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1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt

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(1)

L E D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE DES THÈSES

1

Anne-Laure Briet

Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier Formation Collège doctoral – Juin 2016

(2)

P OINTS ABORDÉS :

1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt

4/ Dépôt électronique : mode d’emploi

(3)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Évolution de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web

Gros avantages pour la recherche :

Facilite la recherche documentaire (accès direct et à distance au texte intégral, recherches en plein texte, liens hypertextes…)

Accroît la visibilité des recherches (enjeu de + en + important : il ne s’agit plus seulement de

publier mais d’être cité  indice H) 3 CONTEXTE

(4)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Parallèlement au développement d’internet, modification du paysage de l’édition :

Concentration excessive des éditeurs (quelques très grands groupes mondiaux tels que Elsevier, Thomson

Publishing ou Springer contrôlent la majorité du marché et imposent leurs conditions)

Inflation du nombre de titres (logique de bouquets)

Augmentation excessive des coûts (de 150 à 300% en 20 ans) dans un contexte de restriction budgétaire

Passage d’une économie de stock à une économie de flux (on achète un accès à une base en ligne, pas de

garantie de pérennité) 4

(5)

L’édition scientifique traditionnelle : le chemin d’une publication

5

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

(6)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Des profits considérables pour les éditeurs commerciaux

(7)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Développement du mouvement des archives ouvertes avec un triple enjeu :

Économique : en période de crise, impossible de suivre l’inflation des coûts  nombreux désabonnements

Scientifique : visibilité, rapidité de diffusion et

garantie de pérennité sont des enjeux majeurs pour la recherche

Politique : à qui appartient les résultats de la

recherche, surtout lorsqu’elle est largement financée par de l’argent public?

Deux modèles éditoriaux différents mais

complémentaires

7

(8)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Un exemple français : HAL

une initiative nationale (2001) : CNRS + CPU

un portail dédié aux thèses et HDR : TEL (58 000 documents)

auto-archivage des publications et des travaux non publiés

auto-archivage complété par archivage institutionnel : thèses internet de l’UM et de l’UPV versées dans TEL

Mise en place de plates-formes locales de

(9)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Thèses = une part importante de l’activité de recherche des universités (prises en compte dans les

évaluations)

Elles sont rédigées sous forme électronique…

mais elles avaient un circuit « confidentiel » :

diffusion restreinte (papier+microfiche) : peu de

visibilité, nombre de lecteurs réduit (moins de 10 par thèse, la plupart du temps)

pérennité des données difficile à assurer 9

LA MISE EN PLACE DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE DES THÈSES EN FRANCE :

(10)

Contexte légal : arrêté du 7 août 2006

Depuis le 1

er

janvier 2010, à Montpellier : dépôt électronique et diffusion des thèses en ligne (via le site de la Bibliothèque Interuniversitaire)

Quelques chiffres : 2000 thèses soutenues dans les universités de Montpellier ont été déposées en version électronique depuis 2010

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

(11)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Internet : la thèse est mise en ligne sur le portail de la BIU et sur HAL/TEL

Intranet : la thèse n’est accessible depuis le site de la BIU que sur identification ou dans l’enceinte du campus

Confidentialité : la thèse ne sera accessible en ligne (internet ou intranet) qu’à la fin de la période de

confidentialité définie par le jury

 vous effectuez les dépôts, la diffusion ne sera effective qu’au terme de la période de confidentialité

! La confidentialité est limitée dans le temps de

manière raisonnable. 11

LES DIFFÉRENTS PÉRIMÈTRES DE DIFFUSION DES THÈSES :

(12)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Le choix du périmètre de diffusion revient au doctorant, sauf cas de confidentialité.

La confidentialité est décidée par le responsable de l’établissement, sur demande du jury ou du doctorant.

 Concerne les thèses qui contiennent des données sensibles, dont la divulgation immédiate risquerait de nuire à leur

auteur ou à des tiers (recherches pouvant déboucher sur une demande de brevet, par ex).

Pour des raisons de qualité scientifique, le jury peut s’opposer à la diffusion de votre thèse sur Internet

 La diffusion est limitée à l’Intranet de l’établissement

 Vous pouvez diffuser votre thèse sur une archive

QUI CHOISIT CE PÉRIMÈTRE ?

(13)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

 Une thèse diffusée sur internet est bien plus consultée et citée

 Une thèse diffusée sur internet est mieux protégée contre le plagiat

 La diffusion sur internet peut servir de tremplin ou d’alternative à l’édition

13

COMMENT CHOISIR ?

(14)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

PEB des thèses électroniques : si vous choisissez une diffusion uniquement sur l’intranet, pensez à autoriser le prêt entre bibliothèques sans quoi les résultats de vos

recherches ne seront accessibles qu’à la communauté montpelliéraine

Le choix du périmètre de diffusion n’est pas définitif : vous pouvez à tout moment demander à restreindre ou

élargir le périmètre

 Ne faire le choix d’une diffusion intranet que si vous avez déjà trouvé un éditeur et qu’il n’autorise pas la diffusion de votre thèse sur internet 14

COMMENT CHOISIR ?

(15)

QUELQUES IDÉES REÇUES SUR LA MISE EN LIGNE DES THÈSES :

Pour que ma thèse soit mise en ligne, je dois céder tous les droits à l’université. FAUX

Non, vous êtes l’auteur de la thèse, vous gardez tous vos droits ; l’université = hébergeur (version de

soutenance)

Le choix du périmètre de diffusion n’est pas définitif (mais diffusion intranet obligatoire)

15

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

(16)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Une thèse en ligne n’est pas protégée contre le plagiat. FAUX

La visibilité d’une thèse rend le plagiat plus facile à démontrer (les logiciels anti-plagiat ne sont

opérationnels que si la source éventuelle est librement accessible en ligne)

Un dépôt daté dans l’archive institutionnelle de l’université suffit pour prouver l’antériorité d’une œuvre

(17)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Il n’est plus possible ensuite de publier chez un éditeur commercial. FAUX

La mise en ligne peut être utile précisément pour trouver un éditeur (effet bénéfique de TEL)

La thèse soutenue à l’université est un document différent de la thèse remaniée pour publication. Sa mise en ligne n’est pas forcément interdite dans les contrats signés avec les éditeurs.

Si l’éditeur exige le retrait de la thèse d’Internet, il suffit d’écrire une lettre au service des études

doctorales : diffusion restreinte à l’intranet et thèse retirée de TEL

17

(18)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

La thèse est en voie de publication, il est inutile de la mettre en ligne. FAUX

Une thèse en libre accès en ligne est toujours plus visible qu’une thèse publiée sous format papier.

Toujours vérifier les contrats proposés par les éditeurs et essayer de conserver le maximum de droits : les

contrats ne stipulent pas forcément la cession des droits pour le numérique

(19)

1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

Attention aux sollicitations directes

Le cas des Editions universitaires européennes ou Presses académiques francophones (depuis 2010 : politique marketing très « agressive »)

…or, il n’y a pas vraiment de travail éditorial, les prix sont très élevés, le tirage « à la carte »

Marché tourné vers les auteurs (CV), non pas vers les lecteurs

La publication à compte d’auteur

Pas de validation… peu de valeur ajoutée

19

(20)

P OINTS ABORDÉS :

1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt

4/ Dépôt électronique : mode d’emploi

(21)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Statut juridique d’une thèse. © R. Creppy, 2007.

21

Une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux :

(22)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Code du patrimoine :

document administratif = diffusion obligatoire

Code de l’éducation

Code de la recherche

Et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense…

Mais surtout : code de la propriété

(23)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Propriété intellectuelle = protection des œuvres de l’esprit

! une idée ou un concept ne se protègent pas en eux-mêmes, ils doivent être matérialisés

Deux aspects de la propriété intellectuelle :

propriété industrielle : s’acquiert par dépôt (brevet, marque,…)

propriété littéraire et artistique = le droit d’auteur est acquis du seul fait de la création d’une œuvre originale

Droit d’auteur en 2 parties aussi :

droit moral (perpétuel) : paternité, respect de l’œuvre,…

droit patrimonial (durée : 70 ans après le décès de l’auteur) : droit d’exploitation de l’œuvre, notamment représentation

et reproduction 23

(24)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Vous êtes l’auteur de la thèse : vous bénéficiez

automatiquement du droit d’auteur et de sa protection

protection contre la contrefaçon et le plagiat

personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite

Mais vous êtes probablement amenés à utiliser dans votre thèse des éléments dont vous n’êtes pas l’auteur ou l’unique auteur

vous devez respecter la propriété intellectuelle et vous assurer d’avoir le droit d’utiliser ces éléments.

(25)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Les cas où la reproduction d’une œuvre est autorisée:

(avec mention obligatoire de l’auteur et de la source)

Œuvre du domaine public (70 ans après le décès de l’auteur)

Citation courte ou analyse

Exception de recherche (voir diapo suivante)

Accord explicite de l’auteur (ou de ses ayant-droits) pour une utilisation spécifique (soit par le biais d’une licence du type Creative Commons, soit parce que vous l’avez contacté et qu’il vous a donné son accord écrit)

Si vous reproduisez une œuvre sans être dans l’un de ces cas, vous ne pourrez pas l’insérer dans la version de

diffusion de votre thèse (mais tolérance pour la version de travail papier)

25

(26)

L’exception de recherche (précisée par l’accord sectoriel de novembre 2014) vous permet de diffuser dans votre thèse, y compris sur Internet :

Livres (imprimés ou numériques, hors manuels) : fragments

d’une ampleur raisonnable et non substituables à la création dans son ensemble (sauf œuvres courtes tel que les poèmes, diffusables en intégralité)

Manuels : 4 pages consécutives (dans la limite de 10% de l’oeuvre)

Périodiques : 2 articles d’un même périodique au maximum, dans la limite de 10% de la pagination totale du périodique

Musique imprimée : Pas de diffusion sur internet autorisée, mais diffusion intranet possible de 3 pages consécutives (dans la limite de 10% de l’oeuvre)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

(27)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Mais une exception de recherche très contraignante :

Ne s’applique qu’aux œuvres couvertes par l’accord sectoriel : vérification à effectuer sur le site du CFC

(http://www.cfcopies.com/copie-pedagogique/repertoire-oeuvres)

L’établissement doit déclarer l’utilisation de ces

œuvres auprès des représentants des ayants droits

Les images ne doivent pas pouvoir être extraites de la thèse

L’auteur de la thèse ne doit pas avoir conclu de contrat d’édition avant la mise en ligne

27

(28)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

Deux situations possibles lors du dépôt de votre thèse:

1. Il n’y a pas de problème de droit d’utilisation des œuvres

Dans ce cas, une seule version de la thèse :

version de diffusion = version complète = version papier communiquée aux rapporteurs et au jury

2. Vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites

Dans ce cas, création de 2 versions :

une version complète (ou d’archivage), qui sera archivée au

(29)

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

29

Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent nécessairement l’indication de la source. L’ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations.

Pour une œuvre dont vous n’êtes pas l’auteur :

(30)

Pour un article publié dont vous êtes l’auteur (cas de thèses sur travaux) :

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

(31)

31

Politique d’archivage des éditeurs : voir Héloïse, SHERPA/RoMEO et Dulcinea

Projet de loi pour une république numérique : les chercheurs pourront mettre en ligne le post-print après une période d’embargo de 6 mois pour les sciences

dures, 12 mois pour les SHS

Pour un article publié dont vous êtes l’auteur (cas de thèses sur travaux) :

2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE

(32)
(33)

33

(34)

P OINTS ABORDÉS :

1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt

4/ Dépôt électronique : mode d’emploi

(35)

http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/

35

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

M

ODÈLE DE PAGE DE TITRE OBLIGATOIRE

(36)

Logos du collège doctoral et de l’université (dans le bandeau de gauche). Si cotutelle : logos des 2

établissements

Type de doctorat

Noms de votre établissement, de votre école doctorale et de votre équipe de recherche

Champ disciplinaire

Nom et prénom de l’auteur

Titre de la thèse en français

Date de soutenance

Composition du jury 36

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

A

METTRE OBLIGATOIREMENT SUR LA PAGE DE TITRE

(37)

37

A insérer obligatoirement en début de document : résumé + mots-clés en français et en anglais, puis table des matières (ou sommaire).

En fin de document : annexes éventuelles puis bibliographie (obligatoire), et enfin table des illustrations et index éventuels.

Conseil : pour la version électronique, évitez les pages blanches!

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

(38)

Utiliser un en-tête et un pied de page

Numéroter les pages (dès la page de titre et jusqu’aux annexes)

Interlignes simples

Texte justifié

Utiliser une police classique et de taille moyenne, avec un encodage Unicode (par exemple Times New Roman, Verdana ou Arial, de taille 12 ; éviter certains caractères spéciaux comme la police Symbol de Word)

38

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

C

ONSIGNES POUR LA RÉDACTION

(39)

Si vous rédigez dans une langue étrangère, vous devrez intégrer à votre thèse un résumé substantiel en français (environ 10% de la longueur de votre thèse)

Cas de thèses en cotutelles : vous rédigez votre

thèse dans la langue de soutenance, et vous intégrez à votre dépôt un résumé substantiel dans l’autre langue

39

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

L

ANGUE DE RÉDACTION

(40)

au format PDF (version 1.4 ou plus).

Pas de gestion d’autres formats (ex. multimédia)

en un seul fichier, sauf si fichier très lourd (+ 80 Mo)  dans ce cas, fractionner

nommé de la façon suivante : [année]_[NOM]_[type de fichier]

Ex. : 2016_DUPONT_arch

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

CHAQUE VERSION DE LA THÈSE (ARCHIVAGE ET/OU

DIFFUSION) DOIT ÊTRE :

(41)

Vous pouvez générer du PDF directement depuis Word ou OpenOffice

Attention : pour la version d’archivage, ne pas appliquer de protections

Vérifiez que votre fichier est bien formé : http://facile.cines.fr

41

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

A

SAVOIR

:

(42)

VÉRIFIER LA VALIDITÉ DE VOTRE PDF :

3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT

(43)

P OINTS ABORDÉS :

1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt

4/ Dépôt électronique : mode d’emploi

43

(44)

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

Le dépôt électronique est obligatoire pour tous les doctorants de toutes les écoles doctorales de

Montpellier

Deux dépôts obligatoires : 1er dépôt au plus tard 4 semaines avant la soutenance, 2nd dépôt (comportant les corrections demandées par le jury) au plus tard 3 mois après la soutenance

La diffusion de la thèse est obligatoire, a minima sur l’intranet de votre établissement, et

éventuellement après une période de confidentialité 44

S

UIS

-

JE OBLIGÉ DE DÉPOSER

?

(45)

 Les fichiers électroniques doivent être déposés sur la plate-forme de l’ADUM (http://www.adum.fr/), dans votre espace personnel

 Le dépôt électronique accompagne les principales étapes administratives.

 Remarque : les exemplaires « papier » pour

rapporteurs et membres du jury persistent, mais ils n’ont pas de valeur légale. La version officielle est la version électronique.

45

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

C

OMMENT DÉPOSER

?

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(47)

47

(48)

1. Au plus tard 8 semaines avant la soutenance

Vérifiez toutes les informations présentes sur votre compte ADUM et enregistrez les détails de votre soutenance

Téléchargez l’annexe A – Désignation des rapporteurs et proposition du jury de soutenance : à faire signer par votre directeur de thèse et par le directeur de l’ED, puis à déposer auprès de votre ED et au service scolarité

Imprimez et signez l’attestation d’enregistrement ADUM

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

3

ÉTAPES POUR LA PROCÉDURE DE SOUTENANCE

(49)

49

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

Dans votre espace personnel ADUM

Déclarer sa soutenance

Mettre à jour tous les formulaires

Enregistrer les détails de la soutenance

(50)
(51)

51

(52)

2. Au plus tard 4 semaines avant la soutenance

Effectuez le 1er dépôt de votre thèse dans votre compte ADUM et téléchargez les documents administratifs suivants (à signer et à

transmettre à votre ED et au service scolarité):

« Annexe B-Désignation des membres du jury » à faire signer par le directeur de thèse et le directeur de l’ED

Certificat de conformité avec la version de soutenance à imprimer en 2 exemplaires et faire viser auprès de votre ED

Contrat autorisant l'établissement à diffuser votre thèse en version électronique à imprimer en 2 exemplaires

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

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53

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(55)

55

Le contrat de diffusion :

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

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3. Au plus tard 3 mois après la soutenance

Effectuez le 2nd dépôt de votre thèse sur votre espace ADUM, en prenant en compte les corrections

éventuellement demandées par le jury (si pas de corrections, 2nd dépôt identique au 1er)

Téléchargez l'attestation de dépôt, à imprimer en 2

exemplaires, à signer et à transmettre au service scolarité qui pourra alors éditer votre attestation de diplôme

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

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(59)

L’attestation de dépôt comporte 2 parties :

Le certificat de conformité :

Vous garantissez que le fichier électronique diffusé correspond bien à la thèse présentée et évaluée en soutenance

Vous précisez si la version de diffusion est différente de la version d’archivage (attention ce document vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle)

L’indication des licences d’utilisation :

Choix du périmètre de diffusion et de la licence d’utilisation (droits de copie, enregistrement, impression) : rappel des termes du contrat de diffusion

59

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

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Le certificat de conformité :

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

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61

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

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Elle est signalée

:

catalogue BIU, Sudoc, Thèses.fr, autres portails (DART-Europe…)

Elle est diffusée : sur le site de la BIU et sur HAL/TEL si diffusion sur internet

Rappel : Si auto-archivage sur TEL, pas de possibilité de retrait pour l’auteur. En revanche si dépôt par la BIU, le retrait est possible

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

E

T APRÈS

,

QUE DEVIENT MA THÈSE

?

(63)

63

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

Exemple du Sudoc:

(64)

4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE DEMPLOI

Exemple du site de la BIU:

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I NFORMATION ET CONTACTS

Textes et sites de références :

Le Guide du doctorant, sur le site de l’Abes :

http://www.abes.fr/Theses/Espace-pour-les-doctorants

Site Thèses en ligne : mode d’emploi

http://theses-en-ligne.fr/montpellier

Site de l’université :

http://recherche.univ-montp3.fr/ecoles-doctorales

Pour les questions juridiques:

http://www.legifrance.gouv.fr/

http://eduscol.education.fr/internet-responsable

http://www.cfcopies.com/copie-pedagogique 65

(66)

Contacts :

Pour les questions juridiques :

Service juridique de votre établissement

Pour le dépôt électronique :

UM : scd-theses@umontpellier.fr

UPV : theses_elect@univ-montp3.fr

Montpellier Sup’Agro : theses_elect@supagro.inra.fr ENSCM : theses_elect@enscm.fr

I NFORMATION ET CONTACTS

Références

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… le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois) avec les éventuelles corrections du jury. … le dépôt électronique est placé au niveau des principales étapes