Adjoint administratif
Supérieur hiérarchique : Adjoint de direction de la présidente-directrice générale Type d’emploi : Permanent à temps plein
Lieu de travail : Ottawa
Date limite de réception des candidatures : 2 octobre
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La Commission de la santé mentale du Canada (la Commission) est un organisme sans but lucratif mis sur pied pour sensibiliser les Canadiens et les Canadiennes à l’échelle nationale aux enjeux de la santé mentale et pour travailler à améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec des problèmes de santé mentale et des maladies mentales.
Pendant son premier mandat de dix ans, la mission de la Commission a consisté à élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale pour le Canada; à mettre en œuvre un programme décennal de lutte contre la stigmatisation et la discrimination; à créer un centre d’échange des connaissances à l’intention des milieux de la santé mentale; et à s’attaquer à la question de l’itinérance dans le contexte des problèmes de santé mentale. La Commission travaille actuellement avec le gouvernement fédéral pour définir son second mandat de dix ans, qui ira jusqu’en 2027.
La Commission a récemment amorcé un processus de planification stratégique qui orientera ses travaux au cours des prochaines années. Un aspect en consistera à créer un plan d’action en matière de santé mentale inspiré de la Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada. D’autres priorités seront la poursuite des efforts de lutte contre la stigmatisation et la discrimination ainsi que la santé mentale dans le milieu de travail. La prévention du suicide sera aussi vraisemblablement un axe prioritaire important.
APERÇU DU POSTE
La Commission de la santé mentale du Canada est actuellement à la recherche d’un adjoint administratif bilingue pour le bureau de la présidente-directrice générale au centre-ville d’Ottawa.
Sous la direction de l’adjoint de direction /secrétaire de la Commission, vous jouerez un rôle crucial pour assurer la gestion efficiente et efficace du bureau de la présidente. Vous serez chargé de gérer tous les aspects de l’emploi du temps de la présidente, de coordonner ses déplacements, de communiquer avec les personnes-ressources clés internes et externes que rencontre la présidente, de même que de réunir la documentation nécessaire pour ses rencontres. De plus, vous appuierez l’adjoint de direction et le remplacerez au besoin, tout en vous acquittant d’autres tâches administratives se rapportant aux réunions du conseil d’administration et des comités de ce conseil. Vous donnerez également suite à diverses demandes de la présidente et de l’adjoint de direction afin que les activités administratives se déroulent de manière harmonieuse et efficiente, en respectant les délais.
Vous devez être extrêmement bien organisé et souple, et aimer relever des défis administratifs. Votre capacité d’exécuter de multiples tâches simultanément dans cet environnement administratif
dynamique au rythme trépidant sera constamment mise à l’épreuve. Le respect de la confidentialité est un aspect crucial de ce rôle. Le discernement, le souci du détail et un degré élevé de professionnalisme sont tout aussi importants.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Assumer la responsabilité de gérer un calendrier chargé, exigeant des interactions avec des clients internes et externe, des cadres et des adjoints, œuvrant dans divers fuseaux horaires.
Organiser des activités avec la logistique connexe (coordination des réservations de salles, d’équipement et de matériel).
Assumer la responsabilité d’organiser des réunions à l’extérieur et des téléconférences, ainsi que de gérer la logistique des déplacements, dont les réservations de billets d’avion, de transport terrestre et/ou d’hôtel.
Préparer les itinéraires de voyage et mettre le calendrier Outlook à jour en conséquence.
Préparer et soumettre des rapports de dépenses et faire le rapprochement des relevés de cartes de crédit organisationnelles.
Traiter régulièrement des documents et des renseignements confidentiels avec discrétion.
Assister aux réunions hebdomadaires prévues au calendrier avec l’adjoint de direction afin de discuter de la participation de la présidente directrice générale à des activités.
Rédiger et envoyer des communications au nom des cadres.
Aider l’adjoint de direction à préparer/organiser les réunions du conseil d’administration et de ses comités.
Collaborer avec l’adjoint de direction/secrétaire de la Commission et l’appuyer au besoin.
Remplir les fonctions de l’adjoint de direction en son absence.
Être disponible après les heures de travail au besoin.
APTITUDES ET EXPÉRIENCE
Sens de l’organisation extrêmement bien développé, souplesse et goût des défis administratifs
Excellentes compétences en organisation et capacité d'établir les priorités
Aptitude à travailler efficacement sous pression dans un environnement au rythme trépidant
Très grand souci du détail
Attitude positive, proactive et capacité de toujours faire preuve de discernement
QUALITÉS ESSENTIELLES
Études postsecondaires dans une discipline administrative et/ou expérience de la prestation de soutien administratif dans un environnement opérationnel comparable
Minimum de trois à quatre années d’expérience de soutien auprès de cadres de direction
Solide expérience de la gestion/de l’établissement de calendriers avec Microsoft Outlook
Maîtrise des logiciels Word et Adobe Acrobat (un atout)
Expérience de l’utilisation d’un logiciel de production automatisée de rapports de dépenses (un atout)
Excellente capacité à communiquer en anglais (de vive voix et par écrit); la capacité de communiquer de vive voix en français serait un atout
Excellentes compétences en gestion du temps essentielles pour organiser les tâches quotidiennes et en établir le calendrier
Professionnalisme opérationnel éprouvé en ce qui a trait au respect de la confidentialité et au traitement de renseignements très sensibles avec tact et discrétion
COMPÉTENCES Valeurs et éthique Respect de la diversité Apprentissage continu Gestion des résultats
Travail d’équipe et coopération Communication orale et écrite
Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)
EXIGENCES PHYSIQUES/COGNITIVES
Longues périodes en position assise dans les réunions (5 heures ou plus)
Grandes exigences sur le plan visuel (5 heures ou plus) en raison du travail à l’ordinateur
Nombreuses exigences liées au fonctionnement en mode multitâche et à l’obligation de se consacrer attentivement à différentes fonctions et responsabilités
Haut degré de concentration nécessaire (réunions, exposés, etc.)
EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES
Exigences de travail constamment liées à des délais d’exécution
Haut degré de fonctionnement en mode multitâche
Exposition de moyenne à grande au stress en raison d’interactions complexes, de relations avec les intervenants et d’exigences en matière de production de résultats
Haut degré de concentration nécessaire durant de longues périodes afin de maximiser les interactions avec les intervenants, de procéder à l’analyse stratégique de la situation, d’interpréter les données et de réduire les erreurs au minimum
Capacité d’organiser efficacement son travail et de prioriser ses tâches
Intelligence émotionnelle de haut niveau pour être en mesure d’établir et d’entretenir de bonnes relations de travail, de communiquer clairement, d’influencer et d’inspirer les autres, de bien travailler en équipe et de gérer les conflits
Capacité d'adaptation à des changements rapides des priorités
Adaptation au changement (organisationnel et environnemental)
Des buts et des objectifs de rendement sont fixés annuellement et passés en revue régulièrement.
La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de la diversité et du bien-être dans le milieu de travail. Dans cette optique, elle est heureuse d’encourager et de recevoir les candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières nations, les Inuits et les Métis, les membres de minorités visibles et les personnes ayant un vécu expérientiel des problèmes de santé mentale ou des maladies mentales.
Pour soumettre votre candidature, veuillez faire parvenir votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitæ (en format MS Word ou Adobe PDF seulement) à :
[email protected] pour le 2 octobre.
Indiquez en objet votre nom ainsi que le titre du poste, c’est-à-dire « Adjoint administratif ».
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui auront été retenues pour une entrevue.
Les candidats qui souhaitent obtenir des formats accessibles et des aides à la communication peuvent en faire la demande aux Ressources humaines à [email protected]
