Dépôt électronique des thèses
Isabelle Oms, Raluca Pierrot
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– A quel moment et comment ? – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Évolution importante de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web
La visibilité rapide de l’information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour :
les communautés de recherche
les auteurs : chercheurs et docteurs
les organismes de recherche, les universités, les
laboratoires, les écoles doctorales.
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et ≠ acteurs :
circuits commerciaux « traditionnels » : PUF, H.
Champion, Oxford, Cambridge, Routledge,…
circuits reposant sur l’appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions,
communautés de chercheurs, etc.
Attention : les ‘modèles éditoriaux’ sont différents et complémentaires
mais avec un réel enjeu « politique »: à qui appartient
la recherche (aux auteurs ou aux éditeurs) ?
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
En particulier : le mouvement des Archives Ouvertes
mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité.
Un exemple français : HAL
initiative nationale : CNRS + CPU
auto-archivage des publications et des travaux non publiés
un portail pour les LSHS : HAL-SHS (30.000 documents)
un portail dédié aux thèses et HDR : TEL (23.000 documents)
Thèses : Cyberthèses pour Lyon II
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Thèses = une part de l’activité de recherche des universités
élément pris en compte par les évaluations (AERES,…)
Elles sont rédigées sous forme électronique…
mais elles avaient un circuit « confidentiel » :
diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité
donc faible protection contre le plagiat
pérennité des données difficile à assurer
1/ Contexte : décisions des établissements
Une démarche de valorisation et d’accès libre aux résultats de la recherche
Contexte législatif : arrêté du 7 août 2006
⇒ depuis le1
erjanvier 2010, à Montpellier : dépôt électronique et diffusion des thèses en ligne (site de la Bibliothèque Interuniversitaire)
Quelques chiffres : plus d’une centaine de thèses de
Montpellier 3 ont été déposées en version électronique ;
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– A quel moment et comment ? – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
2/ Dépôt électronique : mode d’emploi
Le dépôt électronique est obligatoire et concerne :
les doctorants de toutes les ED des universités de Montpellier
le dépôt avant soutenance (3 semaines avant)
le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois), avec les éventuelles corrections du jury
le dépôt électronique accompagne les principales étapes administratives.
Ce qui est également obligatoire, a minima : diffusion de la thèse sur l’Extranet de l’université (site accessible, après identification, par la communauté universitaire).
2/ Dépôt électronique : principales étapes
Dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance (impératif pour la soutenance)
Dépôt correctif éventuel dans la limite de 3 mois après soutenance
soit 2nd dépôt comprenant les corrections suggérées ou exigées par le jury
soit indication explicite qu’il n’y a pas de correction apportée : les fichiers du premier dépôt sont définitifs
Les exemplaires électroniques sont déposés sous forme de cédérom auprès du bureau des soutenances (SEED)
Remarque : les exemplaires « papier » pour rapporteurs
et membres du jury persistent
2/ Dépôt électronique : principales consignes pour le document
Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage des doctorants, ainsi que les consignes de votre ED, restent la référence.
Voir le site Thèses en ligne : mode d’emploi http://theses-en-ligne.fr/montpellier
Quelques compléments sous forme de conseil pour améliorer la consultation en ligne des documents
électroniques.
2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document
Structure du document analogue au cas papier sauf : page résumés+mots clés et table des matières (ou sommaire) en début de document ; évitez les pages blanches.
2/ Dépôt électronique : formats des fichiers
Chaque version de la thèse doit être
au format PDF
en un seul fichier
nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier]
Ex. : 2011_dupont_arch ou 2011_dupont_diff
Remarque :
générer du PDF est maintenant facile : avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé)
attention : pour la version d’archivage, éviter d’appliquer des protections
Actuellement : pas de gestion d’autres formats (ex. multimédia)
2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse
Problème(s) : une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux
⇒
⇒
2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse
code du patrimoine : ⇒ diffusion extranet obligatoire (hors confidentialité)
code de l’éducation : les aspects administratifs
et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense…
Mais surtout : code de la propriété intellectuelle
propriété industrielle : ex. brevet, période de confidentialité éventuelle
la propriété littéraire et artistique vous protège mais vous
rend responsable
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle
Propriété intellectuelle = protection des œuvres de l’esprit
!
: une idée ou un concept ne se protègent pas en eux-mêmes, ils doivent être matérialisés
Deux aspects de la propriété intellectuelle
propriété industrielle : s’acquiert par dépôt (brevet, marque,…)
propriété littéraire et artistique = le droit d’auteur est acquis du seul fait de la création d’une œuvre originale
Droit d’auteur en 2 parties aussi
droit moral (perpétuel) : paternité, respect de l’œuvre,…
droit patrimonial (durée : 70 ans après le décès de l’auteur) : droit d’exploitation de l’œuvre, notamment représentation et reproduction
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses
Vous êtes l’auteur de la thèse : vous bénéficiez
automatiquement du droit d’auteur et de sa protection
ex. : protection contre la contrefaçon et le plagiat
ex. : personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite
Mais vous êtes probablement amenés à utiliser
(exploiter) dans votre thèse des éléments dont vous n’êtes pas l’auteur ou l’unique auteur ⇒ vous devez respecter la propriété intellectuelle et vous assurer d’avoir le droit d’utiliser ces éléments
ex. : photographies, reproductions d’œuvres d’art
ex. : utilisation articles (voir plus loin)
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle
⇒ toute utilisation (exploitation) d’une « œuvre » nécessite de respecter la propriété intellectuelle.
Par exemple :
cas d’une citation courte ou d’une analyse : accepté, à condition de mentionner l’auteur et la source
cas d’une œuvre du domaine public (70 ans après le décès de l’auteur) : peut être reproduite, à condition de mentionner l’auteur et la source
dans tous les autres cas : nécessité d’obtenir l’accord explicite de l’auteur pour une utilisation spécifique prévue (reproduction et représentation)
2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses
Trois cas de figures pour tous les éléments dont vous n’êtes pas l’unique auteur ou qui ne sont pas dans le domaine public :
soit vous êtes dans le cadre de la citation courte ou de l’analyse
soit vous avez l’accord explicite de l’auteur pour l’utilisation sur un périmètre donné (ex. extranet/internet)
soit vous n’avez pas cet accord (aucun accord ou accord uniquement pour la version « papier »)
Vous ne pouvez pas insérer dans votre thèse, qu’il s’agisse de la
2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse
Vous n’utilisez pas d’œuvres autres que celles dont vous êtes l’auteur ou s’il n’y a pas de problème de droit
d’utilisation des œuvres
version complète = le stricte équivalent électronique de l’exemplaire papier communiqué aux rapporteurs et jury
elle peut être diffusée
Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites
la version complète ne peut être exploitée pour la diffusion, elle sera archivée (CINES)
vous devez, en outre, fournir une version partielle de diffusion = version complète expurgée des éléments problématiques.
2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse – cas des œuvres d’art,…
Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent
2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse – cas des articles
En général, les auteurs peuvent utiliser la version préprint de
leur article publié à condition que la référence et le lien sur le
2/ Dépôt électronique : le contrat de diffusion
Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion :
Il rappelle qu’une thèse sera diffusée sur l’extranet de l’établissement (hors clause de confidentialité)
Il vous laisse le choix d’étendre ou non la diffusion à internet par une cession (non exclusive) du droit de diffusion à
l’établissement
Il vous permet d’indiquer si vous voulez ou non limiter l’utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement, impression)
Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle
2/ Dépôt électronique : le contrat de
diffusion
2/ Dépôt électronique : le contrat de
diffusion
2/ Dépôt électronique : certificats de conformité
Garantie que le fichier électronique diffusé
correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance :
certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse
Si deux dépôts, deux certificats :
un certificat avant soutenance
un certificat après soutenance
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
3/ Les étapes du dépôt avant soutenance
Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines, annexe proposition du jury) :
déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites
préparer les éventuelles versions (archivage/diffusion), chacune en un seul fichier.
générer le format PDF pour la / les version(s)
déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet ?
générer un fichier txt ou rtf avec en français et en anglais : titre, résumé (1700 caractères max), mots clés
communiquer au bureau des soutenances du SEED : cédérom avec les fichiers pdf et le fichier txt ou rtf + contrat de diffusion et certificat de conformité
3/ Les étapes du dépôt après soutenance
S’il n’y a pas de correction : communiquer au bureau des soutenances du SEED le plus rapidement possible le
certificat indiquant que les fichiers du 1
erdépôt sont définitifs.
S’il y a des corrections, effectuer un dépôt après soutenance :
dans la limite de 3 mois après la soutenance
apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury
préparer sur cédérom les versions PDF
s’il y a lieu, corriger aussi le fichier des résumés/mots clés
imprimer le certificat de conformité après soutenance (2
exemplaires) : il doit être signé et communiqué au bureau des soutenances.
3/ Cas particuliers
Le cas de la confidentialité : vous effectuez les dépôts, la diffusion ne sera effective qu’au terme de la période .
Attention : la confidentialité est limitée dans le temps de manière raisonnable.
Pour des raisons de qualité scientifique, le jury peut
s’opposer à la diffusion de votre thèse sur Internet, même si vous aviez exprimé ce souhait.
La diffusion est limitée à l’Extranet de l’établissement
Vous pouvez diffuser votre thèse sur une archive ouverte (TEL)
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation
Signalement : Sudoc, catalogue BIU, autres portails
Signalement et diffusion : site de la BIU (extranet+internet)
Si diffusion sur Internet : + portail européen DART
Une thèse en ligne est bien plus citée (+ 250%)
Conservation pérenne des fichiers (Cines)
Remarque : TEL = auto-archivage + « versionning », sans possibilité de retrait pour l’auteur.
il n’y a pas d’envoi systématique à TEL des thèses
rien ne vous empêche de le faire (ex. Praxiling).
4/ Diffusion : quelques idées reçues sur la mise en ligne des thèses
Le droit d’auteur : Pour la mise en ligne de ma thèse, dois-je céder tous les droits à l’université ?
Non, vous êtes l’auteur de la thèse, vous gardez tous vos droits ; l’université = hébergeur (version de soutenance)
Le plagiat : Si ma thèse est en ligne, elle n’est pas protégée contre le plagiat.
Pas vraiment : la visibilité d’une thèse rend le plagiat ou la contrefaçon plus faciles à démontrer (logiciels anti-plagiat : opérationnels si la source éventuelle est en ligne)
Un dépôt daté dans l’archive institutionnelle de l’université suffit pour prouver l’antériorité d’une œuvre.
4/ Diffusion : quelques idées reçues sur la mise en ligne des thèses
La publication ultérieure chez un éditeur : Plus aucun éditeur ne publiera ma thèse !
Non : la mise en ligne peut être utile précisément pour trouver un éditeur (effet bénéfique de TEL)
Si l’éditeur exige le retrait de la thèse d’Internet, il suffit
d’écrire une lettre au service des études doctorales : diffusion restreinte à l’Extranet
La publication ultérieure chez un éditeur : J’ai cédé tous les droits à l’éditeur…
En êtes-vous sûrs ? : les contrats ne stipulent pas forcément la cession des droits pour le numérique (vérifier !)
Trop d’angélisme par rapport au monde de l’édition : tenter de céder le minimum de choses à l’éditeur (intéressant
également pour la suite de la carrière de chercheur)
4/ Résultat : exemple Sudoc
Sudoc : par exemple : « imagerie quantitative
bioluminescence »
4/ Résultat : exemple www.biu-montpellier.fr
Information et contacts
Sites web d’information :
http://www.recherche.univ-montp3.fr
(Etudes doctorales/Soutenance de thèse)
http://theses-en-ligne.fr/montpellier/
Contact pour le dépôt électronique :
theses_elect@univ-montp3.fr
