Réquisitions de produit – Ramassage, emballage, expédition et livraison de produit
Fonctionnalités
Ramassage de la réquisition Emballage de la réquisition Expédition de la réquisition Expédition à un point de transit Livraison
Emballage rapide Expédition rapide Livraison rapide
Contexte opérationnel
Une fois la réquisition de produit approuvée, le produit doit être ramassé, puis emballé et expédié à sa destination. Les réquisitions destinées à des fournisseurs externes (dépôts externes) seront livrées.
Éléments déclencheurs
• Un produit approuvé doit être ramassé, emballé et expédié à un dépôt interne (bureau de la Santé publique, dépôt auxiliaire).
• Un produit approuvé doit être ramassé, emballé, expédié et livré à un fournisseur externe à l’adresse du fournisseur.
• Un produit approuvé doit être ramassé, emballé, expédié et livré à un fournisseur externe à un point de transit. (Principalement DSC)
Procédures opérationnelles standardisées (POS)
• Réquisition et expédition de produits entre dépôts.
Rôles fonctionnels
Réquisitions de produits – Ramasser/emballer/expédier est une fonctionnalité du
réapprovisionnement des stocks. Cette fonctionnalité est exécutée par les utilisateurs de la SISP, dont le personnel de soutien administratif, les techniciens en pharmacie, les infirmières en santé publique et les pharmaciens.
Rôles associés à la SISP
Les permissions pour la fonctionnalité Réquisitions de produits – Ramasser/emballer/expédier sont accessibles aux rôles associés aux stocks à l’échelon des zones (Santé publique, dépôt auxiliaire) et de la province (dépôt de sérum central).
Étapes : Ramassage de la réquisition
Aperçu des étapes : Rechercher > Sélectionner la réquisition > Cliquer sur Liste de ramassage > Cliquer sur Ramassage terminé – passer à emballage > Le statut passe à Ramassé
1. Sélectionnez Réapprovisionner les stocks dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez le lien Réquisitions de produits, puis sélectionnez
Ramasser/Emballer/Expédier un produit.
• L’écran Rechercher les réquisitions ramassées/expédiées s’affiche.
2. Saisissez les critères de recherche et cliquez sur le bouton Rechercher. Les champs ID de la réquisition et Statut de la réquisition sont des critères de recherche
recommandés.
Important
Le ramassage doit toujours être effectué physiquement avant d’être indiquée dans la SISP. En cas de pénurie du produit, p. ex. en raison d’un bris, cette action assurera l’exactitude de la quantité prise.
• Les résultats de recherche s’affichent dans la section Résultats de recherche de l’écran.
3.
Sélectionnez la case à cocher à côté du champ Date de ramassage et cliquez sur le bouton Imprimer liste de ramassage pour imprimer la liste qui sera placée dans le colis avec les produits ramassés.Note : Une réquisition doit avoir le statut « En attente de ramassage » pour pouvoir imprimer la liste de ramassage (GNB19003A-Requisitions Pick List)
4. Après avoir imprimé la liste de ramassage, cliquer sur le bouton Liste de ramassage.
• L’écran Réquisitions ramassées/expédiées s’affiche. Mettez à jour l’information de l’en-tête de la réquisition au besoin.
5. Dans l’écran Détail de la réquisition ramassée, saisissez une quantité recueillie ou une raison de la collecte anormale s’il y a une divergence pour un produit.
Remarque : Dans la capture d’écran ci-dessous, la commande complète est recueillie. Le menu déroulant Exception de ramassage est affiché à titre de référence.
6. Cliquez sur Ramassage terminé – passer à l’emballage pour continuer à saisir les détails de l’emballage.
• La SISP affiche l’avis ‘’Les produits figurant sur la réquisition ont été ramassés et sauvegardés’’ et le champ Statut réquisition passe à Ramassé.
Emballage de la réquisition
Aperçu des étapes : Rechercher > Sélectionner la réquisition > Cliquer sur Emballer/expédier ou Emballage rapide> Le statut passe à Emballé
1. Sélectionnez Réapprovisionner les stocks dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez le lien Réquisitions de produits, puis sélectionnez
Ramasser/Emballer/Expédier un produit.
• L’écran Rechercher les réquisitions ramassées/expédiées s’affiche. Les champs ID de la réquisition et Statut de la réquisition (Ramassé) sont des critères de recherche recommandés.
2. Cliquez sur le bouton Rechercher.
• Les résultats de recherche s’affichent dans la section Résultats de recherche de l’écran. Sélectionnez la case à cocher à côté du champ Date de ramassage.
3. Cliquez sur le bouton Emballer/Expédier.
• L’écran Emballer la réquisition s’affiche.
4. Ajoutez la Quantité emballée.
5. Cliquez sur Ajouter un colis.
6. Cliquez sur le symbole + sur la ligne du produit. La ligne du produit s’agrandit.
7. Ajoutez le poids réel dans la colonne Poids réel s’il est connu.
• Si le bouton Emballage rapide est cliqué, un colis est automatiquement créé et la quantité totale est emballée.
• Si Emballer/Expédier est sélectionné, une option pour sélectionner un colis est offerte.
8. Cliquez sur Emballage terminé.
• Un message de confirmation s’affiche. Le statut passe à Emballé.
Expédition de la réquisition
Aperçu des étapes : Rechercher > Sélectionner la réquisition > Cliquer sur Expédition terminée > Sauvegarder
1. Sélectionnez Réapprovisionner les stocks dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez le lien Réquisitions de produits, puis sélectionnez
Ramasser/Emballer/Expédier un produit.
• L’écran Rechercher les réquisitions ramassées/expédiées s’affiche. Saisissez les critères de recherche et cliquez sur le bouton Rechercher. Les champs ID de la réquisition et Statut de la réquisition (Emballé) sont des critères de recherche recommandés.
• Les résultats de recherche s’affichent dans la section Résultats de recherche de l’écran.
2. Sélectionnez la ou les cases à cocher à côté de la ou des réquisitions.
3. Sélectionnez le bouton Emballer/Expédier.
• Une fois la réquisition soumise, des messages peuvent encore être ajoutés à l’écran Autoriser/Approuver ou Ramasser/Emballer/Expédier si le statut de la réquisition affiche la valeur En attente d’approbation, En attente
d’approbation manuelle, En attente de ramassage, Ramassé ou Emballé.
La SISP ne décrémente pas (ne retire pas) le stock avant que l’utilisateur ait confirmé l’expédition.
4. Passez en revue la réquisition devant être expédiée.
5. Cliquez sur Générer un manifeste de livraison si vous voulez un manifeste. Le manifeste d’expédition est un document qui peut être inclus avec la commande
expédiée. Il est facultatif.
Note : Le manifeste de livraison (GNB91003B-Manifest Report) ne peut être créé que si la réquisition ou le retour a le statut « Emballé ».
• Une option pour ouvrir ou sauvegarder un PDF s’affiche.
6.
Cliquez sur Sauvegarder fichier pour sauvegarder le fichier sur le bureau.7. Le manifeste peut être imprimé.
8. Cliquez sur le bouton Expédition terminée.
• Un message d’expédition s’affiche. Le statut passera à Expédié.
9. S’il se rend compte que la réquisition n’a pas été expédiée, l’utilisateur peut cliquer sur Retour à l’étape d’emballage.
10.
La réquisition peut alors être expédiée ultérieurement. Cliquez sur Expédition terminée.Expédition à un point de transit
Les réquisitions de produit expédiées à un point de transit sont ramassées et emballées
normalement. Le dépôt de sérum central utilisera cette option principalement pour expédier des produits pour les programmes à risque élevé à un médecin grace à un point de transit (un bureau de la santé publique ou un dépôt auxiliaire où le médecin pourra aller récupérer le produit).
Aperçu des étapes : Suivre la procédure de gestion de la réquisition de produit > Approuver la réquisition de produit > Ramasser > Emballer > Cliquer sur Emballage terminé – passer à l’envoi en transit> Cliquer sur Expédition terminée.
1. Pour expédier la commande, cliquez sur Emballage terminé – passer à l’envoi en transit.
• L’écran Envoi en transit s’affiche avec un message de confirmation.
2. Cliquez sur Expédition terminée.
• L’écran Envoi en transit s’affiche avec un message de confirmation indiquant que le produit a été expédié.
3. Consultez la POS pour savoir quand la commande de produit devrait être indiquée comme livrée.
Livraison
Aperçu des étapes : Rechercher > Sélectionner la réquisition > Cliquer sur Livré/Non livré 1. Choisissez la section Ramasser/emballer/expédier un produit dans le menu latéral et entrez l’ID de la réquisition ou faites une recherche par Dépôt d’origine et statut de la réquisition = Expédié.
• Consultez la POS pour savoir quand le produit devrait être indiqué comme livré.
• Si le produit a été expédié à un point de transit, ce dernier entrepose le produit et avise le fournisseur.
• Chaque zone sera responsable de la mise au point d’un système de registre avec le point de transit pour communiquer la confirmation des livraisons.
2. Si le produit remplit pour les conditions de livraison, cliquez sur le bouton Livré.
• Un message de livraison s’affiche. Le statut passera à Livré.
3. Si la réquisition n’a pas été livrée, cliquez sur le bouton Non livré.
• Le statut passera à Non livré.
4. Lorsque la réquisition est livrée, l’utilisateur peut encore une fois cliquer sur Livré.
Emballage rapide
1. Cliquez sur la section Réapprovisionner les stocks dans le menu latéral > Réquisitions de produits > Ramasser/emballer/expédier un produit
2. À partir du menu déroulant Statut de la réquisition, choisissez Ramassé
3. Saisissez d’autres critères de recherche si nécessaire, puis cliquez sur Rechercher. Le système générera la liste des réquisitions ayant le statut Ramassé, ainsi que les autres critères choisis.
4. Cliquez sur la case à cocher à coté de chaque réquisition à emballer 5. Cliquez sur le bouton Emballage rapide
Veuillez noter que le système créera un colis pour chaque réquisition et changera la statut à Emballé
Expédition rapide
Plusieurs réquisitions peuvent être expédiées à la fois. Cette fonction peut être utile si un grand nombre de colis sont expédiés par messagerie pour livraison.
• Si vous poursuivez depuis la cinquième étape plus haut (dans le processus
d’emballage), allez directement à l’étape 4 plus bas pour continuer avec le processus d’expédition.
• Si vous commencez le processus d’expédition rapide à partir de réquisitions dont le statut est Emballé, commencez avec l’étape 1 ci-dessous
1. Dans le menu Réapprovisionner les stocks, choisissez Ramasser/emballer/expédier un produit.
2. Choisissez le statut de la réquisition Emballé à partir du menu déroulant.
3. Saisissez d’autres critères de recherche si nécessaire, sinon, cliquez sur Rechercher. Le système va générer une liste de réquisition conforme aux critères
4. Cliquez sur les réquisitions à expédier 5. Cliquez sur le bouton Expédier
Le système changera le statut des réquisitions à Expédié.
Note : Un manifeste d’expédition peut être crée en suivant les étapes 1-4 pour les réquisitions dont le statut est Emballé.
Livraison rapide
Plusieurs réquisitions envoyés à des dépôts externes peuvent être considérées comme Livré
• Si vous continuez depuis l’étape 5 de la section précédente (le processus d’expédition), allez directement à l’étape 4 plus bas pour le processus de livraison.
• Si vous commencez le processus de livraison rapide depuis des réquisitions dont le statu est Expédié, commencez avec l’étape 1 ci-dessous
1. Dans le menu Réapprovisionner les stocks, choisissez Ramasser/emballer/expédier un produit.
2. Choisissez le statut de la réquisition Expédié à partir du menu déroulant.
3. Saisissez d’autres critères de recherche si nécessaire, sinon, cliquez sur Rechercher. Le système va générer une liste de réquisition conforme aux critères
4. Cliquez sur les réquisitions à marquer comme Livré 5. Cliquez sur le bouton Livré
Le système changera le staut des réquisitions à Livré.
Note : Une ou plusieurs réquisitions peuvent aussi être retournées à l’étape d’emballage en suivant les mêmes étapes pour les réquisitions dont le statut est Livré
Exercice individuel – Ramassage, emballage, expédition Mise en situation
Ramassez/emballez/expédiez les réquisitions créées dans la première section.
Données
Ramassez/emballez/expédiez les quantités complètes commandées.
Créez un colis sous la composante Emballage.
FIN
