Dépôt électronique des thèses
Anne-Laure Briet, Isabelle Oms, Raluca Pierrot Bibliothèque Universitaire Montpellier 3
Février 2014
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– A quel moment et comment ? – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Évolution importante de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web
La visibilité rapide de l’information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour :
les communautés de recherche
les auteurs : chercheurs et docteurs
les organismes de recherche, les universités, les
laboratoires, les écoles doctorales.
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et ≠ acteurs :
circuits commerciaux « traditionnels » : PUF, H.
Champion, Oxford, Cambridge, Routledge,…
circuits reposant sur l’appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions,
communautés de chercheurs, etc.
Attention : les ‘modèles éditoriaux’ sont différents et complémentaires
mais avec un réel enjeu « politique »: à qui appartient
la recherche (aux auteurs ou aux éditeurs) ?
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
En particulier : le mouvement des Archives Ouvertes
mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité.
Un exemple français : HAL
initiative nationale : CNRS + CPU
auto-archivage des publications et des travaux non publiés
un portail pour les LSHS : HAL-SHS (50 000 documents)
un portail dédié aux thèses et HDR : TEL (40 000 documents)
auto-archivage complété par archivage institutionnel : ex : UM3 a voté en CS l'archivage dans TEL
Thèses : Cyberthèses pour Lyon II, Thèses des
universités de Montpellier (UM1, UM2, UM3)
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Thèses = une part importante de l’activité de recherche des universités
élément pris en compte par les évaluations (AERES,…)
Elles sont rédigées sous forme électronique…
mais elles avaient un circuit « confidentiel » :
diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité, nombre de lecteurs réduit (moins de 10 par thèse, la plupart du temps)
pérennité des données difficile à assurer
1/ Contexte : décisions des établissements
Une démarche de valorisation et d’accès libre aux résultats de la recherche
Contexte légal : arrêté du 7 août 2006
⇒ depuis le1
erjanvier 2010, à Montpellier : dépôt électronique et diffusion des thèses en ligne (via le site de la Bibliothèque Interuniversitaire)
Quelques chiffres : 350 thèses de Montpellier 3 ont été
déposées en version électronique
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– A quel moment et comment ? – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
2/ Dépôt électronique : mode d’emploi
Le dépôt électronique est obligatoire et concerne :
les doctorants de toutes les ED des universités de Montpellier
le dépôt avant soutenance (3 semaines avant)
le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois), avec les éventuelles corrections du jury
le dépôt électronique accompagne les principales étapes administratives.
Ce qui est également obligatoire, a minima : diffusion de la thèse sur l’Intranet de l’université (consultation sur le campus par toute personne et à distance pour les membres de la communauté universitaire). Thèse = document administratif.
2/ Dépôt électronique : principales étapes
Dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance (impératif pour la soutenance)
Dépôt correctif éventuel dans la limite de 3 mois après soutenance
soit 2nd dépôt comprenant les corrections demandées par le jury
soit indication explicite qu’il n’y a pas de correction apportée : les fichiers du premier dépôt sont définitifs.
Les exemplaires électroniques sont déposés sous forme de cédérom auprès du bureau des soutenances (SEED)
Remarque : les exemplaires « papier » pour rapporteurs et membres du jury persistent, mais pas de valeur légale
version officielle = version électronique
2/ Dépôt électronique : principales consignes pour le document
Textes de référence :
Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage des doctorants,
Dépôt électronique des thèses : rappel de la procédure et points de vigilance
voir aussi les consignes de votre ED.
Voir le site Thèses en ligne : mode d’emploi http://theses-en-ligne.fr/montpellier
Quelques compléments sous forme de conseil pour améliorer la consultation en ligne des documents
électroniques.
http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/
Modèle de page de titre obligatoire :
2/ Dépôt électronique : principales
consignes pour le document
2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document
Structure du document analogue au cas papier sauf : page résumé + mots-clés et table des matières (ou sommaire) en début de document ; évitez les pages blanches.
2/ Dépôt électronique : formats des fichiers
Chaque version de la thèse doit être
au format PDF
en un seul fichier (sauf si fichier très lourd : + 80 Mo : dans ce cas, fractionner)
nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier]
Ex. : 2014_dupont_arch OU 2014_dupont_diff
Remarque :
générer du PDF est maintenant facile : avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé)
attention : pour la version d’archivage, ne pas appliquer des protections
actuellement : pas de gestion d’autres formats (ex. multimédia)
2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse
Problème(s) : une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux
⇒
⇒
2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse
code du patrimoine : ⇒ diffusion intranet obligatoire (hors confidentialité)
code de l’éducation : les aspects administratifs
droit des obligations : les aspects contractuels
et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense…
Mais surtout : code de la propriété intellectuelle
propriété industrielle : ex. brevet, période de confidentialité éventuelle
la propriété littéraire et artistique vous protège mais vous
rend responsable
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle
Propriété intellectuelle = protection des œuvres de l’esprit
!
: une idée ou un concept ne se protègent pas en eux-mêmes, ils doivent être matérialisés
Deux aspects de la propriété intellectuelle
propriété industrielle : s’acquiert par dépôt (brevet, marque,…)
propriété littéraire et artistique = le droit d’auteur est acquis du seul fait de la création d’une œuvre originale
Droit d’auteur en 2 parties aussi
droit moral (perpétuel) : paternité, respect de l’œuvre,…
droit patrimonial (durée : 70 ans après le décès de l’auteur) : droit d’exploitation de l’œuvre, notamment représentation et reproduction
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses
Vous êtes l’auteur de la thèse : vous bénéficiez
automatiquement du droit d’auteur et de sa protection
ex. : protection contre la contrefaçon et le plagiat
ex. : personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite
Mais vous êtes probablement amenés à utiliser
(exploiter) dans votre thèse des éléments dont vous n’êtes pas l’auteur ou l’unique auteur ⇒ vous devez respecter la propriété intellectuelle et vous assurer d’avoir le droit d’utiliser ces éléments
ex. : photographies, reproductions d’œuvres d’art, cartes…
ex. : utilisation articles (voir plus loin)
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses
⇒ toute utilisation (exploitation) d’une « œuvre » nécessite de respecter la propriété intellectuelle des auteurs (ou ayants droits) des documents cités ou dont on se sert dans la thèse
Par exemple :
cas d’une citation courte ou d’une analyse : accepté, à condition de mentionner l’auteur et la source
cas d’une œuvre du domaine public (70 ans après le décès de l’auteur) : peut être reproduite, à condition de mentionner l’auteur et la source
dans tous les autres cas : nécessité d’obtenir l’accord écrit de l’auteur pour une utilisation spécifique prévue (reproduction et représentation) ou cas de l’exception de recherche.
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses
Exception de recherche Exception de recherche Exception de recherche
Exception de recherche (2011) : vous pouvez diffuser dans votre thèse, y compris sur Internet
Textes (livres) : extraits d’œuvres (5 pages consécutives, 20%
maximum de l’ensemble)
Musique imprimée : aucune exception
Presse : extraits de périodiques (pas plus de 2 articles d’une même parution, dans la limite de 10% du périodique)
Arts visuels : au maximum 20 œuvres, définition limitée à 400 x 400 pixels, résolution de 72 DPI.
Des contraintes pourtant : une déclaration auprès des
titulaires des droits ; les images ne doivent pas pouvoir
être extraites et la thèse ne doit pas faire l’objet d’un
contrat d’édition.
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses
Quatre cas de figures pour tous les éléments dont vous n’êtes pas l’unique auteur ou qui ne sont pas dans le domaine public :
soit vous êtes dans le cadre de la citation courte ou de l’analyse
soit vous êtes dans le cadre de l’exception de recherche
soit vous avez l’accord explicite de l’auteur pour l’utilisation sur un périmètre donné (ex. intranet/internet)
soit vous n’avez pas cet accord (aucun accord ou accord uniquement pour la version « papier »)
Vous ne pouvez pas insérer dans la version de diffusion de votre thèse des parties que vous n’êtes pas autorisé à diffuser (… mais tolérance pour la version de travail papier) .
2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse
Vous n’utilisez pas d’œuvres autres que celles dont vous êtes l’auteur ou s’il n’y a pas de problème de droit
d’utilisation des œuvres
version complète = le stricte équivalent électronique de l’exemplaire papier communiqué aux rapporteurs et jury
elle peut être diffusée
Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites : création de 2 versions
la version complète (ou d’archivage) ne peut être exploitée pour la diffusion, elle sera archivée (CINES)
vous devez, en outre, fournir une version partielle de diffusion = version complète expurgée des éléments problématiques.
2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse – cas des œuvres d’art,…
Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent
nécessairement l’indication de la source. L’ensemble de ces éléments
2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse – cas des articles
En général, les auteurs peuvent utiliser la version préprint de leur article publié à condition que la référence et le lien sur le site de l’éditeur soient explicites. Voir HELOISE et
2/ Dépôt électronique : le contrat de diffusion
Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion :
Il rappelle qu’une thèse sera diffusée sur l’intranet de l’établissement (hors clause de confidentialité)
Il vous laisse le choix d’étendre ou non la diffusion à internet par une cession (non exclusive) du droit de diffusion à
l’établissement
Diffusion sur : Thèses des universités de Montpellier (BIU), Theses.fr, HAL/TEL (depuis 2012, pour UM3)
Il vous permet d’indiquer si vous voulez ou non limiter l’utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement, impression)
Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle
2/ Dépôt électronique : le contrat de
diffusion
2/ Dépôt électronique : le contrat de
diffusion
2/ Dépôt électronique : certificats de conformité
Garantie que le fichier électronique diffusé
correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance :
certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse
Si deux dépôts, deux certificats :
un certificat avant soutenance
un certificat après soutenance
2/ Dépôt électronique : certificats de
conformité
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
3/ Les étapes du dépôt avant soutenance
Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines) :
déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites
préparer les éventuelles versions (archivage/diffusion), chacune en un seul fichier.
générer le format PDF pour la / les version(s)
Rappel : pas de protection pour la version d’archivage
déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet ?
générer un fichier txt ou rtf avec en français et en anglais : titre, résumé (1700 caractères max), 6 mots clés
communiquer au bureau des soutenances du SEED : cédérom avec le(s) fichier(s) pdf et le fichier txt ou rtf + contrat de diffusion et certificat de conformité + votre adresse mail
3/ Les étapes du dépôt après soutenance
S’il n’y a pas de correction : communiquer au bureau des soutenances du SEED le plus rapidement possible le
certificat indiquant que les fichiers du 1
erdépôt sont définitifs.
S’il y a des corrections, effectuer un 2nd dépôt, après soutenance :
dans la limite de 3 mois après la soutenance
apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury
préparer sur cédérom les versions PDF
s’il y a lieu, corriger aussi le fichier des résumés/mots clés
imprimer le certificat de conformité après soutenance (2
exemplaires) : il doit être signé et communiqué au bureau des soutenances.
3/ Cas particuliers
Le cas de la confidentialité : vous effectuez les dépôts, la diffusion ne sera effective qu’au terme de la période de confidentialité définie par le jury.
Attention : la confidentialité est limitée dans le temps de manière raisonnable.
Pour des raisons de qualité scientifique, le jury peut
s’opposer à la diffusion de votre thèse sur Internet, même si vous aviez exprimé ce souhait.
La diffusion est limitée à l’Intranet de l’établissement
Vous pouvez diffuser votre thèse sur une archive ouverte (TEL), mais pas de retrait ultérieur possible.
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation
Signalement et diffusion : Sudoc, catalogue BIU, Thèses.fr, autres portails
Si diffusion sur Internet : HAL/TEL, portail européen DART-Europe
Une thèse en ligne est bien plus consultée et citée (+ 250%
de citations)
Conservation pérenne des fichiers (Cines)
Remarque : HAL/TEL
Si auto-archivage : pas de possibilité de retrait pour l’auteur
Si dépôt par l’université et BIU : possibilité de retrait
4/ Diffusion : quelques idées reçues sur la mise en ligne des thèses
Le droit d’auteur : Pour la mise en ligne de ma thèse, dois-je céder tous les droits à l’université ?
Non, vous êtes l’auteur de la thèse, vous gardez tous vos droits ; l’université = hébergeur (version de soutenance)
Réversibilité (mais diffusion intranet obligatoire)
Le plagiat : Si ma thèse est en ligne, elle n’est pas protégée contre le plagiat.
Pas vraiment : la visibilité d’une thèse rend le plagiat ou la contrefaçon plus faciles à démontrer (logiciels anti-plagiat : opérationnels si la source éventuelle est en ligne)
Un dépôt daté dans l’archive institutionnelle de l’université suffit pour prouver l’antériorité d’une œuvre
4/ Diffusion : quelques idées reçues sur la mise en ligne des thèses
La publication ultérieure chez un éditeur : Plus aucun éditeur ne publiera ma thèse !
Non : la mise en ligne peut être utile précisément pour trouver un éditeur (effet bénéfique de TEL)
Si l’éditeur exige le retrait de la thèse d’Internet, il suffit
d’écrire une lettre au service des études doctorales : diffusion restreinte à l’intranet
La publication ultérieure chez un éditeur : J’ai cédé d’avance tous les droits à l’éditeur…
En êtes-vous sûr(e) ? : les contrats ne stipulent pas
forcément la cession des droits pour le numérique (vérifier !)
Trop d’angélisme par rapport au monde de l’édition : tenter de céder le minimum de choses à l’éditeur (intéressant
également pour la suite de la carrière de chercheur)
4/ Diffusion : points de vigilance
Attention aux sollicitations directes
Le cas des Editions universitaires européennes ou Presses académiques francophones (depuis 2010 : politique marketing très « agressive »)
…or, il n’y a pas vraiment de travail éditorial, les prix sont très élevés, le tirage « à la carte »
Marché tourné vers les auteurs (CV), non pas vers les lecteurs
La publication à compte d’auteur
Pas de validation… peu de valeur ajoutée
4/ Résultat : exemple Sudoc
Sudoc : par exemple :
« Mécanismes cognitifs du changement de langue chez les multilingues : étudescomportementales et électrophysiologiques », par Xavier Aparicio
4/ Résultat : exemple www.biu-montpellier.fr
Information et contacts
Sites web d’information :
http://www.recherche.univ-montp3.fr
(Etudes doctorales/Soutenance de thèse)
http://theses-en-ligne.fr/montpellier/
http://www.legifrance.gouv.fr/
Contact pour les questions juridiques :
SAJI : saji@univ-montp3.fr
Contact pour le dépôt électronique :
theses_elect@univ-montp3.fr
