Gestion de la centrale de données
3.68 Commentaires de Revenu Québec
« Au fil des ans, les activités de lutte contre l’évasion fiscale réalisées à l’aide des renseignements de la centrale de données ont permis la récupération fiscale de sommes importantes. Pour l’exercice 2003-2004, seulement au plan des activités de lutte, les résultats de la récupération fiscale de quatre projets à grande échelle et de trois projets pilotes ayant utilisé des renseignements externes de la centrale totalisaient 54,4 millions de dollars.
« Par ailleurs, la centrale de données est constituée de données internes, extraites des systèmes opérationnels, et de données externes dont certaines sont obtenues en vertu de l’article 71 de la Loi sur le ministère du Revenuet inscrites au Plan d’utilisation des fichiers de renseignements. Elle fait l’objet d’une sécurité toute particulière qui vise à protéger la vie privée ainsi que l’intégrité et la confidentialité des renseignements qu’elle contient. Cette sécurité comprend une infrastructure technologique spécifique et des mécanismes rigoureux qui encadrent l’obtention et l’utilisation de ces renseignements.
Les données inscrites au plan d’utilisation ne sont rendues accessibles aux activités opérationnelles que lorsque la réalisation des activités le nécessite, en respectant les usages et les finalités de l’utilisation de celles-ci prévus au plan d’utilisation. Les activités opérationnelles utilisent, entre autres, comme outil de sélection une application conçue en vue d’une utilisation aisée, soit le Système interactif de sélection (SIS). Cet outil, à l’aide de données internes de Revenu Québec et des données du Registraire des entreprises extraites de la centrale de données, permet de cibler certaines clientèles à risque.
« Finalement, Revenu Québec dispose d’un plan triennal d’investissement (2004-2007) pour l’optimisation de la centrale de données. Ce plan identifie certaines problématiques soulevées par le Vérificateur général. À cet effet, des plans d’action seront élaborés et donneront suite aux recommandations du Vérificateur général.
«Besoins des utilisateurs. Le plan triennal d’investissement de la centrale de données, approuvé en avril 2004 par le CODIR [comité de direction], prévoit des projets pour répondre à des besoins des utilisateurs. Revenu Québec procédera à un inventaire de l’ensemble des besoins reliés à ces projets, incluant ceux des directions opérationnelles, et à une analyse de ceux-ci, et se dotera d’un plan d’action complet pour y répondre et faire évoluer la centrale de données en fonction des besoins et des priorités ministérielles, comme le propose le Vérificateur général.
«Étalonnage. Revenu Québec poursuivra sa veille des meilleures pratiques dans le domaine des entrepôts de données afin de se doter d’un outil moderne, dans le but d’une constante amélioration.
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«Qualité de l’information. Les travaux de refonte des systèmes d’impôt des sociétés et d’impôt des particuliers, en cours de réalisation à Revenu Québec, viendront consolider les contrôles dans les systèmes opérationnels et ainsi, améliorer la qualité des données.
Revenu Québec a également entrepris la réalisation d’un cadre normatif ministériel afin de définir les données utilisées ; ce cadre permettra de mieux informer les utilisateurs de la centrale des caractéristiques des données et d’améliorer la qualité de l’information.
Des travaux de documentation des données de la centrale sont également en cours ; la documentation des données est réalisée en fonction des priorités déterminées par les utilisateurs. Par ailleurs, le plan triennal d’investissement prévoit des projets d’amélioration de la qualité des données et de développement d’outils conviviaux, notamment des outils OLAP (OnLine Analytical Processing) et l’application SMCM (Statistiques ministérielles des contribuables et des mandataires), qui permettront de faciliter l’exploitation des renseignements de la centrale de données par les utilisateurs. Ainsi, Revenu Québec poursuivra les efforts entrepris afin de documenter les données de la centrale. Des projets de développement d’outils conviviaux afin de faciliter le travail des utilisateurs et d’amélioration de la qualité des données seront également réalisés dans le cadre du plan triennal d’investissement.
«Utilisation de l’information. Revenu Québec poursuivra ses travaux d’évaluation d’un outil d’analyse de données afin de bonifier son processus déjà en place de sélection de dossiers à risque. Cette recommandation rejoint les orientations de Revenu Québec de revoir ses processus afin d’optimiser la récupération fiscale. Par ailleurs, un projet d’amélioration de la qualité de la sélection des dossiers de vérification est prévu dans le cadre du plan triennal d’investissement. La réalisation de ces projets devrait permettre de favoriser une plus grande utilisation de la centrale de données en améliorant la qualité de la sélection des dossiers, tel que recommandé par le Vérificateur général.
«Satisfaction des utilisateurs. Les sujets traités au comité des utilisateurs de la centrale de données permettent, dans une certaine mesure, de connaître le niveau de satisfaction et les besoins des utilisateurs. Revenu Québec complètera la mesure de la satisfaction des utilisateurs de la centrale de données en mettant en place un processus structuré qui permettra de cibler les problématiques et d’apporter les correctifs nécessaires.
«Information de gestion. L’utilisation de la centrale de données a permis la réalisation de projets de recherche et de développement qui font l’objet d’une reddition de comptes détaillée. Toutefois, la mesure des résultats associés aux projets mis en œuvre par les secteurs opérationnels à l’aide des renseignements de la centrale de données ainsi que des retombées indirectes de celle-ci est complexe. En effet, il est difficile d’établir un lien direct de cause à effet entre l’utilisation des renseignements externes et les résultats de récupération fiscale. De plus, les effets ne sont pas toujours financiers, ceux-ci pouvant se traduire, par exemple, par des actions de sensibilisation auprès de la clientèle qui peuvent avoir un impact sur le comportement fiscal de celle-ci. Revenu Québec convient qu’une analyse coût-avantage d’un outil de l’envergure de la centrale de données est effectivement nécessaire et sera effectuée au terme de la réalisation du plan triennal d’investissement. »
V é r i f i c a t e u r g é n é r a l d u Q u é b e c – R a p p o r t d e 2 0 0 3 - 2 0 0 4 ( I I )
La responsabilité du Vérificateur général consiste à fournir une conclusion sur les objectifs présentés dans ce mandat de vérifi-cation. Pour ce faire, nous avons recueilli les éléments probants suffisants et adéquats pour fonder raisonnablement notre conclusion et pour obtenir un niveau élevé d’assurance. Notre évaluation est basée sur les critères que nous avons jugés vala-bles dans les circonstances et qui sont exposés ci-après.
Ces critères sont fondés sur des principes reconnus de saine gestion. Les travaux de vérification dont traite ce rapport ont été menés en vertu de la Loi sur le vérificateur généralet confor-mément aux méthodes de travail en vigueur. Ces méthodes de travail respectent les normes des missions de certification émises par l’Institut Canadien des Comptables Agréés.
Objectif de vérification
S’assurer que Revenu Québec détermine, analyse et met à jour régulièrement les besoins qu’il peut combler par la centrale de données.
Critères d’évaluation
• Revenu Québec met en place une procédure pour déceler les utilisateurs potentiels, déterminer leurs besoins et suivre l’évolution de ces besoins.
• Revenu Québec analyse les besoins inventoriés de façon continue.
• Revenu Québec recueille de l’information auprès d’autres organisations disposant d’un entrepôt de données quant aux opportunités offertes par celui-ci.
• Revenu Québec élabore un plan d’action en vue de permet-tre l’adéquation enpermet-tre ses besoins et les possibilités offertes par la centrale de données et en fait le suivi.
Objectif de vérification
S’assurer que Revenu Québec met en place des moyens pour favoriser l’utilisation optimale de la centrale de données.
Critères d’évaluation
• L’information figurant dans la centrale de données est perti-nente, fiable, comparable, complète et à jour.
• Revenu Québec met en œuvre des applications simples et conviviales qui sont assorties d’une documentation permet-tant aux employés d’utiliser les renseignements contenus dans la centrale de données selon les besoins liés à leurs fonctions.
• L’information accessible aux utilisateurs sert à l’ensemble des activités opérationnelles lorsque certaines d’entre elles le nécessitent.
• Revenu Québec mesure régulièrement la satisfaction des utilisateurs selon un processus structuré.
• Revenu Québec recueille une information de gestion fiable et suffisante pour évaluer la centrale de données ainsi que les retombées de l’utilisation de cette dernière sur ses activités opérationnelles et pour apporter les correctifs nécessaires, s’il y a lieu. L’organisation dispose, entre autres, d’information de gestion sur :
– la contribution de la centrale de données à l’atteinte de ses objectifs ;
– l’efficience des travaux par rapport aux résultats escomptés ;
– l’état et la qualité des données de la centrale.