Charte de dépôt électronique des thèses Intranet
Vu l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national du doctorat ;
PRÉAMBULE
En application de l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national du doctorat, l’Université Sorbonne Université a modifié sa charte de dépôt électronique des thèses.
Cette charte précise les modalités de dépôt électronique des thèses à l’Université Sorbonne Université, ainsi que les droits et obligations respectifs de l’Université Sorbonne Université, dénommée ici « l’Université », et du doctorant, dénommé ici « l’auteur ».
Elle concerne les doctorants régulièrement inscrits à l’Université, qui souhaitent soutenir une thèse sous tutelle unique de l’Université ou une thèse en cotutelle. La présente charte, annexée à la charte des thèses, est signée par le doctorant à l’occasion du dépôt électronique de sa thèse.
Article 1. Délai de dépôt
Le dépôt de la thèse sous forme électronique est encadré par les articles 24 et 25 de l’arrêté du 25 mai 2016 précité.
L’auteur dépose sa thèse sous forme électronique quatre semaines avant la soutenance, auprès du Bureau de la valorisation de la recherche de l’Université, sous la forme prévue à l’article 3 ci-dessous.
Il fournit en outre des exemplaires sur support papier destinés aux membres du jury, lorsque ceux-ci en ont exprimé la demande. L'Université assure alors l'impression de la thèse à partir du support numérique.
Article 2. Bordereau électronique
Au moment du dépôt de la version électronique de sa thèse, en vertu de l’article 24 de l’arrêté susvisé, le doctorant complète avec le concours des services de l’Université concernés, un bordereau électronique comportant un résumé en français et un résumé en anglais ainsi qu’une liste de mots-clés et comprenant, notamment, les métadonnées nécessaires à la description, la gestion, la diffusion et l’archivage de la thèse, conformes à la recommandation nationale TEF (thèses électroniques françaises).
Article 3. Format et composition
La version électronique doit être fournie au format PDF et au format natif pour la réalisation du document. Si l'étudiant a des fichiers complémentaires, il peut les joindre au dépôt. Il doit s'agir de fichiers qui ne peuvent pas être intégrés dans un fichier PDF ou qui ne font pas partie du corps de la thèse (données brutes, documents audiovisuels etc.).
Les documents doivent être présentés lors de la soutenance.
Si le jury a demandé l’introduction de corrections dans sa thèse, l’auteur, après avoir fait viser ces modifications par le président du jury, dispose d’un délai de trois mois à compter du jour de sa soutenance, pour déposer sa thèse corrigée sous forme électronique auprès du Bureau de la valorisation.
Article 4. Propriété intellectuelle
En tant qu’auteur de sa thèse, le doctorant est responsable de son contenu et s’engage à respecter les dispositions du Code de la propriété intellectuelle.
Le cas échéant, il met en œuvre les moyens nécessaires afin d’obtenir des ayant droit les autorisations de reproduction et de diffusion numériques des œuvres et des extraits d’œuvres protégés incorporés dans sa thèse.
L’auteur s’engage aussi à respecter les dispositions relatives aux exceptions au droit des auteurs, et notamment celles de l’article L. 122-5 du Code de la propriété intellectuelle. De même, l’auteur s’engage à s’informer auprès de l’Université des droits qui peuvent être concédés aux étudiants dans le cadre d’accord collectifs, de contrats ou de licences d’utilisation conclus par l’Université.
D’une manière générale, l’auteur s’engage à informer l’Université des documents protégés par le droit d’un auteur tiers pour lesquels il n’aurait pas obtenu d’autorisation de reproduction ou de diffusion numériques.
La version électronique doit être conforme et identique à la version papier de soutenance, à l’exception des éléments non numérisés.
L'Université s'est dotée d'un outil de lutte contre le plagiat. La thèse déposée sera susceptible d’être examinée à l'aide du logiciel Compilatio.
Article 5. Diffusion de la thèse
Sauf si la thèse présente un caractère de confidentialité avéré, sa diffusion est assurée dans l’université et au sein de la communauté universitaire.
Le Service Commun de Documentation en charge du traitement et de la communication des thèses, et l’Université Sorbonne Université, pourront ainsi communiquer le fichier PDF de la thèse dans le cadre du Prêt Entre Bibliothèques (PEB) à d’autres bibliothèques universitaires qui en feraient la demande.
La consultation est alors uniquement ouverte à une personne appartenant à la communauté universitaire et elle est encadrée par un logiciel de protection qui permet de reproduire les mêmes conditions de consultation qu’au sein des bibliothèques de l’Université Sorbonne Université, grâce à un système chronodégradable n’autorisant que la lecture et empêchant le téléchargement.
La diffusion en ligne de la thèse au-delà de ce périmètre est subordonnée à l’autorisation de son auteur sous réserve de l’absence de clause de confidentialité.
La thèse déposée sous forme électronique comprend une édition d'archivage pérenne et, dans tous les cas, une édition de diffusion.
Article 6. Archivage
L'édition d'archivage pérenne correspond à la version complète de la thèse, y compris les œuvres protégées qui y sont incorporées (illustrations, textes, documents sonores, audiovisuels ou multimédia, etc.). Elle est conservée par le Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES).
Pour toute utilisation d’œuvres protégées qui excède les exceptions au Code de la propriété intellectuelle ou aux droits concédés aux étudiants de l’Université Sorbonne Université dans le cadre d’accords collectifs, de
contrats ou de licences d’utilisation, l’auteur doit disposer, préalablement au dépôt, des droits de reproduction nécessaires à leur incorporation dans la thèse sous forme numérique.
L'édition d'archivage pérenne ne fait l'objet d'aucune communication au public.
Article 7. Edition
L'édition de diffusion correspond :
soit à la version complète de la thèse, dans le cas où l'auteur dispose des droits de diffusion numérique pour l'ensemble des œuvres protégées qui y sont incorporées,
soit à une version incomplète d'où ont été retirées toutes les œuvres protégées pour lesquelles l'auteur ne dispose pas de tels droits.
Afin de garantir la licéité du dépôt et de permettre la réalisation de l’édition de diffusion, l’auteur doit tenir à la disposition de l’Université la liste de toutes les œuvres protégées incorporées, en tout ou partie, à la thèse, avec la mention des droits dont il dispose sur elles.
Article 8. Confidentialité
Afin de préserver la confidentialité de certaines de ses informations, l’auteur peut solliciter de l’Université de différer, pour une période limitée à cinq ans, la communication de sa thèse. Cette confidentialité vaut pour toute communication quel que soit son support..
Article 9. Enregistrement du dépôt
L’université procède au dépôt de la version validée de la thèse dans ses formats de diffusion et d’archivage, ainsi que du bordereau électronique, dans l’application nationale STAR, gérée par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), qui procède à l’enregistrement du dépôt de la version de diffusion et de la version d’archivage de la thèse ainsi que de ses métadonnées, au signalement dans le catalogue SUDOC, à l’attribution d’un identifiant permanent, à l’envoi de la version d’archivage, y compris dans le cas d’une thèse non diffusable au Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES).
Il peut envoyer à la demande de l’université des métadonnées ou la version de diffusion de la thèse vers les sites désignés par celle-ci.
Article 10. Modification de la charte
Toute modification apportée à la charte donnera lieu à une nouvelle rédaction, soumise au Conseil académique de l’Université.
Fait à ……….………..…………, le………
Nom, Prénom :
Signature du doctorant précédée de la mention « Lu et approuvé » :
