Titre
Date de dernière mise à jour : JJ/MM/AAAA
Reprise des données
Date de dernière mise à jour : 08/04/2022 Version du produit : S9-V7
Support de formation
Objectifs :
Utiliser les outils de récupération de données fournis par Sylob
Introduction
Récupération des données par import embarqué Récupération des données par message EDI
Méthodologie EDI Exemples EDI
Anomalies de l'EDI Sommaire :
Objectifs / Sommaire
Introduction
➢ La reprise des données statiques ou dynamiques est disponible dans Sylob 9 avec deux outils distincts :
❑ Des imports au format xlsx, xls ou csv accessibles directement au niveau de quelques activités : on les intitule à ce titre les imports embarqués.
❑ Un outil paramétrable d'échange de données informatisées : l'EDI.
➢ Le principe de l'import embarqué est d'importer un fichier ayant un nombre de colonnes défini. Il est toutefois possible, dans certains cas, d'importer aussi des attributs supplémentaires.
➢ Le principe de l'outil EDI est de permettre d'intégrer dans l'ERP des données pour d'avantages d'entités avec la possibilité de paramétrer les attributs que l'on souhaite importer.
L'import embarqué et l'EDI permettent aussi de mettre à jour des données tout au long de
Récupération des données par import embarqué
Récupération des données par import embarqué
➢ Voici la liste des activités proposant un import embarqué :
❑ Gérer les villes : les villes françaises sont fournies à l'installation, mais vous pouvez, via cette activité importer des villes d'autres pays.
❑ Gérer le plan comptable (avec ou sans Sylob Finance).
❑ Pour les ventes :
✓ Gérer les tarifs de vente,
✓ Gérer les conditions des clients,
✓ Gérer les prévisions de vente,
✓ Gérer les règlements des clients.
❑ Pour les achats :
✓ Gérer les tarifs de sous-traitance,
✓ Gérer les conditions des fournisseurs,
✓ Gérer les conditions des transporteurs,
✓ Gérer les règlements des fournisseurs.
Imports embarqués
➢ Par exemple, pour "Gérer les tarifs de vente", on accède à l'import via l'action "Importer des tarifs de vente" disponible dans "Autres actions" :
L'aide sur le nom du fichier fournit la liste des colonnes attendues avec le format et le caractère obligatoire d'une information.
Indication de prise en compte des attributs supplémentaires
sur l'import Fichier à téléverser de type
.xlsx, .xls ou .csv
Exports embarqués
➢ A part pour les villes, il est possible aussi d'exporter les données sur le même format que l'import (action "Exporter…").
➢ Cet export a deux avantages :
✓ Il permet de disposer d'un fichier "exemple" en effectuant une saisie avec le formulaire puis en exportant la donnée saisie.
✓ Il permet de mettre à jour les données existantes comme des tarifs par exemple.
➢ Par exemple sur les conditions des fournisseurs, l'export s'effectue en fonction des éléments issus de la recherche dans l'activité.
➢ L'export télécharge le fichier sur votre poste. Vous pouvez ensuite effectuer les modifications (exemple augmentation ou diminution des prix) avant de réimporter le fichier.
Récupération des données par EDI
Récupération des données par EDI : introduction
➢ Sylob met à disposition deux activités pour récupérer des données par message EDI :
❑ "Paramétrer les messages EDI" : définition de chaque structure de fichier attendu,
❑ "Traiter les messages EDI" : exécution de l'import de donnée.
➢ Sylob fournit des messages EDI de référence pour un certain nombre d'entités statiques et dynamiques.
➢ Ces messages EDI sont identifiables dans "Paramétrer les messages EDI" par leur nom qui commence par "Sylob_Recup".
➢ On retrouve à travers ces messages EDI, le minimum requis pour récupérer des données et utiliser Sylob 9 :
❑ Article,
❑ Client,
❑ Fournisseur (marchandise, sous-traitant, transporteur),
❑ Données techniques (composant et opération),
❑ Mouvement de stock (situation du stock),
❑ Ordre de fabrication (encours de production),
❑ Commande client (encours de commande),
❑ Commande fournisseur (encours de commande).
➢ Deux paramètres de la société permettent de définir les chemins de travail et d'archive par défaut des messages EDI.
➢ Ces valeurs peuvent être remplacés par des valeurs particulières au niveau de chaque message.
Récupération des données par EDI : paramètres de la société
Les chemins d'accès dépendent de la configuration du serveur (windows/linux).
Un chemin accessible est nécessaire même si on ne passe pas par ce répertoire pour réaliser l'import.
Vous pouvez indiquer /home pour un serveur Linux ou \... pour un serveur windows.
Récupération des données par EDI : aide
➢ Tout d'abord, l'utilisation des messages EDI fournis ne requiert aucune expertise dans l'outil EDI.
➢ Sur chaque message EDI "Sylob_Recup", une aide sur élément fournit des instructions pour l'utilisation du message.
Nous vous conseillons donc, à chaque fois, de consulter l'aide pour éviter
certains désagréments de l'import.
Récupération des données par EDI : préparation
➢ Pour une même entité on trouve parfois plusieurs messages EDI, exemple pour client
Les messages Sylob_Recup ne sont pas utilisables tels quels (voir méthodologie).
L'ordre de récupération est important : on récupère d'abord les clients et ensuite indifféremment et facultativement, les banques, les adresses, les contacts, les
représentants des clients.
Récupération des données par EDI : limites
➢ Si on prend l'exemple des adresses clients, l'aide nous indique deux points de vigilance :
❑ chaque adresse doit disposer d'un identifiant EDI, on peut construire cet identifiant avec le code du client suivi d'un compteur 01, 02, 03…
❑ Sylob procède à un annule et remplace, il est donc nécessaire à chaque fois de préciser l'ensemble des adresses dans le fichier d'import sous peine de perdre ceux qui sont déjà présents dans Sylob mais absents du fichier. Ce type de message EDI sert plutôt à une reprise unique de données.
Méthodologie pour effectuer un import via EDI
Méthodologie EDI
Dupliquer le message EDI Sylob_Recup
Modifier le message (paramètres, AS...)
Générer un fichier exemple
Compléter le fichier généré
Téléverser et traiter le fichier complété
Vérifier l'import de données
Les messages Sylob_Recup ne sont pas utilisables directement car ils peuvent être amenés à être mis à jour sur les montées de versions (nouveaux attributs).
→ Il faut systématiquement les dupliquer pour les utiliser.
Méthodologie EDI
➢ L'action "Générer un fichier exemple" en bout de ligne permet de fournir le fichier au format et contenu attendu selon le paramétrage du message EDI.
➢ Le fichier exemple peut être ouvert et complété avec un éditeur de texte (notepad++) ou avec un tableur (Excel).
➢ Un fichier exemple fournit :
❑ Les rubriques (les "<…>" indiquent les rubriques du message EDI)
❑ Pour chaque zone, son caractère obligatoire (présence de *) et sa valeur attendue si nécessaire (valeur entre crochets […] ou directement dans la description 1:xxx, 2:yyy)
Privilégier un format de message en "csv" et convertir les données en colonnes dans un tableur pour les manipuler facilement (attention au format des cellules).
➢ Traiter le fichier : il est possible d'utiliser l'EDI avec un fichier local (sur votre PC et non sur votre serveur), qu'il suffit de "téléverser" (uploader) pour qu'il soit traité.
➢ Enfin vérifier les données importées dans Sylob 9.
Méthodologie EDI
Si vous utilisez le fichier exemple, il faut penser à supprimer la première ligne avant l'import (sinon cela génère une anomalie).
S'il y a eu des anomalies bloquantes, avant de relancer le même message
EDI, cliquez sur .
Exemples EDI
Exemples EDI
Exemple 1 : Importer des clients avec un AS "Nouveau client" de type "case à cocher"
1) Dans "Paramétrer les messages EDI", dupliquer, renommer et activer le message EDI Récupération des clients (Sylob_Recup_Client).
En pratique, renseignez vos initiales à la place de "XX".
Exemples EDI
2) Ajouter une zone du fichier qui pointe sur l'attribut supplémentaire
Et valider le message.
3) Générer le fichier exemple
4) Compléter le fichier, supprimer la première ligne et enregistrer le fichier en local sur votre poste.
"false" pour décoché et "true" pour coché.
Exemples EDI
5) Dans l'activité "Traiter les messages EDI" activer l'action "Téléverser et traiter un fichier", choisir le fichier enregistré localement et valider.
6) Vérifier les données importées :
Exemples EDI
Exemple 2 : Importer des contacts des clients
1) Dupliquer, renommer et activer le message EDI Récupération des contacts des clients (Sylob_Recup_Contact_C)
2) Générer le fichier exemple
3) Compléter le fichier, supprimer la première ligne. Ci-dessous deux contacts à importer pour le même client :
4) Téléverser et traiter le message EDI et vérifier les données importées :
Anomalies de l'EDI
Anomalies de l'EDI
➢ Si le traitement du message EDI échoue, consultez l'historique du message puis le détail des anomalies :
Il existe d'autres types d'anomalie en fonction des messages (ex : la valeur n'est pas dans le format prévu, la valeur de la zone EDI n'est pas renseignée dans le fichier, l'article n'est pas renseigné, le régime de TVA du fournisseur n'est pas renseigné…).
