20200512 – Q/R- Webconférence GBCP Fondamentaux Lien Budget + : https://budgetplus.finances.gouv.fr/fr/Webconferences2020
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Question posée Réponse donnée
Peut-il y avoir des SFACT pour les
organismes ? Oui c’est une possibilité
d’organisation au sein des organismes. Un guide relatif au service facturier est à votre disposition sur impots.gouv.fr\
partenaire\organismes publics : https://www.impots.gouv.fr/portai l/files/media/1_metier/3_partenair e/organismes_publics/
guide_service_facturier_dans_les_
epn.pdf
Avez-vous un exemple d’EP représentatif qui soit en SFACT ?
Il convient de nous solliciter par couriel.
Que faire si l’ordonnateur refuse l’habilitation de la procédure
dématérialisée et préfère la signature manuelle ?
En l'état actuel du droit français, la signature électronique n'est pas obligatoire dans tous les domaines applicables au sein d’un organisme public (budgétaire, comptable, ressources humaines....) ou pour tous les actes de gestions transmis à l'agent comptable qui génèrent les écritures de comptabilités budgétaire et générale.
Ainsi, dès lors que la piste d'audit de la transmission des actes de gestions dématérialisés transmis au sein du système d'information unique et intégré de l'organisme est garantie, le recours à la signature électronique sécurisée des actes n'est pas exigé par le juge des comptes pour la
transmission entre l'ordonnateur et l'agent comptable.
Seule existe une obligation de sécurisation de la dématérialisation des marchés publics par signature électronique.
Au sein d’un établissement public, le maintien de documents papiers signés manuellement au sein de la chaîne financière suppose in fine une dématérialisation duplicative pour les associer notamment aux factures reçues qu’il est interdit de rematérialiser. L’absence d’une chaîne financière totalement dématérialisée est susceptible de rendre complexe l’archivage de l’ensemble des pièces justificatives.
Que signifie l’acronyme EJ ?
Engagement juridique.
Que signifie l’acronyme SF ? Service fait.
Pourquoi ne pas instaurer un lien où apparaît tous les marchés avec la durée ainsi tous les directions pourront le consulter et connaître les dates de fin de marché ?
Si vous évoquez les différentes directions au sein d'un même organisme, normalement en cas de marché transversal, c'est-àdire ouvert à toutes les directions, le service achats/marché de
l'organisme s'assure, à la
notification, de la bonne diffusion de tous les éléments relatifs à ces marchés, de manière à ce que les différents services puissent passer leurs commandes en toute
sécurité. cela peut s'effectuer via l'intranet par exemple.
Pour toutes habilitations dans SIFAC il est nécessaire d'avoir une délégation signée
Il est nécessaire d'avoir une délégation signée par
par l'ordonnateur principal ? l'ordonnateur principal pour toutes les habilitations dans votre SI qui donnent accès à l'utilisation de transactions engageant la responsabilité de l'ordonnateur (par exemple validation d'un engagement juridique, certification du service fait, validation d'une demande de paiement (hors SFACT)).
La question des habilitations renvoie aux organigrammes fonctionnels ?
En effet les organigrammes fonctionnels à jour permettent de voir les rôles de chacun dans la chaîne financière, et d'affecter les habilitations dans le SI en
conséquence.
Lorsqu'il n'y a pas de séparation de
taches, c'est à dire je fais des choses côté ordonnateur, puis me met sur la partie comptable et puis prend en charge. Quels sont les risques encourus en cas de
contrôle de la cour des comptes ?
Un agent comptable (comptable public) ne peut pas signer des actes qui relèvent de la
compétence de l’ordonnateur : engagement juridique,
certification du service fait, demande de paiment). Il peut cependant dans le cadre de la fonction chef des services financiers préparés les documents :
article 188 du décret n°
20121246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique arrêté du 10 janvier 2014 fixant les modalités d'exercice des fonctions de chef des services financiers par un agent comptable
Si une recette encaissée ne donne droit à aucun titre somme nous tenue de faire le nécessaire; accepte t-on qu'on reporte ce montant en bilan d'entrée l'année
prochaine ? Et pendant combien de temps
Toute recette encaissée est liée à un droit acquis : de ce fait, elle doit faire l'objet de l'émission d'un titre de recettes. Le comptable doit se rapprocher de
? l'ordonnateur dans les plus brefs
délais afin d'en obtenir l'émission
Doit-on faire une tenue des analyses de comptes pour justifier les comptes leurs soldes avec des justificatifs à l'appui ?
Le système d'information doit vous permettre d'accéder à des états de développement de soldes des comptes justifiant ainsi de leurs soldes. De même, les pièces justificatives de préférence
dématérialisées doivent être accessibles.
La question des habilitations etc. renvoie aux organigrammes fonctionnels ?
Les habilitations permettent à l'agent d'effectuer les missions qui lui sont confiées. Pour cela le profil informatique lui confère des droits dans le SI. L'organigramme
fonctionnel est un outil de pilotage (maîtrise des risques) permettant de s'assurer que toutes les taches relevant du services sont
accomplies (titulaire et
remplaçant) sans redondance ou sans omission.
Que sont les prestations internes ? Notamment sur les plateformes
technologiques dans un laboratoire de
recherche ? Il n'est pas possible d'émettre des
Demandes de paiement ou des titres de recettes pour des
"prestations internes" au sein d'une même personnalité morale.
Un droit ou une obligation ne peut être constaté qu'envers une
personnalité morale indépendante.
Les prestations internes ou les facturations entre services sont à proscrire absolument.
Oui mais si rien n'est fait concernant un encaissement de recette, et que celle -ci reste dans un compte d'attente ?
Les comptes d'imputation
provisoire de recette doivent faire l'objet d'un apurement obligatoire par un titre de recettes. Si la recette ne devait pas être reçue par l’organisme, il convient de la reverser à la partie versante
Doit on formaliser les comptes sous forme
d'analyse de compte ? Comme indiqué ci-dessous, vous devez pouvoir consulter dans le SI l'ensemble des mouvements
comptabilisés sur un compte. La balance indique les mouvements globalisés en débit et en crédit ainsi que les soldes des comptes
Que signifie l’opération d’inventaire ? Une opération d’inventaire est une opération de fin d’exercice comme les amortissements ou les
provisions sans impact financier immédiat.
Faut-il formaliser l'explication du solde des comptes tiers ?
L'agent comptable doit pouvoir justifier et expliquer les soldes des comptes dont les comptes de tiers.
Se tromper dans le paiement, l’écart de paiement devient une perte ?
Cela dépend du contexte de cet écart et des modalités de sa correction.
Un agent quitte le service doit on désactiver ses profils et habilitations ?
Si l'agent reste dans
l'établissement, son profil et ses habilitations doivent être mis à jour pour correspondre à ses nouvelles fonctions dans la chaîne financière le cas échéant. S’il quitte l'établissement, son profil et ses habilitations doivent être supprimés, et il convient de s'assurer qu'un ou plusieurs autres agents disposent des
habilitations nécessaires à réaliser les opérations à sa place
(continuité de service).
Qui a accès à la base tiers et aux comptes de tiers pour la contrôler ? Est-ce
exclusivement le l'agent comptable ou les
L'agent comptable est garant de la qualité des comptes, y compris des comptes de tiers. Il doit donc
services ordo peuvent aussi s'en charger ? contrôler les soldes des comptes de classes 4 et si besoin les apurer. Dans l'hypothèse où il a besoin d'information il prend contact avec l'ordonnateur.
L'ordonnateur ne peut contrôler seul les comptes de comptabilité générale.
Le tableau d’exécution budgétaire de trésorerie mois par mois est différent de la balance budgétaire ?
Dans le cadre de la gestion
budgétaire et comptable publique, il convient de disposer d’un plan de trésorerie mensuel prévisionnel et renseigné sur son exécution tout au long de l’exercice.
Le vocable balance budgétaire est impropre. Le terme de balance ne concerne que la comptabilité générale et permet de disposer de la situation de chaque compte.
Que signifie ex nihilo, c’est quoi ?
Par exemple, la comptabilité budgétaire s’appuie sur les
engagements et les flux financiers en dépenses.
La combinaison du coffre doit-elle être modifiée après chaque départ d’un agent de service ?
Au préalable, la combinaison du coffre n'est pas forcément diffusée à l'ensemble des agents du
service. C’est l’agent comptable qui en dispose et peut le cas échéant le communiquer à un autre agent. Par ailleurs, dès lors qu'un agent quitte le service, il est nécessaire de changer les codes d'accès des portes, habilitations et codes dont cet agent a pu avoir connaissance. Les codes d'accès aux applications informatiques doivent être changés
régulièrement et a minima annuellement. Les habilitations doivent être revues et actualisées lors de chaque arrivée et
changement d'agent. Les codes
d'accès aux habilitations sont individuels et ne doivent pas être diffusés aux autres agents.
La certification service fait, en langage
SIFAC ? Pour connaître le nom de la
transaction qui permet d’effectuer la certification du service fait dans SIFAC , vous devez prendre
contact avec l’AMUE.
Peut-on passer une commande sans valider par une signature ?
Pour les marchés publics à procédure adaptée et autres marchés publics de faible
montant, les marchés supérieurs à 25.000€ doivent être conclus par écrit et signés.
Que se passe t-il si ma facture est supérieure à l’engagement juridique ?
Dans ce cas précis, il faut faire un engagement juridique et un
service fait complémentaire.
Sous quelle forme doit être formalisée l'habilitation d'un agent à effectuer une commande ou une certification de service fait par l'ordonnateur ?
Certains SI permettent de définir des profils avec les délégations de signature et les habilitations permettant à l'agent de réaliser ses missions
Donc on ne peut faire un EJ après avoir reçu une facture et marchandises après coup?
L'EJ est l'étape initiale de la chaîne classique de la dépense, il a donc lieu en amont de la réception de la marchandise ou de la réception de la facture.
En principe, dans le SI, les personnes qui ne doivent pas agir dans le SI n'ont pas les habilitations et l'outil bloque
Oui si les habilitations sont bien actualisées.
Qui peut être "gestionnaire" au sein de l'établissement de ces habilitations informatiques dans le SI ? L'agent comptable, puisqu'il doit contrôler la qualité de l'ordonnateur ?
La gestion des habilitations dans le système d’information peut être assuré par la direction des
systèmes d’information ou une personnelle désignée par l’ordonnateur.
L’agent comptable doit s’assurer de l’adéquation entre les
délégations d signature et les habilitations.
La validation de la paie est de la
responsabilité de qui ? l'agent comptable?
ou la personne qui contrôle tout le
processus paie (gestionnaire de dépenses spécifiques paie ).
L’agent comptable est chargé du contrôle de la liquidation de la paie préparée par l’ordonnateur
Peut-on passer un EJ pour des
commandes ultérieures à répétition? On bloque des crédits et ensuite on reçoit des devis et services faits successifs.
Dans le cas d’un marché à bons de commande, l’engagement juridique est passé à chaque commande.
Juridiquement, un fournisseur doit il exiger un BDC? Autrement dit, peut-on contester une commande passée
oralement et refuser la livraison et la facture?
Une commande orale n’est pas opposable juridiquement.
Doit on prévoir le transport lorsqu'on crée
la commande pour l'EJ ? L’engagement juridique doit comprendre toutes les futures dépenses. Si des frais de transport sont facturés par le fournisseur, il faut les prévoir dès l’engagement juridique.
Dans les ESCP, les valideurs sont de
catégorie A : quelles validations? Les délégations de signature et les habilitations correspondantes ne peuvent être effectuées que par des agents de catégorie A dans les EPSCP : engagement juridique, certification du service fait, demandes de paiement, titres de recettes.
Les intérêts moratoires doivent-ils être obligatoirement payés ?
Oui
A compter de la date de
A partir de quand démarre les intérêts moratoires : le constat de SF ou la certification ?
notification de la facture à l’établissement par Chorus Pro
Pour des factures reçues avant réalisation de la prestation exemple abonnement revue est ce qu'un service fait doit également être fait et si oui à quel moment ?
La certification du service fait est matérialisée lors de la souscription de l’abonnement.
Que doit-on faire des factures qui arrivent à l'Agence Comptable sans CSF ?
Il convient de vous rapprocher de votre ordonnateur afin de comprendre les raisons de cette absence de CSF
Dans la séparation des taches, peut être ordonnateur et comptable ?
La GBCP a renforcé l'incompatibilité des fonctions d'ordonnateur avec celles de comptables.
Peut-on faire un EJ à double imputation budgétaire ?
Il est possible de saisir un EJ avec plusieurs imputations budgétaires (par exemple plusieurs destinations). Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter la FAQ « imputation multiple des EJ » en ligne sur Budget
+ (https://budgetplus.finances.gouv.fr/article/3643).
La programmation est- elle soumise à l’avis ou visa du contrôleur budgétaire ?
Compte tenu de la diversité des organismes publics, il n’existe pas une règle unique. Les modalités de présentation des actes de programmation figurent dans l’arrêté de contrôle de votre organisme. Celui-ci précise également si les documents de
programmation sont transmis pour avis, visa ou information au contrôleur, et selon quelle périodicité.
Quel type de budget est pluriannuel ?
Au sein de la liasse budgétaire des organismes soumis à la comptabilité budgétaire, les tableaux 8 (opérations sur recettes fléchées) et 9 (opérations pluriannuelles) permettent de suivre en prévision et en exécution les opérations qui se déroulent sur plusieurs exercices (par exemple rénovation d’un bâtiment, contrat de recherche). Pour les
organismes non soumis à la comptabilité budgétaire, c’est le tableau 6 (opérations pluriannuelles) qui permet de retracer ces opérations dont l’exécution est pluriannuelle.
