Service INFODOC de la RTBF

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Service INFODOC de la RTBF

Romain Dremiere

To cite this version:

Romain Dremiere. Service INFODOC de la RTBF. Sciences de l’information et de la communication. 2008. �dumas-01731258�

Romain DREMIERE Master 1 - SID Juin2008

Rapport

de

stage

Service INFODOC

de la

RTBF

rtbF-M

Université Charles deGaulle Lille 3

UFRInformation DocumentationInformation_{ScientifiqueetTechnique}

SOMMAIRE

REMERCIEMENTS _p4

RESUME _p5

INTRODUCTION _p6

PARTIE I :Présentationdu lieu de_{stage et}desdifférentes missions _p7

1.1 Présentationde la RTBF _p7

1.2Présentationdu service INFODOC _p8

1.3 Lesmissionsréalisées _plO

PARTIE II :Lethésaurus _plO

2.1 _{Aspects générauxdes thésaurus pl 1}

2.2 _{Règles générales d'indexationetderechercheavecunthésaurus pl1}

2.2.1 Définitionetrôledel'indexation.

2.3 _{Etapesde l'indexation pl3}

2.3.1 Niveau_conceptuel.

2.3.2Niveau du_{langage naturel.}

2.3.3Niveau du_{langage documentaire.}

2.4 _{Règles d'indexation pl4}

2.4.1 Choixdes_concepts.

2.4.2Profondeur de l'indexation.

2.4.3 _{Qualité del'indexation.}

2.5 _{Aspectsdu/desthésauruspropres auserviceINFODOC pl5}

2.5.1 Un_{thésaurus, desthésaurus.}

2.5.2 Des thésaurusetdes _{supportsdifférents.}

2.5.3_{Aspects historiques.}

2.5.4_{Méthodologie de l'entrée d'un}nouveaumot-clé.

2.6 RéflexionsautourduthésaurusdelaRTBF _pl7 2.6.1 _{Aspectspositifs.}

2.6.2_{Aspectsproblématiques.}

2.7 Les_{possibilités de restructuration du thésaurus pl8}

PARTIE III :Letraitement documentaire _pl9

3.1 _{Aspectsgénéraux duchoix documentaire pl9}

3.1.1 Le choixdes_{périodiques.}

3.1.2 Laforme.

3.1.3 Le fond.

3.1.4 Le choix intellectuel.

3.1.5 Lesdocumentson-line.

3.2 Le traitementdocumentaire _p20

3.2.1 Les articles de_{périodiques.}

3.2.2 Lesdocuments on-line.

3.3 Larestitution _p21

3.3.1 Les articles de_{périodiques.}

3.3.2 Les documentson-line.

3.4 Un_{système efficacemaispouvantêtreoptimisé p22}

3.4.2 Des moyenshumainsefficaces.

3.4.3 Limiteset_{optimisationdu service.}

PARTIE IV : La G.E.D p24

4.1 _{gestion documentaire}: généralités p24

4.1.1 Définition.

4.1.2 Laconnaissance collective.

4.1.3 Constat.

4.1.4_{L'organisation.}

4.2Reflexions autourdu thésaurus_{numérique p26}

4.2.1 Généralités.

4.2.2 La_{place du thésaurusdans les systèmes d'info-doc.}

4.3 Indexationetrecherche _p28

4.3.1 Le_{langage normatif à l'indexation.}

4.3.2 Le_{langage d'expension à la recherche.}

4.4Mise en_{place d'un système de GED p30}

4.4.1 Lesdifficultés.

4.4.2 Les_objectifs.

CONCLUSION _p32

ANNEXES...(Ensemble des productionsréalisées durant le stage) p33

REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier :

ClaudeBOLYetl'ensemble de son_{équipepourl'accueil ausein du service INFODOC de la} RTBF.

Jean-Stéphane CARNEL,tuteurdustage etenseignantàLille IIIpour sesprécieux conseils.

Mme_{HENN,directrice de l'Institut des JeunesAveugles de Lille de m'avoir accorderun}

congé spécial.

RESUME

J'ai effectuémon _{stagedu 14 avril 2008 au23 mai 2008 ausein du service INFODOCde le}

radiotélévision_{belge francophone, àBruxelles.}

Dans une _{première partie nous vous présentons le lieu de stage et plus particulièrement le}

serviceInfodoc dont_{j'ai rejoins l'équipe. Puis dansune secondenous traiterons du thésaurus}

autravers d'un _{premier point présentant ses aspects etles méthodes d'indexation. Puis dans} un second _{point, nous vous présenterons les particularités du thésaurus de la RTBF et les}

éventuellesaméliorations_{à yapporter.}

Dans une troisième_{partie, noustraiterons des diverses pratiques du traitement documentaire}

découlant en _{partie des aspects du thésaurus. Cette partie détaillera l'ensemble des pratiques}

du_{service, des aspectstantnégatifsquepositifs ainsi quedes possibilités de changement.}

Enfin, une dernière _{partie traitera plus particulièrement des} systèmesde gestion électronique

des documentsetdes_{particularités liéesauthésaurus numérique ainsiquedesimplications de} la miseen_{place d'un tel systèmepourle service.}

INTRODUCTION

J'ai étéaccueilli ausein du service INFODOC de laRTBF du 14 avril 2008 au 23 mai2008.

Pendant ce _{stage, l'équipe de Claude BOLY, chef du service INFODOC m'a proposé de}

réaliser diverses missions _{propres au service, le dépouillement de presse, la réalisation de}

dossiers documentaires à destination des _{journalistes et des équipes de productions}

d'émission, des analyses statistiques ainsi qu'un travail autour du logiciel libre ZOHO

CREATOR_{permettantd'offrirunepremière piste de rechercheautourd'un système de GED.}

L'ensemble de notre travail s'articuleraautour du thésauruscar il est l'outil_{parexellence du} documentaliste et celui ou ceux utilisés au sein du service INFODOC révèlent certaines

particularités.

En _{effet, de nombreux thésaurus} ont été créés dans différents domaines dans l'objectif de

proposer unvocabulaire contrôlépourl'indexation deressourcesdocumentairesetpourl'aide

à laformulation d'une _{requêtepar un documentaliste. Ilsontnécessité de lourds efforts pour} leur _{conception manuelle. L'existence de normes (ISO 2788 et ANSI Z39) permet} d'uniformiserleurcontenu entermes deliens _{sémantiquesentreunités lexicales (synonymie,} liens _{hiérarchiques et d'association). Cependant, leur format n'est pas normalisé : fichiers}

Words, Excel, formatimprimé. La normalisation présente principalement trois avantages. Le premier est que l'uniformisation de leur représentation permettra à ces ressources d'être

distribuées sur le webvia EINTRANET de _{l'entreprise. De plus,ces ressourcespourront être}

uniformément_{manipuléesàpartird'outils dédiésauxsystèmes de GEDetaux thésauruspour}

leur _{visualisation, l'annotation,} etc... Enfin, lesprocessusde veille etd'accès à l'information

pourront s'appuyer sur ces ressources élémentaires simples, sans avoir à faire face à

l'hétérogénéité des formats.

Après une première partie présentant la RTBF (Radio Télévision Belge Francophone), le

service INFODOC et lesmissions_{quej'ai réalisées,nous traiterons dans les parties suivantes}

duthésaurusoudes thésaurusdu_{service, du traitement documentaire enfin desprérogativeset}

1 Présentation du lieu destage etdesmissions.

1.1 Présentation de laRTBF

Adressedeslocaux: 52bd_{Reyers, 1044 BRUXELLES.}

La loi du 18_{juin 1930 créé l'Institut National de Radiodiffusion (INR, NIR en néerlandais)}

qui se voit attribuer l'usage exclusif des trois longueurs d'onde accordées à la Belgique, dont deux seront _{utilisées pour diffuser des émissions en français et en néerlandais. Le 14juin}

1940, face à l'invasion allemande, l'INR interrompt ses activités après avoir démonté ou

détruit tous ses émetteurs afin d'éviter leur utilisation _{par l'ennemi. Le 14 septembre 1945,} l'INR retrouve, par arrêté royal, son mandat de service de radiodiffusion public. Le 2 juin

1953 marque les débuts de la télévisionenBelgiqueavec diffusion d'émissionsrégulières dès

le 31 octobre.

L'INR devient la Radio-Télévision _{Belge (RTB) en 1960. La RTB comprend un institut}

d'émissions _{néerlandaises,} un institut d'émissions françaises, indépendants l'un par rapport à

l'autre, et un institut des services communs. Ses statuts lui assurent une totale autonomie culturelle,lagarantie de la liberté d'informationetl'indépendancevis-à-vis dugouvernement.

En_{néerlandais, la RTBestappelée BRT(Belgische Radio-enTelevisieomrœp).}

La télévision est autonome _{par rapport à la radio, avec dupersonnel distinct, et des locaux} appropriés. En 1971, la télévisionpasse à la couleur et des centres régionaux de production sontcréésà_{Liègeet Charleroien 1976, puis à Bruxellesen 1979. La RTB lanceen 1976une}

deuxièmechaîne de_{télévision, RTbis, quiproposedes rediffusions de la première chaîne.}

Suite à la fédéralisation de la _{Belgique dans les années 1970 et à la création de trois}

communautés_{linguistiques dotés de compétencesjuridiques, undécret du Conseil culturel de}

la Communauté _{française de Belgique transforme la RTB en Radio-Télévision belge de la}

Communauté_{française (RTBF)en 1977. LaBelgischer Rundfunk (BRF)estalors crééepar la}

Communauté_{germanophone de Belgiquepourassurerles services jusqu'ici dévolus à la RTB.}

Toutcommela_{RTB, la RTBF dispose del'autonomie culturelle, de la liberté de l'information,}

d'une_{indépendance faceauxpouvoirs publicsetd'un monopole de diffusion radio-télévisée.}

Lesannées 1980vont_{permettreàla RTBF de sedévelopper,tout d'abordentantquemembre}

fondateur de la chaîneinternationale _{francophone TV5, créée en 1984 avec TF1, Antenne 2,}

FR3 et la SSR, puis avec la création en 1985 de la première filiale de la RTBF, la RMB

(Régie Média belge). La Communauté française autorise par décret du 4 juillet 1989 la

diffusion _{par la RTBF de publicités dont la gestion et la commercialisation des espaces}

publicitaires est confiée à TVB, société commune aux chaînes publique et privée de la

Communauté _{française (RTBF et RTL-TVi). C'est enfin la création de Canal+ TVCF,}

télévisionà_{péage,filiale de la RTBF etdugroupeCanal+ créée à Bruxelles, le 28 août 1988}

et_{qui deviendraCanal+ Belgiqueenmai 1995.}

Malgré ces développements, l'entreprise subit la concurrence conjointe des chaînes de

télévision et de radio _{françaises et privées belges. En vue d'enrayer son déficit croissant,}

l'entreprisemetenplace en 1993 le plan Horizon 97 prévoyant le départ anticipé à la retraite du _{personnel statutaire. Quatre ans plus tard, le 8 juillet, un décret du parlement de la}

Communauté _{française donne l'autonomie financière à la RTBF en en faisant une entreprise}

publiqueautonome.

Au milieu des années _{1990, la RTBF reprend une politique d'expansion en participant à la}

création d'EuroNews en _1993, en _signant un accord de coproduction avec la chaîne

franco-allemande Arte en 1995, portant _{sur la production} d'une _{vingtaine d'heures de programmes}

par an, en reprenant ensuite la diffusion d'émissions radio en ondes courtes par RTBF

International le 1erfévrier 1999, àdestination del'Afrique centraleetdel'Europe méridionale

etencréantenfinen2001 RTBF Satdiffuséeenclairetennumérique vingt-quatre heures_sur

vingt-quatre surtoutel'Europe grâceausatellite Astra.

Le_{plan Magellan, destiné à assainir les finances de l'entreprise grâcenotammentàdes départs}

en retraite _{anticipés mais aussi par un repositionnement des chaînes du groupe, estapprouvé}

le 9 octobre 2002 _{par le conseil d'administration de la RTBF. Ainsi, les radios sont}

réformées : Bruxelles _{Capitale et Fréquence Wallonie fusionnent ; quant à Radio 21, elle se}

scinde en une chaîne classic rock _{(Classic 21) et une chaîne musicale «jeune » (Pure FM).} Les deux chaînes de télévision sont _{également profondément remaniées pour être plus} complémentaires.

Ce _{plan de transformation se termine en mai 2005 avec l'adoption d'une nouvelle identité}

visuelle_{qui abandonne le logo« oreille»datantde l'INRpour unlook plus moderne.}

1.2Présentation du service infodoc

Le service Infodoc a été créé en novembre _{1963, au lendemain du chaos causé dans les}

rédactions àl'occasion de lamortduPrésident J. F. _{Kennedy. Lesjournalistes de l'époqueont}

pris conscience de l'enjeu stratégiqueet vital pourune entreprise d'organiseret de maîtriser

lessourcesdocumentaires réuniesausein d'uncentrede documentation_(CD).

Jusqu'en 2003, chaque centre régional de la RTBF possédait sa propre cellule de

documentation_{spécifique. Chacune de cescellules était totalementautonomeet indépendante} du service de documentation _{Infodoc, même s'il existait} un esprit évident de collaboration entrecesdifférentesentités.

L'effet_Magellan.

Le _{plan de restructuration Magellan, appliqué à l'ensemble de la RTBF dès octobre 2003, a}

conduit à la _{suppression de ces cellules de documentation régionales. INFODOC, seul}

rescapé, a ainsi vu le nombre de ses collaborateurs internes et externes réduit de 12 à 7

personnes (plus de 40 % de l'effectif), sans aucune adaptation de l'outil ni des modes de

fonctionnement,avecpourcorollaire, uneperte de production inévitable.

Infodoc _{compte aujourd'hui un effectif de six documentalistes sous la responsabilité de}

Claude_Boly.

NOM FONCTION GRADE

Claude _{Boly responsable du service (producteur)}

Jean-Jacques Caudron documentaliste _{(aide bibliothécaire)} Cécile Cazin documentaliste _{(journalisteenchef)}

Fabian Detienne documentaliste _{(bibliothécaire adjoint)}

Lise-Anne_Hye documentaliste _{(bibliothécaire adjoint)}

Dominique Jérôme documentaliste _{(bibliothécaire)}

Andrée Van de Steene documentaliste _{(journalisteenchef)}

Bien_{qu'Infodoc nedisposepasencoreàcejourd'un outil de GED, toujours à l'étatdeprojet,} le service _{s'adapte aux nouveaux supports. Actuellement, la collecte et la sélection} d'information_{s'opèrentpresqueexclusivement à partir des éditions de presseélectroniques.} Infodoc s'intéresse _{également aux nouvelles sources d'information (newsletters, blogs ...)}

disponibles grâce aux fils RSS notamment et, conscient de leur valeur stratégique, étudie la

manière_{d'exploiter ces nouveauxmédias dansuncontextedeveille documentaire.}

Infodoc _{gère et alimente un fonds documentaire «multisources» constitué d'articles de la}

presse quotidienne et hebdomadaire nationale (francophone et néerlandophone), régionale et

étrangère (française) et assure les recherches d'informations pour les journalistes,

producteurs, animateurset autresutilisateurs de la RTBF (radio &Tv).

Ce_{patrimoine incomparable, richeetvariéestlargement consulté,tantenTVqu'en Radio:}

❖ Pour les besoinsde l'actualité_{quotidienneengénéral.}

❖ Pour des émissions culturellesou des _{magazines de type : «L'Invité deMatin}

lere

«Culture Club _{», «Tête à tête», «Questions à la une », «Mise au point»,}

«_HepTaxi».

Par _{ailleurs, des dossiers thématiques sont également établis sur la base du profil des}

utilisateurs, mis à jour quotidiennement et distribués aux intéressés (exemple : dossier

Russie, Irak ...).

Réservéexclusivement à _{l'usage interne de la maison, les bureaux du servicesontaccessibles}

de 08h00 à 17h00 dulundiauvendrediinclus.

La_{plupart des utilisateurs se rendent surplacepour consulter ouadressent leur demande par}

téléphoneou parmail.

Organisation du travail:

Letravailest_répartienfonction dequatregrands thèmes (= bases de données).

• _{Actualité internationale}

(2 agents)

• _{Actualité nationaleetbruxelloise}

(2 agents)

• _Actualité

régionaleetlocale wallonne (1 agentassisté de sescollègues)

• _{Actualité culturelle}

(2 agents).

Le nombreréduit de l'effectif induitunecertaine _{polyvalencedesagents.}

Stockage : classement physique des dossiers.

Typologie des documents traités :

• _{Articles de}

presse auformat numérique.

• _{Articles de}

presse sursupportpapier.

•

Rapports d'activitéFEB, ONSS ...,CRISP répertoriésetclassés.

Quelques chiffres :

• ₂₀

quotidiensethebdomadaires dépouillés.

• ₂₃₀

articles/jour sélectionnés dans lapresseécrite.

• ₃₀

articles/jourenversion électronique.

• _{+de30 ansd'archives conservées.}

• _{23.000dossiers stockés dans}

quelques 500 mètres de rayonnages

• _{+de2.000demandes}

paran.

• _{+de 300 utilisateurs}

réguliers recensés.

1.3Les missions réalisées.

Dépouillement de lapresseécriteenédition électroniqueetversion papier.

Cette activité alieu _{plutôt le matin, selon leposteoù l'onse trouve, nous avons àtraiter des}

éditions _{électroniques et des éditions papier. L'enjeuest de sortir de ces éditions des articles}

pertinents pour le service et ces mêmes documents prendront part dans la réalisation de

dossiers_{thématiques à la demande.}

Réalisationdedossiers documentaires

Selon les demandes des _{usagers, qu'elles soient permanentes ou ponctuelles, l'enjeu est la}

réalisation de dossiers documentaires _{permettant aux journalistes de se faire une idée des}

lieux oùils_{partentenreportages, de créer le background nécessaire à la rédaction de papier à}

destination de la télé ou _{radio, de proposer les grandes étapes de la biographie d'une}

personnalité.

Réalisation des _{statistiques du service pour la période janvier, février, mars, avril et mai.}

(Documentsenannexe).

Première _{approche du logiciel ZOHO CREATOR et rédaction d'un USERS GUIDE à}

destination des membres du service. _{(Documentsenannexe.)}

Aprèscettebrève présentation de la RTBF etdu service INFODOC,nous nousintéresserons à

l'outil parexellence du documentaliste, le thésaurus.

2 Le thésaurus

Dans cedeuxième _{point, nous traiterons plusparticulièrement du thésaurus et de son rôle au}

sein du service INFODOC. Commenous l'avons vudans le deuxième_{point, le thésaurus est}

en _{quelque sorte la colonne vertébrale sur laquelle s'appuie le service au quotidien. Il nous}

paraît donc utile de centrer ce troisième point surcet outil par excellence du documentaliste.

Notreétude s'articuleraautourdes_{points suivants. D'abord, nousferonsunebrève définition}

théorique du thésaurus, puis vous présenterons le thésaurus de la RTBF et ses particularités,

enfin nous verrons s'il est _{possible d'y apporter des améliorations permettant à la fois}

2.1 Aspects généraux des thésaurus

Selonlanonneinternationale ISO 2788 _{(1986), les thésaurusnésdans les années 50, sont Le}

« vocabulaire d'un_{langage d'indexation contrôlé organisé formellement defaçon à expliciter}

les relationsa_{priorientrelesnotions (parexemple relation générique spécifique)». Selon la}

même norme un_{langage d'indexation est un « ensemble contrôlé de termes choisis dans une}

langue naturelle et utilisés pour représenter sous forme condensée, le contenu des

documents» _{(Bertrand-Gastaldy S. 2000).}

Contrairement aux _{usages des classifications, simple (CDD) ou analytico-synthétique (CC),}

qui visent à définir un indice représentant au mieuxle contenudu document, indice pouvant

résulter dans le cas de la CC d'une combinaison d'indices élémentaires assemblés selon une

syntaxeprécise représentant différentes facettes, l'usage d'un thésaurus autorise l'indexeur à

utiliserautantde_{descripteursquebonlui semble.}

Le thésaurus contient un _lexique (l'ensemble des _{termes d'une langue de spécialité)}

définissant les _{descripteurs et les non descripteurs (termes interdits), un sous-ensemble de} définitionset de notes_{d'application pratique etune structureclassificatoire exprimée par des}

relations _{sémantiques entre les termes du lexique : relation d'équivalence intra linguistique}

(synonymie), relation d'équivalence inter linguistique (traduction), relation hiérarchique,

relation d'association. Alors _{que les classifications organisent les sujets des documents, les}

termes des thésaurus visent àdécrire des _{concepts. Selon Maniez (1999), la distinction entre}

sujetet concept estassimilable à la distinctionentreparoleetlangue. Alorsqueles sujetssont

en nombre _{potentiellement infini, les concepts correspondent à un ensemble restreint de}

notions associées aux ressources _{cognitives d'une collectivité etdépendant notamment de sa}

langue (« Ce qui distingue le concept du sujet est son statut sociolinguistique etson statut

cognitif» Maniez 1999). C'est la raisonpourlaquelle les concepteursd'un thésaurusvont se

fixer sur une _{expression linguistique, le descripteur, et le considérer « toute choses étant}

égalespar ailleurs » commele meilleur représentant du concept visé. C'est à cettecondition qu'ils seront en mesure d'établir des équivalences inter-linguistiques (traduction),

« _{l'opérateur d'équivalence » étant précisément le concept. Si les concepteurs de thésaurus} ontintérêt à travailler avec les _{terminologues, c'estpour identifier les variations endiscours} du_{concept etneretenir qu'une forme canonique.}

Soulignons à ce stade deux caractéristiques. D'une part, comme le rappelle Maniez, les

concepts du thésaurus sont spécialement définis à fin d'indexation à partir d'un fond

documentaire _{donné pour en faciliter l'interrogation ultérieure. C'est cecritère qui justifie la} sélection du _{descripteur parmi d'autres possibles. D'autre part, si l'on suit J. Maniez, les}

thésaurus _{s'appuient sur une caractérisation des concepts qui les font au moins pour partie}

dépendre des languesetdes misesendiscours.

2.2 Règles générales d'indexationetde recherche avec unthésaurus.

Dans cette _{partie, nous nous intéresserons plus particulièrement aux deux fonctions} principales d'un thésaurus, l'indexation et la recherche, ces deux fonctions étant utilisées au

quotidienpar Claude BOLYetsonéquipe.

2.2.1 Définitionetrôlede l'indexation

L'indexationestl'une des formes de la_{représentation ducontenudes documents.}

• _{Elle vise à rendre}

compte sous une forme concise des informations stockées dans un fond

• Elle

permet de faire le lien entre une offre d'informations (le fonds documentaire) et une

demande d'informations_{(les questions des utilisateurs).}

• _{Elle conduit à} élaborer _des outils _de recherche documentaire

: index, bulletins

bibliographiques, catalogues, fichiersmanuels ou automatisés qui seront ensuite consultés et

qui permettrontlasélection de documents répondant àunequestion.

Unité documentaire

En_{général,undocumentestindexéglobalement, maisonpeutaussi circonscrire, àl'intérieur,}

une ou plusieurs unités documentaires qui _seronttraitées à_{part, comme si} elles étaient

elles-mêmes des _documents, avec un renvoi au document original où elles _ont été identifiées. Ce

découpage peut correspondre à un article, un chapitre, une carte ou un tableau dans un

imprimé, une plage sur un disque, un document sur un site Web etc. Il est fonction du

document lui-même et du service _{que l'on veut rendre (par exemple, un sujet souvent}

demandé_{présentdans quelques documents seulement).}

Pour sélectionner des unités documentaires à _{analyser, il s'agit, à ce premier niveau, de}

déterminer si le contenu de l'information _{présentdans le document analysé esthomogène ou}

non.

- Dans le

cas de l'information _{homogène, la} description bibliographique établie _pour le

document concerné sera _{uniquement accompagnée d'un résumé et d'une indexation rendant}

compte de l'information globalement présente.

- Dans le

casde l'information_{hétérogène, deux situationspeuventêtre observées :}

• _{Le contenu du document est}

globalement homogène, mais une ou plusieurs parties traitent de _{points particuliers à l'intérieur du sujet globalement traité : dans ce cas il pourra être}

intéressant, à coté de l'établissement d'un résumé et d'une indexation générale, de traiter séparémentlesimités documentaires spécifiques;

• _Le

contenu du document est fondamentalement _{hétérogène : dans ce dernier cas, qui se}

rencontre en _{général dans les périodiques, il faudra traiter autant de parties composantes}

(résumés et indexation) que d'unités documentaires déterminées. En fonction des besoins

propres des utilisateurs du centre de documentation concerné (et, éventuellement, des

objectifspropres auréseaudedépouillement auquel ilpeutparticiper), laspécificité des unités

documentaires à _{analyser sera plus} ou moins fine et une éventuelle sélection des unités

documentaires déterminéesseraeffectuée dèscepremier niveau_d'analyse.

Qu'est-ce qu'onindexe ?

L'indexation avec un thésaurus _{porte sur le ou les sujets traités dans le document et}

éventuellement le_{point devue sous lequelce ou ces sujetssontconsidérés ; ainsi le centre de} documentation_{peutdisposer de plusieurs documentssurle chat:}

• _du

point devuebiologique : lavisionnocturnedu chat,

• du

point devuehistorique : lechat dans

l'Égypte

• _du

point devuelittéraire : le chatdans les poèmes de Baudelaire.

Qu'est-ce qu'onn'indexepas?

L'indexationavec unthésaurusnerend_{pascompte :}

• _dela forme_desdocuments

(bibliographie, interview,rapport,norme),

• de leur

genre(conte,romand'aventures...),

• _{de leur}

• _{de leur niveaud'utilisation}

(CP, collège...),

• _{deleurdomained'utilisation}

(histoire, géologie...).

Toutescesinformationsseront_{indiquées dans d'autres champs de la notice bibliographique}

lorsqu'ils existent. Les descripteurs bibliographie, diapositive, enseignement élémentaire, géologie appartiennent au thésaurus mais ils ne doivent être utilisés que lorsqu'ils

représententle sujet du document.

Onn'indexe pas parprincipe :

• les _oeuvreslittéraires

(prose, poésie, théâtre)ouphilosophiques,

• _{les récits}

autobiographiques.

Maison_{peutêtre tentéd'indexer certainesoeuvresquiontuncentred'intérêt précis:}

•

poursatisfaire lesattentesd'unpublic néophyte,

•

pouraider les recherchesenhistoire littéraireouphilosophique,

•

pourfaciliter les animationsautourde la lecture.

Cette _{pratique n'est pas sans inconvénient car elle introduit une ambiguïté, ces mêmes}

descripteurs devant être utilisés pour désigner, par exemple, une étude sur le thème de la

condition ouvrière dans la littérature _{française du XIXe siècle ; pouréviter la récupération de} documents non _{pertinents, il faudra systématiquement ajouter à l'équation de recherche un}

critère de forme _{(roman, oeuvre littéraire ou philosophique) précédé, selon le cas, de}

l'opérateur ET ou SAUF (ET permettant d'obtenir tous les romans, toutes les oeuvres

littérairesou_{philosophiques, SAUF permettantde les exclure). C'est pourquoi, si le système}

informatique le permet, il semble préférable de créer un champ thème littéraire et/ou

philosophique alimenté grâce aux mots-clésd'une liste d'autorité établie avecles enseignants

concernésoule_{groupegestionnaire de la banque de données auquel onappartient.}

Intéressons-nousmaintenantaux_{étapes de}l'indexation.

2.3 Étapesde l'indexation

Une indexation_{performante est lerésultat d'une analyse de contenudu document qui doit se} faire à trois niveaux : niveau _conceptuel, niveau du langage naturel, niveau du langage

documentaire.

2.3.1. Niveau_conceptuel

Lareconnaissance des_{conceptssuppose uneprisede connaissance globale du document.}

Pourundocument_{imprimé,ons'appuierasur :}

• _{letitre, s'il}

est_{significatif,}

• le_{sommaire, les sous-titres s'ils existent,} • _{l'introduction, laconclusiondu document,} • _{les notions misesenvaleur}

parcertains artifices typographiques.

Pourundocument_{audiovisuel,ons'appuierasur :}

• _sesdocuments

d'accompagnement,

•

l'analyse résultant desonauditionoudesonvisionnement.

L'indexeur_{répondra àuncertainnombre de questions, cellesqueposeraitunutilisateur :}

• _de

• de

quel point devue?

•

quelle zone géographique et quelle période l'information présente dans le document

concerne-t-elle ?

Par_{exemple, undocumentpeuttraiter :}

• _{des enfants}

handicapés (= quoi ?),

• _{de leur}

cursusscolaire₍₌de quel point de_{vue ?),}

•

enFrance_(=où?).

2.3.2 Niveau du _{langage naturel}

Les _{concepts ainsi définis seront traduits dans un premier temps en mots-clés (handicapé}

physique, France, cursusscolaire).

Multiplier les mots-clés correspondant à un même concept peut être utile : ils constitueront

autantd'entrées dans le thésaurus _{(cursusscolaire,scolarisation,parexemple).}

2.3.3. Niveau du_{langage documentaire}

La traduction des _{concepts représentés par des mots-clés en descripteurs du thésaurus est}

l'opération d'indexationproprement dite.

Après ce point sur les différents langage d'indexation, intéressons-nous maintenant aux

différentes_{règlesd'indexation.}

2.4 Règles d'indexation

2.4.1. Choix des _concepts

Le choix des _{concepts à représenter repose sur deux règles qui peuvent paraître}

contradictoires: l'exhaustivité, la sélectivité. Au_nomde l'exhaustivité, _tousles_conceptspour

lesquels le documentapporteuneinformation significative doivent êtreretenus.

Aunomde la sélectivité :

• _{les seuls}

concepts àretenirsont ceuxsusceptibles d'intéresser l'utilisateuretde luiapporter

uneinformation_{significative surdescentresd'intérêt actuelsouprévisibles ;}

• les

sujets peu représentés dans le centre de documentation ou marginaux par rapport aux

préoccupations de la majorité des usagers pourraient être analysés moins finement que les

autres.

2.4.2. Profondeur de l'indexation

La_{profondeur de l'indexation, c'est-à-dire le nombre de descripteurs affectés à}undocument, nedoit_{pasêtrelimitée arbitrairement mais dépendre :}

• _{de la}

quantitéetde la pertinence de l'information apportéespar cedocument,

• _{de la nécessité de}

prendre en compte deux paramètres quelquefois difficiles à concilier à

savoir le traitement de sonfond_{propreparfois très limité, lepartagedes tâchesenréseauavec} descentresdedocumentationdontle fondest_{plus riche,}

• _{des contraintes}

imposées par le logiciel documentaire utilisé (certains systèmes

2.4.3. _{Qualité de l'indexation}

Il est _{souhaitable, pour améliorer la qualité de l'indexation, de connaître le degré de}

satisfaction des_{usagersducentrede documentationetdeconduire,aveclesenseignantsetles}

élèves, uneréflexionsurlesproblèmes qu'ilsrencontrent lorsd'une recherche.

Recherche documentaire : indexation delaquestion

Comme l'indexation d'un _{document, une recherche documentaire se prépare. Dans tous les}

cas, il est nécessaire de connaître non seulement le _{langage documentaire utilisé pour savoir}

formuler sa _{question mais également les caractéristiques propres du système dans lequel on}

recherche _{(nature du fond, principes d'indexation, fonctionnalités du logiciel utilisé). La}

recherche _{documentaire informatisée est, par essence, multicritères. Elle ne s'élabore pas}

uniquement àpartir du thésaurus : il s'agit de combiner dansune équation de recherche les

différents éléments _{correspondant à une question pour trouver les données répondant}

précisémentauxéléments recherchés.

Ces éléments_{peuventêtre :}

• _{de mêmenature}

(descripteursparexemple)

• _{denaturedifférente}

(descripteurs, auteurs, typede document, date de publication...)

• _combinésau

moyendes opérateurs logiques (opérateurs booléens) ET, OU, SAUF

Outil de recherche _{hiérarchiqueetthématique, le thésaurus, peut fournirune aide fructueuse}

dans l'accèsaucontenud'une basedocumentaire. En_{explorant les relations de synonymie, de}

hiérarchie et d'association _{qu'entretiennent entre eux les concepts du thésaurus, on peut}

définir, délimiter et élargir le sujet de la recherche. Avoir recours au thésaurus donne par

ailleurs la _{possibilité d'élargir ou de délimiter automatiquement la recherche grâce à la}

fonction _{d'autopostage des logiciels documentaires. L'autopostage permet d'étendre la} recherche d'un terme _{générique à sestermes spécifiques (et vice versa) et d'undescripteur à} sestermes_{associés,multipliant ainsi les chances d'accéderàl'information donton abesoin.} Après ces aspects générauxconcernant le thésaurus, nous allons voir dans la partie suivante les_{aspectspropres auxthésaurus de la RTBF}

2.5 Aspects du thésauruspropre anservice 1NFQDQC.

2.5.1Un_{thésaurus, des thésaurus...}

Première chose marquante en ce qui concerne le thésaurus du service INFODOC est le fait

qu'il n'existe pas un, mais des thésaurus. Il existe en réalité sept thésaurus « en activité» au

sein du _{service, ces thésaurus étant utilisés de façon quotidienne par tous les agents. Ces}

thésaurussont : -Belge Etranger Pays culture -Biographies -Biographies

-Biographies A/Z Etranger

-Biographies A/Z Belge Biographies culturelle

Politiqueetdivers

Economie Justice Communes Namur

-Le thésaurus BELGE concerne tous les documents teditant de la _{Belgique. Il est à relier au}

thésaurus de la _{région wallonne qui est en cours étintégration. De plus, il arrive que des}

documents traitant de l'actualité _{belge émanant}

_Âe

base.

-Le thésaurus ETRANGER concerne tous lès documents traitants de _{sujets très divers}

émanant des différentes_{publications étrangères à la Belgique. Cependant, il estpossible que}

des documents émanant _{de la pressebelge et traitant de sujets internationaux entrent dans ce} classement.

-Le thésaurus PAYS _{intègre tous les documents, sansprise encompte de la source qui traite}

d'unfait d'actualité _{propre àun pays. Tous lespays sontreprésentés danscethésaurus. Ony}

retrouve _{également de grandes entités comme « Le Moyen-Orient», «l'Europe». La France} etlesEtats-Unis_{occupentuneplace prépondérante danscethésaurus.}

-Le thésaurus CULTURE _{intègre tous les documents traitant de culture quelle que soit}

l'origine de lasource.Lesdocumentsy sontindexés soitparlanaturede l'événement culturel

comme le théâtre ou le cinéma soit _{par les lieux où les manifestations se déroulent par}

exemple «théâtre dans le monde» ou « cinémaenFrance».

-Lef thésaurus

_^BIOGRAPHIE

_intègre

_tous

_{les documents}

_concernant

_et

permettantde'réaliserunebiographie lecaséchéant. Il intègre les personnalités extérieuresau

monde de la culture sans différence entre le fait _{que ce soit une personnalité belge ou}

étrangère. Deplus, au sein dece thésaurus, il existe les subdivisionsBIOGRAPHIE A/Z qui

regroupent les personnalités entrant sur le devant de la scène belge ou internationale et

promues à un avenir public. Il s'agit ici de faire un pari sur la future popularité d'une

personnalité. Durant mon passage à la RTBF,

M™

thésaurus des_{biographies A/Z tandisque sonmari, Barack OBAMAestdepuis quelques mois}

entrédansle thésaurus BIOGRAPHIES à_{proprementparler.}

-Le thésaurus BIOGRAPHIES CULTURELLES _{intègre toutes les biographies des}

personnalités du monde de la culture mondiale ainsi pour certains groupes musicaux ou

d'artistes. Il arrive parailleursque les leaders de ces groupesintègrent cethésaurus en étant

non_pasindexé à leur_{nommaisaunom dugroupe.}

-Le thésaurusREGION WALLON E. Au sein du service_{INFODOC, le thésaurus de larégion} wallonne _{n'est pas partie intégrante du thésaurus belge, il est en cours d'intégration. Ce} thésaurus existe car le chef actuel du service INFODOC était l'ancien chef de service du

service de NAMUR CAPITALE et lors de son _{passage à Bruxelles, celui-ci est arrivé avec}

une_{partie de sonéquipe ainsi qu'une partie de sesarchives. De plus, M. Boly étantunnatifet}

un habitant de cette_{région namuroise, il serait probable qu'une partie d'affect entre en ligne}

de _compte.

2.5.2 Des thésaurus etdes_{supportsdifférents.}

Outre le fait _{qu'il existe plusieurs thésaurus en activité au sein du service INFODOC, ces}

thésaurus_{prennentviesurdes supportstrèsvariés. Onretrouveainsi des thésaurus surpapier,}

les améliorations de ces thésaurus sont fait soit _{par rajout sur le papier soit dans un fichier}

informatique de type Excel ou Word. En effet, il est prévu par le service de remplacer les

personnel impliqueque seules les nouveautés intègrent les thésaurus de manièreinformatique. En _{outre, le thésaurus de la région wallonne est quand à lui exclusivement sur papier}

manuscrit. _{Cependant, celui-ci étant en cours d'intégration au thésaurus helge, les listes} d'autorités choisies_{permettantl'indexationdecesdocuments sontde plusenplus remplacées}

par les listes d'autorités du thésaurus Belge. A titre d'exemple, voici la liste des différents

thésaurus etdes différents_supports.

Thésaurus_{Belge : Formatpapieretfichier Excel}

Thésaurus_{Etranger :Formatpapieretfichier Excel}

Thésaurus_{Pays : Fichier Excel}

Thésaurus Culture :Fichier Word

Thésaurus de la_{région Wallonne : Formatpapier manuscrit, format papier imprimé etfichier}

excel.

Thésaurus_{Biographie :Fichier Excel}

Thésaurus_{Biographie culturelle :Fichier Excel}

2.5.3_{Aspects historiques}

Le serviceInfodoc aété crééen novembre 1963 etles listes de mots-clés utilisés parInfodoc

ont été constituées de _{façon empirique par les prédécesseurs au chef de service actuel et ont}

été _alimentées, au fil du _temps, de la même manière par les documentalistes. Les choses

changèrent à partie de Mars 2004 etl'arrivée de Claude BOLY dans le service. Depuis lors,

les membres d'INFODOCtententde _{réorganiser leurslistes d'autoritésen se référant, dans la}

mesure du possible, _au thésaurus _« EUROVOC _{». Eurovoc étant un} thésaurus généraliste

multilingue, crééparl'Union Européenne.

2.5.4_{Méthodologie del'entrée d'unnouveaumot-clé.}

Lorsqu'il y anécessitéde créer unnouveaudescripteur, lesmembresdu service consultent en

premier Eurovoc. S'ils n'y trouventpas leterme adéquat, ils suggèrentau comité de gestion

d'Eurovoc de le créer_{(ily adonc interactivité).}

Lorsque la matière estvraimenttrop spécifique (exemple : les niveaux de pouvoirspropres à la _{Belgique, untermemédical,ou encoreunetechnologie très pointue), soit ils recherchent la}

solution dans d'autres thésaurus _{spécialisés, soit ils créent eux-mêmes le descripteur en}

veillant _{toujours à ce qu'il puisse s'intégrer dans l'arborescence d'Eurovoc sans générer}

d'équivoque. Le butest de s'inspirer d'Eurovocpourcréerune arborescencepropre adaptéeà

nos_{spécificités.}

2.6 Réflexionsautourduthésaurus.

Dans cette _{partie de notre réflexion autour du thésaurus, nous vous présenterons dans un} premier temps les aspects positifs qu'offre ce thésaurus, puis dans un deuxième les aspects

problématiquesetenfinles solutions qu'ilestpossible d'y apporter.

2.6.1_{Aspects positifs.}

Le_{premier desaspectspositifs decethésaurusestla facilité de modification. Eneffet,chacun}

des thésaurus _{correspondant à un pôle du service INFODOC, soit au maximum deux}

vue_{précédemment, il n'estpasnécessaired'organiser de fréquentesetd'importantes réunions}

de service. Une _{simple discussion entre les membres d'un même pôle suffît pourvalider un}

nouveau mot clé. _{Ainsi, les thésaurus suivent} une évolution _{qui colle} au plus près des

améliorationsoudes innovationsmisesen_{placepar des instances telle EUROVOC.}

De _{plus, chaque thésaurus étantparticulier àunpôle, les utilisateurs principaux du thésaurus}

sont _{toujours les mêmes agents, ainsi il est facile pour eux de mettre le doigt sur les}

différentes_{ambiguïtésouproblème du thésaurus.}

Cependant, ce ou ces thésaurus ont certaines limites, limites que nous allons vous exposer

maintenant.

2.6.2_{Aspects problématiques.}

La _{première limite qu'impose ce schéma de fonctionnement est que, du fait qu'il y ait un}

thésaurus _{par pôle, il est difficile d'avoir une vision d'ensemble des ramifications et des}

possibilités qu'offrecettevariété.

La deuxième limite _{qui se pose avec le thésaurus ou plutôt les thésaurus du service}

INFODOC est son _{apparente complexité. En effet, celui-ci est très loin des standards}

enseignés à l'universitéoudans les écoles de documentalistes. Malgré tout,après avoir pris le

temps nécessaire pour _s'y adapter, il est dès lors possible de réaliser de très bonnes choses

avec cet outil. Les documentalistes du service _{INFODOC, de part leur habitude d'usage,}

réalisent un travail de très bonne _{qualité et l'ensemble des utilisateurs portent un regard}

unanime sur ce_point.

Autre limite que pose ce type de thésaurus, c'est l'inévitable apparition et persistance de

doublons. Eneffet, ilestdifficilede concevoirquele thésaurus consacré à la région wallonne

soit entout_{points différent du thésaurus belge, de même, si l'on s'appuie sur deux thésaurus}

apparemmenttrèsdifférents telsquecelui« étrangers» etle «belge », onretrouveégalement

des_{doublons, notamment}auniveau des_{descripteurs consacrés} auxentreprises. Il apparaît ici

évident _{qu'une entreprise belge travaillant à l'échelle internationale peut voir les documents} sélectionnés la concernant être indexés soit dans le thésaurus _{belge, soit dans le thésaurus}

étrangers, soit, dans la plupart descas, dans les deux. Cettepratique allant àl'encontre de la

volonté de réduire lestock d'archives_physiques.

Enfin, dans le cadre de la réflexion interne au service sur la mise enplace d'un système de

gestion électronique des données, le thésaurus de la RTBF n'est pasdirectement adaptable à ce _{type de logiciel. Il pourrait donc être utile d'y apporter certaines modifications ou}

améliorations.

C'est_{pourquoi, dans ce dernier point, nous traiterons des différentes solutions qui s'offre à}

ClaudeBOLYetàson_équipe.

2.7 Lespossibilités de restructuration du thésaurus.

La _{première possibilité offerte pour rendre plus fonctionnel l'usage de ce thésaurus est}

l'uniformisation des _{supports. Comme nous l'avons vu plus tôt, il existe près de quatre}

formats différents de _{thésaurus, le format papier imprimé, le format papier manuscrit, un}

support informatiqueauformat Excel, un support informatiqueau format word. Il serait donc

logique deregroupertoutcelasous unformat unique, Excel étant celui qui s'y prête le mieux,

cependant cela impliquequedurant unepériode donnée, les documentalistesyconsacrentune

majeure partie de leur temps de travail, temps de travail déjà juste pour la réalisation des

taches_{quotidiennes.}

En ce _{qui concerne les doublons, les documentalistes de la RTBF ont déjà amorcé une}

que le thésaurus consacré àla régionwallonneesten coursd'intégrationausein duthésaurus

belge. Ainsi lors de l'indexation de documents concernant ce thème, il est conseillé de se référer aumaximum auxlistes d'autorités du thésaurus_{belge. De même,} durant _maprésence

au sein du service, _une des missions _que j'ai du réaliser _est le _recensement des différentes

entreprises présentes au sein des différents thésaurus afin de permettre la création d'un

thésaurus des _{entreprises. Cela ayant pour incidence les diminutions de doublons dans ce}

domaine mais _{cependant cela ne résout pas le problème de la multiplicité des thésaurus,}

multiplicité n'allantpas dans le sens des adaptations à réaliser dans l'optique de la mise en

place d'un thésaurus unique facilitant le passage à un système électronique de gestion

documentaire.

Dernière _{hypothèse que nous évoquerons ici, lerecours àunthésaurus unique. Il semble que}

le_{meilleur moyend'arriver àuneunification des pratiques«thésauralles»du serviceserait le}

passage d'un thésaurus multiple à un thésaurus unique. Outre le fait de réduire de fait le

nombre de doublons et _{par la même occasion le nombre de documents classés, le thésaurus}

uniqueal'avantage de préparer le serviceaufutur systèmedegestiondes données qui devrait être mis en _{place au cours des années à venir. Cependant cette théorie du thésaurus unique}

n'est pas forcément la solution miracle, c'estce quenous allons voir dansune dernière partie

concernantles_{systèmesde gestion électronique des données.}

Cette_{pratique des thésaurusa unimpactsurle choixetle traitement documentaire d'où notre}

volonté detraiterdansnotretroisième_{partie du traitement documentaire.}

3 Letraitement documentaire

3.1 Aspects généraux duchoix documentaire.

Danscette_{partie,noustraiterons de la méthodologie dechoix documentaire miseenplace au}

sein du service afin de _{répondre au mieux aux exigences des usagers. Dans un autre point,}

nous _{présenterons des solutions afin d'améliorer l'efficacité du service mais également des}

solutions_{permettantderéduire le nombre de documents stockés.}

3.1.1 Le choix ausein des _{périodiques.}

Le choix des documents _{qui vont intégrer la base documentaire est multiple, celui-ci est}

justifié par sa forme et son fond. Le choix fait sur le fond est basé lui aussi sur différents

aspects : l'actualité, les demandes, les faiblesses du stock mais également par un facteur

moins _{empirique, à savoir le choix intellectuel du documentaliste. Ce choix est effectué au} seinde_{chaque pôle du serviceetindépendamment desautrespôles. Les choix des articles qui}

vontalimenter labase de donnéesduservicesont_multiples:

3.1.2 La forme.

Le _{premier des aspects qui justifie l'entrée d'un document dans la base de données est sa}

forme. Derrière le terme de _{forme, nous entendonsqu'il est nécessaireque le document soit}

conséquent. Il est en effetplus cohérent de prendre undocument traitant d'un sujet enquatre

colonnes _{qu'en encart. Cependant, il n'existe pas ici de règles formelles. Si un sujet est}

uniquement traité par un document très succinct et qu'aucun autre n'est disponible, il intégrerala base.

3.1.3 Le fond.

L'actualité : le_{premier desjustificatifs, etle plus évident à la fois de tous, estl'actualité. En}

effet, le service INFODOC de la RTBF se doit d'être au fait de l'actualité Belge et

Internationale et de coller le _{pluspossible aux différents sujets stardu moment (ex. L'affaire}

FOURNIRET). Il est logique que les demandes des usagers, qui sont, nous le rappelons

journalistes ou assistants au sein d'émissions radio ou télédiffusées, se concentrent

essentiellement sur les faits actuels, _{qu'ils soient politique} (affaire _{BHV), économique}

(Flambée des prix du pétrole), culturel (Festival de Cannes)ousportif (J.O).

Lesdemandes : lechoix des documentsest_{également soumis àla demande. Celaseconcentre}

principalement sur les dossiers permanents. En effet, certains journalistes spécialisés (F.NICE, spécialiste de la Russie) demandentquetousles articles ayantpour thème leur sujet

de _{prédilection soient disponibles. Cependant, l'ensemble des documents intégrés dans les}

dossiers suivis ne sont _{pas forcément indexés dans la base de données de la RTBF, raisons}

quenousévoquerons plus tard.

Les faiblesses du stock : le but des documentalistes est de faire en sorte _{que les documents} disponibles puissent pallier auplus grand nombre de demandes. Cependant certains sujets ne

bénéficient que de très faibles traitements dans l'actualité et il est logique que dès qu'un

article est_{publié sur ceux-ci, ils intègrent de fait la base documentaire. Ces thèmespeuvent}

être parexemple,la place des femmesauYémenoul'éducationauLaos.

3.1.4 Le choix intellectuel

Lechoixestau final_{justifiéparlechoix intellectuel du documentaliste. Un même articlepeut} être retenu par un documentaliste et pas par un autre, son choix se justifie donc par une

multitude_{d'aspects qui ne sontpas quantifiables. Malgré tout, le professionnalisme prend le}

pas surl'affect, il estinvraisemblable qu'un documentne soitpasretenucarle thèmeneplait

pas audocumentalisteouqu'il considèrequele traitement de l'information faitparl'auteurne

correspondepasàses propresconvictions.

3.1.5 Le choixdes documents on-line.

Les documents on-line_{n'entrent pas dans la valorisation de la base de données. En effet, les}

documents on-line n'interviennent_{qu'en complément des documents disponibles dans la base}

de données. Ceux-ci n'entrent alors en _{ligne de compte que lors de la création de dossiers}

documentaires. Larecherchesefait surlesmoteursderecherches_{généralistes mais également}

sur des serveurs _{plus spécifiques comme ceux des institutions européennes, des pays des}

Balkans ou _{d'Afrique. Cependant, les adresses des principaux portails de recherchesonttout}

de même stockées dans une base de données DELICIOUS ou _{par le biais des sauvegardes}

d'onglet des navigateurs.

3.2 Le traitementdes documents.