Le stade ultime, l'Intranet de l'entreprise étendue: les extranets

L'entreprise travaille pour ses clients et en étroite liaison avec ses différents partenaires : fournisseurs, sous-traitants, distributeurs, …

Un Intranet efficace ne saurait donc être déconnecté… :

 du site web, quand il s'agit d'un véritable site de commerce électronique : voir plus haut l'exemple de CISCO. www.cisco.com C'est l'Intranet qui supporte le back office permettant l'efficacité commerciale de l'entreprise.

 de l'Intranet des fournisseurs et sous-traitants pour organiser la logistique d'un produit ou d'un service de qualité (c'est le cas par exemple de Servair Grand prix d'Intranet 99, qui doit assurer l'approvisionnement en boissons et repas des avions aux escales démonstration accessible par www.intranet99.org)

"nous travaillons dorénavant avec les salariés des sous-traitants comme si c'était nos propres salariés" JP Colin Thomson

 de l'Intranet du client pour permettre à celui-ci d'accéder au dossier d'ouvrage, suivre l'avancement du chantier, en visualiser les photos prises au fur et à mesure du montage, accéder aux plans et pouvoir ainsi réagir à tout moment si nécessaire, constituer les archives pour la maintenance (Hervé Thermique)

 des Intranets des distributeurs afin que ceux-ci, qui sont les "commerciaux externalisés" de l'entreprise puissent accéder à toute l'information technique ou administrative nécessaire, et gérer les commandes.

L'Intranet glisse ainsi inexorablement vers l'extranet que nous allons voir plus en détail au chapitre suivant : nous n'avons jamais vu de véritables Intranet sérieux qui n'évoluaient pas vers des EXTRANET.

Dior Parfums éditait jusqu'en 1997 un catalogue de plus de 3.000 références diffusé à 350 exemplaires avec une douzaine d'informations nouvelles par semaine. Les délais dépassaient parfois 15 jours dans la zone Asie

Grâce à la mise en place de l'Intranet les distributeurs, filiales et agents commerciaux disposent en permanence d'une information à jour et d'une riche photothèque de qualité pour les présentations

Une des difficultés rencontrées bien entendu par les entreprises pionnières est le retard de leurs fournisseurs et clients dans ce domaine comme nous avons pu très régulièrement le constater, or dans un

échange il faut être deux.

Une action prioritaire que devraient conduire les DRIRE serait sans nul doute de s'appuyer sur ces défricheurs pour aider leurs fournisseurs à franchir ce pas.

Exemple l'entreprise Lenoir-Elec www.nancy.cci.fr/LENOIR à Longwy conçoit et assemble des connecteurs de puissance pour des grands groupes (Schneider, CEA, Edf,…) elle élabore les plans en CAO en liaison avec les bureaux d'étude de ses clients (échanges par e-mail). Pour la fabrication proprement dite elle s'appuie sur une dizaine de sous-traitants disposant de machines à commande numérique (découpe laser, usinage,…)…mais elle doit transmettre les plans et les cotes par fax, ce qui entraîne surcoûts, perte de temps et risque d'erreur

L'entreprise Diamoutils www.diamoutils.com à Annemasse, qui fabrique des outils diamantés, connaît le problème inverse: les bureaux d'étude de ses clients élaborent les plans des pièces en CAO, les transmettent à leurs services achat sous forme de plans papier et c'est ceux-ci qui servent pour les demandes de devis aux fournisseurs:

Transmis par fax ces plans doivent être ressaisis de façon sommaire pour l'élaboration des propositions puis de façon détaillée pour programmer les machines de fabrication (avec les coûts, délais et risques d'erreur que l'on devine) Il en est de même pour l'entreprise Facnor www.facnor.com, à Cherbourg, leader mondial des enrouleurs de voile, qui regrette de ne pouvoir travailler rapidement et efficacement dès le stade de l'élaboration des plans avec son principal client français pourtant lui aussi leader mondial dans sa catégorie comme elle le fait avec ses clients suédois ou Finlandais: cela se traduit par des surcoûts, des délais et surtout par des erreurs de conception qu'il est ensuite impossible de rattraper

Aux USA l'évolution s'est faite ainsi de l'aval vers l'amont. C'est presque toujours le client qui a poussé le fournisseur à évoluer (cf rôle des acheteurs de l'automobile par exemple sur les sous-traitants mais aussi de Autobytel sur les constructeurs).

Le risque est que nos entreprises les plus dynamiques, devant l'avantage économique considérable qu'apporte une chaîne de commande intégrée, ne se tournent vers des fournisseurs étrangers.

"dès lors l'on aura des sociétés dans notre domaine qui seront capables de s'interconnecter avec nous c'est avec elles que nous travaillerons" Michel Hervé.

… et que les grandes entreprises étrangères (comme l'automobile) se détournent de leurs sous-traitants français qui n'auront pas su s'adapter

Le concours Intr@net'99 puis Net2000 et Net2001 ont permis de faire émerger des exemples remarquables illustrant les différents points développés ci-dessus

Ces concours patronné par notre Ministère sont organisé par l'AFUU (www.afuu.fr ) il est possible sur le site du concours de visualiser les démonstrations présentées par les candidats (ce qui est exceptionnel, puisque par constructions les Intranets qui représentent la majeure partie des applications des technologies de l'Internet ne sont pas accessibles depuis le web). voir www.intranet99.org . www.intranet2000.net, www.mynet2001.com/concours/publiste.shtm

4.3.2.6 Les pathologies des Intranet

Nous avons malheureusement pu constater (à vrai dire surtout dans les grandes entreprises ou organisations, notamment lors des concours mentionnés ci-dessus, deux types de pathologies dans les Intranet:

4.3.2.6.1.1 une confusion entre le "physique" et le "fonctionnel"

l'Intranet est alors réduit à ceux qui sont matériellement réunis par un câble (bien souvent le siège social).

C'est à l'évidence l'Intranet le moins performant car le principal intérêt d'un Intranet concerne la liaison entre les personnes au contact avec le client (et donc la plupart du temps "nomades") et les services fonctionnels qui leur assurent lors des négociations un "back up" technique (bureau d'étude) ou financier (services de

gestion).

Ceci est caractéristique des Intranets construits par les directions informatiques qui ont tendance à réduire leur champ de vision au matériel qu'elles contrôlent, surtout quand les télécommunications dépendent d'une direction différente.

Michel HERVE, Président-Directeur général de Hervé Thermique et ancien Maire de Parthenay, rappelle : "il y a 3 ans les services informatiques étaient bloqués sur le client/serveur et ne voulaient pas entendre parler de l'Intranet, jugé "amateur": il a fallu changer les responsables informatiques pour la même raison tant dans l'entreprise que dans les services de la ville"

.Ce cas n'est pas exceptionnel : nous avons constaté à de nombreuses reprises que pour développer de véritables Intranets, les entreprises avaient du se séparer de leur directeur informatique

4.3.2.6.1.2 une confusion entre "information" et "décision"

aujourd'hui beaucoup d'Intranets autorisent tous les membres de l'entreprise raccordés à avoir accès à toutes les informations qui s'y trouvent.

Ces Intranets ne comportent alors que les informations non confidentielles : informations générales sur l'entreprise, données techniques, postes disponibles, revue de presse, stages de formation avec possibilité d'inscription, annuaires, messagerie, organigramme et notes de services, colonies de vacances,... Ce n'est en fait qu'un "e-journal d'entreprise" et, même si tout cela est indéniablement utile, on est loin d'un véritable Intranet, système nerveux de l'entreprise :

Dans un véritable Intranet comme nous l'avons vu plus haut, c'est en son sein que se créée l'information

"native" et que se prennent les décisions. Cela implique que les droits d'accès soient définis dossier par dossier, en lecture comme en écriture.

4.3.2.6.1.3 Un confinement à l'intérieur de l'entreprise

les acteurs de l'une entreprise ne peuvent la plupart du temps agir qu'en prise directe avec des partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, sous-traitants, banquiers, actionnaires,…). Un intranet qui n'intégrerait pas ces partenaires, donc en fait qui ne serait pas un extranet serait bien limité dans son utilité

Cet Intranet ne pouvant se cantonner aux sédentaires du siège social est alors nécessairement conçu autour de la technologie VPN (il peut avoir une partie sur des liaisons louées pour garantir le débit, mais doit quasiment toujours avoir une partie transitant par Internet ou par RTC pour permettre un accès nomade voir page 171 ).

4.3.2.6.1.4 Deux questions test permettent de savoir s'il s'agit d'un Intranet "plaquette" ou d'un véritable Intranet:

Question 1 : combien cet Intranet a-t-il coûté ? Quel est le retour sur Investissement (ROI Return On Investment)?

 Si on vous donne un chiffre il s'agit vraisemblablement d'un Intranet plaquette

 Dans un Intranet "sérieux", nous l'avons déjà vu pour le web, on vous fait gentiment remarquer que votre question n'a pas de sens car les seuls éléments mesurables sont les coûts informatiques, négligeables par rapport à l'ensemble des investissements immatériels qu'une telle évolution implique (et que l'on apporte une réponse, purement formelle que quand cela est exigé lors de "rites" du reporting dans les grands groupes ou lors d'une demande de subvention dans les PMI)

Quant au "retour sur investissement" il est d'ordre tellement stratégique que les éventuelles parties chiffrables sont là aussi très secondaires

Michel Hervé "l'informatique représente 3 à 4 % du budget général et en son sein les coûts des développements intranet sont marginaux. Ce qui coûte ce sont les outils de gestion et la formation ainsi que tous les coûts inchiffrables liés à la modification de l'organisation".

Philippe Contal "c'est une grave erreur de vouloir compter en francs ou en retour sur investissement. Ce qui est surtout important c'est d'avoir une réactivité par rapport à nos clients, une gestion performante de l'information, c'est d'avoir des équipes qui travaillent efficacement.

Je n'ai même jamais essayé de chiffrer le ROI. L'investissement direct est très faible: nous utilisons des logiciels libres, c'est l'investissement intellectuel de tout le personnel de l'entreprise qui est important. Comment le chiffrer ?"

Stéphane Landré (Intranet des chantiers HLM d'Orléans) : "certains se posent encore la question aujourd'hui : on ne se la posera plus dans 2 ans. Qui s'interroge aujourd'hui sur le ROI d'un téléphone ou d'un fax ?"

Question 2 : quel serait l'impact d'une panne générale de l'Intranet ?

Si on vous répond que cela serait extrêmement gênant, il s'agit à coup sûr d'un Intranet plaquette.

Pour un véritable Intranet la réponse que nous avons systématiquement reçue est : l'entreprise s'arrête de fonctionner (Michel Hervé).

Philippe Contal : la question ne se pose même pas car nos clients se connectent les uns après les autres.

4.3.3 L'entreprise avec ses partenaires : Internet ou Extranet 4.3.3.1 Un extranet: l'Intranet de l'entreprise étendue, "l'usine virtuelle"

On voit bien également qu'il n'y a pas de différence de nature entre un véritable Intranet et un extranet : la conduite de projet, la réalisation d'un chantier, la fabrication d'un produit, la négociation d'une affaire, la gestion des commandes, nécessite qu'un groupe de personnes travaille sur des dossiers communs en gérant des flux d'informations protégés d'interventions extérieures (projet de contrat, commande, ordonnancement, factures, paiements, …)

Parfois, mais rarement, ce groupe est strictement interne à l'entreprise et travaille au sein d'un Intranet, mais la plupart du temps l'équipe projet inclut client, partenaire, sous-traitant ou fournisseur et c'est un extranet : on peut dire que "l'extranet est l'Intranet de l'entreprise étendue"

La maquette numérique d'une frégate comporte 500.000 objets et "pèse" 300 Gigaoctets. Elle a permis de supprimer le stade de la maquette

4500 postes de travail permettent de concourir à la conception du bateau et seulement

"En fonction de son habilitation une personne peut visualiser une donnée ou carrément la modifier. Cela permet de faire travailler les gens ensemble en étant certain que tous partagent les mêmes données" Vincent Page de la DCN, les Echos 9/12/02

18 mois après la signature du contrat les clients de Singapour ont pu virtuellement "visiter" le navire et préciser leurs choix. Bien entendu c'est un outil extrêmement précieux pour les transferts de technologie qui sont très souvent dans ce domaine un argument essentiel pour remporter un contrat (Singapour construira dans ses propres chantiers les 5 exemplaires suivants)

Un seul exemple de l'optimisation permise par cette approche : un économie de 60km de cables sur le bateau (30%) et une réduction de 90% des retours en Atelier lors de l'implantation des matériels dans la coque)

Pour l'Airbus A380, c'est 20.000 opérateurs qui à terme auront accès à la maquette virtuelle de l'avion à tous les stades de sa vie : conception, essais, commercialisation, après vente

Schneider parle de "transparent factory: "nous pouvons conduire le métro de Lyon à partir d'un simple PC basé à Boston" déclare Alain Marbach responsable de la division automatisme

Pour les échanges par exemple entre la maison mère et une filiale on est d'ailleurs bien en peine de dire s'il s'agit d'Intranet ou d'extranet.

Valmet par exemple (www.valmet.com ) est une entreprise Finlandaise, leader mondial dans la construction de machine à papier.

Une telle machine (dont, pour la petite histoire, le contrôle de process écrit en JAVA depuis 1997, fabriquée sur mesure produit des bandes de papier larges de 4 mètres à plus de 100 km/h et coûte aujourd'hui plus d'un milliard de Francs.

Elle nécessite pour sa conception une coopération extrêmement étroite tant avec le client qu'avec les principaux sous-traitants (qui sont plusieurs centaines)

"Durant toute la négociation technique un extranet permet de faire fonctionner ensemble les bureaux d'étude de Valmet et de ses sous-traitants et de présenter virtuellement la machine en 3 dimensions au client (VRML).

Dans la phase suivante cet extranet permet d'organiser la production et d'assurer un suivi qualité particulièrement rigoureux.

Enfin, une fois livrée, il est possible si nécessaire de télé-opérer la machine à distance (la machine installée en Afrique du Sud est ainsi pilotable depuis Bordeaux à travers une liaison à très haut débit privée (car la machine émet 40.000 informations par seconde soit 10 fois plus qu'une fusée Ariane)" Jean-Louis Couffinhal Valmet Bordeaux.

Pierre Barnier, Pdg de Doucet SA, PME grenobloise exerçant le commerce en gros de pièces mécaniques pour l'automobile et l'industrie (48 salariés, 58 MF de CA) Depuis maintenant un an, les salariés de Doucet utilisent internet quotidiennement pour consulter les stocks des fournisseurs, suivre les commandes des clients et rechercher un fabricant ou une marque. "Nos clients sont des garagistes ou des industriels de la région. Quand ils sont dans l'attente d'une pièce, ils ont besoin d'une réponse quasi-immédiate. Internet contribue à notre rapidité de réaction", se félicite le grossiste (interview réalisée par Indexel

Laurence Curtat, responsable logistique de Polyprofils, fabricant de pièces agricoles en carbure de tungstène (80 personnes, 50 MF de CA) utilise Internet quotidiennement pour recevoir et transmettre des plans de pièce.

www.indexel.net/dossier.jsp?dossier=4

Ceci ne veut pas dire que ces extranets (de même que les Intranets) utiliseront systématiquement à l' avenir les infrastructures publiques de l'Internet : pour des raisons de garantie de débit et de sécurité certaines grandes entreprises continueront à préférer l'utilisation des réseaux spécialisés, évidemment payants, leur apportant des garanties sur ces plans.

4.3.3.2 Relations client/fournisseur, donneur d'ordre et sous-traitants, banques et entreprises : le web-EDI Il s'agit des échanges de données administratives ou financières numérisées, qui traditionnellement s'opéraient sur les réseaux traditionnels selon la norme EDI (Echange de Données Informatisées)

Ils représentent selon Forrester Research www.forrester.com 17% du montant des commandes des grandes entreprises américaines (150 milliards de dollars) et 120 milliards d'Euros d'après Edifrance (total des échanges non consolidés, donc non directement comparable aux chiffres américains) pour la France et 30% de la totalité des échanges. Sur ce plan, notre pays n'accuse donc pas de retard

Aujourd'hui l'EDI représente une très grande facilité et un coût négligeable pour les grands donneurs d'ordre; par contre, il n'en est pas de même pour les petits sous-traitants, parfois occasionnels pour lesquelles elle représente un coût d'investissement qui est pour elle tout à fait significatif (de l'ordre de 150 KF), et un coût de fonctionnement important (transmission en général assuré par des messageries X400 avec des services "à valeur ajoutée", nécessité de compétences informatiques interne,…)

Par ailleurs, si les systèmes d'EDI ont récemment réussi à converger vers une normalisation interprofessionnelle dénommée EDIFACT, ce qui est un atout précieux, il n'en reste pas moins qu'EDIFACT est une norme extrêmement lourde à mettre en œuvre pour une petite structure. En effet outre la normalisation des messages, il implique la refonte de toute l'organisation de la gestion des informations

Que pourrait apporter Internet à l'EDI ?

4.3.3.2.1 Un abaissement drastique des coûts de transmission en utilisant le réseau Internet (l'EDI sur IP) Dans ce cas l'ensemble de la chaîne d'échange et de ses protocoles sont maintenus mais la communication est établie à travers le réseau Internet, ce qui permet un abaissement sensible des coûts de transmission et donc une utilisation potentielle par un plus grand nombre d'entreprises allant jusqu'aux PME. Il y a une forte complémentarité entre EDIFACT et Internet, ce dernier renforçant la position de la norme.

Cette démarche est intéressante pour maintenir EDIFACT chez les industriels ayant récemment fait l'effort de se mettre à cette norme et cet énorme avantage en terme de coût et de vitesse de mise en place, devrait amener toutes les entreprises à remplacer rapidement les réseaux "à valeur ajoutée".

"ce type d'échange [EDI] a encore peu migré vers Internet a la différence des pays anglo-saxons" Frédéric Lavelle, CCI Versailles, mai 2002

En revanche, elle ne règle pas le problème des PME qui n'en ont qu'une utilisation plus occasionnelle et s'accommoderait mieux d'un système beaucoup plus léger (certains parlent d'EDI "lite" ou "Web-EDI") utilisant les mêmes formats de message normalisés mais ne les obligeant pas à réorganiser entièrement leur chaîne de traitement informatique pour la rendre conforme à la norme