2/ Dépôt électronique

Dépôt électronique des thèses

Joël Pollet, Bibliothèque Interuniversitaire de Montpellier

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

Évolution importante de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web

„

La ‘visibilité’ rapide de l’information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour :

… les communautés de recherche

… les auteurs : chercheurs et docteurs

… les organismes de recherche, les universités, les laboratoires, les écoles doctorales.

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et ≠ acteurs :

† circuits commerciaux « traditionnels » : Elsevier, Thomson, Cambridge

… circuits reposant sur l’appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions,

communautés de chercheurs etc.

„

Attention : les ‘modèles éditoriaux’ sont différents et complémentaires

… mais avec un aspect ‘concurrentiel’ : contester la position de monopole des éditeurs.

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

En particulier : Archives Ouvertes

… mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité.

„

Un exemple : HAL

… initiative nationale : CNRS + CPU

… auto-archivage

… soit 132 000 documents avec texte intégral (novembre 2009)

… dont 15 000 thèses (novembre 2009) (TEL)

„

Thèses : Cyberthèses pour Lyon II

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

Thèses = une part de l’activité de recherche

„

Elles sont rédigées sous forme électronique

„

Mais pour l’instant :

… diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité

… donc faible protection contre le plagiat

… pérennité des données difficile à assurer

1/ Contexte : décisions des établissements

„

donc : valorisation, Archives ouvertes etc

„

de plus : arrêté du 7 août 2006

„

⇒ UM1, 2, 3, Montpellier Sup’Agro et ENSCM:

adoption du dépôt électronique des thèses

… dépôt 'légal' à partir de janvier 2010 pour toutes les ED

… à titre d’évaluation juin-décembre 2009 : dépôt mixte pour I2S, Sibaghe, EDEG, ED 58.

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

2/ Dépôt électronique

Le dépôt électronique est obligatoire et concerne :

… les doctorants de toutes les ED des universités de Montpellier+Sup’Agro+ENSCM

… applicable à partir de mi-décembre pour la date de dépôt de l’annexe de proposition du jury (B ou 2) ⇒ le dépôt avant soutenance

… le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois) avec les éventuelles corrections du jury

… le dépôt électronique est placé au niveau des principales étapes administratives

… il est formalisé sur votre compte Adum

2/ Dépôt électronique : principales étapes

„

Les principales étapes sont les mêmes :

… dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance

… dépôt obligatoire dans la limite de 3 mois après

soutenance comprenant les corrections suggérées ou exigées par le jury

„

Les exemplaires électroniques sont déposés au même moment (sur compte Adum)

„

Remarques :

† Exemplaires papier pour rapporteurs et membres du jury

† En fonction de disposition des ED : exemplaires papier supplémentaires pour des besoins spécifiques

2/ Dépôt électronique : principales consignes pour le document

„ Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage des doctorants reste la référence idem pour les consignes données par vos ED ou établissements.

„ Compléments nécessaires : liés à la diffusion en ligne

Pour le Guide : cf. http://theses-en-ligne.fr/montpellier

2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document

Structure du document analogue au cas papier sauf : page résumés+mots clés et table des matières (ou sommaire) en début de document ; pas de page blanche.

2/ Dépôt électronique : formats des fichiers

„ Chaque version de la thèse doit être

… au format PDF

… en un seul fichier

… nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier]

Ex. : 2009_dupont_arch ou 2009_dupont_diff

„ Remarque :

… générer du PDF est maintenant facile : Latex, Mac, OpenOffice

… et avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé)

… attention : pour la version d’archivage, éviter d’appliquer des protections

… Actuellement : pas de gestion d’autres formats (ex. multimédia)

2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse

Statut juridique d’une thèse. ©R. Creppy, 2007.

„ Problème(s) : une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux

2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse

„ code du patrimoine : ⇒ diffusion extranet obligatoire (hors confidentialité)

„ code de l’éducation : … tout l’aspect administratif

„ code de la recherche : ex. évaluation par les pairs

„ et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense…

Mais surtout :

„ propriété industrielle : ex. brevet, période de confidentialité éventuelle

„ la propriété littéraire et artistique vous protège mais vous rend responsable

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle

„ Propriété intellectuelle = protection des créations intellectuelles

! : une idée ou un concept ne se protègent pas en eux-mêmes, ils doivent être matérialisés

„ PI : 2 parties

† propriété industrielle : s’acquiert par dépôt (brevet, marque cf.

service de valorisation des établissements et/ou INPI)

† propriété littéraire et artistique = principalement le droit d’auteur acquis du seul fait de la création d’une œuvre originale

„ Droit d’auteur en 2 parties aussi

† droit moral (perpétuel) : divulgation, paternité, respect de l’œuvre, repentir

† droits patrimoniaux (durée : 70 ans après le décès de l’auteur) : droit d’exploitation notamment représentation et reproduction

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle

⇒ toute utilisation (exploitation) d’une « œuvre » nécessite de respecter la propriété intellectuelle.

Par exemple :

† cas d’une utilisation à usage privé : ok sans demande spécifique

† cas d’une citation courte ou d’une analyse : idem à condition de mentionner auteur et source

† cas d’une œuvre du domaine public (70 après le décès de l’auteur) : idem à condition de mentionner auteur et source

† dans tous les autres cas : nécessité d’obtenir l’accord explicite de l’auteur pour une utilisation spécifique prévue (reproduction et représentation)

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses.

„ Vous êtes l’auteur de la thèse : vous bénéficiez

automatiquement du droit d’auteur et de sa protection

† ex. : protection contre la contrefaçon et le plagiat

† ex. : personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite

„ Mais vous êtes probablement amenés à utiliser

(exploiter) dans votre thèse des éléments dont vous n’êtes pas l’auteur ou l’unique auteur ⇒ vous avez la responsabilité de respecter la propriété intellectuelle et de vous assurer que vous avez le droit d’utiliser ces éléments

† ex. : photographies, reproduction d’œuvre d’art contemporain

† ex. : utilisation articles (voir plus loin)

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses.

Trois cas de figures pour tous les éléments dont vous

n’êtes pas l’auteur original ou qui sont susceptibles d’être couverts par une propriété intellectuelle :

… soit vous êtes dans le cadre de la citation courte ou de l’analyse

… soit vous avez l’accord explicite de l’auteur pour l’utilisation sur un périmètre donné (ex. extranet/internet)

… soit vous n’avez pas cet accord

Pour la thèse complète (rapporteurs+jury) : c’est une copie à usage privée donc pas de problème vis-à-vis des œuvres utilisées

Mais pour la thèse qui doit être diffusée (extranet ou internet) elle doit être compatible avec la diffusion.

2/ Dépôt électronique :

1

application de la PI→versions de la thèse

„ Vous n’utilisez pas d’œuvres autres que celles dont vous êtes l’auteur ou s’il n’y a pas de problème de droit

d’utilisations des œuvres

† version complète = le stricte équivalent électronique de l’exemplaire papier communiqué aux rapporteurs et jury

† elle peut être diffusée

„ Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites

† la version complète ne peut être exploitée pour la diffusion, elle sera archivée (CINES)

† vous devez fournir de plus une version partielle de diffusion = version complète expurgée des éléments problématiques

2/ Dépôt électronique :

1

application de la PI→versions de la thèse

Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent

nécessairement l’indication de la source. L’ensemble de ces éléments

2/ Dépôt électronique :

1

application de la PI→versions de la thèse

En général, les auteurs peuvent utiliser la version préprint de leur article publié à condition que la référence et le lien sur le site de l’éditeur soit explicite. Cf. SHERPA/RoMEO

2/ Dépôt électronique :

2

application de la PI→contrat de diffusion

„

Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion :

… Il rappelle qu’une thèse sera diffusée sur l’extranet de l’établissement (hors clause confidentialité)

… Il vous laisse le choix d’étendre ou pas la diffusion à internet par une cession de droit de diffusion à l’établissement

… Il vous permet d’indiquer si vous voulez ou non limiter l’utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement)

… Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle

2/ Dépôt électronique :

2

application de la PI→contrat de diffusion

2/ Dépôt électronique :

2

application de la PI→contrat de diffusion

2/ Dépôt électronique : certificats de conformité

„

Garantie que le fichier électronique diffusé

correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance :

… certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse

… un certificat avant soutenance

… un certificat après soutenance

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

3/ Les étapes du dépôt avant soutenance

„

Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines, annexe proposition du jury) :

… déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites

… préparer les éventuelles versions

(archivage/diffusion), chacune en un seul fichier.

… générer le format PDF

… déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet ?

„

⇒ sur compte Adum

3/ Les étapes du dépôt avant soutenance

„

Dépôt avant soutenance (suite) :

… vérifier vos informations sur le compte Adum (titres, résumés, mots clés, coordonnées : e-mail et adresse postale)

… déposer les fichiers et décrire les termes du contrat et des licences

… imprimer et signer contrat et certificat en 2 exemplaires (ils sont pré-remplis)

… ils doivent être joints à l’annexe et communiquer au service compétent.

3/ Les étapes du dépôt après soutenance

„ Dépôt après soutenance :

… dans la limite de 3 mois après la soutenance

… apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury

… préparer et déposer les versions et éditions PDF

… vérifier les données sur votre compte Adum

… imprimer le certificat de conformité après soutenance (2 exemplaires) : il doit être signé et communiqué au service administratif.

„ Remarque : cas confidentialité : vous effectuez les

dépôts, la diffusion ne sera effective qu’au terme de la période de confidentialité

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation

„ Signalement : Sudoc, Adum et autre par OAI

„ Signalement et diffusion : www.biu-montpellier.fr (extranet+internet)

„ Conservation à long terme : Cines

„ Remarque : Hal (Tel) = auto-archivage + versionning sans possibilité de retrait pour l’auteur.

→ Les établissements ne peuvent s’engager sur ce point : problème non résolu pour l’instant.

… il n’y a pas d’envois systématique à Hal des thèses

… rien ne vous empêche de le faire.

4/ Résultat : exemple Sudoc

Sudoc : par exemple : « imagerie quantitative

bioluminescence »

4/ Résultat : exemple www.biu-montpellier.fr

Information et contacts.

„

Site web :

… http://theses-en-ligne.fr/montpellier/

„

Contacts pour le dépôt électronique :

… UM1 : theses_elect@univ-montp1.fr

… UM2 : theses-elect@univ-montp2.fr

… UM3 : theses_elect@univ-montp3.fr

… Montpellier Sup’Agro : theses_elect@supagro.inra.fr