OBJECTIF ET PORTÉE DE NOTRE VÉRIFICATION
ANNEXE 1 – OBJECTIF DE VÉRIFICATION ET CRITÈRES D’ÉVALUATION
Pour permettre d’évaluer la performance, l’information présentée dans le rapport annuel de gestion doit :
Être focalisée
sur les aspects essentiels de la performance
Les entités prennent des engagements sur une multitude d’aspects liés à l’accomplissement de leur mission, entre autres lorsqu’elles élaborent leur planification stratégique. À l’ère où l’information foisonne, trop souvent, les rapports annuels de gestion en divulguent une surabondance, limitant ainsi la capacité des lecteurs à se forger une image précise de la performance. Il faut donc aborder essentiellement les objectifs et les engagements clés, soit ce qui est important pour les citoyens, ainsi que les aspects de la performance que le gouvernement considère comme essentiels.
• Les résultats exposés dans le rapport annuel de gestion touchent aux multiples facettes de la mission de l’entité ;
• Les résultats sont essentiels, c’est-à-dire que le lien entre ceux-ci et les volets de la mission est clairement démontré ;
• Les résultats permettent au lecteur d’évaluer l’efficience et les consé-quences des actions rapportées.
Porter sur l’avenir ainsi que sur le passé
Pour que le lecteur du rapport annuel de gestion soit à même de conclure sur le rendement de l’entité, les résultats doivent être présentés en relation avec les objectifs poursuivis. Il faut que l’information présentée porte sur les aspects tant prospectifs que rétrospectifs de la performance. Les objectifs et les cibles sont précisés et expliqués ; un lien est établi entre les résultats obtenus et les objectifs ainsi que les cibles définis précédemment.
• Les objectifs sont clairement définis;
• Il existe une relation logique évi-dente entre les résultats présentés et les objectifs ;
• Les objectifs sont appariés avec une cible claire et crédible ;
• Les écarts significatifs entre les buts poursuivis et l’issue réelle des acti-vités sont expliqués.
Expliquer les risques clés Pour bien circonscrire le contexte où se déroulent les activités d’une entité, les lecteurs ont besoin d’être rassurés sur la capacité de celle-ci à remplir ses engagements. La révélation des risques et de leurs possibles conséquences est le gage d’une grande transparence aidant la gouverne et la bonne gestion. Il faut donc cerner les principaux risques, expliquer l’influence qu’ils exercent sur les choix et les orientations, et établir un lien entre les réalisations et les niveaux de risque acceptés.
• Les principaux risques influençant l’atteinte des résultats sont divul-gués ;
• Des moyens mis en place pour réduire les différents risques sont présentés.
Expliquer les principales considérations relatives à la capacité
Les utilisateurs du rapport annuel s’attendent à ce que l’entité divulgue, pour chacun des indicateurs publiés, les moyens préconisés pour obtenir, s’il y a lieu, de meilleurs résultats. Ainsi, il est pleinement indiqué de mentionner comment les cibles qui n’ont pas été atteintes le seront à l’avenir et comment les résultats qui égalent ou dépassent les cibles seront maintenus, voire bonifiés. Cette pratique s’inscrit dans un processus d’amélioration continue et elle est essentielle pour démontrer la capacité à livrer et à maintenir la performance attendue.
• Un lien est établi entre les résultats obtenus et la capacité à réaliser ou à améliorer la performance.
Critère Description Aspects analysés
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V é r i f i c a t e u r g é n é r a l d u Q u é b e c – R a p p o r t d e 2 0 0 3 - 2 0 0 4 ( I I )
Expliquer tout autre facteur essentiel lié à la performance
Pour évaluer la contribution de l’entité à l’atteinte des résultats, le lecteur doit pouvoir, à la lumière de l’information figurant dans le rapport annuel, discerner ce qui est dû à des causes externes de ce qui découle directement de l’action de l’organisation. En effet, si le lecteur voit clairement le rôle joué par les partenaires ou d’autres facteurs qui ne sont pas du ressort de l’entité, il pourra plus facilement apprécier l’apport réel de celle-ci. Il faut donc aborder et expliquer tout autre facteur déterminant qui entre en ligne de compte dans la mise en œuvre de la stratégie ou dans la compréhension de la performance.
• Les autres facteurs importants per-mettant l’atteinte des résultats sont expliqués ;
• Les partenaires contribuant à l’atteinte des résultats sont présentés.
Intégrer l’information financière à celle qui n’est pas de nature financière
Les ressources utilisées par les organisations publiques sont souvent considérées comme des investissements effectués par les contribuables. Il est donc légitime que ceux-ci se questionnent sur le rendement qu’ils reçoivent en contrepartie.
Dans ce contexte, il est pertinent que les ressources soutenant la performance de l’entité soient associées aux résultats diffusés dans son rapport annuel de gestion. La transparence en matière de coût et d’effort est un principe incontournable dans la poursuite d’une gestion toujours plus efficiente. Il importe donc de déterminer les sommes engagées pour réaliser chacune des activités prioritaires si l’on veut que les services soient de haute qualité et rendus au moindre coût.
• Le coût relatif à l’atteinte des résul-tats est présenté ;
• Les résultats financiers sont claire-ment présentés ainsi que mis en comparaison avec ceux de l’exercice précédent et les principaux écarts sont expliqués.
Présenter une information comparative
La présentation d’une information comparative est fort utile pour les citoyens et les élus afin qu’ils puissent poser un jugement pondéré sur la performance. Deux types de comparaisons sont particulièrement révélatrices : celles que l’on effectue avec des résultats concernant des périodes antérieures ainsi que celles où l’on se confronte avec des organisations similaires.
• Les résultats sont comparés avec ceux des exercices précédents ;
• Les résultats sont mis en compa-raison avec ceux d’autres entités similaires ;
• Les écarts significatifs entre les don-nées comparatives sont expliqués.
Critère Description Aspects analysés
Préciser les fondements des jugements posés
Il n’est pas toujours possible d’avoir à sa disposition de l’information totalement exempte d’erreurs. Certains éléments ne peuvent être chiffrés ou mesurés avec précision et ils doivent être estimés. Cela dit, lorsque l’entité publie de l’information sur sa performance, elle ne peut se limiter aux aspects connus avec une certitude absolue et mesurés précisément ; une telle approche équivaudrait à négliger de renseigner sur des dimensions importantes. Pour donner une image fidèle de la réalité, l’entité est tenue d’exprimer le niveau de confiance ou de précision accordé à l’information présentée dans son rapport annuel de gestion. Par exemple, lorsque l’information provient d’un sondage (ce qui suppose un échantillon), il est opportun d’indiquer la marge d’erreur et le niveau de confiance.
L’entité donnera l’heure juste au lecteur à condition, entre autres, de spécifier toute limitation relative à la fiabilité des données, de l’information et des explications contenues dans son rapport. Il faut donc exposer les éléments sur lesquels les auteurs du rapport se fondent pour s’assurer de la fiabilité de l’information publiée et préciser l’étendue du processus de validation effectué.
• Le rapport contient une déclaration de la direction concernant la fiabi-lité des données et des contrôles afférents ;
• Un rapport de vérification vient appuyer la fiabilité des données.
Outre la nécessité pour les autorités responsables d’avoir en vue les caractéristiques inhérentes à la qualité de l’information sur la performance qu’elles publient, la Loi sur l’administration publique ainsi que d’autres exigences légales et gouver-nementales encadrent la reddition de comptes en précisant leurs devoirs.
Les devoirs des autorités concernent notamment les aspects suivants:
• l’obligation de répondre des enga-gements liés au plan stratégique et au plan annuel de gestion des dépenses;
• le délai relatif au dépôt du rapport annuel de gestion ;
• la présentation de l’information visée par les autres exigences.
Critère Description Aspects analysés
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Emploi et Solidarité sociale
Cibles Résultats Taux d’atteinte
Indicateurs 2003-2004 2003-2004 de la cible
128 035 132 706 104 %