1. Principes et enjeux du dépôt électronique et de la diffusion des thèses sur internet

1. Principes et enjeux du dépôt électronique et de la diffusion des thèses sur internet

1.1. Evolution du modèle traditionnel de diffusion de l’IST

Depuis une quinzaine d’années, on assiste à un mouvement important dit du « libre-accès » et des « archives ouvertes », né d’initiatives diverses dans le monde de la recherche et relayées institutionnellement (au niveau national et international) pour valoriser différemment les résultats de recherche, dans un contexte de crise de l’édition scientifique. L’enjeu du point de vue des chercheurs comme des établissements et institutions qui les soutiennent est clairement de se réapproprier les résultats de la recherche par la promotion de l’auto- publication et l’auto-archivage des chercheurs et la constitution d’archives ouvertes et institutionnelles.

1.1.1. Crise de l’édition scientifique

Modèle traditionnel de sélection et de diffusion de l’information scientifique :

Des journaux spécialisés édités par des éditeurs commerciaux, des sociétés savantes, des institutions de recherche

Un mode de sélection et de validation assis sur le principe du jugement par les pairs.

C’est le peer review (une validation soumise au jugement de 2 chercheurs du domaine en aveugle ou non) : une évaluation est assez longue et s’étend sur plusieurs mois. Une fois accepté (avec ou sans corrections), l’article est publié et alors accessible sur abonnement.

A partir de la fin des années 1990, avec le passage du papier à l’électronique, crise de ce modèle :

Concentration excessive des éditeurs commerciaux (en particulier en sciences et techniques) : quelques très grands groupes mondiaux (Reed Elsevier, Thomson Publishing, Klüwer, Springer, Blackwell…), quelques très grandes sociétés savantes surtout, y compris au niveau local (comme en France : Editions Masson rachetées par les Editions Scientifiques et Médicales Elsevier)

Une inflation régulière du nombre de titres : environ 24 000 journaux peer-reviewed publiés en 2009, ce qui représente environ 2,5 million d’articles par an.

Une augmentation excessive des coûts d'abonnement aux revues scientifiques ces 20 dernières années (de 150 à 300%), ce qui, dans un contexte de restrictions budgétaires et de recherche de maîtrise des coûts n’est pas sans poser problème.

Passage d’une économie de stocks à une économie de flux (on achète un accès à une base en ligne et non plus un stock de documents que l’on archive).

En parallèle : un contexte et des contraintes éditoriales qui pénalisent l’activité des chercheurs :

Pression croissante sur les chercheurs du Facteur d’Impact utilisé comme indice d’évaluation (et du contexte de plus en plus prégnant de l’évaluation bibliométrique : volume de publications, audience et citations) en particulier dans le monde bio-médical et de la dictature du nombre de publications : « Publish or perish »

la perte du droit d’auteur abandonné à l’éditeur de la revue, pas très grave à l’époque du papier mais très dommageable à l’époque de l’électronique

le délai entre soumission de l’article et sa publication, pénalisant dans la compétition internationale

En parallèle, des évolutions technologiques bien connues :

Développement mondial d’internet, baisse des coûts de connexion et évolution des services à vocation éditoriale du web (blogs, wiki) : généralisation du numérique dans les modes de production, de diffusion et de partage de l’information scientifique, la multiplication des réseaux, notamment internet et l’efficacité croissante des outils informatiques permettant la gestion, les échanges, l’interopérabilité et l’archivage des données.

Développement du « logiciel libre » (open source) : sources disponibles et modifiables, exécutables gratuits ex : plateforme LAMP : Linux, Apache, PHP, MySQL ; Mozilla, FireFox Koha, Open Office…)

De nouveaux outils qui portent une nouvelle philosophie des contenus : l’idée de partage plutôt que d’appropriation privée fait son chemin.

1.1.2. Réactions : mouvement pour l’open access

Le mouvement pour l'Open Access correspond fondamentalement à une réappropriation partielle par les communautés de chercheurs, grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (en particulier internet), des vecteurs de la production scientifique et de la diffusion de ses résultats jusqu'ici exclusivement délégués à des intermédiaires spécialisés et commerciaux.

Cette réappropriation vise à augmenter l'audience des résultats de la recherche en abaissant les différentes barrières liées à la diffusion, en tirant pleinement parti des potentialités d’internet dans la communication scientifique (navigation par liens entre articles ; complémentarité entre revue scientifique et archives d'articles ; complémentarité entre communication scientifique formalisée (revues) et informelle (blogs) et en abaissant les coûts globaux à la fois grâce aux outils d'édition sur Internet (dont certains sont en " Open Source ").

Principes de base : accessibilité, pérennité, gratuité.

1.1.3. Résultats : aspirations et réalisations

Depuis le début des années 1990 ont donc vu le jour de nombreuses déclarations et prises de position qui proposent des solutions en faveur de la libre circulation des publications, venant d’individus mais aussi d’organismes nationaux et internationaux et en faveur, plus largement, des grands principes d’ouverture des connaissances et des compétences, de capitalisation des savoirs, dans tous les domaines, et de démocratisation de l’information.

Dans les années 1990, on observe les prémices du mouvement des archives ouvertes, avec quelques réalisations en avance :

revue Psychology revue Surfaces ArXiv 1990-1991

Mais ce mouvement commence par une série de déclarations :

Initiative de la Public Library of Science (PLOS) en 2001 : La Lettre ouverte de Public Library of Science (PLoS) peut être considérée comme le premier acte militant du mouvement du Libre Accès: des chercheurs prennent position pour « la création d’une bibliothèque publique en ligne qui fournirait le contenu intégral des résultats publiés de la recherche et des textes scientifiques dans le domaine de la médecine et des sciences du vivant sous une forme en libre accès ». Elle se traduit par une pétition internationale exigeant des éditeurs l’autorisation de la mise à disposition en libre accès, dans des bibliothèques publiques en ligne, des documents issus de la recherche publiés dans leurs revues. Aujourd’hui, une des plus grandes plateformes de publication en ligne.

L’Initiative de Budapest pour l’Accès Ouvert (BOAI, 14 Février 2002) prône le libre accès au savoir et suppression des barrières financières, technologiques, culturelles ou juridiques et recommande les deux voies pour atteindre le Libre Accès, l’auto- archivage et les revues alternatives.

La Déclaration de Béthesda, le 20 juin 2003, donne une définition de la publication en libre accès mais aussi des rôles des différents acteurs œuvrant dans la communication scientifique.

La Déclaration de Berlin (22 octobre 2003) est à l’initiative de bibliothèques, de sociétés savantes et d’organismes de recherche dont le CNRS et l’INSERM pour la France ; elle vise à sensibiliser les utilisateurs en donnant des exemples et une visibilité croissante aux initiatives pour le libre-accès dans les catalogues et bases de données ; elle élargit la notion du Libre Accès à tous les biens culturels et à toutes les données issues d’un travail de recherche. Elle se traduira ensuite par l’organisation de conférences annuelles avec pour objectif de soutenir et de faire adopter les principes du Libre-accès.

En octobre 2006 : CEMAGREF, CIRAD, CNRS, INRA, INRIA, INSERM, Institut PASTEUR, IRD, Conférence des Grandes Ecoles et Conférence des Présidents d'Université signature d’un protocole d’accord pour une approche coordonnée au niveau national de

l’archivage ouvert de la production scientifique et préconise HAL comme plateforme nationale de dépôt.

Déclaration de Salvador sur le Libre Accès (sept.2005) - à l’occasion d’ICML 9 - Un engagement pour l’équité / 9ème Congrès mondial sur les bibliothèques et les informations dans le domaine de la santé à Salvador, Bahia - Brésil, du 20 - 23 septembre 2005, un séminaire international sur le Libre Accès pour les pays en développement.

Appel de Ryadh (févr.2006) – à l’occasion du 2ème congrès scientifique Golfe- Maghreb, tenu à Ryadh en 2006 : pour les pays du Golfe et du Maghreb

Mai 2010 : déclaration de l’Alhambra sur le Libre Accès. Réunis à Grenade les 13 et 14 mai 2010, en tant que groupe représentatif de parties intéressées au libre accès, sociétés éditrices, bibliothèques, agences de financement, recteurs d’universités et auteurs dans les pays du Sud de l’Europe (représentant l’Espagne, le Portugal, la France, l’Italie, la Grèce et la Turquie), recommandent de mettre en œuvre des politiques encourageant le Libre Accès à l’information scientifique, d’améliorer les actions de soutien en faveur du Libre Accès auprès des chercheurs, des décideurs politiques, etc., de bâtir des modèles économiques alternatifs et durables pour l’édition, d’assurer la qualité des publications en Libre Accès, de favoriser les archives en Libre Accès.

Novembre 2011 : Inauguration d’un portail web de l’UNESCO proposant un panorama mondial des politiques menées en faveur des archives ouvertes dans le monde

Nov. 2011 : déclaration de l’IFLA pour le Libre accès et plan stratégique 2010-2015 5 types d’acteurs qui ont fait preuve d’un grand activisme :

les institutions de recherche

les organismes de financement de la recherche les institutions gouvernementales

les éditeurs eux-mêmes

les structures de soutien et de promotion (Ex. l’Assoc. Europ. Des Universités ; SPARC aux EU et en Europe, coalition internationale de bibliothèques et d’institutions de recherche ; IFLA)

Cet activisme a pu prendre la forme d’une simple recommandation :

En France : nov 2007, l’ANR incite les chercheurs à intégrer leurs publications dans HAL.

En Europe : juillet 2012, la Commission européenne publie une recommandation incitant ses membres à prendre des dispositions pour que les publications de recherches financées sur des fonds publics soient librement accessibles (après une période d’embargo de 6 à 12 mois maximum).

D’autres organismes se sont montrés plus énergiques :

Oct 2006 : Le Wellcome Trust (WT) - agence de financement britannique, non- gouvernementale, qui couvre les recherches dans le domaine biomédical. Les chercheurs dont le travail est financé en tout ou partie par le WT, doivent déposer une copie électronique de tout article, accepté pour publication dans une revue à comité de lecture, dans PubMed Central (PMC), archive maintenue par la National Library of Medicine (NLM), et dans PubMed Central UK. Ce dépôt doit se faire le plus rapidement possible, avec un délai maximum de six mois, après la date de publication. Le WT pourra donner des fonds supplémentaires aux institutions, dont dépendent les chercheurs, pour couvrir les frais liés à l’application de cette politique.

Par ailleurs, il encourage et, s’il supporte les coûts, oblige les auteurs et les éditeurs à rendre le contenu des articles libre d’être copié et réutilisé.

Juillet 2007 : La Chambre des représentants américains adopte un texte législatif rendant obligatoire le dépôt dans une archive ouverte des articles de recherche financée par les NIH (National Institutes of Health, la première agence fédérale américaine en termes de recherche et de financement dans le domaine médical et le premier organisme mondial de financement de la recherche) : toute publication en lien avec des recherches subventionnées par le NIH doit être déposée dans un délai maximal de 6 mois après publication dans l’archive ouverte PubMedCentral Août 2008 : La DG Recherche de la Commission européenne annonce le lancement d’un projet pilote de mise à disposition en " open access " dans des archives ouvertes des articles publiés issus de recherches financées dans le cadre du 7e programme- cadre de recherche (PCRD) de l'UE (couvrant les années 2007-2013 et dont les financements totaux s’élèvent à 50 milliards d’euros). Les travaux du projet OpenAIRE commencent, et confirment l’obligation de diffusion libre-accès des publications issues des recherches financées par le 7e PCRD

Une politique qui se double d’un souci d’évaluation:

10-11 nov. 2011 : Berlin 9 : faire le point sur l’impact du LA sur la recherche et l’enseignement

Dec 2011 : L’European Research Area Committee (ERAC), organe d’analyse stratégique sur les questions relatives à la recherche et le développement technologique qui conseille la commission européenne et le conseil de l’Europe, a publié un rapport analysant les résultats d’une enquête portant sur la dissémination, l’accès et la conservation des informations scientifiques. Le rapport révèle que le Libre Accès (LA) est soutenu par un nombre croissant d’universités, de centres de recherche et d’agences de financement à travers l’Europe. Mais si le LA est mieux perçu, la question de la conservation à long terme demande à être mieux prise en compte. Ces résultats seront exploités, par la Commission européenne, dans le cadre du développement de sa politique pour l’accès et la dissémination de la production scientifique dans l’Espace européen de la recherche.

Quelques réactions tout de même :

Loi anti-libre accès : Aux États-Unis, une proposition de loi déposée en décembre 2011 a fait débat : H.R.3699 — Research Works Act (RWA). Elle voulait interdire à toute agence fédérale d’adopter ou de maintenir une politique ou un programme qui autorise la dissémination de tout travail de recherche sans le consentement préalable des éditeurs. Ce texte visait les NIH (National Institutes of Health) et voulait empêcher que d’autres agences fédérales suivent leur exemple. Les NIH ont mis en place, depuis 2007, une politique d’obligation de dépôt pour tout article résultant de recherches financées par des fonds publics. Cette obligation est devenue légale en 2007 puis permanente à la suite d’une loi signée en mars 2009 par le président Obama. Ce projet de loi anti-libre accès n’a finalement pas été retenu.

Les revues SHS et l'Open Access : Assemblée générale extraordinaire des revues diffusées sur Cairn.info (Paris, 11/02/2013). Et les différents éditeurs et Cairn d’expliquer que l’open archive convient parfaitement à toutes les sciences, sauf aux SHS.

1.2. Les voies de l’open access 1.2.1. La voie verte (Green road)

1.2.1.1. Définition

L’ « Open archive ». Dépôt de travaux directement par le chercheur lui-même ou par une personne mandatée dans une archive ouverte comme Hal. Le principe en est l'auto- archivage sans contrôle sur des serveurs institutionnels de copies publiques de preprints et/ou postprints¹ d’articles publiés dans des journaux ou des communications de congrès. Les archives ouvertes ont l’avantage d’une diffusion instantanée de nouveaux résultats et d’une validation de la date de publication (questions d’antériorité) sans validation par les pairs et sans frais.

On trouve la liste des archives ouvertes dans OpenDOAR The Directory of Open Access Repositories.

1.2.1.2. Exemples d’archives ouvertes

Les historiques : ArXiv.org Cogprint

1 La pré-publication ou preprint, désigne les versions d’un texte produit par un (des) auteur(s) avant acceptation par un comité de rédaction et par un comité de lecture (évaluation par les pairs). La post-publication ou postprint est la version publiée dans une revue d’un texte produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de lecture (évaluation par les pairs : peer review). On parle aussi du « postprint éditeur », version d'une publication avec la mise en page de l'éditeur.

Institutionnelles :

Une archive institutionnelle relève d’une institution (université, grande école, organisme de recherche, association professionnelle) et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver l’ensemble de la production scientifique de celle-ci, avec un certain contrôle scientifique, pédagogique et administratif qui en garantit la qualité :

ECS (Université de Southampton, 1^er institution à adopter l’auto-archivage en 2001 DSpace@Cambridge University

Orbi OATAO Disciplinaires :

Archimer (Ifremer, Institut Français de Recherche pour l'Exploitation de la Mer)

PubMed Central (base de données bibliographique à accès libre d'ouvrages scientifiques en génie biomédical et dans les sciences de la vie)

Centralisées et pluridisciplinaires : HAL

1.2.1.3. Hyper Articles en Ligne

Géré par le CCSD unité propre du CNRS créée fin 2000 (http://www.ccsd.cnrs.fr) sur une initiative nationale : CNRS + CPU. Plateforme d’auto-archivage des publications et des travaux non publiés. Préconisé dès 2006 comme plateforme nationale de dépôt par les grandes institutions françaises d’enseignement et de recherche. En mars 2015 : HAL contient plus de 360 000 dépôts de texte intégral. Trois types de dépôts peuvent être effectués dans HAL : références bibliographiques simples ; texte intégral déposé sur HAL ; texte intégral accessible par lien vers Arxiv. Héberge des portails génériques, thématiques ou institutionnels ainsi que des « collections ».

Collection : sélection des documents qui seront déposés selon une démarche institutionnelle ou thématique (pour une institution, une UMR, un laboratoire, une équipe). Des chercheurs travaillant sur une même thématique et des aires géographiques différentes peuvent aussi créer une collection pour donner plus de visibilité à un axe de recherche, ou à l’occasion d’un colloque, par exemple. La page de consultation des données pourra être personnalisée.

Portail : entrée spécifique permettant de mieux identifier une institution, une discipline, un congrès, etc. Les dépôts dans un portail sont soumis aux mêmes règles que les dépôts effectués directement dans le portail HAL générique ; la validation scientifique sommaire est, par exemple, effectuée de la même façon et par les mêmes personnes et les documents se retrouvent dans la même et unique base, celle du serveur HAL.

Un portail fonctionne comme une collection, mais avec des fonctions supplémentaires, par exemple l’utilisation d’un nom de domaine propre dans son URL (http://hal-ens.archives- ouvertes.fr/, portail de l’ENS) ou l’intégration d’un thésaurus pour les mots clés. Ainsi l’archive ouverte de ParisTech regroupe les publications des membres du PRES ParisTech. Certaines grandes écoles et certaines universités ont également des « collections ».

Une collection permet d’agréger sur le critère de l’affiliation tous les dépôts faits dans un portail HAL.

Un portail n’affiche que les documents qui ont été déposés depuis ce portail. Exemples de portails : HAL-SHS, TEL (thèses et HDR), MediHAL pour les images scientifiques, HAL-INSERM ou INRIA.

1.2.2. La voie dorée (Gold road)

« L’Open Access ». Mise en ligne d’articles acceptés par les comités de rédaction sur des plateformes de revues scientifiques, librement accessibles. Préconisées par l’Initiative de Budapest, les Revues alternatives doivent offrir un accès libre, en particulier d’entrave technique, avec une mise en ligne immédiate. Il peut s’agir soit de la création de nouvelles revues engagées dans le Libre Accès (PLOS) soit de revues existantes qui choisissent de s’orienter vers cette voie. Ces revues proposent une validation par les pairs. Par ailleurs, le principe est de ne pas facturer « l’abonnement ou l’accès, et se tourner vers d’autres méthodes pour couvrir leurs frais ». C’est l’option choisie par les premiers éditeurs à proposer leur collection en Libre Accès comme BioMed Central. L’idée - mise en place dès 2002 - est de faire supporter les frais de publication aux auteurs ou à leurs institutions : on parle de modèle « auteur-payeur » (l’auteur payant - ou son institution)

Accessibles via des portails tels que : Public Library of Science – PLoS (nativement Open Access) ; Biomed Central, Hindawi Publishing Corporation (conversion complète en OA), Persée et Revues.org (revues en SHS).

Liste dans le DOAJ Directory of Open Access Journals.

1.2.3. La voie « hybride »

Les éditeurs, en réaction à la montée des archives ouvertes, ont proposé un modèle alternatif dès 2005 en proposant le modèle de « publication hybride ».

Le journal hybride est un journal électronique scientifique qui publie des articles en accès gratuit et d’autres en accès payant (abonnement). Le choix du mode d’accès revient à l’auteur et non à l’éditeur. L’éditeur, une fois un article accepté pour publication après la phase d’évaluation par les pairs (peer review), donne le choix à l’auteur du mode d’accès électronique. L’auteur décidant de publier en accès gratuit doit généralement payer un droit (payé par l’institution ou un sponsor) pour couvrir les frais de la revue. En contrepartie, l’éditeur met immédiatement l’article en ligne sur son site web. Les auteurs qui ne choisissent pas le mode gratuit ne paient pas les frais de traitement, bien qu’ils puissent avoir à payer des frais à la page et pour la couleur. Ils ne bénéficient pas d’une mise en ligne immédiate et gratuite bien qu’ils puissent bénéficier d’un accès en ligne gratuit ultérieurement si la revue propose un tel accès à ses numéros ayant une antériorité suffisante. Ce modèle est une réponse sans risque des éditeurs commerciaux au développement du mouvement pour le libre accès à l’information scientifique. En général, la revue n’accepte pas que les auteurs conservent leur droit d’auteur (Copyright Transfer Agreement).

Ce modèle suppose que les auteurs, leurs institutions ou les agences de recherche financent en amont la mise en ligne d’articles mis en libre accès. Ils laissent le choix aux auteurs d’un paiement en amont pour offrir un accès libre ou d’un accès classique par abonnement.

C’est Springer qui le premier, dès 2003, propose Open Choice, une option qui permet de rendre un article librement accessible pour la somme de 3 000 $. N°2 mondial de l'édition scientifique, il a lancé en 2010 SpringerOpen. Cette nouvelle ligne éditoriale est composée uniquement de revues en Open Access diffusées sous Creative Commons. 12 nouvelles revues OA viennent ainsi d'être lancées pour marquer la naissance de SpringerOpen.

Le site Sherpa/Romeo classe les revues de près de 2000 éditeurs suivant leur politique éditoriale. Voir aussi le site Héloïse développé par le CCSD.

1.2.4. La voie platinium, ou le modèle freemium

Proposé par le Cléo, et son portail Openedition. Le principe est d’offrir des services de base gratuitement (modèle « free »), tels que les pratique actuellement le site Revues.org. On accède gratuitement aux contenus, directement proposés en ligne, en html. Seuls sont facturés (modèle premium) les services proposés autour du texte, comme le téléchargement d’une version pdf et les statistiques de consultation.

1.3. Impacts et bénéfices du libre accès

Pour les utilisateurs :

un accès libre, gratuit et rapide à des publications scientifiques de qualité

un moyen de suivre aisément l'actualité scientifique de l‘institution et d’accéder facilement au texte intégral des publications au travers d’interfaces simples et performantes

Pour les chercheurs et les institutions :

valorisation et diffusion accrues des résultats de la recherche, de tout type et notamment des travaux comme les thèses, à la diffusion jusque là relativement confidentielle

communication plus rapide entre pairs les auteurs gardent leur droit sur leur travail

facteur d'impact accru pour les publications disponibles en libre accès sur Internet et l’accès à de nouveaux indices bibliométriques = une plus grande citation des articles OA, plus lus car plus visibles. D’après une étude menée par Alma Swan, directrice de SPARC Europe, une thèse diffusée sur Internet a 250% de plus de chances d’être citée en comparaison avec une thèse en papier.² Les administrateurs d’Orbi ont observé un phénomène comparable : le taux de citation va de 6 à 3 en 2009 dans Scopus,

2 SWAN, Alma (2010) The Open Access citation advantage: Studies and results to date.

Technical Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton.

selon que l’article est présent dans Orbi ou pas, et de 7 à 3.5 dans Web of Science en 2007-2011. De plus, un article disponible dans Orbi en accès ouvert est 30 fois plus téléchargé qu’un article en accès restreint (limité à la communauté universitaire de l’Université de Liège et accessible seulement sur demande aux autres).³

1.4. Conclusion

Développement continu du Mouvement Open Access qui suppose un investissement important de la part chercheur, qui est à la fois auteur, éditeur et payeur. Ce nouveau modèle n’est pas uniformément acquis et pose nombre de questions encore, ne serait-ce que sur le plan juridique

Et finalement, bien qu’il y ait un réel enjeu « politique » derrière tout cela (à qui appartient la recherche, aux auteurs ou aux éditeurs?) les différents modèles éditoriaux restent complémentaires.

2. Dépôt et diffusion des thèses électroniques

2.1. Le cadre législatif

Dans le domaine spécifique des thèses, ce mouvement des archives ouvertes a trouvé en France sa traduction, son fondement dans la loi et un nouvel essor à partir de 2006 par la mise en place d’un cadre législatif incitatif qui a réformé la formation doctorale et le traitement des thèses :

Arrêté du 3 septembre 1998 relatif à la charte des thèses Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale

Arrêté modifiant l'arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat - qui est venu modifier l’arrêté de 1985 qui décrivait les modalités du dépôt uniquement « papier » à l’époque

L’arrêté du 7 août 2006 introduit la possibilité d’un dépôt sous forme électronique (Titre 3, art.

8 à 11) et laisse aux établissements le choix du type de dépôt, soit sur support papier, soit sous forme électronique (procédures différentes).

Quelle que soit la forme retenue, le choix est exclusif et il n’est admis qu’une seule version de soutenance, validée par un jury, corrigée sous 3 mois, sur un support de référence, selon les spécifications de l’établissement et accompagnée de métadonnées (bordereau papier ou électronique).

L’introduction du dépôt électronique illustre bien les préoccupations relatives à la valorisation et à la diffusion en libre accès de ces travaux.

3 Chiffres communiqués par Paul Thirion, directeur des bibliothèques de l’Université de Liège, lors de la Journée de l’open access organisée par le consortium Couperin les 24 et 25 janvier 2013.

L’arrêté organise aussi le circuit en en définissant clairement :

Les objectifs : dépôt, signalement, conservation, diffusion qui prennent dans les termes du décret un caractère obligatoire

Les acteurs :

Le doctorant, en tant qu’auteur de la thèse les directeurs de recherche

Les écoles doctorales et services administratifs des établissements qui encadrent la production du doctorant, authentifie le dépôt, signale et diffuse ; l’établissement dans son ensemble définissant la politique de diffusion de sa production scientifique, déterminant le site et les modalités de diffusion exacte de ses thèses et accordant exceptionnellement une dérogation à la publicité (la confidentialité, le retrait d’un contenu manifestement illégal, la restriction du périmètre de diffusion à l’intranet, notamment pour des questions de qualité)

Les bibliothèques et services de documentation, opérateurs techniques qui assurent pour le compte des établissements, le traitement (signalement, diffusion, conservation) des thèses

Les outils techniques mis en place au niveau national pour garantir un traitement optimal et homogène de ces travaux avec notamment le rôle majeur joué

par l’ABES (agence bibliographique de l’enseignement supérieur) pour la gestion centralisée et le signalement : applications SUDOC (catalogue national)/ STAR (traitement des thèses) /portail national des thèses « theses.fr » Et par le CINES (centre informatique national de l’enseignement supérieur) pour la conservation

L’arrêté décrit le principe et les modalités du dépôt (les étapes, les exigences de forme) ainsi que le traitement qui leur est ensuite réservé pour atteindre les objectifs recherchés et synthétise la mission de diffusion des établissements en ces termes :

« Art.11 : Sauf dans le cas d'une clause de confidentialité, l'établissement de soutenance assure en son sein l'accès à la thèse. La mise en ligne de la thèse sur la toile est subordonnée à l'autorisation du nouveau docteur sous réserve de l'absence de clauses de confidentialité. »

La diffusion est obligatoire à minima sur l’intranet de l’établissement, selon les règles de communication des documents administratifs ; elle est opposable au docteur et à l’établissement : la communication du document thèse au sein de l’établissement est de droit.

Le texte de l’arrêté démontre clairement un souci de performance des services rendus à la communauté scientifique : exhaustivité, accessibilité, authentification, pérennisation, rapidité de traitement en dépit des difficultés nouvelles ou amplifiées d’ordre technique, organisationnel, ou encore d’ordre juridique qui peuvent en découler.

2.2. Dépôt et diffusion des thèses en France : le circuit

Export vers TEL : uniquement pour les thèses accessibles sur internet et dans les établissements ayant choisi d’activer cette passerelle. A Montpellier, l’UPV puis l’UM ont fait ce choix.

Aujourd’hui, la quasi-totalité des établissements habilités à délivrer un diplôme de doctorat est passée ou en train de passer au dépôt électronique.

2.3. A Montpellier

Les universités de Montpellier ont fait partie de la première vague des établissements à opter pour le dépôt numérique national des thèses, ce nouveau dispositif national de dépôt et de diffusion des thèses sous une forme nativement numérique et non pas thèses papier numérisées.

Un groupe de travail interuniversitaire, mené par la BIU, et faisant participer l’ensemble des acteurs : ED, services administratifs, chercheurs et directeurs de thèses, partenaires (MED, ADUM).

Les présidents des Université ont opté pour l’adoption uniforme du dépôt électronique au 1er janvier 2010.

Sup’Agro puis l’ENSCM ont également fait ce choix, avec une mise en place un peu plus longue.

Période de test et double dépôt pour quelques thèses 2009 puis 1er semestre 2010 : implication progressive de tous les acteurs, passage en production courante et montée en charge ; une mise en œuvre générale effective à l’été 2010 pour tous les UFR. Le circuit est tout à fait bouclé depuis le début 2011.

2.4. Intérêt de la valorisation spécifique des thèses

Au sein des productions de l’IST il est en effet apparu essentiel de valoriser particulièrement la thèse en tant que document riche d’informations scientifiques originales, de lui redonner une place majeure dans le parcours scientifique et professionnel du chercheur comme une étape vers ou à côté d’autres types de production, dans la mesure aussi où elles entrent pleinement en ligne de compte dans l’évaluation de l’activité de recherche des universités.

Une meilleure visibilité pour une production scientifique riche mais difficilement accessible jusque là (thèse papier, conservée uniquement dans la bibliothèque de l’université de soutenance, n’est consultable ailleurs que sous forme de microfiches ou via le prêt entre bibliothèques).

L'harmonisation des pratiques déjà existantes, en garantissant la qualité du référencement

La pérennité des données (souci de préservation)

Une meilleure protection des auteurs contre le plagiat, du fait de cette meilleure visibilité. Le document source étant largement accessible, son antériorité est déterminée et le plagiat peut être plus facilement révélé.

Un tremplin ou une alternative à l’édition

Les réticences vis-à-vis de la diffusion sur Internet tiennent en grande partie à la crainte du plagiat et de la demande d’exclusivité formulée par les éditeurs potentiels de la thèse.

En ce qui concerne le plagiat : Certes, le format numérique des travaux (et des thèses en particulier) et leur large diffusion sur internet multiplient les risques de dépossession des œuvres, de copie et de plagiat. Mais le problème n’est pas nouveau et le caractère relativement confidentiel des thèses papier pouvait d’une certaine manière favoriser ces pratiques et leur assurer une certaine impunité. Au contraire, une diffusion sur Internet permet

d’identifier plus facilement les éventuels plagiats et de les prouver, l’auteur se voyant reconnaître l’antériorité de l’œuvre (sans parler des logiciels anti-plagiat qui fonctionnent sur la base d’une source attestée). Les récents déboires de ministres du gouvernement allemand le prouvent : Karl-Theodor zu Guttenberg, ministre de la défense, a soutenu sa thèse en 2007 et a été accusé de plagiat en 2011 ; le plagiat qui entache la thèse d’Annette Schavan, ministre de l’éducation et de la recherche, a attendu près de 30 ans avant d’être révélé (soutenue dans les années 80, annulée en février 2013). De même, la présente formation a été très largement copiée sur celle créée par la précédente responsable du circuit des thèses électroniques à la BIU. Comme les notes accompagnant sa présentation n’ont pas été mises en ligne, ce plagiat éhonté peut passer à peu près inaperçu et sera difficilement prouvé. En revanche, si elles avaient été diffusées, il aurait été très facile de dévoiler la supercherie.

L’attitude des éditeurs envers la diffusion en ligne est ambiguë : s’ils demandent fréquemment que la thèse dont ils publieront la version remaniée ne soit plus visible sur Internet, ils commencent souvent à faire de la veille sur les plates-formes de diffusion des thèses (comme TEL). Certains docteurs se voient ainsi proposer des publications grâce à leur présence en ligne. De toute manière, comme ils peuvent restreindre à tout moment le périmètre de diffusion de leur thèse, la mise en ligne initiale de la thèse ne saurait être un handicap. En revanche, si la thèse ne trouve finalement pas d’éditeur, sa diffusion en ligne peut être une manière de la rendre visible.

2.5. Où trouver des thèses en libre accès ?

2.5.1. Le dispositif national français

Un mouvement national et international qui concerne aujourd’hui tous les établissements habilités à délivrer le doctorat en France.

Dispositif ‘ STAR’ (passage au dépôt électronique) prévu par arrêté de 2006 : intégration au dispositif qui s’est substituée ou qui s’est réalisée de façon concomitante à la mise à disposition des thèses papier numérisées (rétrospectif), avec constitution d’archives ouvertes institutionnelles.

2.5.2. Principales archives institutionnelles en France

De nombreuses universités, grandes écoles ou grands établissements habilités à délivrer le diplôme de doctorat, mettent en ligne les thèses soutenues en texte intégral, par le biais d’une archive institutionnelle, qui peut s’ouvrir à d’autres productions que les thèses.

Catalogue des thèses de la Bibliothèque inter-universitaire de santé : signale toutes les thèses de doctorat de médecine-odontologie-biologie soutenues à l’Université Paris Descartes, ainsi que tous les thèses de doctorat, d’exercice et mémoires d’études de santé déposés dans des archives ouvertes (TEL, Dumas – archive ouverte de mémoires de HAL, site de l’Union régionale des médecins libéraux d’Île de France, etc.).

Cither (Consultation en texte Intégral des THèses en Réseau) : diffusion des thèses électroniques de l’INSA de Lyon

Thèses électroniques de l’Université de Lyon 2- Cyberthèses : un dispositif de publication et de diffusion en ligne des thèses initié en 1998 par les Presses de l’Université de Montréal⁴ et l’Université Lumière Lyon 2 avec le soutien du Fonds Francophone des Inforoutes, et adopté, par la suite, par plusieurs établissements francophones d’enseignement supérieur. Il s'est transformé au fil des ans en un programme international de coopération entre les universités de Lyon, Montréal, Genève, Santiago du Chili, Dakar, Tananarive et la société SILECS. Le "réseau Cyberthèses" regroupe aujourd'hui de nombreuses institutions, francophones ou non, à travers le monde.

Thèses soutenues à l’Université de Poitiers (Upthèses) depuis le 1er janvier 2008

INRP (Institut National de la Recherche Pédagogique) : signalement quasi-exhaustif des thèses soutenues en France depuis 2003 dans les domaines de l’éducation et de la formation

Thèses en ligne soutenues à l’Université de Limoges depuis 2003 (http://epublications.unilim.fr)

ORI-thèses : Thèses électroniques de l’Université des Sciences et Technologie de Lille (thèses soutenues à Lille 1depuis 2000, HDR et DSR depuis 2001, thèses électroniques de l’Ecole centrale de Lille)

Erasme: texte intégral des thèses soutenues à l'Institut National Polytechnique de Toulouse

OATAO : archive ouverte institutionnelle des établissements du PRES de Toulouse Pastel : service de thèses en ligne de ParisTech

PETALE : plateforme de diffusion des thèses et mémoires numériques des universités de Lorraine

Theoreme : archive ouverte de l’Université de Valenciennes, qui diffuse actuellement les thèses de doctorat de l’Université.

Ces archives institutionnelles peuvent être hébergées par HAL, par le biais de portails spécifiques thématiques, institutionnels, génériques, ou de collections.

Il faut également signaler deux « antennes » de HAL :

TEL (Thèses En Ligne): le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe) a mis en place la plateforme HAL (Hyper Article en Ligne). TEL est un environnement particulier de HAL destiné à l'auto-archivage en ligne des thèses et HDR de façon à rendre rapidement et gratuitement disponibles ces documents scientifiques. Toutefois, les institutions peuvent aussi être déposantes dans TEL pour le compte des auteurs. Les modalités techniques de cette diffusion sont extrêmement simples puisque complètement intégrées au fonctionnement des applications de gestion nationale des thèses (STAR), la diffusion institutionnelle s’associant dans ce contexte aux initiatives d’auto-archivage. Au départ, cette possibilité avait été écartée à Montpellier à cause de l’impossibilité de retirer un dépôt, ce qui est contraire à notre contrat de diffusion et à la souplesse que l’on a souhaité donner en la matière (notamment dans le cadre de stratégies éditoriales). Aujourd’hui, une inflexion de la politique

4 L’Université de Montréal est une des 4 universités de la ville de Montréal, avec l’Université du Québec à Montréal (UQAM), Concordia, McGill.

du CCSD lève cette contrainte et permet le retrait dans le cas des dépôts effectués par les établissements de soutenance (et uniquement dans ce cas). D’où la décision de l’UM3 (oct 2011) puis de l’UM1 et UM2 (2014) de diffuser automatiquement dans TEL toutes les thèses internet de ces établissements.

Dumas (Dépôt Universitaire de Mémoires Après Soutenance) : base d’archives ouvertes de travaux d’étudiants niveau bac+4 et 5 validés par un jury. L’objectif est de « valoriser les activités pédagogiques et de préparation à la recherche des établissements d'enseignement supérieur ». Ce n’est pas une base d’auto-archivage. Le dépôt se fait après la soutenance et sous la responsabilité de professionnels de la documentation ou d’enseignants.

ISIDORE est une plateforme de recherche permettant l'accès aux données numériques des sciences humaines et sociales (SHS). Ouverte à tous et en particulier aux enseignants, chercheurs, doctorants et étudiants, elle s'appuie sur les principes du web de données et donne accès à des données en accès libre (open access). ISIDORE est une réalisation du très grand équipement ADONIS (CNRS) et mise en œuvre par le centre pour la communication scientifique directe (CCSD/CNRS).

Thèses.fr : réalisation de l’Abes. Alimenté par les données de Star (qui abrite les métadonnées des thèses de doctorat des établissements passés au dépôt électronique) et de Step (qui abrite les métadonnées des thèses de doctorat en préparation dans les établissements ayant intégré le dispositif Step). Thèses.fr signale donc les thèses en préparation et les thèses soutenues et déposées sous format numérique, et donne accès au texte intégral de ces thèses lorsque leur auteur a opté pour la diffusion sur internet (lien vers les archives institutionnelles).

2.5.3. A l’étranger

Thèses francophones :

Belgique: BICTEL répertoire de publications électroniques (thèses et e-prints) des universités de la communauté française de Belgique : http://www.bictel.be/

Suisse : RERODOC - bibliothèque électronique du réseau RERO (réseau de suisse romande) comportant livres, thèses, mémoires...en texte intégral : https://doc.rero.ch/

Archive ouverte UNIGE : Université de Genève (depuis 2000) : https://archive- ouverte.unige.ch/

« Theses Canada » Catalogue global des thèses et mémoires réalisés dans les universités canadiennes :

http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/theses/Pages/theses-canada.aspx

« Papyrus » (Université de Montréal) : https://papyrus.bib.umontreal.ca

« Archimède » (Université de Laval, Québec) : thèses et mémoires rédigés et déposés sur support électronique depuis 2002 : http://theses.ulaval.ca/archimede/

Thèses européennes :

EThOS (British Library - Royaume-Uni) : http://ethos.bl.uk

DIVA (Scandinavie) : base comportant les thèses et travaux de recherche de 28 universités scandinaves : http://www.diva-portal.org

NARCIS (Pays-Bas) : http://www.narcis.nl

TESEO (Espagne) : https://www.educacion.gob.es/teseo

DART-Europe (plus de 580.000 thèses en texte intégral, issues de 28 pays européens) : http://www.dart-europe.eu

Dans le monde:

NDLTD: Networked Digital Library of Theses and Dissertations : http://www.ndltd.org/

Cybertesis: portail de thèses soutenues en Amérique Latine : http://www.cybertesis.info/

3. Le circuit des thèses à Montpellier

3.1. Calendrier et procédures

ADUM

https://www.adum.fr/index.pl

Lors de l’inscription en doctorat

Inscription obligatoire dans l’ADUM

=> attestation d’inscription, à imprimer, et remettre à l’Ecole doctorale avec les autres documents administratifs.

L’inscription dans l’Adum est validée lorsque l’inscription est achevée par l’Ecole doctorale.

On peut mettre à jour les informations signalées dans l’Adum à tout moment.

La fiche Adum représente un CV que des employeurs potentiels peuvent consulter. Une mise à jour soigneuse est donc recommandée à chaque réinscription.

2 mois avant la soutenance : enregistrement de la soutenance

Enregistrement dans l’Adum de la date et des détails de la soutenance (noms et

coordonnées des rapporteurs, membres du jury), projet professionnel, date de disponibilité pour un emploi.

=> Annexe A ou 1 – Proposition rapporteurs, à imprimer, faire signer par le directeur de thèse et par le directeur de l’école doctorale

=> Annexe B ou 2 - Proposition membres du jury "provisoire" » à imprimer et à remettre à l’école doctorale

=> Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer, à remettre à l’école doctorale (récapitulatif mis à jour avec la date de soutenance)

3 semaines avant la soutenance (au plus tard) : 1

dépôt

Dépôt du fichier (en pdf) de la thèse

Renseignement des informations sur la thèse (ou métadonnées : directeur(s) de thèse, rapporteurs, membres du jury, titre, mots clefs, résumé – 4000 caractères maximum espaces compris, en français et en anglais au minimum) et du contrat de diffusion (sur internet ou pas,

droit de reproduction ou pas, période de confidentialité ou pas)

=> Annexe B - Proposition de membres du jury, imprimer, faire signer par le directeur de thèse, et par le directeur de l’école doctorale

=> Certificat de conformité avec la version de soutenance à imprimer en deux exemplaires, à signer

=> Contrat de diffusion à imprimer en deux exemplaires et à signer

=> Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer

Tous ces documents sont à remettre au secrétariat de l’école doctorale pour validation puis au service scolarité 3ème cycle de l’établissement pour l’accord final de soutenance

3 mois maximum après la soutenance : 2

dépôt

Dépôt du ou des fichiers définitifs (en pdf) de la thèse, avec les éventuelles corrections demandées ou recommandées par le jury

=> Attestation de dépôt, certificat de conformité avec la version de soutenance et les corrections éventuellement demandées par le jury à imprimer en deux exemplaires, signer et transmettre au service scolarité 3ème cycle de l’établissement qui pourra alors éditer

l’attestation de diplôme dans l’attente du diplôme papier définitif signé par le rectorat et le chef d’établissement.

3.2. Précisions

3.2.1. Un ou plusieurs fichiers ?

Déposer plusieurs fichiers si la version d’archivage (identique à la version de soutenance, avec les éventuelles modifications) est différente de la version de diffusion. La version de diffusion peut différer de la version d’archivage si le doctorant tient à protéger son fichier contre les copies (avec un logiciel de DRM), car le fichier d’archivage est impérativement un fichier ouvert et non protéger. Elle peut également différer si l’auteur n’a pas obtenu le droit de citer ou de reproduire certains éléments dans sa thèse (illustrations ou articles, par exemple).

3.2.2. Les contrats de diffusion

Une des caractéristiques de la procédure de dépôt des thèses est la forte contractualisation et l’importance de l’encadrement administratif qui va déboucher sur l’obtention du diplôme et la validation du document thèse.

La mise en ligne de la thèse sur le serveur de l’université doit faire l’objet d’un contrat de diffusion entre l’université et le doctorant.

Les universités rédigent leurs propres contrats en respectant les grandes lignes définies dans la charte des thèses.

Les objectifs sont détaillés en préambule : « faciliter l'accès au savoir, de favoriser les opportunités de contacts et d’échanges entre les auteurs de thèses et tous les membres des

communautés scientifiques et de contribuer tant à la renommée de l'auteur qu'à celle du travail qu’il a réalisé dans le cadre de l’Université »

L’auteur prend l’engagement personnel que la version diffusée est compatible avec les droits de propriété intellectuelle. Le contrat engage aussi l’établissement.

Les principaux articles :

Article 3 "Droits conférés à l'université"

La diffusion sur l’extranet est rappelée comme allant de soi

Cession des droits de représentation et de reproduction nécessaire à la diffusion sur internet : Permet au docteur d'étendre la diffusion de sa thèse sur internet, sachant que la diffusion intranet/extranet (réservée à la communauté universitaire de l'établissement de soutenance) est obligatoire (arrêté de 2006) et sera effective par défaut, sur le portail institutionnel BIU. La diffusion sur internet implique que l'auteur cède à l'établissement, au travers du contrat, le droit d'exploitation de son œuvre et en particulier son droit de représentation.

Cession des droits d’impression et de copie sur tous supports

Renvoie au droit de reproduction de l'œuvre qui sera consultée : en effet, l'auteur peut autoriser que la thèse soit consultable sur internet et, en même temps, refuser (ou autoriser) qu'on la réutilise ou qu'on l'exploite sous un autre support (photocopies, téléchargement...). Il est tout à fait libre de signifier qu'il ne souhaite pas accorder ce droit à l'établissement comme à toute personne consultant sa thèse. L'établissement (la bibliothèque) a l'obligation et signale effectivement (cf la notice de la thèse sur le portail BIU) si cette réutilisation est autorisée ou non. Cependant, s'il répond "non", et comme le précise le contrat de diffusion à l'article 3 : "il est entendu que l'auteur fera son affaire de la protection technique de son document". C'est-à-dire que l'établissement / la bibliothèque ne procèdera à aucune manipulation technique pour empêcher la réutilisation. C'est en somme à l'auteur de verrouiller son pdf.

Rappel : Il ne faut en aucun cas verrouiller la version complète destinée à l'archivage, sous peine de le rendre impossible. C'est uniquement la version de diffusion qu'il faut verrouiller.

C'est un cas qui justifie donc que le doctorant produise une version de diffusion. La version de diffusion qui sert à expurger la thèse des parties tendancieuses au niveau des droits d'auteur, parties que l'auteur n'est pas libre de diffuser sans autorisation ou sans condition, permet aussi de produire un document conforme à la version archivée mais

Art 4 : Clause de confidentialité

Tout ou partie d’une thèse peut être soumis à une clause de confidentialité. La demande de confidentialité peut émaner du doctorant lui-même ou de son jury. Le caractère confidentiel d’une thèse est établi par le Président ou le Directeur de l’établissement.

La thèse confidentielle n’est pas reproduite, et n’est pas communiquée. Le caractère confidentiel d'une thèse doit avoir une durée limitée (16 ans maximum) – et raisonnable proportionnées au motif. Les thèses confidentielles (et sa durée) sont signalées dans le Sudoc par la bibliothèque de l'établissement de soutenance. La mention de confidentialité est portée sur la notice descriptive du document. La diffusion ne sera effective qu’au terme de la période. >>Code du patrimoine, loi du 15 juill.2008

Art 5 : Remise de la thèse

Rappel des modalités : conformité du dépôt et possibilité d’une version de diffusion

Art 6 : Présentation

Les préconisations formelles de l’établissement à respecter (c’est une obligation et un engagement)

Art 8 : Non exclusivité

Le doctorant peut également mettre en ligne librement sa thèse sur une plate-forme d’archive ouverte, comme TEL et en disposer pour tout autre usage y compris de valorisation commerciale (ce qui n’est pas incompatible). L’auteur conserve tous ses droits.

Art 9 : Garantie d’éviction

Engagement fort de l’auteur sur le respect de la PI. L’établissement, que l’on peut considérer comme l’hébergeur de la thèse, n’est pas responsable au premier chef du contenu qu’il met en ligne (mais il y a bien co-responsabilité juridique du docteur et de l’établissement diffuseur)

Art 10 : La suspension de la diffusion par l’établissement au motif du caractère manifestement illicite du contenu de la thèse

Art 11 : Moyens techniques de diffusion

L’établissement s’engage à mettre en œuvre les moyens d’hébergement et de diffusion, sécurisés et fiables

Art 12 : Possibilité de désistement ou droit de retrait

Restriction du périmètre de diffusion à l’intranet ou révocation de l’autorisation de reproduction (en particulier dans le cas où un éditeur exigerait le retrait de la thèse d’internet). Possibilité d’élargir aussi le périmètre.

3.3. Points de vigilance

La cession des droits de diffusion à l’établissement prévue au contrat n'est pas exclusive (l'auteur reste parfaitement maître de la diffusion de son œuvre et peut recourir à l’auto- archivage ou l’auto-publication sur un autre portail ou site). Elle n'est pas non plus définitive car l’auteur reste maître de décider, a posteriori, de modifier en le demandant formellement à l'établissement (par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception à l’Université, cf. Contrat - Art 12 : Désistement). Attention : cette décision ne peut pas intervenir entre le 1^er et le 2^d dépôt. La diffusion initiale de la thèse sera conforme aux termes du contrat de diffusion signé avant soutenance. Le 2^d dépôt dans l’ADUM ne s’accompagne pas d’une éventuelle modification des engagements pris par l’auteur avant soutenance.

Le jury et le président de l’établissement peuvent décider de restreindre le périmètre de diffusion choisi par le docteur à l’intranet/extranet (validé par le président de l’Université). En théorie, il est admis que cette décision est motivée par la qualité insuffisante de la thèse, indigne d’une diffusion si large. Dans les faits, il semblerait que la restriction décidée par le jury ne soit pas toujours liée à l’absence de qualité.

En dépit de ce qui a pu motiver le passage au numérique et des avantages de la diffusion internet, on fait le constat d’une proportion encore très importante de thèses intranet/extranet, toujours majoritaire dans certains établissements. Cela signifie, concrètement, que ces thèses ne sont accessibles que sur le campus de l’établissement ou à

sa communauté universitaire. Elles ne pourront, en l’état actuel des choses, être diffusées à l’extérieur par le biais du prêt entre bibliothèques, comme c’était le cas avec les thèses imprimées. Les bibliothèques ont reçu, depuis le passage au dépôt électronique, de nombreuses demandes de PEB sur ces thèses, demandes auxquelles elles n’ont pu répondre.

On peut craindre que ces thèses seront, par conséquent, moins connues, moins citées et que, paradoxalement, la primauté de certaines idées, approches ou hypothèses ne sera plus prise en considération si le contenu de ces thèses n’est pas publié rapidement sous une autre forme (livres, articles). Vaut-il mieux être ignoré que copié ?

A contrario, les thèses diffusées sur Internet ont une visibilité plus grande, et une audience amplifiée grâce à l’insertion de ces travaux (signalement et liens vers le texte intégral) au sein de portails internationaux ou d’autres plateformes de diffusion et d’archives ouvertes ou méta-catalogues (DART, OAIster).

3.4. Implications et responsabilités des acteurs

Les interlocuteurs dans le cadre de la procédure administrative de soutenance de thèse : L’Ecole doctorale

La direction de la recherche et des études doctorales de l’établissement (bureau ou service des thèses)

L’Association « Contact », qui administre l’ADUM (Annuaire des doctorants et docteurs des Ecoles Doctorales de l’Académie de Montpellier) : http://www.adum.fr/adum La bibliothèque

Le circuit repose sur :

Doctorant : enregistrement auprès des ED et sur l’ADUM ; vérification des aspects juridiques / obtention des autorisations pour la réutilisation de ressources tiers ; édite les différents documents administratifs et contractuels établissant la cession des droits de diffusion à l’établissement, le choix périmètre de diffusion et licences d’utilisation ; puis il effectue les dépôts certifiés conformes de sa thèse sur l’ADUM

Ecoles doctorales (toutes les ED des universités de Montpellier+Sup’Agro+ENSCM) : encadrement pédagogique et scientifique (formation, information); organisation de la soutenance, réception, contrôle et validation des dépôts

Services administratifs : sont chargés de l’organisation et suivi administratif – réception de l’attestation de conformité du dépôt définitif, enregistrement du procès verbal du jury et de la décision du président ; délivrance du diplôme

En termes de responsabilité :

En tant qu’auteur, le doctorant est responsable du contenu de sa thèse avant sa mise en ligne (notamment, garanties juridiques en vue de la diffusion).

La responsabilité de la validité et de la conformité du dépôt ainsi que du circuit administratif (délais, documents) relève des ED et des services administratifs.

La BU est un opérateur technique

Réception et contrôle technique du dépôt (info au 1^er dépôt, suivi, puis travail effectif à compter du 2^e dépôt)

Contrôle de cohérence des données et des documents reçus,

Contrôle de conformité technique des documents et de leurs métadonnées (forme et format) en vue de l’archivage comme de la diffusion

Garante de la qualité du référencement, archivage pérenne, et maintient l’infrastructure de la diffusion

Rôle de conseil, formation auprès des doctorants

4. Document thèse : consignes formelles et préconisations techniques

4.1. Principales consignes formelles pour le document

Récapitulées sur le site theses-en-ligne.fr (> Introduction > Un dispositif spécifique > La rédaction du document thèse)

Structure rédactionnelle conforme aux recommandations de l’établissement mais fortement inspirées de normes nationales :

prévue dans le Code de l’Education + engagement par contrat (art 6) Norme AFNOR Z 41006 « présentation des thèses et documents assimilés » Objectifs de ces consignes :

Assurer une certaine cohérence de présentation des thèses au plan national

Favorise une meilleure appréhension du document numérique, améliore son signalement et sa consultation en ligne

Elles doivent être respectées dès le premier dépôt électronique.

Depuis le 1^er septembre 2013, couverture de thèse obligatoire pour tous les établissements d’enseignement supérieur de Montpellier et Perpignan : voir sur le site du collège doctoral (http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/)

4.2. Détail des consignes formelles

4.2.1. Langue de rédaction

En langue française sauf exception de cotutelle internationale.

La rédaction en langue étrangère, souvent en anglais, est possible exceptionnellement ; le manuscrit en anglais doit être accompagné d’un long résumé « substantiel » en français de 10 pages au moins (voir 30p.) ; dans le cas de co-tutelle, si la thèse est en français, un résumé substantiel dans l’autre langue doit être également produit. Ce résumé doit être intégré à la thèse (il est préférable de ne pas en faire un fichier à part pour le dépôt).

4.2.2. Structure générale

Pour le document numérique et la navigation, il est préférable de modifier l’ordre habituel (version papier) des parties du document.

Objectif : mettre le plus près possible des premières pages affichées du document numérique visualisé :

résumé, mots clés : ils ne sont plus sur une 4e de couverture

table des matières ou sommaire. On considère classiquement qu’un sommaire est moins précis qu’une table des matières. D’où une structure possible : sommaire en début de document et table des matières complète en fin de document

Éviter les pages blanches.

Ordre à respecter : Page de titre Pages liminaires

Table des matières complète (toutes les sections, annexes comprises avec numéros de page). La table des matières peut être suivie de tables particulières : tableaux, figures, illustrations…

Corps de la thèse Annexes

Bibliographie (voir notamment le Guide pour la rédaction... §7 pour quelques exemples de présentation).

Tables et index spécifiques Pour le corps du document :

Utiliser un en-tête et un pied de page

Numérotation des pages impérative, elle commence dès la page de titre et englobe la totalité des annexes

Interlignes simples Texte justifié

Police : 12 points en moyenne, les plus utilisées = Times New Roman, Verdana ou Arial.

Privilégier la lisibilité et la simplicité. Attention : pour la compatibilité entre les différents logiciels et la garantie à long terme de la lisibilité de votre document, il est conseillé d'utiliser des polices avec un encodage Unicode. C'est le cas pour les principales polices courantes mais c'est beaucoup plus délicat si vous devez utiliser des caractères spéciaux. La police Symbol de Word par exemple n'est pas Unicode, il est donc préférable de l'éviter. Vous trouverez sur la page « Caractères spéciaux » de l'Université de Lyon 2 quelques polices utiles et compatibles (grec, hébreu, chinois etc).

4.2.3. La page de titre

Eléments obligatoires sur la page de titre :

Les logos du collège doctoral et de l’établissement de soutenance (ou des établissements en cas de cotutelle)

le nom de l’établissement de soutenance (ou des établissements en cas de cotutelle) le nom de l’école doctorale

l'intitulé de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée le type de doctorat

la discipline (catégorie CNU si possible),

les noms et prénoms de l'auteur (avec les accents) : le nom patronymique, suivi éventuellement du nom d’usage, qu’il résulte du mariage ou de la filiation. Pour qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les noms et prénoms de l'auteur, les noms sont en majuscules, les prénoms sont en minuscules

le titre de la thèse la date de soutenance

composition du jury : les noms, prénoms, fonction des membres (noms en majuscules, prénoms en minuscules)

4.2.4. Les pages liminaires

Les pages liminaires suivent la page de titre et précèdent la table des matières. Outre les éléments obligatoires ci-dessous, elles peuvent contenir une dédicace, une épigraphe, des remerciements.

Eléments obligatoires :

le résumé en français et en anglais. Les résumés doivent, chacun, comporter au maximum 1700 caractères, espaces compris. Ils doivent être précis et permettre de comprendre comment le sujet est abordé. Ils sont distincts du résumé substantiel en français nécessaire dans le cas d’une thèse en cotutelle, si la langue de la thèse n’est pas le français ; le résumé en anglais permet un meilleur signalement de la thèse dans des bases de données internationales

le titre en anglais

les mots clés en français et en anglais. Le doctorant choisit les mots clés en fonction de la terminologie en vigueur dans sa discipline. La bibliothèque universitaire peut également aider l'auteur à les définir. Elle mettra les mots choisis par l’auteur en cohérence avec les vocabulaires en usage dans les catalogues collectifs (8 mots-clés possibles, précis et significatifs)

l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée; le nom de l'entreprise dans le cas d'un partenariat industriel.

4.3. Préconisations techniques

Exigences techniques :

Un format pdf conforme et valide : vérifiez la conformité et la validité du fichier avec

« FACILE » (facile.cines.fr): outil de validation Jhove 1,1 protocole de validation développé par l’Université de Harvard (la garantie de l'archivage à long terme des documents numériques repose sur des préconisations techniques strictes du format PDF, le fichier PDF (d'archivage) que vous déposerez doit donc passer le test

« FACILE »)

Poids : s’il dépasse les 50 Mo (cf. 80Mo : limite conseillée pour le dépôt sur TEL), préférer deux fichiers (thèse / annexes, par exemple)

Nommage des fichiers : [année]_[NOM]_[type de fichier]

Ex. : « 2015_DUPONT_arch.pdf » , « 2015_DUPONT_diff .pdf»

 « 2015_DUPONT_annnexes_arch.pdf »

Fichiers non sécurisés pour l’archivage : éviter d'appliquer des protections (interdiction de copie, de modification, protection par mot de passe etc) sur cette version. Dans certains cas, les bibliothèques prendront contact avec vous si elles rencontrent des problèmes à cette étape.

Recommandations :

Ne préparer vos fichiers pour le dépôt qu'au terme de votre rédaction : il est souvent plus pratique et efficace de travailler avec plusieurs fichiers (par chapitre par exemple), la fusion ne devant intervenir qu'au terme de la rédaction.

Mettre à jour sur le fichier final les éléments automatiques comme les tables (des matières, des illustrations) et les index. Cela suppose cependant que votre document soit 'stylé' (voir plus bas).

Ne générer la version de diffusion qu'à partir de la forme définitive de votre document. A la place des œuvres supprimées, indiquer explicitement "Œuvre non reproduite par respect du droit d'auteur" en conservant l'espace initiale pour ne pas trop modifier la pagination générale. Puis mettre à jour les tables et index.

4.4. Les versions de la thèse

Comment se matérialise la version « partielle » de diffusion ?

Pour la version partielle de diffusion, certaines parties soumises à droits d’auteur ou confidentielles pour lesquelles le doctorant ne dispose pas des droits doivent être exclues ou apparaître sous une forme dégradée. Il est recommandé dans ce cas de substituer à l’image problématique une légende du type « Œuvre/schéma/photographie… non reproduite par respect du droit d’auteur ».

Dans la mesure du possible, conserver une pagination comparable entre les deux versions (archivage/diffusion) ainsi que la mise en page, les encadrés et la taille de l’emplacement initial.