croisement de ces deux critères débouche sur une typologie qui permet de caractériser des cas typiques d’informatisation des entreprises aujourd’hui.

Figure 8 : Typologie d’informatisation d’une entreprise (Tomas 2002)

- l’entreprise de TYPE I (intégration minimale, couverture minimale) est peu ou pas

informatisée : tout reste à faire. Aucun des processus de l’entreprise n’est couvert. Les fonctions de bureautique, lorsqu’elles existent, représentent les seuls îlots informatisés ; Couverture

Opérationnelle

TYPE III TYPE IV Max Min TYPE I TYPE II Degré d’intégration Min Max Entreprise Traditionnellement Informatisée Entreprise Intégralement Informatisée ERP Entreprise Peu ou pas Informatisée Entreprise Partiellement Informatisée