Nous avons recommandé à Revenu Québec de consulter d’autres organisations disposant d’un entrepôt de données dans le but

d’amé-liorer la performance de sa centrale.

Qualité de l’information

3.40 La centrale joue un rôle important dans la lutte contre l’évasion fiscale par son apport relativement aux besoins informationnels reliés à l’administration des lois fiscales et à la réalisation des activités courantes (enregistrement, prévention, cotisation et vérification). C’est pourquoi la gestion de la qualité devrait faire partie intégrante des pratiques de Revenu Québec. On s’attend à ce que l’information contenue dans la centrale soit fiable, complète, comparable, accessible et à jour.

Le tableau 1 définit chacune de ces caractéristiques.

TABLEAU 1

QUALITÉ DES DONNÉES DE LA CENTRALE Les données sont… lorsqu’elles…

fiables concordent avec les opérations et les faits sous-jacents et qu’elles sont raisonnablement exemptes d’erreurs.

complètes forment un ensemble auquel ne manque aucun des éléments qui doivent le constituer.

comparables présentent des traits communs permettant d’établir des rapports (différences ou ressemblances).

accessibles permettent aux utilisateurs, au prix d’un effort raisonnable, de savoir que l’information existe, de la repérer et de la traiter.

à jour reflètent la situation actuelle et sont donc susceptibles de répondre aux principaux besoins des utilisateurs*.

* Pour les fins de notre vérification, nous avons considéré que, pour être à jour, les données doivent notamment respecter les dates de prescription liées au contrôle fiscal (généralement quatre ans).

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3.41 La centrale a été développée avec la prémisse d’être une copie miroir des systèmes opérationnels de Revenu Québec qui l’alimentent et une copie des informations obtenues des autres entités mises à contribution. Ainsi, la qualité des données est tributaire de celle des fichiers en provenance des systèmes internes ou externes.

En ce qui concerne les données fournies par des tiers, il convient de noter que les entités en question ne recueillent pas ces renseignements aux fins de l’administration des lois fiscales de Revenu Québec, mais pour administrer leurs propres lois.

3.42 Nos travaux ont mis en lumière des lacunes sur le plan de la fiabilité et de l’inté-gralité des données internes. De plus, la documentation des données est déficiente, de sorte que les utilisateurs de la centrale ne sont pas renseignés de façon appropriée sur leur précision et sur toute autre caractéristique concernant la qualité de celles-ci. Enfin, des améliorations devront être apportées aux outils qui permettent l’accès à la centrale.

3.43 Ainsi, malgré l’application par Revenu Québec de certains contrôles pour s’assurer de la qualité des données lors de la saisie dans ses systèmes opérationnels, nous avons constaté que la fiabilité de quelques données internes, tel le chiffre d’affaires, pourrait être renforcée. Par exemple, une étude de Revenu Québec a permis de comparer le chiffre d’affaires inscrit dans le dossier physique de 100 sociétés avec celui figurant dans les données de la centrale. Or, les deux montants diffé-raient dans 75 p. cent des cas. La correction des inexactitudes a eu pour effet de réduire de 48 p. cent le total des chiffres d’affaires figurant dans la centrale au regard de ces entités. Ces données, qui ne servent pas à des fins de cotisation, sont fréquemment utilisées pour le contrôle fiscal ainsi que pour les études statistiques et économiques. Puisque les données ne sont pas toutes validées à la source avec le dossier physique et qu’elles sont versées telles quelles dans la centrale (copie miroir), certains utilisateurs peuvent considérer que l’information est fiable et prendre des décisions en s’y fondant. En revanche, d’autres peuvent effectuer des travaux pour ajuster le tout.

3.44 Sur le plan de l’intégralité des données internes, nos travaux révèlent que l’information fournie par les contribuables dans leurs déclarations de revenus n’est pas saisie en entier dans les fichiers de Revenu Québec. L’exemple suivant illustre cette situation. Pour l’année civile 2002, concernant deux informations distinctes, tous les détails n’ont pas été saisis pour respectivement 21 et 8 p. cent des décla-rations visées. Les détails qui n’ont pas été versés dans les fichiers auraient fourni des informations complémentaires à l’égard de revenus imposables totalisant plus de un milliard de dollars. Des omissions semblables privent les employés qui utilisent la centrale de renseignements utiles pour consulter et sélectionner des dossiers aux fins du contrôle fiscal.

3.45 Au chapitre de la comparabilité, nous nous attendions à ce que la documentation comporte des renseignements précis sur la nature des données, les méthodes de calcul et de traitement et, bien entendu, à ce que la fiabilité de l’information soit

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communiquée aux utilisateurs. Or, Revenu Québec ne dispose d’aucun cadre normatif venant définir les termes employés. La documentation des données internes et externes est incomplète et ne permet pas de bien comprendre leur nature et leurs caractéristiques, ce qui amène des problèmes de cohérence.

3.46 Pourtant, en 2001, Revenu Québec s’était donné comme objectif de documenter toutes les données importantes pour les utilisateurs. Manifestement, l’objectif n’a pas encore été atteint. Par conséquent, certains employés produisent des tableaux et des rapports en se basant sur des définitions personnelles et appliquent aux données les correctifs qui leur semblent pertinents. Actuellement, il y a plusieurs définitions ou méthodes de calcul servant à déterminer le chiffre d’affaires des sociétés ou le nombre de particuliers en affaires. Lorsque nos travaux ont pris fin, Revenu Québec avait entrepris la réalisation d’un cadre normatif afin de définir les données utilisées.

3.47 En ce qui concerne l’accessibilité et plus spécialement la mise en œuvre d’applications simples et conviviales, force est de conclure que les outils informatiques sont complexes et qu’ils ne facilitent pas l’exploitation des données.

Le grand nombre de renseignements stockés dans la centrale et la façon dont ils sont organisés ne sont pas étrangers à ce constat.

3.48 L’autonomie nécessaire pour utiliser directement la centrale ne s’acquiert qu’au prix d’efforts assidus ; elle suppose l’acquisition progressive de compétences élevées et multiples. Cette situation génère des coûts additionnels (reprise de travaux, retards, qualité inégale du service) et diminue la rentabilité de la centrale.

Conscient de cette problématique, Revenu Québec entend consacrer 735000 dollars pour se procurer et implanter un outil d’exploitation en vue de pallier ces faiblesses, comme l’indique son plan triennal d’investissement pour 2004-2007.

3.49 Enfin, nos travaux ont démontré que les fichiers de la centrale de données étaient à jour. Pour faire cette évaluation, nous avons vérifié si l’information disponible permettait de respecter les dates de prescription liées au contrôle fiscal, soit généralement quatre ans.

3.50 En mars 2001, à la lumière des résultats d’une étude portant sur la centrale, Revenu Québec s’était fixé comme cible d’instaurer un programme formel d’assurance qualité. Il considérait que cette fonction était requise pour optimi-ser son utilisation, car elle contribuerait à augmenter la confiance dans les données en plus de faciliter l’interprétation des résultats. Malgré son intention, Revenu Québec n’avait pas mis sur pied un tel programme au moment de notre vérification.

3.51 Notons que, le 19 avril 2004, un investissement de 825 000 dollars avait été approuvé par le comité de direction du ministère du Revenu pour améliorer la qualité des données et mieux les documenter. En septembre 2004, les travaux à réaliser n’étaient toujours pas définis.

La documentation des données n’est pas adéquate.

Les applications sont complexes et peu conviviales.

3

3.52 Nous avons recommandé à Revenu Québec

• de compléter les contrôles afférents à ses systèmes opérationnels de manière à s’assurer, de façon continue, de la qualité des données internes alimentant la centrale ;

• de veiller à documenter adéquatement les caractéristiques des données stockées dans la centrale ;

• de poursuivre ses efforts afin que les applications mises à la disposition des utilisateurs soient simples et conviviales.

Utilisation de l’information

3.53 La centrale possède un fort potentiel pour soutenir la réalisation des différentes activités de Revenu Québec. Dans un contexte où ce dernier a des attentes de plus en plus élevées en matière de récupération fiscale, il est primordial de bien utiliser les outils disponibles. Considérant cet aspect, nous avons orienté nos travaux de façon à vérifier plus particulièrement l’exploitation de la centrale aux fins du contrôle fiscal. Celui-ci comporte plusieurs sous-processus, dont deux sont prépondérants : l’un se rapporte à la sélection des dossiers et l’autre aux activités de vérification. Nos travaux indiquent que les directions opérationnelles de Revenu Québec ne font pas beaucoup appel à la centrale dans ces deux cas.

3.54 La qualité de la sélection des dossiers retenus pour vérification se répercute directement sur l’efficacité et l’efficience des travaux de contrôle fiscal et sur la récupération financière qui en résulte. Il y a donc lieu d’explorer toutes les avenues possibles afin d’arrêter son choix sur les dossiers les plus à risque. La sélection des dossiers qui iront en vérification s’effectue tout au long de l’année.

Malgré l’amélioration des outils destinés à l’optimiser, cette activité nécessite encore beaucoup de temps et repose largement sur le jugement des employés.

3.55 Le BLEF est une direction de soutien de Revenu Québec ; il se sert de la centrale pour exécuter des tâches de sélection ainsi que pour ses travaux de recherche et développement. Le Bureau a démontré que l’utilisation de la centrale à pareilles fins apportait une plus-value, notamment par les retombées en matière de récupération fiscale liée au projet «Indices de richesse». Pour l’exercice 2003-2004, selon les données de Revenu Québec, ce projet a généré plus de 38 millions de dollars en récupération fiscale. Sauf dans le cas qui précède, il est plutôt rare que les directions opérationnelles se réfèrent au contenu de la centrale dans le but de mieux cibler les dossiers à vérifier, en dressant par exemple des profils de risque concernant les contribuables et les mandataires.

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Faible utilisation de la centrale pour les activités courantes de vérification.

L’utilité de la centrale a été démontrée par le BLEF.

3.56 En règle générale, le jugement demeure l’élément clé du processus de sélection pour les activités courantes de vérification. Une automatisation plus poussée du processus réduirait le nombre de dossiers à faible rentabilité, notamment en facilitant le regroupement et le croisement de renseignements. Grâce à l’automatisation, Revenu Québec pourrait réaliser des économies. De plus, les informations qui seraient extraites de la centrale et analysées lors de la sélection pourraient être transmises au vérificateur, ce qui pourrait lui être fort utile pour cibler des points précis et évaluer la pertinence de poursuivre sa vérification.

Encore là, la diminution des heures de travail consacrées à des dossiers à faible rentabilité se traduirait par des économies.

3.57 Par ailleurs, lorsqu’un dossier est sélectionné au moyen de la centrale, c’est-à-dire dans le cadre de projets comme « Indices de richesse », les vérificateurs ont accès aux données externes qu’elle renferme. Toutefois, lors des activités courantes de vérification, Revenu Québec n’utilise presque jamais ce type de données pour documenter le dossier d’un contribuable ou d’un mandataire pour lequel il y a une présomption d’irrégularité. Or, le Plan d’utilisation des fichiers de renseigne-ments, dont la mise à jour a été approuvée le 14 mai 2003 par la CAI, autorise en pareil cas la documentation de dossiers fiscaux à l’aide des fichiers reçus des autres ministères et organismes et des municipalités. Le fait de procéder ainsi réduirait le temps consacré à la recherche d’information probante.

3.58 Le comité de direction du ministère du Revenu avait approuvé, en avril 2004, des investissements de plus de 2 millions de dollars sur trois ans afin d’améliorer la sélection des dossiers de vérification et d’enrichir l’information mise à la dispo-sition de l’effectif concerné. Toutefois, en septembre 2004, les projets ne sont pas déterminés et n’ont donc pas fait l’objet d’analyses.

3.59 Nous avons recommandé à Revenu Québec de favoriser une plus grande