Comment utiliser les réunions pour
augmenter la performance
en vente
GESTION DES VENTES
EXÉCUTION
Les réunions sont perçues comme le premier facteur de perte de temps pour 47% des travailleurs en entreprise, quelle que soit leur fonction.
Le temps de chacun est précieux dans l’entreprise, cependant, lorsqu’il est question de vente, toute perte de temps est synonyme de perte monétaire également. Il est difficile d’avoir le bon rythme de réunions au niveau des ventes et de faire des réunions qui permettent d’avoir un impact positif sur la performance.
Ce guide à destination des gestionnaires aux ventes donne les clés pour utiliser les réunions comme outil pour augmenter la performance en vente. Vous y trouverez les agendas complets pour mener vos réunions efficacement ainsi qu’un plan d’action détaillé.
Important
Le travail sur les réunions de vente donne les meilleurs résultats dans le contexte suivant :
• La haute direction de l’entreprise est prête à faire tout ce qui doit être fait pour améliorer la performance en vente
• Les représentants sont engagés envers leur propre succès en vente
INTRODUCTION
1. Les réunions de vente : le pouls du département des ventes
4
2. Les gains d’un rythme plus élevé des réunions de vente
6
3. Comment faire des réunions hebdomadaires de vente efficaces
9
4. Comment faire les réunions quotidiennes de vente efficaces
18
5. Plan d’action pour améliorer l’efficacité de vos réunions
22
SOMMAIRE
L’attention des participants à une réunion baisse déjà au bout de seulement 11 minutes...
Établir un rythme à l’intérieur de son organisation des ventes. On vient donner un pouls. Les réunions de vente sont un peu les battements de cœur de votre
organisation des ventes. Ceci est très bien illustré dans le livre Mastering the Rockefeller Habits de Verne Harnish.
Verne donc identifie deux sources principales
d’inefficacité des réunions en entreprise. Beaucoup de gens sont même devenus "allergiques" aux réunions et essaient de les éviter le plus possible.
Travailler sur les facteurs d’inefficacité des réunions
Les 2 principaux facteurs qui font que les réunions sont inefficaces sont les suivants :
• il n’y a pas d’agenda précis pour la réunion
• il n’y a pas de durée limite pour la réunion
Une réunion de 90 minutes qui se transforme en une de 2 heures, ce n’est pas
acceptable. Dans tous les cas, les participants vont décrocher et se désintéresser parce qu’ils penseront à leurs priorités.
Corriger les 2 sources d’inefficacité :
• utiliser un agenda formel pour les réunions (et le respecter)
• fixer une durée maximale à la réunion (et la respecter)
LES RÉUNIONS DE VENTE : LE POULS DU
DÉPARTEMENT DES VENTES
Rythme optimal des réunions de vente
Cela paraîtra certainement contre-intuitif, mais un rythme accéléré de réunions
contribue à la croissance des entreprises, comme notre expérience et celle de notre réseau de partenaires le montre. C’est également une des conclusions de Verne Harnish dans son livre Mastering the Rockefeller Habits. Par conséquent, une des actions que les entreprises qui veulent accélérer leur rythme de croissance doivent prendre est
d’accélérer leur rythme interne.
Concrètement, voici comment accélérer le rythme de votre organisation de vente :
Dans les entreprises, la réunion de vente va souvent se faire sur une base mensuelle. Les inefficacités mentionnées plus haut font que les réunions ont été volontairement
espacées. Cependant, pour que le rythme soit optimal, les réunions formelles doivent s’opérer de façon hebdomadaire.
La réunion quotidienne plus informelle est celle qui donne le pouls des activités de vente et c’est pourtant la moins pratiquée dans les entreprises.
Rythme actuel Rythme optimal pour une croissance rapide
Réunion trimestrielle Réunion mensuelle
Réunion mensuelle Réunion hebdomadaire
Réunion hebdomadaire Réunion quotidienne
LES RÉUNIONS DE VENTE : LE POULS DU
DÉPARTEMENT DES VENTES
Étant donnée la charge de travail pour tout gestionnaire d’une force de vente et pour les vendeurs, vous imaginez bien que l’on ne peut recommander que des réunions qui produisent des effets concrets sur la performance en vente.
La fréquence plus élevé des réunions de vente apporte :
1. L’imputabilité
La première raison pourquoi vous devriez faire une réunion, c’est une raison
d’imputabilité. Les gestionnaires des ventes devraient consacrer 85 % de leur temps à 4 zones de responsabilité : le coaching, le recrutement, la motivation, et l’imputabilité.
Le fait d’avoir une structure de réunions de ventes hebdomadaires et quotidiennes permet de mettre en place cette imputabilité indispensable au bon fonctionnement des équipes de vente.
2. La pression des pairs
Cette pression s’exerce naturellement par le partage les indicateurs d’activités (nombre d’appels faits, nombre de rendez-vous pris...). Lorsqu’une personne dans l’équipe n’a aucun rendez-vous depuis deux semaines ou n’a pas fait de vente depuis un mois, alors que les autres en font, la pression des pairs s’applique naturellement.
Logiquement, personne ne veut revenir à la réunion hebdomadaire de vente plusieurs fois sans résultats. Avec cette forme de pression, le directeur des ventes n’est pas le seul à
LES GAINS D’UN RYTHME DE RÉUNIONS DE
VENTE PLUS ÉLEVÉ
surestiment souvent le niveau d’alignement entre leur vision de la croissance et celle de leurs gestionnaires intermédiaires et vendeurs. Ce rythme de réunion permet de réaligner l’ensemble de l’organisation de vente.
4. Mettre le focus sur les actions payantes vs. les actions confortables
Si on ne mesure pas les activités des représentants sur une base quotidienne et hebdomadaire, les vendeurs vont avoir tendance à suivre leurs clients existants plutôt que de solliciter de nouveaux prospects. La tendance systématique est d’aller vers ce qui est le plus confortable au détriment de ce qui est payant et rentable.
5. Identifier la complaisance
Lorsque les indicateurs sont partagés régulièrement et ouvertement, personne ne peut se cacher. Dans ce contexte, les excuses vont ressortir, ce qui fait une occasion de les reconnaître, les pointer et les éliminer.
7 gains d’un
rythme plus élevé de réunions de vente
1. L’imputabilité 2. La pression des
pairs
3. L’alignement 4. Focus sur les
bonnes actions 5. Identifier la
complaisance 6. Opportunités de
coaching 7. Démarrer les
vendeurs
exercer la pression et l’imputabilité. Cela crée un mécanisme d’autorégulation à l’intérieur du groupe.
3. L’alignement
La haute fréquence de réunion augmente le niveau d’alignement entre les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise. La haute direction et les chefs d’entreprises
LES GAINS D’UN RYTHME DE RÉUNIONS DE
VENTE PLUS ÉLEVÉ
6. Donner des opportunités de coaching
L’échange permanent sur les activités de vente, les résultats obtenus et les obstacles permet d’identifier de nombreuses opportunités de coaching.
7. Démarrer les vendeurs quotidiennement
Il y a des vendeurs qui ne sont pas capables d’enclencher leur journée seuls. Ces
représentants ont besoin d’être démarrés et mis dans le bon état d’esprit pour entamer la journée. Sans l’impulsion de la réunion quotidienne, ces vendeurs vont rester dans leur zone de confort. Les statistiques d’Objective Management Group montrent que ce sont 50% des vendeurs qui n’ont pas la capacité à « s’autodémarrer ».
LES GAINS D’UN RYTHME DE RÉUNIONS DE
VENTE PLUS ÉLEVÉ
La durée recommandée pour les réunions hebdomadaires est de 45 minutes et l’agenda à couvrir pour produire des résultats est dense. Il est donc nécessaire d’être structuré,
organisé et de suivre un ensemble de règles.
Agenda de la réunion hebdomadaire
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
1. Question d’introduction
La question d’introduction sert à briser la glace en début de réunion et à faire participer chaque personne. Cette question permet d’intégrer un élément de changement au début de chaque réunion.
• Quel a été votre plus gros succès de vente la semaine dernière ?
• Votre meilleure leçon de vente de la dernière semaine ?
• Un échec que vous avez eu ?
• Là où vous avez manqué le plus d’imputabilité la semaine dernière ?
• Qu’est-ce qui vous rend particulièrement enthousiaste cette semaine ?
• L’objection rencontrée le plus fréquemment dans la dernière semaine ?
• Le comportement que vous devez changer cette semaine, l’élément sur lequel vous devez vous concentrer ?
Conseil d’expert
La question d’introduction va se centrer sur un élément particulier chaque semaine en fonction des observations que vous avez faites la semaine précédente par exemple. Si vous voyez que l’équipe est souvent confrontée à des objections, choisissez la question d’introduction en conséquence. Si vous sentez que le moral est un peu moins fort,
3 minutes
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
2. Indicateurs
Les indicateurs doivent être connus de l’équipe et les gens doivent arriver prêts avec les réponses sur ces indicateurs-là.
Il y a 3 types d’indicateurs importants.
1. Indicateurs de résultats
Ces indicateurs sont principalement ceux sur les nouvelles ventes. Si on se limite à partager ces indicateurs, on parle uniquement de choses que l’on ne peut plus
changer. Cela peut effectivement contribuer à miner le moral d’une équipe si les résultats ne sont pas au niveau attendu et que l’on fait simplement un constat « d’échec ». Ces indicateurs peuvent être discutés seulement une fois par mois.
2. Indicateurs de performance du pipeline
Ce second type d’indicateurs portent sur les 4 éléments d’un pipeline en santé, c’est-à-dire la qualité, la quantité, l’équilibre et le mouvement des opportunités de l’entonnoir. Il faut partager ces indicateurs chaque semaine.
5 à 10 minutes
1. QUALITÉ 2. QUANTITÉ 3. ÉQUILIBRE 4. MOUVEMENT
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
Les indicateurs de performance du pipeline sont le nombre de :
• Suspects
• Prospects
• Qualifiés
• En conclusion
3. Indicateurs d’activités
Ils sont liés aux activités qui sont faites par les vendeurs pour alimenter leur pipeline. Le fait de se concentrer sur ces indicateurs d’activités va avoir un gros impact sur la première étape du pipeline, la première étape du processus de vente.
• 1re rencontres avec de nouveaux clients potentiels*
• Nouveaux rendez-vous obtenus
• Présentation / Démo.
• Conversations avec de nouveaux prospects
• Tentatives d’appels
• Nouvelles interactions sur les réseaux sociaux, dans le cadre d’une démarche de vente sociale
* La notion de nouveaux clients potentiels est la clé de l’alimentation du pipeline. Ces rencontres doivent être clairement distinguées des rencontres avec des clients existants
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
2. Priorités
1. Priorités de la semaine précédente
Faire le bilan des priorités de la semaine précédente est nécessaire, sinon l’utilité de fixer des priorités est nulle.
• Est ce que les objectifs ont été atteints pour la semaine ?
• Si oui, pourquoi ?
• Sinon, pourquoi ?
Il est indispensable de demander pour les priorités ont été atteintes ou non pour comprendre ce qui doit continuer à être fait de la même façon et ce qui doit être fait différemment pour atteindre les objectifs cette semaine.
2. Priorité de la semaine en cours
Quelles sont les priorités de la semaine 2 à 3 grandes priorités de la semaine pour chaque individu? Pour définir si ce sont de réelles priorités, il faut pouvoir se dire que la semaine aura été réussie si l’ensemble de ces priorités sont atteintes.
Le but du partage des priorités est double : savoir que chaque représentant se concentre sur des actions payantes et identifier des opportunités de coaching pour aider les représentants à migrer d’une mentalité où ils sont centrés sur la tâche vers une centrée sur l’objectif.
10 minutes
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
Important : distinguer action et objectifs
Souvent, ce que les vendeurs vont partager au départ, sont des priorités basées sur les tâches : j’ai besoin de faire des appels, j’ai besoin de prendre des rendez-vous, j’ai besoin de préparer telle soumission...
Dans ce cas, votre rôle, comme leader de la réunion des ventes, est de coacher vos vendeurs : « Attention, ce priorités sont des tâches. J’ai besoin que vous soyez concentrés sur les objectifs ».
Par exemple, si un représentant a une soumission à préparer, il faut demander quel est l’objectif que doit atteindre la personne en envoyant cette soumission. La réponse doit être que c’est pour closer une vente. La priorité est donc la conclusion de la vente.
Est-ce que le représentant a toutes les informations pour être capable de conclure cette vente ? Si la réponse est « non », c’est une opportunité de coaching de groupe : « J’aimerais que vous regardiez tous les soumissions que vous avez besoin de préparer cette semaine et que vous vous posiez la question suivante : est-ce que j’ai entre les mains toutes les informations pour être capable de conclure cette vente ? ».
Autre exemple : un représentant a comme priorité de faire 50 appels de prospection dans la semaine. Quel est l’objectif des appels ? Logiquement, ce doit être d’obtenir des rencontres. La priorité basée sur l’objectif serait : obtenir 5 rencontres avec de
nouveaux clients potentiels.
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
4. Mouvements dans le pipeline
Qu’est-ce qui a bougé dans le pipeline, qu’est-ce qui a avancé, qu’est-ce qui est sorti, qu’est-ce qui a été soit disqualifié, soit vendu, des nouveaux prospects.
• Quelles opportunités sont entrées au stade de suspect
• Opportunités passées de suspect à prospect
• Opportunités passées de prospect à qualifié
• Opportunités passées de qualifié à en conclusion
5. Focus de la semaine / Jeux de rôles
Le focus de la semaine peut porter sur une lecture commune faite au cours de la semaine précédente. Les bonnes pratiques de développement continu demandent d’avoir toujours une lecture en cours et de consacrer une heure par semaine à l’amélioration personnelle.
Lors des réunions hebdomadaires chacun partage son feedback sur la lecture et c’est l’occasion de faire des jeux de rôles. Les jeux de rôles sont peu appréciés par les vendeurs et même les dirigeants, mais leur efficacité dans l’amélioration de la performance de
l’équipe des ventes est réelle.
10 minutes
10 minutes
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HEBDOMADAIRES DE VENTE
4. Mouvements dans le pipeline
Qu’est-ce qui a bougé dans le pipeline, qu’est-ce qui a avancé, qu’est-ce qui est sorti, qu’est-ce qui a été soit disqualifié, soit vendu, des nouveaux prospects.
• Quelles opportunités sont entrées au stade de suspect
• Opportunités passées de suspect à prospect
• Opportunités passées de prospect à qualifié
• Opportunités passées de qualifié à en conclusion
5. Focus de la semaine / Jeux de rôles
Le focus de la semaine peut porter sur une lecture commune faite au cours de la semaine précédente. Les bonnes pratiques de développement continu demandent d’avoir toujours une lecture en cours et de consacrer une heure par semaine à l’amélioration personnelle.
Lors des réunions hebdomadaires chacun partage son feedback sur la lecture et c’est l’occasion de faire des jeux de rôles. Les jeux de rôles sont peu appréciés par les vendeurs et même les dirigeants, mais leur efficacité dans l’amélioration de la performance de
l’équipe des ventes est réelle.
6. Phrase de clôture
10 minutes
10 minutes
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
Les règles à respecter pour les réunions hebdomadaires
Pour que les réunions hebdomadaires soient efficaces, elles doivent s’opérer dans le respect de plusieurs règles que tous les participants connaissent.
• Éviter les retards (imposer une amende)
• Chacun doit arriver préparé
• Faire la liste des points soulevés dans la réunion qui devront être traités plus tard
• Couper court aux débats stériles
• Ne tolérer aucune excuse
• Documenter les actions
• Changer des éléments de la réunion pour ne pas laisser la routine s’installer
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
HEBDOMADAIRES DE VENTE
Les réunions quotidiennes sont la clé pour maintenir les priorités au bon endroit et s’assurer que chaque jour, les représentants travaillent sur les actions qui produisent les résultats, c’est-à-dire des ventes.
Agenda de la réunion quotidienne
1. Quoi de neuf ?
Permet de partager les évènements importants qui ont eu lieu depuis la réunion
quotidienne précédente. Il n’y aura pas toujours de nouveaux éléments, donc cette phase est très courte.
2. Focus sur un indicateur d’activité
Cet indicateur doit être aligné sur l’objectif à atteindre. Chacun partage son chiffre, ce qui permet de voir s’il correspond à ce qui est fixé individuellement et collectivement.
Par exemple, s’il faut alimenter le pipeline avec de nouvelles opportunités, l’indicateur sera le nombre de conversations avec des nouveaux prospects. Si le mois suivant, l’équipe a de la difficulté à faire avancer les opportunités dans le pipeline, c’est-à-dire qu’il y a un problème de mouvement, il faudra changer d’indicateur.
1 minute
2 minutes
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
QUOTIDIENNES DE VENTE
3. Nouveaux prospects
Qui sont les nouveaux clients potentiels avec lesquels chaque représentant travaille. Les représentants partagent uniquement le nom de la compagnie et éventuellement le type de projet.
4. Qu’est-ce qui bloque ?
Si des représentants sont bloqués pour atteindre leurs priorités hebdomadaires, c’est à ce moment qu’ils doivent le partager. L’objectif est de comprendre où sont les besoins et de savoir sur quels éléments chaque vendeur a besoin d’aide.
Cela permet de partir de la réunion avec une liste d’items sur lesquels prendre action après la réunion.
2 minutes
1 minute
Mise en garde
La mise en place d’un rythme de réunions quotidiennes peut être difficile.
Vous pouvez commencer par deux réunions par semaine.
Important
Tous les représentants doivent participer à la réunion chaque jour qu’ils soient physiquement au bureau, sur la route ou en télétravail.
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
QUOTIDIENNES DE VENTE
Les règles à respecter pour les réunions quotidiennes
• Fixer la durée entre 5 et 7 minutes
• Tout le monde y participe y compris les personnes qui ne sont pas
physiquement au bureau (utiliser un numéro de téléconférence au besoin)
• Rester debout
• Chacun doit arriver préparé
• Faire la réunion tous les jours à la même heure
• Commencer à une heure précise (et bizarre) comme 8h18 ou 8h42
Plateforme pour téléconférences
•GoToMeeting
•Join Me
•Conferencecall.ca
Faut-il aussi rencontrer chaque vendeur individuellement ?
La réponse est oui. Chaque semaine, vous devez faire une revue de pipeline avec chaque représentant. Il faut compter de 20 à 40 minutes pour rentrer dans le détail de
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
QUOTIDIENNES DE VENTE
Comment je vais trouver le temps de faire toutes ces réunions ?
Vous êtes directeur des ventes
Prenez en compte que le coaching dont les réunions hebdomadaires, les revues de pipeline et les réunions quotidiennes font partie devrait, occuper au moins 50% de votre temps.
Regardez votre agenda et voyez quelles tâches vous occupent le plus et identifiez si celles-ci sont strictement axées sur l’augmentation de la performance des représentants.
Consultez cet article pour vous aider.
Vous êtes le propriétaire de l’entreprise et vous gérez directement vos représentants
À partir du moment où vous avez 3 représentants ou plus, il est recommandé d’avoir un directeur des ventes en place. Pour une équipe plus restreintes, cette embauche serait une étape trop importante.
Dans les deux cas, vous pouvez utiliser un gestionnaire des ventes externalisé qui remplit ces fonctions, sans faire partie de votre masse salariale. Obtenez plus d’informations sur ce type de directeur des ventes.
COMMENT FAIRE DES RÉUNIONS
QUOTIDIENNES DE VENTE
1. Fixez l’heure et le lieu de vos réunions 2. Déterminez les indicateurs
3. Demandez à tous de préparer :
• Leurs chiffres
• Leurs priorités
• Leurs bons coups
• Les obstacles/difficultés
4. Suivez l’agenda 5. Respectez le temps
6. Éliminez les comportements non-productifs 7. Exigez des contributions positives de chacun 8. Demandez à chacun de documenter ses actions 9. N’acceptez aucune excuse!
10. Faites le 30 jours, puis on vous les réclamera!
PLAN D’ACTION POUR AMÉLIORER
L’EFFICACITÉ DE VOS RÉUNIONS
Vous disposez des clés pour améliorer l’efficacité de vos réunions de vente et les utiliser pour tirer les résultats vers le haut.
Il s’agit d’une initiative qui doit s’inscrire dans une volonté de la direction de faire de la croissance des ventes LA priorité de l’entreprise.
C’est dans la répétition et dans la durée que les bénéfices de cette nouvelle culture vont apparaître dans les chiffres de vente. Il est donc nécessaire d’avoir foi dans le
processus pour ne pas baisser les bras devant la résistance de l’équipe (oui, il va y avoir de la résistance!) et les difficultés à maintenir le rythme.
Bon succès et bonne croissance!
CONCLUSION
PROCHAINES ETAPES
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« Dans les gestes quotidiens de l'équipe de vente, le
discours est beaucoup plus cohérent, l'équipe est plus motivée et il y a un focus beaucoup plus grand sur les résultats, en particulier avec la notion d'imputabilité que l'on ressent et qui est très présente ».
Pierre Audet, Président de Proden
