L E D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE DES THÈSES
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Anne-Laure Briet
Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier Formation Collège doctoral – Juin 2016
P OINTS ABORDÉS :
1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt
4/ Dépôt électronique : mode d’emploi
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Évolution de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web
Gros avantages pour la recherche :
Facilite la recherche documentaire (accès direct et à distance au texte intégral, recherches en plein texte, liens hypertextes…)
Accroît la visibilité des recherches (enjeu de + en + important : il ne s’agit plus seulement de
publier mais d’être cité indice H) 3 CONTEXTE
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Parallèlement au développement d’internet, modification du paysage de l’édition :
Concentration excessive des éditeurs (quelques très grands groupes mondiaux tels que Elsevier, Thomson
Publishing ou Springer contrôlent la majorité du marché et imposent leurs conditions)
Inflation du nombre de titres (logique de bouquets)
Augmentation excessive des coûts (de 150 à 300% en 20 ans) dans un contexte de restriction budgétaire
Passage d’une économie de stock à une économie de flux (on achète un accès à une base en ligne, pas de
garantie de pérennité) 4
L’édition scientifique traditionnelle : le chemin d’une publication
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1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Des profits considérables pour les éditeurs commerciaux
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Développement du mouvement des archives ouvertes avec un triple enjeu :
Économique : en période de crise, impossible de suivre l’inflation des coûts nombreux désabonnements
Scientifique : visibilité, rapidité de diffusion et
garantie de pérennité sont des enjeux majeurs pour la recherche
Politique : à qui appartient les résultats de la
recherche, surtout lorsqu’elle est largement financée par de l’argent public?
Deux modèles éditoriaux différents mais
complémentaires
71/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Un exemple français : HAL
une initiative nationale (2001) : CNRS + CPU
un portail dédié aux thèses et HDR : TEL (58 000 documents)
auto-archivage des publications et des travaux non publiés
auto-archivage complété par archivage institutionnel : thèses internet de l’UM et de l’UPV versées dans TEL
Mise en place de plates-formes locales de
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Thèses = une part importante de l’activité de recherche des universités (prises en compte dans les
évaluations)
Elles sont rédigées sous forme électronique…
…
mais elles avaient un circuit « confidentiel » : diffusion restreinte (papier+microfiche) : peu de
visibilité, nombre de lecteurs réduit (moins de 10 par thèse, la plupart du temps)
pérennité des données difficile à assurer 9
LA MISE EN PLACE DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE DES THÈSES EN FRANCE :
Contexte légal : arrêté du 7 août 2006
Depuis le 1
erjanvier 2010, à Montpellier : dépôt électronique et diffusion des thèses en ligne (via le site de la Bibliothèque Interuniversitaire)
Quelques chiffres : 2000 thèses soutenues dans les universités de Montpellier ont été déposées en version électronique depuis 2010
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Internet : la thèse est mise en ligne sur le portail de la BIU et sur HAL/TEL
Intranet : la thèse n’est accessible depuis le site de la BIU que sur identification ou dans l’enceinte du campus
Confidentialité : la thèse ne sera accessible en ligne (internet ou intranet) qu’à la fin de la période de
confidentialité définie par le jury
vous effectuez les dépôts, la diffusion ne sera effective qu’au terme de la période de confidentialité
! La confidentialité est limitée dans le temps de
manière raisonnable. 11
LES DIFFÉRENTS PÉRIMÈTRES DE DIFFUSION DES THÈSES :
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Le choix du périmètre de diffusion revient au doctorant, sauf cas de confidentialité.
La confidentialité est décidée par le responsable de l’établissement, sur demande du jury ou du doctorant.
Concerne les thèses qui contiennent des données sensibles, dont la divulgation immédiate risquerait de nuire à leur
auteur ou à des tiers (recherches pouvant déboucher sur une demande de brevet, par ex).
Pour des raisons de qualité scientifique, le jury peut s’opposer à la diffusion de votre thèse sur Internet
La diffusion est limitée à l’Intranet de l’établissement
Vous pouvez diffuser votre thèse sur une archive
QUI CHOISIT CE PÉRIMÈTRE ?
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Une thèse diffusée sur internet est bien plus consultée et citée
Une thèse diffusée sur internet est mieux protégée contre le plagiat
La diffusion sur internet peut servir de tremplin ou d’alternative à l’édition
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COMMENT CHOISIR ?
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
PEB des thèses électroniques : si vous choisissez une diffusion uniquement sur l’intranet, pensez à autoriser le prêt entre bibliothèques sans quoi les résultats de vos
recherches ne seront accessibles qu’à la communauté montpelliéraine
Le choix du périmètre de diffusion n’est pas définitif : vous pouvez à tout moment demander à restreindre ou
élargir le périmètre
Ne faire le choix d’une diffusion intranet que si vous avez déjà trouvé un éditeur et qu’il n’autorise pas la diffusion de votre thèse sur internet 14
COMMENT CHOISIR ?
QUELQUES IDÉES REÇUES SUR LA MISE EN LIGNE DES THÈSES :
Pour que ma thèse soit mise en ligne, je dois céder tous les droits à l’université. FAUX
Non, vous êtes l’auteur de la thèse, vous gardez tous vos droits ; l’université = hébergeur (version de
soutenance)
Le choix du périmètre de diffusion n’est pas définitif (mais diffusion intranet obligatoire)
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1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Une thèse en ligne n’est pas protégée contre le plagiat. FAUX
La visibilité d’une thèse rend le plagiat plus facile à démontrer (les logiciels anti-plagiat ne sont
opérationnels que si la source éventuelle est librement accessible en ligne)
Un dépôt daté dans l’archive institutionnelle de l’université suffit pour prouver l’antériorité d’une œuvre
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Il n’est plus possible ensuite de publier chez un éditeur commercial. FAUX
La mise en ligne peut être utile précisément pour trouver un éditeur (effet bénéfique de TEL)
La thèse soutenue à l’université est un document différent de la thèse remaniée pour publication. Sa mise en ligne n’est pas forcément interdite dans les contrats signés avec les éditeurs.
Si l’éditeur exige le retrait de la thèse d’Internet, il suffit d’écrire une lettre au service des études
doctorales : diffusion restreinte à l’intranet et thèse retirée de TEL
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1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
La thèse est en voie de publication, il est inutile de la mettre en ligne. FAUX
Une thèse en libre accès en ligne est toujours plus visible qu’une thèse publiée sous format papier.
Toujours vérifier les contrats proposés par les éditeurs et essayer de conserver le maximum de droits : les
contrats ne stipulent pas forcément la cession des droits pour le numérique
1/ E NJEUX DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Attention aux sollicitations directes
Le cas des Editions universitaires européennes ou Presses académiques francophones (depuis 2010 : politique marketing très « agressive »)
…or, il n’y a pas vraiment de travail éditorial, les prix sont très élevés, le tirage « à la carte »
Marché tourné vers les auteurs (CV), non pas vers les lecteurs
La publication à compte d’auteur
Pas de validation… peu de valeur ajoutée
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P OINTS ABORDÉS :
1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt
4/ Dépôt électronique : mode d’emploi
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Statut juridique d’une thèse. © R. Creppy, 2007.
21
Une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux :
⇒
⇒
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Code du patrimoine :
document administratif = diffusion obligatoire
Code de l’éducation
Code de la recherche
Et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense…
Mais surtout : code de la propriété
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Propriété intellectuelle = protection des œuvres de l’esprit
! une idée ou un concept ne se protègent pas en eux-mêmes, ils doivent être matérialisés
Deux aspects de la propriété intellectuelle :
propriété industrielle : s’acquiert par dépôt (brevet, marque,…)
propriété littéraire et artistique = le droit d’auteur est acquis du seul fait de la création d’une œuvre originale
Droit d’auteur en 2 parties aussi :
droit moral (perpétuel) : paternité, respect de l’œuvre,…
droit patrimonial (durée : 70 ans après le décès de l’auteur) : droit d’exploitation de l’œuvre, notamment représentation
et reproduction 23
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Vous êtes l’auteur de la thèse : vous bénéficiez
automatiquement du droit d’auteur et de sa protection
⇒ protection contre la contrefaçon et le plagiat
⇒ personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite
Mais vous êtes probablement amenés à utiliser dans votre thèse des éléments dont vous n’êtes pas l’auteur ou l’unique auteur
⇒
vous devez respecter la propriété intellectuelle et vous assurer d’avoir le droit d’utiliser ces éléments.2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Les cas où la reproduction d’une œuvre est autorisée:
(avec mention obligatoire de l’auteur et de la source)
Œuvre du domaine public (70 ans après le décès de l’auteur)
Citation courte ou analyse
Exception de recherche (voir diapo suivante)
Accord explicite de l’auteur (ou de ses ayant-droits) pour une utilisation spécifique (soit par le biais d’une licence du type Creative Commons, soit parce que vous l’avez contacté et qu’il vous a donné son accord écrit)
Si vous reproduisez une œuvre sans être dans l’un de ces cas, vous ne pourrez pas l’insérer dans la version de
diffusion de votre thèse (mais tolérance pour la version de travail papier)
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L’exception de recherche (précisée par l’accord sectoriel de novembre 2014) vous permet de diffuser dans votre thèse, y compris sur Internet :
Livres (imprimés ou numériques, hors manuels) : fragments
d’une ampleur raisonnable et non substituables à la création dans son ensemble (sauf œuvres courtes tel que les poèmes, diffusables en intégralité)
Manuels : 4 pages consécutives (dans la limite de 10% de l’oeuvre)
Périodiques : 2 articles d’un même périodique au maximum, dans la limite de 10% de la pagination totale du périodique
Musique imprimée : Pas de diffusion sur internet autorisée, mais diffusion intranet possible de 3 pages consécutives (dans la limite de 10% de l’oeuvre)
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Mais une exception de recherche très contraignante :
Ne s’applique qu’aux œuvres couvertes par l’accord sectoriel : vérification à effectuer sur le site du CFC
(http://www.cfcopies.com/copie-pedagogique/repertoire-oeuvres)
L’établissement doit déclarer l’utilisation de ces
œuvres auprès des représentants des ayants droits
Les images ne doivent pas pouvoir être extraites de la thèse
L’auteur de la thèse ne doit pas avoir conclu de contrat d’édition avant la mise en ligne
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2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
Deux situations possibles lors du dépôt de votre thèse:
1. Il n’y a pas de problème de droit d’utilisation des œuvres
Dans ce cas, une seule version de la thèse :
version de diffusion = version complète = version papier communiquée aux rapporteurs et au jury
2. Vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites
Dans ce cas, création de 2 versions :
une version complète (ou d’archivage), qui sera archivée au
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
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Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent nécessairement l’indication de la source. L’ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations.
Pour une œuvre dont vous n’êtes pas l’auteur :
Pour un article publié dont vous êtes l’auteur (cas de thèses sur travaux) :
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
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• Politique d’archivage des éditeurs : voir Héloïse, SHERPA/RoMEO et Dulcinea
• Projet de loi pour une république numérique : les chercheurs pourront mettre en ligne le post-print après une période d’embargo de 6 mois pour les sciences
dures, 12 mois pour les SHS
Pour un article publié dont vous êtes l’auteur (cas de thèses sur travaux) :
2/ C ADRE JURIDIQUE DE LA THÈSE
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P OINTS ABORDÉS :
1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt
4/ Dépôt électronique : mode d’emploi
http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/
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3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
M
ODÈLE DE PAGE DE TITRE OBLIGATOIRE Logos du collège doctoral et de l’université (dans le bandeau de gauche). Si cotutelle : logos des 2
établissements
Type de doctorat
Noms de votre établissement, de votre école doctorale et de votre équipe de recherche
Champ disciplinaire
Nom et prénom de l’auteur
Titre de la thèse en français
Date de soutenance
Composition du jury 36
3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
A
METTRE OBLIGATOIREMENT SUR LA PAGE DE TITRE37
A insérer obligatoirement en début de document : résumé + mots-clés en français et en anglais, puis table des matières (ou sommaire).
En fin de document : annexes éventuelles puis bibliographie (obligatoire), et enfin table des illustrations et index éventuels.
Conseil : pour la version électronique, évitez les pages blanches!
3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
Utiliser un en-tête et un pied de page
Numéroter les pages (dès la page de titre et jusqu’aux annexes)
Interlignes simples
Texte justifié
Utiliser une police classique et de taille moyenne, avec un encodage Unicode (par exemple Times New Roman, Verdana ou Arial, de taille 12 ; éviter certains caractères spéciaux comme la police Symbol de Word)
38
3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
C
ONSIGNES POUR LA RÉDACTION Si vous rédigez dans une langue étrangère, vous devrez intégrer à votre thèse un résumé substantiel en français (environ 10% de la longueur de votre thèse)
Cas de thèses en cotutelles : vous rédigez votre
thèse dans la langue de soutenance, et vous intégrez à votre dépôt un résumé substantiel dans l’autre langue
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3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
L
ANGUE DE RÉDACTION au format PDF (version 1.4 ou plus).
Pas de gestion d’autres formats (ex. multimédia)
en un seul fichier, sauf si fichier très lourd (+ 80 Mo) dans ce cas, fractionner
nommé de la façon suivante : [année]_[NOM]_[type de fichier]
Ex. : 2016_DUPONT_arch
3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
CHAQUE VERSION DE LA THÈSE (ARCHIVAGE ET/OU
DIFFUSION) DOIT ÊTRE :
Vous pouvez générer du PDF directement depuis Word ou OpenOffice
Attention : pour la version d’archivage, ne pas appliquer de protections
Vérifiez que votre fichier est bien formé : http://facile.cines.fr
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3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
A
SAVOIR:
VÉRIFIER LA VALIDITÉ DE VOTRE PDF :
3/ B IEN PRÉPARER SON DÉPÔT
P OINTS ABORDÉS :
1/ Enjeux du dépôt électronique 2/ Cadre juridique de la thèse 3/ Bien préparer son dépôt
4/ Dépôt électronique : mode d’emploi
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4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
Le dépôt électronique est obligatoire pour tous les doctorants de toutes les écoles doctorales de
Montpellier
Deux dépôts obligatoires : 1er dépôt au plus tard 4 semaines avant la soutenance, 2nd dépôt (comportant les corrections demandées par le jury) au plus tard 3 mois après la soutenance
La diffusion de la thèse est obligatoire, a minima sur l’intranet de votre établissement, et
éventuellement après une période de confidentialité 44
S
UIS-
JE OBLIGÉ DE DÉPOSER?
Les fichiers électroniques doivent être déposés sur la plate-forme de l’ADUM (http://www.adum.fr/), dans votre espace personnel
Le dépôt électronique accompagne les principales étapes administratives.
Remarque : les exemplaires « papier » pour
rapporteurs et membres du jury persistent, mais ils n’ont pas de valeur légale. La version officielle est la version électronique.
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4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
C
OMMENT DÉPOSER?
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1. Au plus tard 8 semaines avant la soutenance
Vérifiez toutes les informations présentes sur votre compte ADUM et enregistrez les détails de votre soutenance
Téléchargez l’annexe A – Désignation des rapporteurs et proposition du jury de soutenance : à faire signer par votre directeur de thèse et par le directeur de l’ED, puis à déposer auprès de votre ED et au service scolarité
Imprimez et signez l’attestation d’enregistrement ADUM
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
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ÉTAPES POUR LA PROCÉDURE DE SOUTENANCE49
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
Dans votre espace personnel ADUM
Déclarer sa soutenance
Mettre à jour tous les formulaires
Enregistrer les détails de la soutenance
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2. Au plus tard 4 semaines avant la soutenance
Effectuez le 1er dépôt de votre thèse dans votre compte ADUM et téléchargez les documents administratifs suivants (à signer et à
transmettre à votre ED et au service scolarité):
« Annexe B-Désignation des membres du jury » à faire signer par le directeur de thèse et le directeur de l’ED
Certificat de conformité avec la version de soutenance à imprimer en 2 exemplaires et faire viser auprès de votre ED
Contrat autorisant l'établissement à diffuser votre thèse en version électronique à imprimer en 2 exemplaires
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
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Le contrat de diffusion :
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
3. Au plus tard 3 mois après la soutenance
Effectuez le 2nd dépôt de votre thèse sur votre espace ADUM, en prenant en compte les corrections
éventuellement demandées par le jury (si pas de corrections, 2nd dépôt identique au 1er)
Téléchargez l'attestation de dépôt, à imprimer en 2
exemplaires, à signer et à transmettre au service scolarité qui pourra alors éditer votre attestation de diplôme
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
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L’attestation de dépôt comporte 2 parties :
Le certificat de conformité :
Vous garantissez que le fichier électronique diffusé correspond bien à la thèse présentée et évaluée en soutenance
Vous précisez si la version de diffusion est différente de la version d’archivage (attention ce document vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle)
L’indication des licences d’utilisation :
Choix du périmètre de diffusion et de la licence d’utilisation (droits de copie, enregistrement, impression) : rappel des termes du contrat de diffusion
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4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
Le certificat de conformité :
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
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4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
Elle est signalée
:
catalogue BIU, Sudoc, Thèses.fr, autres portails (DART-Europe…) Elle est diffusée : sur le site de la BIU et sur HAL/TEL si diffusion sur internet
Rappel : Si auto-archivage sur TEL, pas de possibilité de retrait pour l’auteur. En revanche si dépôt par la BIU, le retrait est possible
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
E
T APRÈS,
QUE DEVIENT MA THÈSE?
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4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
Exemple du Sudoc:
4/ D ÉPÔT ÉLECTRONIQUE : MODE D ’ EMPLOI
Exemple du site de la BIU:
I NFORMATION ET CONTACTS
Textes et sites de références :
Le Guide du doctorant, sur le site de l’Abes :
http://www.abes.fr/Theses/Espace-pour-les-doctorants
Site Thèses en ligne : mode d’emploi
http://theses-en-ligne.fr/montpellier
Site de l’université :
http://recherche.univ-montp3.fr/ecoles-doctorales
Pour les questions juridiques:
http://www.legifrance.gouv.fr/
http://eduscol.education.fr/internet-responsable
http://www.cfcopies.com/copie-pedagogique 65
Contacts :
Pour les questions juridiques :
□ Service juridique de votre établissement
Pour le dépôt électronique :
UM : scd-theses@umontpellier.fr
UPV : theses_elect@univ-montp3.fr
Montpellier Sup’Agro : theses_elect@supagro.inra.fr ENSCM : theses_elect@enscm.fr