Support de formation
Inventaire
Support de formation
Objectifs / Sommaire
Sommaire
Présentation du flux Cycle d'inventaire
Préparer un inventaire Saisir l'inventaire
Valoriser l'inventaire Valider l'inventaire Conseils d’utilisation
Objectifs :
Objectifs / Sommaire
Présenter le processus d'inventaire afin de savoir réaliser un inventaire
Présentation du flux
➢ L’inventaire est une obligation légale à laquelle sont
soumises les entreprises à la fin de l’exercice comptable.
➢ L’inventaire se traduit par une vérification physique et systématique des immobilisations et des stocks de
marchandises.
Gestion des inventaires
Préparer un
inventaire Saisir l'inventaire Valoriser l'inventaire Valider l'inventaire Gérer les cycles
d'inventaire
Cycle d'inventaire
Gérer les cycles d'inventaire
➢ L'activité "Gérer les cycles d'inventaire", totalement optionnelle, peut être le point de départ du processus d'inventaire.
➢ A travers cette activité on permet de définir des cycles d'inventaires en sélectionnant les caractéristiques de l'inventaire :
❑ Libellé et commentaire de l'inventaire
❑ Recherches sur "Lieux de stockage", "Emplacement", "Article", et "Quantité en stock"
❑ Options comme l'encours, les quantités nulles et négatives, le stock mort, l'ordre de tri…
Gérer les cycles d'inventaire
➢ Parmi les options disponibles sur le cycle d'inventaire et applicables sur la préparation et la validation d'inventaire, plusieurs ne sont disponibles qu'à ce niveau, comme :
Gérer les cycles d'inventaire
➢ L'option applicable sur la validation d'inventaire permet de quantifier le stock perdu avec le choix "Avec gestion d'un lieu d'écart d'inventaire".
Gérer les cycles d'inventaire
➢ Un cycle d'inventaire peut être :
❑ Lancé manuellement depuis la liste des cycles d'inventaire.
❑ Lancé automatiquement via une nouvelle tâche planifiable "Traiter les cycles
d'inventaire". Le cycle d'inventaire aboutit à une préparation d'inventaire dès lors que
✓ le cycle est activé,
✓ l'éventuelle date d'activation est atteinte,
✓ en fonction de la fréquence définie et la date de dernière préparation d'inventaire, la date de prochaine préparation d'inventaire est atteinte.
Les cycles d'inventaires permettent de programmer des inventaires réguliers et/ou de modéliser des inventaires (gain de temps et réduction des erreurs).
Préparer un inventaire
Préparation de l’inventaire
➢ L'activité "Gérer la préparation d'un inventaire" permet de lancer la préparation d'un inventaire selon deux méthodes :
➢ Nous recommandons fortement d'utiliser la méthode de préparation
d'inventaire par étape. Le présent support s'applique à ne détailler que cette méthode.
➢ L'inventaire par étapes propose 4 étapes dont celle des emplacements qui est optionnelle :
Préparation de l’inventaire : étape 1
➢ La première étape consiste à sélectionner des lieux de stockages précis ou identifiés par une recherche (coche "Tous les lieux… de la recherche") :
La recherche par défaut peut être modifiée ou annulée
Tous les lieux de la recherche ou
Préparation de l’inventaire : étape 2
➢ La deuxième étape n'apparait que si vous gérez des emplacements au niveau des lieux de stockage.
Bien qu'elle s'affiche, cette étape reste optionnelle
Tous les emplacements de la recherche ou
Sélection ou
Etape suivante (sans cocher)
Préparation de l’inventaire : étape 3
➢ L'étape 3 consiste à sélectionner les articles à inventorier, cela peut se faire par une sélection ou par une recherche sur les articles.
Des critères de recherche existent comme la date de dernier inventaire, la date de dernier inventaire complet, la date du dernier mouvement…
Tous les articles de la recherche ou
sélection
Cette option est utile lorsque vous avez de nombreux articles (plus que ceux affichés).
Préparation de l’inventaire : étape 4
➢ La dernière étape concerne les paramètres et les options de l'inventaire
Récapitulatif de la portée de l'inventaire
Tri par Lieu / Emplacement / Famille et Article avec les éventuels attributs supplémentaires des emplacements Les articles non sérialisés et non allotis qui n'ont jamais été mouvementés peuvent
apparaitre sur l'inventaire dans le lieu de stockage par défaut défini ci-dessous.
Deux options permettent d'exclure/inclure les quantités négatives et les quantités nulles (sauf pour les articles sérialisés).
➢ A la validation de la préparation de l'inventaire, une confirmation est demandée pour publier la liste de comptage correspondante.
➢ Cette liste de comptage peut être publié également depuis la liste des
inventaires préparés et surtout il est possible de l'exporter sous Excel afin, par exemple, de saisir les quantités comptées via Excel.
Préparation de l’inventaire : validation
Préparation de l’inventaire : mémoriser le stock
La préparation de l’inventaire réalise une mémorisation du stock. Il est possible toutefois de mémoriser à nouveau le stock surtout lorsqu’il y a un délai entre la préparation et le comptage. Seules les lignes d’inventaires non encore saisies sont concernées par la mémorisation.
Cette action est impérative lorsqu’il y a un délai entre la préparation de l’inventaire et le comptage physique. En effet des mouvements peuvent être
enregistrés faussant totalement l’inventaire.
Il convient donc de toujours limiter la durée entre la mémorisation et le comptage physique. On peut ensuite prendre du temps pour saisir et valider
l’inventaire dès lors que cette règle est respectée.
Saisir l'inventaire
Saisir l'inventaire
➢ La saisie d’inventaire permet de renseigner dans Sylob les quantités qui ont été relevées dans votre stock physique. Deux modes de saisies sont disponibles :
❑ via l’application
❑ via l’import d’un fichier Excel
Saisir l'inventaire
➢ via une saisie manuelle
Sylob propose un formulaire de saisie en mode tableau reprenant le même ordre que celui de la liste de comptage :
Une saisie peut-être partielle, le statut de l’inventaire passe à "Saisie commencée" et peut être repris ultérieurement. Le statut passe à "Saisie terminée" lorsque toutes les lignes ont été saisies. Des lignes peuvent être ajoutées si l’article est non prévu mais compté.
Il est important de renseigner toutes les lignes de l’inventaire, même avec une quantité Ne pas modifier les tris de la liste une fois la saisie commencée car les données saisies seront perdues !
Saisir l'inventaire
➢ via l’import d’un fichier Excel
Rappel : le fichier est téléchargeable depuis l’activité "Gérer la préparation des inventaires".
La quantité comptée est obligatoire, pour saisir un inventaire partiel il faut retirer du fichier Excel les lignes non comptées.
Valoriser l'inventaire
Valoriser l'inventaire
➢ Publier : fournit la publication des lignes saisies à l'écran.
➢ Publier le journal des écarts : affiche les écarts en quantité et en valeur entre le stock mémorisé et le stock compté.
➢ Actualiser les prix de valorisation : permet d’actualiser le prix de valorisation pour tous les détails d’inventaires saisis ou non.
La valorisation d’un inventaire est possible tout au long du processus, même après sa validation. Les lignes non encore saisies sont mises en évidence pour
distinguer les valeurs réelles des valeurs supposées.
Valider l'inventaire
Valider l'inventaire
La validation a pour effet de clôturer l’inventaire de façon irrémédiable.
Par défaut, Sylob propose uniquement les inventaires dont la saisie est terminée et la valorisation effectuée, mais en annulant la recherche, il est possible de valider
l’ensemble des inventaires.
Permet d’indiquer la date des mouvements de stocks.
Le choix "Date manuelle" fait apparaitre un champ de saisie.
Un paramètre de la société permet d'initialiser la valeur par défaut de ce choix.
Valider l'inventaire
➢ Tout écart entre la quantité comptée (saisie) et la quantité mémorisée
engendre une mise à jour du stock via une entrée positive ou négative en fonction de l’écart.
➢Si l'inventaire a été initié via un cycle d'inventaire, chaque perte de stock peut être identifié sur un lieu d'écart (voir paramètre du cycle).
➢Ces mouvements de stock peuvent être vérifiés via l’activité "Consulter les mouvements de stock" en filtrant sur l’activité déclencheuse "Valider les inventaires".
Conseils d’utilisation
➢ Il est recommandé d'associer aux inventaires un libellé significatif afin de les identifier plus facilement.
➢ Il est déconseillé d'enregistrer des mouvements de stock pour des articles qui font l'objet d'une procédure d'inventaire.
➢ Avant de valider un inventaire il convient de lancer la valorisation de celui-ci. Il est toutefois possible de publier cette valorisation a posteriori.
➢ Voici les raisons pouvant expliquer qu'une correction d'inventaire n'ait pas eu lieu :
❑ La quantité comptée (stock physique) est égale à la quantité mémorisée (stock informatique),
❑ La quantité comptée n'a pas été saisie,
❑ L'élément n'a pas été sélectionné au moment de la préparation d'inventaire,
❑ L'article n'a jamais été mouvementé et les articles sans mouvement n'ont pas été inclus lors de la préparation d'inventaire.
