Etat des travaux ISO et AFNOR
Michel Thomas
12, rue de Chevreuse F- 91400 ORSAY
mtconseil@compuserve.com
RÉSUMÉ. Parmi les groupes ISO et AFNOR dont les travaux intéressent les archives, les groupes TC171 de l’ISO, sous présidence française, et CG171 de l’AFNOR, ont redéfini récemment leur champ de compétences, ainsi que leur mode de fonctionnement. L’article proposé veut faire le point sur le travail réalisé par ces deux groupes, les rapports publiés, les normes adoptées, les travaux en cours, les projets à moyen terme.
Le travail de normalisation sur l’archivage de documents électroniques réalisé par la France et qui a abouti à la norme NFZ42013 se poursuit au niveau international avec le document de travail ISO/WD18509. Ceci devrait aboutir à une norme internationale sur les recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes
ABSTRACT. Among the ISO and AFNOR commissions working on archives, the ISO TC171, chaired by France, and the AFNOR CG171 recently redefined their scope of interest and their operating rules. We will give here an overview of what has been published, as technical reports or as standards, and what is undergoing in those two groups.
The standardisation work underdone by France on archiving electronic documents, finalized by the AFNOR NFZ 42-013, is now continued as an international working document ISO/WD18509. This should lead to an international standard on designing and using computer systems to guarantee the preservation and the integrity of documents recorded in such systems.
MOTS-CLÉS : normes, archives, ISO, AFNOR, cycle de vie du document, intégrité, conservation.
KEY WORDS: standards, archives, ISO, AFNOR, document life cycle, integrity, preservation.
1. L’organisation de la normalisation internationale
L’ISO a été créée en 1947, pour assurer la coordination entre les politiques de normalisation des états membres. Chaque pays membre de l’ISO est représenté par son organisme national de normalisation. Les pays disposant d’un véritable organisme de normalisation sont comités membres, les autres sont membres associés ou adhérents. L’ISO est dirigé par un conseil de 18 membres, composé en 2001 de : ABNT Brésil (2001) ; AFNOR France (2002) ; ANSI USA (2002) ; BOBS Botswana (2001) ; BSI Royaume-Uni (2001) ; CSBTS Chine (2001) ; DIN Allemagne (2002) ; DS Danemark (2002) ; EOS Egypte (2001) ; JBS Jamaïque (2002) ; JISC Japon (2001) ; GOST R Fédération de Russie (2001) ; NSF Norvège (2001) ; SASO Arabie Saoudite (2002) ; SII Israël (2002) ; SNZ Nouvelle-Zélande (2002) ; TCVN Viet Nam (2002) ; UNI Italie (2001).
Outre le secrétariat central, l’ISO s’appuie pour son travail sur des comités techniques (Technical Committee en anglais). Il y en a environ 2850, couvrant tous les domaines possibles de la normalisation dans tous les secteurs.
En ce qui concerne les archives et le document électronique, les comités suivants sont actifs.
1.1. Le TC 10 Documentation technique de produits Secretariat: SIS (Mr. Per Forsgren)
Chairman: Prof. Bruce A. Harding (USA) jusqu’en 2002
Scope: Normalisation et coordination de documentation technique de produits, y compris les dessins techniques, réalisés manuellement ou par ordinateur pour les besoins techniques tout au long du cycle de vie des produits, afin d’en faciliter la matérialisation, la gestion, le stockage, la recherche, la reproduction, l’échange et l’utilisation.
Le TC10 est constitué de plusieurs sous-comités : – TC 10/SC 1 Conventions générales ;
– TC 10/SC 6 Documentation sur l’ingénierie mécanique ; – TC 10/SC 8 Documentation de construction ;
– TC 10/SC 10 Documentation pour les usines de traitement et symboles pour documentation technique de produits (tpd).
1.2. Le TC42 Photographie Secretariat: ANSI (Mr. J.A. Peyton)
Chairman: Mr. F. Faramarzpour (USA) jusqu’en 2002
Scope: Normalisation principalement mais non exclusivement dans le domaine de l’imagerie fixe – chimique et électronique – incluant de façon non restrictive :
– les définitions relatives aux systèmes d’imagerie fixe ;
– les méthodes de mesure, d’essai, d’évaluation, d’emballage, d’étiquetage, de spécification et classification des dimensions, des propriétés physiques et des caractéristiques de performance des supports, matériels et dispositifs utilisés dans l’imagerie fixe chimique et électronique ;
– les spécifications et recommandations relatives aux caractéristiques logiques et physiques, aux pratiques, aux interfaces et aux formats de saisie des images fixes, au traitement et aux systèmes de sortie ;
– les méthodes, mesurages, spécifications et pratiques recommandées pour le stockage, la permanence, l’intégrité et la sécurité des supports et matériaux d’imagerie et pour la disposition des matériels d’imagerie.
A l’exclusion :
– des appareils et systèmes dans le domaine de l’ingénierie audio, vidéo et audiovisuelle (CEI/CE100) ;
– de la cinématographie (ISO/TC 36) ; – de la technologie graphique (ISO/TC 130) ;
– des applications d’imagerie documentaire (ISO/TC 171) ; – des équipements de bureau (ISO/CEI JTC 1/SC 28) ; – de l’archivage matériel des documents (ISO/TC 46/SC 10).
1.3. Le TC46 Information et documentation Secretariat: AFNOR (Madame Catherine Mattenet)
Chairman: Ms. Verina Horsnell (Royaume-Uni) jusqu’en 2000
Scope: Normalisation des pratiques en usage dans les bibliothèques, les centres de documentation et d’informations, les services d’indexation et d’analyse, les archives, ainsi que dans les domaines de la science de l’information et de l’édition.
Le TC46 comprend des sous-comités :
– TC 46/SC 2 Conversion des langues écrites ;
– TC 46/SC 3 Terminologie de l’information et de la documentation ; – TC 46/SC 4 Applications informatiques en information et documentation ; – TC 46/SC 8 Statistiques et évaluation de la performance ;
– TC 46/SC 9 Présentation, identification et description des documents ; – TC 46/SC 10 Archivage matériel des documents ;
– TC 46/SC 11 Gestion des archives courantes et intermédiaires.
1.4. Le TC 154 Processus, éléments d’informations et documents dans le commerce, l’industrie et l’administration
Secretariat: SNV (M. J. Kubler)
Chairman: M. F. Vuilleumier (Suisse) jusqu’en 2004
Scope: Normalisation internationale et enregistrement de processus commerciaux, industriels et administratifs et données de soutien à l’échange d’informations au sein d’organisations individuelles.
Elaboration et tenue à jour de métanormes spécifiques d’application en matière de :
– spécification de processus (en l’absence de développements par d’autres comités techniques) ;
– spécification de données avec contenu ; – formats-présentation (papier/électronique).
Elaboration et tenue à jour des normes pour :
– l’identification de processus (en l’absence de développements par d’autres comités techniques) ;
– l’identification de données.
Tenue à jour de la syntaxe EDIFACT.
1.5. Le TC171 Applications imagerie documentaire Secretariat : AFNOR (M. T. Hittema)
Chairman : M. G. Cathaly-Prétou (France) jusqu’en 2002
Scope : Normalisation des techniques applicables à la gestion des documents et des images sur microformes et autres supports optiques, tels que :
– les caractéristiques physiques et les critères de qualité des microformes, ainsi que les matériels nécessaires à la réalisation et à l’exploitation de celles-ci ;
– la qualité d’entrée et de sortie des documents, ainsi que les méthodologies propres à l’enregistrement, au stockage et à l’exploitation des images sur microformes et autres supports optiques ;
– la terminologie correspondante.
A l’exclusion :
– de la cinématographie, des dimensions et de l’étiquetage des films vierges, des méthodes d’essai, d’évaluation et de classification des procédés, matériaux et dispositifs employés en photographie qui sont du domaine de l’ISO/TC 42 ;
– des caractéristiques physiques de disques optiques, de l’étiquetage et de la structure des fichiers sur ces disques qui sont du domaine des travaux de l’ISO/CEI JTC 1.
1.6. Le JTC1 Technologies de l’information
Ce comité technique commun entre l’ISO et la CEI (Commission électrotechnique internationale) travaille également dans des domaines connexes.
Secretariat: ANSI (Mrs. L. Rajchel)
Chairman: Mr. Thomas F. Frost (USA) jusqu’en 2001
Scope: Normalisation dans le domaine des technologies de l’information. En particulier les sous-comités suivants du JTC1 mènent des travaux intéressants dans le domaine du document et de l’archive :
– JTC 1/SC 23 Cartouches de disques optiques pour échange d’information ; – JTC 1/SC 24 Infographie et traitement de l’image ;
– JTC 1/SC 25 Interconnexion des appareils de traitement de l’information ; – JTC 1/SC 27 Techniques de sécurité des technologies de l’information ; – JTC 1/SC 28 Equipements de bureau ;
– JTC 1/SC 29 Codage du son, de l’image, de l’information multimédia et hypermédia.
2. Le fonctionnement de la normalisation ISO
L’adoption d’une norme internationale comprend 6 étapes, suivant le schéma en page suivante.
Un document ISO commence donc par être de type NP, puis devient un CD. Le document de type CD se transforme ensuite en document DIS, puis FDIS pour finalement être approuvé comme norme internationale ISO.
Toutes les propositions faites par les comités membres ne deviennent pas normes internationales. Elles peuvent s’arrêter en cours de route et être publiées en tant que :
– ISO/PAS Spécification publiquement disponible : au bout de 6 ans maximum, un tel document doit soit être transformé en norme internationale, soit être annulé ;
– ISO/TS Spécification technique : au bout de 6 ans maximum, un tel document doit soit être transformé en norme internationale, soit être annulé. Cette spécification technique permet de publier des propositions de normes expérimentales ;
– ISO/TR Rapport Technique : document non normatif, ayant un but d’information uniquement.
L’intérêt de ces divers types de documents est de permettre la publication de spécifications soit consensuelles, soit expérimentales, proposées par les comités techniques, le plus rapidement possible. Les délais sont en effet les suivants :
Le stade 1 demande une approbation à la majorité simple du projet. Il y a en général un seul vote à ce stade, soit 3 à 6 mois de délai.
Le stade 2 est un travail exclusif du groupe d’experts constitué au sein du comité technique. Quand le groupe d’experts juge son travail terminé, le document devient un CD, et il peut, si cela est jugé utile par le comité, être publié comme PAS. Cette étape peut durer de 3 à 6 mois.
Le stade 3 est un travail du comité technique lui-même, afin d’obtenir un consensus sur le document à proposer au vote final. A l’issue de ce stade, le document devient une DIS et il peut être publié soit comme TS s’il est susceptible de devenir une norme, soit comme TR, si le comité juge que ce document a seulement une valeur informative. Cette étape peut prendre jusqu’à 6 mois.
Le stade 4 consiste à envoyer le projet DIS aux membres pour approbation dans un délai de 5 mois. Cette étape dure ainsi en général 6 mois.
Le stade 5 est l’approbation finale de la FDIS, qui est envoyé aux membres pour décision dans un délai de deux mois.
Enfin le stade 6 est la publication par le secrétariat de l’ISO de la norme internationale.
On voit ainsi que la durée d’approbation d’une norme peut varier de 18 mois à quelques années. Des procédures rapides existent, puisque des normes nationales peuvent sauter des étapes et être soumises directement comme DIS ou FDIS. Leur approbation comme norme internationale est ainsi possible en 3 à 8 mois.
3. Le travail du TC171
Composé de 3 sous-comités, le TC171 publie des normes pour l’utilisation des microfilms, et de plus en plus ses travaux récents s’intéressent aux disques optiques et aux documents électroniques. Les normes suivantes vont dans ce sens :
– ISO 12653-1 : 2000 Imagerie électronique – Cible d’essai pour le scanning en noir et blanc des documents de bureau – Partie 1 : Caractéristiques (disponible en anglais seulement) ;
– ISO 12653-2 : 2000 Imagerie électronique – Cible d’essai pour le scanning en noir et blanc des documents de bureau – Partie 2 : Méthodes d’utilisation (disponible en anglais seulement) ;
– ISO/TR 12037 : 1998 Imagerie électronique – Recommandations pour l’élimination des informations enregistrées sur disque optique WORM (disponible en anglais seulement) ;
– ISO 12651 : 1999 Imagerie électronique – Vocabulaire ;
– ISO/TR 12654 : 1997 Imagerie électronique – Recommandations relatives à la gestion des systèmes électroniques d’enregistrement, pour l’enregistrement de documents ayant valeur de preuve, sur disque optique WORM (disponible en anglais seulement).
Depuis la réunion de Londres de septembre 2000, le TC171 de l’ISO a décidé de modifier son champ d’activité (le scope). Le titre même se modifie. De « Document imaging applications », il devient « Information life-cycle management ».
Il s’agit ainsi d’élargir le champ d’activités du TC171 à l’ensemble de la vie du document, et pas seulement à la transformation du document papier en document électronique. En particulier ceci permettra au TC171 de traiter les travaux issus du groupe de travail WFC (Workflow Coalition) ou du W3C (World Wide Web Consortium).
Old Scope:
Standardization of practices relative to the management of documents and images on microforms and other optical media, such as:
– the format and quality characteristics of microforms, and the equipment required for producing and using them ;
– input/output quality and the procedures by which documents and images on microforms and other optical media are recorded, stored and used ;
– the terminology related thereto.
Excluded :
– cinematography, dimensions and labelling of raw-stock film, and the methods of testing, rating, classifying and specifying the performance characteristics of processes, materials and devices applicable to photography and within the scope of ISO/TC 42 ;
– manufacturing, labelling and file structure of optical media within the scope of ISO/IEC JTC 1.
New Scope:
Standardization of the application of quality control and integrity maintenance technologies to the life cycle of information management whether in physical or electronic form, from its creation to its final disposal or committal to long term storage. This information life cycle includes creation, capture, indexing, storage, retrieval, distribution, presentation, migration, exchange, preservation and final disposition or disposal. This scope includes :
– the input/output quality of documents ;
– implementation, inspection and quality control procedures for recording, storing, using and preserving document images and supportive metadata ;
– workflow or process management applications in an enterprise and on the Internet ;
– information exchange between systems ;
– methods and processes supporting legal admissibility and/or integrity ;
– the technical conditions including methods and processes supporting legal admissibility and security issues ;
– audit trails.
The scope excludes :
– cinematography, dimensions and labelling of raw-stock film, and the methods within the scope of ISO/TC 42 dealing with testing, rating, classifying and specifying the performance characteristics of processes, materials and devices applicable to photography ;
– work being done by ISO/IEC JTC1.
Cette proposition est soumise au vote des membres et devrait être approuvée dans le courant de cette année.
4. Le CG171 de l’AFNOR
En France le CG171 de l’AFNOR suit les travaux du TC171 de l’ISO, tout particulièrement puisque la France est chargée du secrétariat du TC171. Le fait que la France soit également en charge du secrétariat du TC46 de l’ISO rend la coordination entre les deux groupes plus facile.
4.1. La normalisation des archives au CG171
Suite au TR12654 de l’ISO, l’AFNOR a souhaité aller plus loin et promouvoir un document normatif ayant pour but de définir les conditions à respecter pour garantir l’intégrité et la conservation des documents électroniques. Au moment où ce travail a été réalisé, seul l’article 1348-2 du Code civil1 permettait de remplacer un document original par une copie. La norme NFZ 42-013 précise ainsi les conditions de nature à préserver l’intégrité d’un document, afin de respecter les conditions définies dans le code civil.
1. « Elles (les règles de principe) reçoivent aussi exception lorsqu’une partie ou le dépositaire n’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle, mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de
Depuis mars 2000, la loi a beaucoup évolué, puisque aujourd’hui un document électronique a la même valeur qu’un document papier au regard de la loi. Cependant les mêmes conditions de conservation et d’intégrité sont précisées par le nouveau texte, dans son article 1316-12. La norme NFZ 42-013 prend ainsi une place de plus en plus importante. Approuvé par l’AFNOR comme norme française en juillet 1999, le texte traduit en anglais a été soumis au vote rapide de l’ISO en octobre 2000.
Parallèlement à cette soumission, un projet de révision a été lancé et est en cours de discussion. Il servira de contribution française au TC171 pour l’approbation d’une norme internationale. Le dépouillement de l’enquête probatoire de ce projet de révision a eu lieu le 6 avril 2001 à l’AFNOR.
4.2. Le fonctionnement du CG171
Le CG171 vient de redéfinir son fonctionnement. Il remplace ses trois sous- groupes de travail, SG1, SG2, et SG3 par deux groupes d’experts : l’un GE1 traitant des sujets généraux et l’autre GE2 des applications. Les groupes d’experts préparent les projets et la commission générale prend position et décide du passage aux stades officiels de la normalisation. Le fonctionnement de la CG171 est assuré principalement par l’APROGED, qui a accepté récemment de financer le secrétariat permanent de la commission.
4.3. Les normes en vigueur du CG171
Les normes adoptées par la CG 171 sont les suivantes : – NF Z42-000 Août 1989 :
Titre : Qualité graphique des documents - Classe optique des caractères - Lisibilité optique. Indice de Classement : Z42-000. Statut : Norme homologuée ;
– NF Z42-001 Décembre 1994 :
Titre : Imagerie électronique - Vocabulaire - Partie 1 : termes généraux. Indice de Classement : Z42-001. Statut : Norme homologuée Remplace : Z42-001 :199012 (Z42-001) ;
– NF Z42-010-1 Août 1992 :
Titre : Imagerie électronique - Numérisation des documents de bureau – Partie 1 : sous-traitance de numérisation - Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges technique. Indice de Classement : Z42-010-1. Statut : Fascicule de documentation ;
2. « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
– NF Z42-010-2 Décembre 1993 :
Titre : Imagerie électronique - Numérisation des documents de bureau – Partie 2 : acquisition d’un système de gestion électronique de documents - Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges. Indice de Classement : Z42-010-2.
Statut : Fascicule de documentation ; – NF Z42-011-1 Décembre 1993 :
Titre : Imagerie électronique - Permanence de l’information sur disque optique numérique - Partie 1 : disques du type Worm. Indice de Classement : Z42-011-1.
Statut : Norme expérimentale ; – NF Z42-011-2 Décembre 1993 :
Titre : Imagerie électronique - Permanence de l’information sur disque optique numérique - Partie 2 : disques compact entièrement préenregistrés. Indice de Classement : Z42-011-2. Statut : Norme expérimentale ;
– NF Z42-012 Décembre 1994 :
Titre : Imagerie électronique - Cibles de contrôle pour les systèmes de numérisation en noir et blanc des documents de bureau - Description et mode d’emploi. Indice de Classement : Z42-012. Statut : Norme expérimentale ;
– NF Z42-013 Juillet 1999 :
Titre : Archivage électronique - Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. Indice de Classement : Z42- 013. Statut : Norme homologuée.
4.4. Les projets en cours au CG171
Les projets ne manquent pas : 4.4.1. En provenance du SC2 du TC171 :
Les sujets suivants ont été proposés et ne disposent pas encore de numéros de document de travail :
– COLD, Intra/Internet, Workflow.
4.4.2. En inscription directe française : Deux normes sont en révision officielles : – PR Z42-011-2 Novembre 1999 ;
Titre : Imagerie électronique. Partie 2 : contrôle des informations conservées sur CD. Indice de Classement : Z42-011-2 ;
– PR NF Z42-013 Mars 2001 :
Titre : Archivage électronique - Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. Indice de Classement : Z42- 013PR. Statut : Projet de norme.
D’autres sujets sont en discussion, mais n’ont pas encore reçu un numéro de document de travail :
– journalisation des données ;
– guide de l’archivage électronique sécurisé : recommandations pour la mise en œuvre d’un système d’archivage interne ou externe utilisant des techniques de scellement aux fins de garantir l’intégrité, la pérennité et la restitution des informations (document conjoint EDIFICAS et IALTA, experts-comptables, avocats…) ;
– vocabulaire de l’imagerie électronique (révision de la norme Z 42-001) ; – révision de la norme Z 42-010 (cahier des charges pour les systèmes de GED).
4.5. Le suivi du travail de l’ISO
Les sujets de travail ISO suivis par le CG171 sont les suivants, répartis par groupe d’experts :
Groupe Référence et Titre ISO
GE 1 ISO/DIS 12142.2 Imagerie électronique – Méthodes de surveillance et d’établissement de compte rendu d’erreurs pour la vérification des données stockées sur des disques optiques numériques
GE 1 ISO/DIS 14105 Imagerie électronique – Aspects humains et organisationnels pour la mise en œuvre réussie de la gestion d’image électronique (distribué en version anglaise seulement)
GE 1 ISO/DIS 14648-1 Micrographie – Contrôle de la qualité des microformes produites sur un système électronique (COM) de génération d’image adressage de points – Partie 1 : Caractéristiques de la cible contrôle de la qualité (distribué en version anglaise seulement)
GE 1 ISO/CD TR 15801 Imagerie électronique – Considérations légales pour la conservation des enregistrements sur les médias de stockage
GE 1 ISO/WD 18509 Archivage électronique – Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes GE 2 ISO/DIS 3272-3.4 Applications en imagerie documentaire – Microfilmage
des dessins techniques et autres documents de bureau d’études – Partie 3 :
Groupe Référence et Titre ISO
Cartes à fenêtre pour microfilm de 35 mm (Révision de ISO 3272-3 :1975) (distribué en version anglaise seulement)
GE 2 ISO/CD 4087 Micrographie – Enregistrement des journaux sur microfilm de 35 mm pour l’archivage (Révision de ISO 4087 :1991)
GE 2 ISO/CD 6199 Micrographie – Micrographie des documents sur films argentiques de 16 mm et 35 mm – Techniques opératoires (Révision de ISO 6199 :1991)
GE 2 ISO/DIS 10196 Applications en imagerie documentaire – Recommandations pour la création des documents originaux (Révision de ISO 10196 :1990) (distribué en version anglaise seulement)
GE 2 ISO/DIS 11962.3 Micrographie – Repère d’image (pavé optique) utilisé avec des microfilms en rouleau de 16 mm et 35 mm (distribué en version anglaise seulement)
GE 2 ISO/CD TR 12029 Electronic imaging – Forms design optimization for electronic image management
GE 2 ISO/CD TS 12032 Imagerie documentaire – Echantillonnage statistique pour image
GE 2 ISO/CD 12033 Guide pour la sélection des méthodes de compression d’image
GE 2 ISO/CD TR 12652 Rapport technique sur la préparation de documents existants pour les systèmes de capture d’image
GE 2 ISO/FDIS 12656 Micrographie – Emploi de codes à barres sur les cartes à fenêtre
GE 2 ISO/DIS 14648-2 Micrographie – Qualité des imprimantes COM équipées d’un seul système interne de génération d’images – Partie 2 : Méthode d’utilisation (distribué en version anglaise seulement)
GE 2 ISO/DIS 14991 Dossier électronique pour l’échange de flux de données (distribué en version anglaise seulement)
5. Les évolutions de la norme NFZ 42-013
La révision de la norme NFZ 42-013 porte d’une part sur des corrections mineures :
– remplacement de la référence à la norme ISO12024 (expirée) par la référence à la norme AFNOR NFZ 42-011 ;
– modification d’un certain nombre de « il convient de » par « il faut » ; – ajout de l’attestation de destruction pour les documents électroniques ;
– précision des termes du contrat avec un prestataire de services.
D’autre part des modifications plus importantes :
– introduction de deux types de documents électroniques : documents à traitement de contenu et documents utilisant des langages de présentation. Cette introduction autorise ainsi le format PDF, sans toutefois le nommer. Le texte exact de la norme est :
« Certaines applications informatiques produisent des documents électroniques constitués à l’aide de langages de description de page qui se matérialisent par des formats structurés de fichier. Pour être autorisés ces formats doivent présenter les caractéristiques suivantes :
- une description des documents indépendante de l’application, du matériel et du système d’exploitation utilisés pour le créer ;
- la compatibilité ascendante et descendante des fonctions de base d’affichage.
Ce type de format doit permettre d’assurer la fidélité des documents restitués avec le document d’origine que ce soit en impression ou en affichage. »
– l’audit annuel (fréquence minimale) est obligatoire. Il peut être réalisé sans respecter la norme NF EN 30011, c’est-à-dire que le projet supprime les références à l’ISO 9000. Cependant la formation des auditeurs est précisée, et elle est assez proche de ce que préconisait la norme ISO 9000. Ceci permet cependant une plus grande souplesse dans le choix des auditeurs. La notion de certification disparaît au profit de celle d’audit interne ou externe. Il n’est bien entendu pas interdit à une entreprise de demander une certification ISO 9000 sur son système d’archivage, mais ce n’est plus ni une obligation, ni une option de la norme NFZ 42-013 ;
– le tiers-archiveur est mieux précisé ; il peut soit stocker les documents eux- même, soit stocker les empreintes de ceux-ci (notion proche de la signature électronique). Son rôle se situe ainsi en accord avec les dispositions de la loi du 13 mars 2000.
6. Pour en savoir plus
Les sites internet des organisations de standardisation sont une source de renseignements utiles, quoique une bonne part du travail en cours soit présenté dans des zones réservés aux membres des groupes ad hoc. Il est possible de s’y référer cependant utilement :
– AFNOR : www.afnor.fr – ISO : www.iso.ch
– APROGED : www.aproged.org
