Coordination des ressources matérielles et humaines

Après avoir démontré l’intérêt de la coordination des ressources humaines, nous nous intéressons maintenant à l’intérêt qu’il y a, à coordonner les ressources humaines et les ressources matérielles.

71 En HAD, la coordination des ressources humaines et matérielles est indispensable pour assurer la continuité des soins. Elle doit être prise en compte dans le cas où une ressource matérielle doit être livrée avant le passage de la ressource humaine qui va l’utiliser.

Généralement, un livreur livre le médicament et un personnel soignant passe ensuite pour utiliser le médicament livré afin de soigner le patient. C’est dans ce cas que la coordination est très importante. Ainsi, la livraison doit prendre en compte la disponibilité du patient chez lui et elle doit précéder le passage de l’infirmier qui va soigner le patient. Un retard de livraison ou une mauvaise coordination entre les deux ressources pourrait entraîner :

Un retard des tournées des livreurs mais aussi de celles du personnel soignant.
La perte du médicament livré : cas des médicaments cancéreux qui doivent être

utilisés dans une fenêtre de temps. Dans ce cas, une coordination précise doit être réalisée entre le personnel soignant qui doit administrer le traitement au patient dans cette fenêtre de temps.

Des coûts élevés à cause de ressources matérielles et humaines onéreuses.

La coordination en HAD nous amène à nous poser la question d’organisation des tournées de livraison des ressources matérielles et des tournées du personnel soignant.

Faut-il organiser les tournées de livraisons des médicaments en fonction de celle du personnel soignant ?

Est-ce qu’il faut organiser les tournées des infirmiers et ensuite penser à planifier les livraisons des médicaments ?

Faut-il attendre que les médicaments soient aux domiciles des patients avant de planifier l’organisation des soins des patients ?

…etc.

Plusieurs questions se posent en fonction des contraintes liées à l’organisation des soins, à la production des soins, aux ressources matérielles et aux ressources humaines. D’autres contraintes sont aussi dues aux activités dépendantes en HAD.

3.3.3. Coordination des activités en HAD

La coordination des activités est essentielle pour la continuité des services. Elle peut être vécue par plusieurs acteurs comme un contrôle de leurs activités ou comme une insertion entre leurs patients et eux. Par le terme activité, nous considérons ici les visites rendues aux patients que ce soit pour des soins ou pour des livraisons de ressources matérielles consommables.

La coordination des activités dépend des contraintes liées aux patients, aux ressources matérielles consommables, aux ressources humaines, au mode de transport et à la nature de la visite.

Contraintes liées aux patients

o La localisation géographique des domiciles des patients : l’affectation des patients aux ressources dépend de leur localisation géographique et selon qu’ils appartiennent à une même zone ou pas,

o Le projet thérapeutique : ce projet définit la fréquence des visites, la durée des visites, la nature des visites, le nombre de visites par jour, les besoins en ressources humaines et matérielles tout au long de la prise en charge du patient,

72 o La pathologie définissant la compétence du personnel médical qui réalisera la

visite,

o La disponibilité du patient à son domicile,

o Sa préférence pour le personnel soignant ou les livreurs : un même soignant ou un même livreur peut être affecté à un patient tout au long de sa prise en charge à domicile. Ceci permet d’offrir une prise en charge rassurante pour le patient qui voit toujours le même personnel et permet aussi un gain de temps puisque cette ressource connaît bien les besoins du patient et devient plus réactive.

Contraintes liées aux ressources matérielles consommables

o La disponibilité de la ressource dans le stock de l’HAD ou chez le service du prestataire,

o La date de péremption ou la périssabilité de la ressource,

o La localisation géographique de la ressource : les ressources peuvent être disponibles dans le stock de l’HAD, chez un service producteur pour les médicaments anticancéreux par exemple, à l’hôpital pour les médicaments intra-hospitaliers, à la pharmacie d’officine, etc.

Contraintes liées aux ressources humaines

o La compétence de la ressource humaine : suivant les besoins du patient, une ressource humaine lui est affectée. Selon le type de soins à prodiguer, on choisit la personne qui doit avoir un certain nombre de compétences pour visiter le patient.

o Le type du personnel soignant : à temps plein ou à temps partiel

o La disponibilité du personnel
Contraintes liées au mode de transport

o Le nombre de véhicules,

o La capacité des véhicules,

o La disponibilité des véhicules,

o Le trafic routier.
La nature de l’activité

o Livraison de ressources matérielles consommables : quantité à livrer, stock à l’HAD, stock chez le patient en fonction de la validité des ressources, etc,

o Visite de contrôle : visite qui permet à l’HAD de vérifier le bon déroulement de la prise en charge au domicile du patient,

o Visite de soins périodiques : visites réalisées par les IDEL suivant la lettre de mission définie par l’HAD.

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Figure 3.2. Contraintes en HAD

La prise en charge d’un même patient doit satisfaire les contraintes suivantes :

La disponibilité du patient doit correspondre à la disponibilité du personnel qui le visite que ce soit pour une livraison ou pour un soin.

Les ressources matérielles doivent être livrées avant le passage du personnel soignant qui va l’utiliser.

Si les ressources matérielles sont périssables, le personnel soignant doit arriver dans une fenêtre de temps précise.

La qualification du personnel soignant doit correspondre à la qualification requise par le soin à réaliser.

Dans le cas de visites partagées : les soignants réalisant la visite doivent arriver au même moment au domicile du patient sans perturber leurs plannings respectifs.
Dans le cas de plusieurs visites par jour : les visites doivent être bien séquencées afin

d’éviter les chevauchements.

L’utilisation des ressources doit aussi prendre en compte les contraintes suivantes de nature différentes :

Eviter les conflits : une même ressource ne doit pas être utilisée pour plusieurs activités durant une même fenêtre de temps. Ceci est valable autant pour les patients que pour les ressources c.à.d. qu’un patient doit recevoir une seule visite par fenêtre de temps mais aussi, un personnel de l’HAD doit être affecté à une seule activité à un moment donné.

La synchronisation : certaines visites nécessitent plus d’un soignant. Deux ressources assignées à une même tâche (cas des visites partagées par exemple) doivent arriver au même moment chez le patient.

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La précédence entre les activités : les activités affectées aux ressources doivent être séquentielles. Pour une même ressource, l’heure de fin de l’activité doit être inférieure à l’heure de début de l’activité qui la suit.

On voit bien que la planification et la coordination des activités en HAD est difficile à cause du nombre important et de la nature différente des contraintes qui doivent être prises en compte. Cette organisation est aussi rendue délicate à cause des imprévus qui peuvent se traduire par :

L’indisponibilité des ressources humaines à cause d’absentéisme, de congés maladies de durée de soins non parfaitement maîtrisée, etc.

L’indisponibilité des ressources matérielles à cause de retard de livraisons.

Le retard de l’arrivée du personnel au domicile du patient. Ceci entraîne des attentes pour les patients, des attentes pour les autres ressources impliquées dans le processus de soins et par la suite une perturbation de leur planning.

La difficulté de coordination en HAD est issue de l’aspect dynamique des processus de prise en charge à domicile. La prise en charge est continuellement en évolution, voire en redéfinition. La principale raison de cette dynamique est la nature changeante et incertaine de l’environnement dans lequel est immergé ce processus.

3.4. Problématiques en HAD

La coordination entre les activités et les ressources semble difficile à mettre en place en raison des contraintes à prendre en compte. Ainsi, nous nous intéressons dans cette partie aux problématiques que rencontrent les HAD à cause des difficultés de coordination.