Les tâches de traçabilité

Nous regroupons dans la catégorie "traçabilité" les tâches d'encodage le plus souvent informatique des données relatives aux accidents du travail, maladies professionnelles, anomalies et situations dangereuses survenus dans l'établissement, la traçabilité des expositions aux critères de pénibilité, de rédaction des comptes rendus des visites de sécurité et contrôles de conformité réglementaires réalisés par le préventeur lui même ou parfois par d'autres membres de l'entreprise ou organismes extérieurs, d'encodage informatique des actions de prévention ou encore des présences lors des formations sécurité. Cette catégorie

115 regroupe également les tâches de classement, archivage et préparation des dossiers (photocopies, reliures, etc.) relatifs à la prévention (PDP, DUEvRP, etc.).

TRACABILITE P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8

Encodage des AT/MP/ remontées

d'anomalies / expositions pénibilité 1% 0% 2% 0% 4% 1% 3% 12%

Rédaction des comptes rendus d'audits

sécurité / contrôle conformité matériel 2% 0% 1% 1% 1% 5% 2% 3%

Encodage des actions et formations

sécurité réalisées 2% 3% 1% 1% 8% 2% 10% 1%

Rangement bureau, classement,

archivage, préparation des dossiers 0% 5% 0% 9% 2% 0% 0% 0%

Rédaction des comptes rendus de

réunions 0% 0% 0% 0% 3% 0% 0% 1%

Tableau 20. Répartition du temps passé dans la catégorie "traçabilité" (durée totale des journées de travail analysées par préventeur de l'échantillon).

Même si P8 passe 12% de son temps de travail à encoder les données relatives aux accidents du travail (AT), maladies professionnelles (MP), remontées d'anomalies ou encore à rédiger les fiches de prévention des expositions aux facteurs de pénibilité, les autres préventeurs y consacrent beaucoup moins de temps (entre 0% et 4%) (tableau 20). Au cours des tâches d'encodage des données relatives aux AT/MP, les préventeurs consignent dans un premier temps sur un document papier type "cerfa" l'ensemble des informations relatives aux circonstances de survenue, la date et l'heure, l'identité de la personne concernée et des témoins, la nature et le siège de la lésion, etc. Les données sont ensuite généralement encodées informatiquement dans un tableau de suivi ou dans des bases de données en ligne centralisées au niveau national qui permettent au préventeur de réaliser des traitements et analyses statistiques utilisées pour communiquer sur l'état du système de sécurité lors de réunions par exemple. Les remontées d'anomalies sont souvent tracées dans un premier temps sur des documents papiers soit par les personnes qui les émettent (les opérateurs, les membres de l'encadrement ou toute autre personne présente sur le terrain) soit par le préventeur lui- même, puis sont saisies pour la plupart informatiquement. Les remontées d'anomalies font en général l'objet d'analyses qui aboutissent souvent sur la définition et la mise en œuvre d'actions correctives comme l'achat d'EPI ou EPC plus adaptées à la situation de travail, la planification de sensibilisation aux risques et mesures de prévention, la révision des prescriptions de sécurité, etc.

Certains préventeurs comme P8 passent un temps important à rédiger les fiches de prévention d'exposition aux facteurs de pénibilité. Dans ces fiches ils consignent les périodes d'exposition aux différents facteurs de pénibilité établis par décret (exposition aux vibrations, manutentions manuelles, travail de nuit, etc.).

Les tâches de rédaction de compte-rendu d'audits, de visites de sécurité ou de contrôles réglementaires représentent entre 2% et 5% du temps de travail chez P1, P6, P7 et P8. Chaque visite de sécurité réalisée sur le terrain ne fait pas systématiquement l'objet d'un compte rendu écrit. Lorsqu'aucune anomalie ou situation dangereuse n'est détectée par le préventeur ou que l'écart détecté a été traité immédiatement, le préventeur peut ne pas tracer la visite. En

116 revanche, dès que la visite soulève une problématique qui ne peut pas être traitée immédiatement, le préventeur enregistre une trace de cet écart et définit une action à mettre en œuvre pour le corriger. Certains comptes rendus de visites réalisées par d'autres salariés de l'entreprise sont parfois transmis en version papier aux préventeurs qui sont chargés de les saisir informatiquement dans la base de données en ligne ou dans le tableau de suivi informatisé pour pouvoir réaliser des analyses statistiques relatives au nombre d'audits réalisés par salarié de l'entreprise ou encore des actions de prévention mises en œuvre. Les comptes rendus des contrôles réglementaires des apparaux de levage (élingues, palans, manilles, etc.), des échelles, nacelles, chariots élévateurs, extincteurs ou autres matériels soumis à vérifications périodiques sont le plus souvent rédigés par les organismes chargés de leur réalisation. Cependant, même s'ils ne réalisent pas souvent ce type de contrôle eux- mêmes et de ce fait ne rédigent pas personnellement les rapports de conformité, les préventeurs tiennent souvent un listing des éléments à contrôler et des éléments contrôlés non conformes à mettre au rebus ou à réparer à l'issue de la campagne de contrôle. Ils mettent ces listes à jour au fil des sessions de contrôle pour planifier les différents contrôles à réaliser. A partir des comptes rendus de contrôles réglementaires, les préventeurs planifient les réparations ou achats de nouveaux matériels en fonction des non conformités identifiées. L'encodage des actions de prévention réalisées et des formations sécurité suivies par le personnel de l'établissement prend une part non négligeable du temps de travail de P5 (8%) et P7 (10%) alors qu'il occupe moins de place dans l'activité de P1, P2, P4, P6 et P8 (entre 1% et 3% du temps de travail). Au cours de ces phases d'activité, les préventeurs encodent informatiquement les dates de réalisation des formations du personnel en se basant sur les attestations papiers envoyées par les organismes de formation ou encore sur les feuilles de présences renseignées par les salariés lors formations internes. Ces encodages dans des tableaux informatisés ou dans des bases de données en ligne leur permettent de planifier les formations et recyclages à prévoir pour chaque salarié (des alertes sont souvent lancées par les logiciels ou tableurs lorsque les validités des formations arrivent à échéance), mais aussi d'évaluer le taux de réalisation du plan de formation annuel. Les actions de prévention font également l'objet d'un encodage informatisé dans des tableaux de suivis. L'encodage de leur état de réalisation permet au préventeur de faire régulièrement le bilan des actions restant à réaliser pour ainsi planifier leur mise en œuvre. Cet encodage lui permet également de préparer les supports de présentation des actions réalisées lors de certaines réunions (lors de la revue de direction par exemple).

Les tâches relatives au rangement, classement, archivage ou encore à la préparation de dossiers prennent 2% du temps chez P5, 5% du temps chez P2 et 9% chez P4. Durant ces périodes, les préventeurs rangent les attestations de formations, documents de prescriptions ou modes opératoires en sécurité dans les différents classeurs prévus à cet effet. Les tâches de préparation de dossiers sont quant à elles majoritairement destinées aux accès sur certains sites réglementés. Ainsi, les préventeurs recherchent et copient des attestations de formation, pièces d'identités et remplissent des documents qu'ils envoient à certains services intérieurs pour recevoir ensuite les badges d'accès. Ces tâches peuvent être suivies de tâches de

117 planification de formations obligatoires si certaines d'entre elles sont manquantes ou dépassées par exemple.

Les préventeurs consacrent en revanche pour la plupart très peu de temps à la rédaction de comptes rendus de réunions. Mis à part P5 et P8 qui y consacrent respectivement 3% et 1%, le reste des préventeurs n'a pas rédigé de compte rendu de réunion sur la période analysée. Ainsi certains préventeurs sont chargés de rédiger les comptes rendus de réunions de CHSCT, de comité d'établissement, de délégués du personnel ou encore de certaines réunions de production auxquelles ils participent ou même qu'ils animent parfois.