Cueillette des données

Dans un premier temps, les centres d'hébergement échantillonnés possédant une adresse courriel ont été invités à répondre au questionnaire par courriel. L’envoi a été fait le dimanche soir, afin que les participants potentiels voient l’invitation à participer le lundi matin. Cette période de la semaine a été choisie, car le lundi matin a été identifié comme le moment de la semaine permettant de recueillir le plus haut taux de réponse à de courts questionnaires destinés à une entreprise. [101] Le questionnaire leur a été envoyé sous forme de document PDF modifiable (Annexes V et VI) accompagné d'une lettre de présentation (Annexes III et IV) leur expliquant la nature du projet de recherche, le temps requis pour remplir le questionnaire, les consignes à suivre, l'approbation éthique ainsi que les coordonnées de la chercheuse afin qu'ils puissent la contacter au besoin. Tous les documents ont été envoyés dans la langue inscrite sur les sites

Internet, lorsque disponible, autrement la langue officielle de la province ou la plus couramment parlée dans la province a été utilisée. Les centres d'hébergement ne possédant pas d'adresse courriel ont été contactés tout d'abord par la poste. Une courte lettre d'introduction, le questionnaire, la lettre d'approbation éthique ainsi que la même lettre de présentation que celle envoyée par courriel ont été envoyés à tous les centres d’hébergement ne possédant pas d'adresse courriel disponible ou trouvable sur Internet. La lettre d'introduction offrait la possibilité aux centres d’hébergement de renvoyer le questionnaire rempli et numérisé par courriel, par la poste ou d'attendre l’appel de la chercheuse pour le remplir avec elle au téléphone.

Deux semaines après le premier envoi des questionnaires par courriel, une deuxième invitation a été envoyée par courriel. Les centres d’hébergement qui ont reçu une invitation par la poste ont été contactés par téléphone dans les deux semaines suivant l'envoi postal. Une semaine après la deuxième invitation, une relance téléphonique a été effectuée pour tous les centres d'hébergement n'ayant pas répondu au questionnaire, les invitant à nouveau à participer à l'étude. Lorsque l'appel téléphonique ne permettait pas de rejoindre la personne voulue et qu'une boîte vocale était disponible, un message était laissé par la chercheuse les invitant à retourner l'appel au numéro personnel de cette dernière ou simplement de remplir le questionnaire et de le renvoyer à l'adresse courriel qu'ils avaient reçu dans l'invitation. La cueillette des données s’est effectuée entre le 26 mai 2016 et le 23 juin 2016. Les personnes contactées étaient les directeurs des soins ou les dirigeants de centre d’hébergement. Dans quelques cas, les directeurs ont dirigé la chercheuse vers une personne plus apte à répondre aux questions selon eux, qui était majoritairement l'infirmière en chef. Lorsque les répondants mentionnaient leur refus à participer à l'étude ou qu'aucun retour d'appel ni de courriel n'avait été reçu après 3 tentatives, les centres d’hébergement étaient considérés comme des non-répondants à l'étude et aucune autre invitation à participer à l'étude n'était lancée. Afin d'analyser les centres d’hébergement qui ont refusé de participer et de posséder plus d’informations sur l’offre de soins buccodentaires, une question a été ciblée comme étant la question principale :

En cas d'absence de clinique dentaire dans l'établissement et d'absence de clinique dentaire mobile, où sont transférés les résidents pour avoir les soins dentaires nécessaires ? En cabinet privé, dans un autre centre d'hébergement ou en milieu hospitalier, ou aucun transfert n'est nécessaire, les soins dentaires sont offerts sur place.

Cette question a été posée au téléphone aux réceptionnistes des centres d'hébergement n'ayant pas retourné le questionnaire ou les appels ou qui ont manifesté leur refus à participer. Aucun message n'a été laissé sur une boîte vocale afin de recevoir des réponses à cette question puisque l'objectif était d'avoir une réponse directement d’une personne travaillant sur place.

Chaque centre d’hébergement s'est fait attribuer un numéro afin de conserver sa confidentialité et les données recueillies ont été comptabilisées dans un tableau Excel par la chercheuse pour ensuite être transformées et en faire une analyse statistique comparative entre les provinces canadiennes et le Québec. Une charte expliquant chacune des colonnes et la signification des chiffres de la collecte des données a été établie et écrite dans un document Word. En aucune façon, des données ou des résultats individuels de centres ne pourront être divulgués.

Les centres d’hébergement qui avaient préalablement refusé ainsi que ceux qui avaient déjà répondu au questionnaire lors de la première phase de cette étude en 2014 n’ont pas reçu de deuxième invitation à participer à l’étude. Les données des centres d’hébergement ayant déjà répondu en 2014 ont été compilées avec celles des centres d’hébergement ayant répondu en 2016. Les réceptionnistes des centres d’hébergement ayant refusé de participer en 2014 ont été contactés afin de leur poser la même question que celle posée aux centres d’hébergement ayant refusé de participer en 2016.

La cueillette des données a eu lieu par téléphone, par courriel et par la poste et les données ont été conservées dans l'ordinateur de la chercheuse. Les questionnaires reçus par la poste ont été détruits dès que leurs données étaient compilées.

Les réponses aux questions 9 et 5 ont été révisées afin de s’assurer de leur concordance pour chacun des participants. En effet, afin de bien répondre à l’hypothèse de recherche, il fallait s’assurer que les réponses à la question 5 du questionnaire : Dans votre établissement, lequel

des fournisseurs de soins suivants offre des soins dentaires professionnels ? concordaient

avec les réponses à la question 9 : En cas d'absence de clinique dentaire dans l'établissement

et d'absence de clinique dentaire mobile, où sont transférés les résidents pour avoir les soins dentaires nécessaires ?

d’hébergement ont été tous révisés à l’exception de deux afin de s’assurer que les incohérences n’étaient pas attribuables à des erreurs de transcription de données. Aucune erreur de transcription n’a été décelée. La seule incohérence majeure entre les réponses aux questions 5 et 9 a été clarifiée par le répondant en question et considérée dans le calcul de l’accès aux soins buccodentaires.