Thème 2 : la communication à l’Alliance

Un des grands défis de la collaboration inter-organisationnelle consiste à faire circuler adéquatement l’information entre les différents comités et les différents établissements, et ce, jusqu’à atteindre la clientèle cible. L’Alliance n’échappe pas à cette réalité comme nous le verrons dans les prochains sous-thèmes.

4.2.2.1 Sous-thème 1 : les communications entre le comité stratégique et le comité d’actions concertées

Nous avons choisi de classer la communication entre le comité stratégique et le comité d’actions concertées dans la dimension administration. Il convient toutefois de souligner que la qualité des communications entre les comités peut avoir des impacts sur d’autres dimensions et sous-thèmes à l’étude. En effet, la communication entre le comité stratégique et le comité d’actions concertées relève en partie de la gouvernance mais s’actualise dans l’administration et dans la gestion de projet au quotidien. La dimension communication de l’évaluation des pratiques collaboratives est aussi liée à l’ensemble des échanges entre les membres qui affectent à des niveaux distincts les processus et le fonctionnement de l’organisation.

Cela dit, nous traiterons ici de l’aspect communication entre les deux principaux comités. Il apparaît que plusieurs participants, bien que conscients des limites temporelles et des exigences des réunions, verraient d’un bon œil une meilleure communication entre le comité stratégique et le comité d’actions concertées. À cet égard, certains répondants affirment notamment que la présence occasionnelle de membres du comité stratégique à la table des discussions permettrait un fonctionnement optimal et éviterait la duplication de demandes et/ou de réunions additionnelles :

« Je pense qu'on prend pour acquis que nos patrons au CS nous rencontrent mais dans la vraie vie ce n'est pas réaliste. Je pense que 2 fois par année on devrait être tous ensemble en début d'année, au moins pour entériner le plan d'action. » (Entrevue 2234 29min50)

« Les porteurs des projets devraient à mon avis avoir un lien avec le CS pour faire fonctionner les projets. Je pense que ça devrait se faire, il devrait y avoir là un lien mais je ne sais pas si un mécanisme de ce type existe. » (Entrevue, 1602 36min40)

Des répondants issus du comité stratégique et du comité d’actions concertées ont manifesté le souhait que les porteurs de dossiers établissent un lien avec leur représentant au comité stratégique, question de faire fonctionner les projets adéquatement à l’intérieur même de leur organisation. Un mécanisme de ce type ne semble toutefois pas exister puisque les organisations n’ont pas toutes le même niveau de proximité entre leurs membres au CS et ceux au CAC. Dans certains cas, ces deux personnes travaillent dans le même bureau, voire se côtoient tous les jours tandis que d’autres représentants au CAC travaillent dans un département complètement différent de leur représentant au CS. Les entrevues nous ont permis de déceler que plusieurs porteurs de dossiers ont pourtant ressenti, à un moment ou à un autre, le besoin de valider leurs actions à l’Alliance auprès d’une instance supérieure de leur organisation :

« Il faudrait que je fasse un suivi avec l'interne ici ou l'interne fasse un suivi avec moi, c'est structuré mais pas tant que ça. Notre monde sur le cac doit se faire dire par nous qu’on les appuie mais on oublie des fois d'être cohérent à l'interne. Ce suivi là pourrait être mieux fait. » (Entrevue 5604, 11min36)

4.2.2.2 Sous-thème 2 : communiquer le plan d’action sur le terrain

La communication en contexte de collaboration inter-organisationnelle exige des canaux de communication adéquats au sein de chaque organisation mais aussi entre l’ensemble des organisations impliquées. Il importe donc de déterminer quels moyens optimisent la circulation

de l’information au sein des organisations et de s’en servir. Pourtant, les entrevues ont démontré qu’une certaine confusion entoure parfois la diffusion des messages de l’Alliance dans les milieux :

« Mes collègues certains seulement perçoivent mon travail mais pas les autres. Ils savent que je travaille pour l'Alliance mais pas plus que ça. Les infirmières sur le terrain, c’est pas clair ce que je fais, elles sont pas vraiment mobilisées. Elles ne comprennent pas que leur organisation fait partie de l'Alliance que ça implique leur établissement, elles ne se sentent pas concernées; ce n'est pas évident. » (Entrevue 0422, 12min45)

4.2.2.3 Sous-thème 3 : le portrait comme base de la compréhension commune

Les travaux de l’Alliance reposent en grande partie sur le portrait, une étude qui avait comme objectif de présenter un portrait précis des saines habitudes de vie par territoire et même par école de quartier. Le roulement des différents représentants à l’Alliance étant élevé, la compréhension de ce portrait n’est pas uniforme. Il est donc recommandé aux personnes nouvellement arrivées au sein de l’Alliance de survoler cette étude afin de mieux comprendre ce qui a mené aux décisions actuelles. Cette tâche repose sur les épaules de la coordination qui fournit la documentation et les explications pratiques. Le roulement actuel exige donc un surplus de travail à cet égard puisque la coordination doit assurer la mise à niveau quasi-perpétuelle de son groupe avant même de travailler sur des cibles communes :

« Des fois certains partenaires, nouveaux aussi, comprennent pas nécessairement d'ou partent les actions. Ils travaillent sur des feux rouges mais parfois ils voudraient travailler autrement et sur d'autres choses. Il y a des partenaires qui à leur arrivé n'ont pas compris leur mandat au début. » (Entrevue 1602, 21min13)

Faits saillants affectant la dimension administration

En résumé, les faits saillants de la présentation des résultats relatifs à la dimension administration sont les suivants :

! _{Les partenaires se questionnent actuellement en ce qui a trait à la compréhension} commune d’une collaboration intersectorielle et quant au rôle des participants à l’intérieur de ce type de fonctionnement.

! Les membres du comité d’actions concertées se posent des questions quant à la vision de l’Alliance et ses objectifs à plus long terme.

! Une responsable de coordination est affectée à l’Alliance pour soutenir opérationnellement les deux comités en plus de veiller aux communications entres ceux-ci.

! L’Alliance est un projet qui demande du temps et une coordination efficiente afin de maintenir le lien entre les différents intervenants.

! Les porteurs de dossiers se questionnent régulièrement sur les souhaits des représentants de leur organisation au comité stratégique.

! Le roulement actuel des participants à l’Alliance est élevé mais une nouvelle équipe est désormais en place.

! Plus de la moitié des répondants affirment que siéger à l’Alliance constitue une tâche supplémentaire à leur emploi.

! Plusieurs micro-collaborations existent au sein de l’Alliance.

! Les participants à l’Alliance se questionnent sur la manière de rattacher leurs projets.

! La plupart des participants pensent que les actions communes, bien que souhaitables, sont plus difficiles à organiser.

! Un clivage existe entre les actions individuelles des milieux et la mise en commun des idées ou le partage d’information.

! Les participants ont un souci de mieux comprendre la collaboration et de faire les efforts nécessaires pour mieux la soutenir.

! Plus de la moitié des participants affirment que les réunions sont davantage une vitrine pour faire valoir les actions individuelles plutôt qu’un lieu de concertation stratégique.

! Les participants seraient favorables à plus d’échanges et de développement stratégique lors des réunions.

! La majorité des répondants affirment que les projets collectifs et les actions communes des membres de l’Alliance ont un impact plus grand sur les jeunes.