ORDONNATEUR

La Commission est habilitée à adopter des actes délégués conformément à l'article 261 afin de compléter le règlement financier par un règlement financier type qui énonce les principes nécessaires pour assurer une bonne gestion financière des fonds de l'Union et qui est fondé sur l'article 149.

Les règles financières applicables à ces organismes ne s'écartent du règlement financier type que si les exigences spécifiques desdits organismes le nécessitent et avec l'accord préalable de la Commission.

L'article 69, paragraphes 2, 3 et 4, s'applique aux organismes de partenariat public-privé.

CHAPITRE 4 Acteurs financiers

SECTION 1

6. Chaque institution ou chaque organisme visé à l'article 69 informe la Cour des comptes, le Parlement européen, le Conseil et le comptable de la Commission, dans les deux semaines, de la nomination et de la cessation des fonctions des ordonnateurs délégués, des auditeurs internes et des comptables, ainsi que de toute réglementation interne qu'il arrête en matière financière.

7. Chaque institution informe la Cour des comptes de la désignation de régisseurs d'avances et de ses décisions de délégation en vertu des articles 78 et 85.

Article 73

Pouvoirs et fonctions de l'ordonnateur

1. L'ordonnateur est chargé dans chaque institution d'exécuter les recettes et les dépenses conformément au principe de bonne gestion financière et d'en assurer la légalité et la régularité ainsi que de veiller à l'égalité de traitement entre destinataires d'un programme.

2. Au sens du paragraphe 1 du présent article, l'ordonnateur délégué met en place, conformément à l'article 34 et aux normes minimales arrêtées par chaque institution et en tenant compte des risques associés à l'environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes de contrôle interne adaptés à l'exécution de ses tâches.

L'établissement de cette structure et de ces systèmes repose sur une analyse du risque exhaustive, prenant en compte le rapport coût/efficacité.

3. Pour exécuter des dépenses, l’ordonnateur compétent procède à des engagements budgétaires et juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements, ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.

4. L'exécution des recettes comporte l'établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l'émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.

5. Chaque opération fait l’objet d’au moins un contrôle ex ante portant sur les aspects opérationnels et financiers de l’opération, sur la base d’une stratégie de contrôle pluriannuelle tenant compte du risque. Les contrôles ex ante visent à prévenir les erreurs et les irrégularités avant l’autorisation des opérations.

L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base des résultats de contrôles antérieurs ainsi que de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la validation des opérations correspondantes demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.

Pour une opération donnée, la vérification est effectuée par des agents distincts de ceux qui ont initié l'opération. Les agents qui effectuent la vérification ne sont pas subordonnés à ceux qui ont initié l'opération.

6. L'ordonnateur délégué peut mettre en place des contrôles ex post pour détecter et corriger les erreurs et les irrégularités dans les opérations après qu'elles ont été autorisées. Ces contrôles, qui peuvent être organisés par sondage en fonction du risque, tiennent compte des résultats des contrôles antérieurs et de considérations fondées sur le rapport coût/efficacité.

Les contrôles ex post sont effectués par des agents distincts de ceux qui sont chargés des contrôles ex ante. Les agents chargés des contrôles ex post ne sont pas subordonnés aux agents chargés des contrôles ex ante.

Lorsque l'ordonnateur délégué met en œuvre des audits financiers de bénéficiaires à titre de contrôles ex post, les règles correspondantes en matière d'audit sont claires, cohérentes et transparentes et respectent les droits tant de la Commission que de ceux qui ont fait l'objet d'un audit.

7. Les ordonnateurs compétents et les agents responsables de l'exécution du budget ont les compétences professionnelles requises.

Dans chaque institution, l’ordonnateur délégué fait en sorte que:

a) les ordonnateurs subdélégués et leur personnel reçoivent régulièrement des informations actualisées et appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet;

b) des mesures soient prises, si besoin est, pour assurer un fonctionnement efficace et efficient des systèmes de contrôle conformément au paragraphe 2.

8. Si un agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations estime qu'une décision que son supérieur lui impose d'appliquer ou d'accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu'il est tenu de respecter, il en informe son supérieur hiérarchique. Si l'agent le fait par écrit, le supérieur hiérarchique lui répond par écrit. Si le supérieur hiérarchique ne réagit pas ou confirme la décision ou les instructions initiales et que l'agent estime qu'une telle confirmation ne constitue pas une réponse raisonnable à sa question, il en informe l'ordonnateur délégué par écrit. Si celui-ci ne répond pas dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l’espèce et, en tout état de cause, dans un délai maximal d’un mois, l’agent informe l’instance compétente visée à l’article 139.

Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Union, l'agent informe les autorités et instances désignées dans le statut ainsi que dans les décisions des institutions de l’Union relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts de l’Union. Les contrats passés avec des auditeurs externes réalisant des audits de la gestion financière de l'Union prévoient l'obligation pour l'auditeur externe d'informer l'ordonnateur délégué de tout soupçon d'activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Union.

9. L'ordonnateur délégué rend compte à son institution de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités, contenant des informations financières et de gestion, y compris les résultats des contrôles, et déclarant que, sauf mention contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses, il a l'assurance raisonnable que:

a) les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation;

b) les ressources allouées aux activités décrites dans le rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière;

c) les procédures de contrôle mises en place offrent les garanties nécessaires quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes.

Le rapport annuel d'activités contient des informations sur les opérations effectuées, par rapport aux objectifs fixés dans les plans stratégiques, les risques associés à ces opérations, l’utilisation des ressources mises à disposition et l'efficience et l'efficacité des systèmes de contrôle interne.

En font notamment partie une évaluation globale des coûts et avantages des contrôles et des informations permettant de déterminer dans quelle mesure les dépenses opérationnelles autorisées contribuent à atteindre les objectifs stratégiques de l’Union et à produire une valeur ajoutée de l'Union. La Commission établit un résumé des rapports annuels d'activités de l'année précédente.

10. L'ordonnateur délégué recense, par exercice, les marchés faisant l'objet des procédures négociées visées au point 11.1, points a) à f), et au point 39 de l'annexe du présent règlement. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente fortement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé au paragraphe 9 du présent article.

Article 74

Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs

L’ordonnateur met en place un système documentaire sur support papier ou un système électronique pour la conservation des pièces justificatives originales liées et consécutives à l’exécution budgétaire et aux actes d’exécution budgétaire. Ces pièces sont conservées pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’exercice budgétaire auquel ces pièces se rapportent.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées jusqu’à la fin de l’exercice suivant celui de la clôture desdites opérations.

Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.

Article 75

Pouvoirs et fonctions des chefs des délégations de l'Union

1. Lorsqu'ils agissent en qualité d'ordonnateurs subdélégués conformément à l'article 58, paragraphe 2, les chefs des délégations de l'Union relèvent de la Commission en tant qu'institution responsable de la définition, de l'exercice, du contrôle et de l'évaluation de leurs fonctions et de leurs responsabilités d'ordonnateurs subdélégués et coopèrent étroitement avec la Commission en ce qui concerne la bonne exécution des fonds, afin de garantir notamment la légalité et la régularité des opérations financières, le respect du principe de bonne gestion financière dans la gestion des fonds et la protection efficace des intérêts financiers de l'Union. Ils sont soumis aux règles internes de la Commission et à la charte de la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation. Ils peuvent être assistés dans leur tâche par du personnel de la Commission.

À cet effet, ils prennent les mesures qui s'imposent pour prévenir toute situation susceptible de mettre en cause la responsabilité de la Commission quant à l'exécution du budget qui leur est confiée par subdélégation, ainsi que tout conflit de priorités susceptible d'avoir une incidence sur la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

Lorsqu'une situation ou un conflit visé au deuxième alinéa se présente, les chefs des délégations de l'Union en informent sans tarder les directeurs généraux responsables de la Commission et du SEAE. Ces derniers prennent les mesures qui s'imposent afin de remédier à la situation.

2. Si des chefs de délégations de l'Union se trouvent dans une des situations visées à l'article 73, paragraphe 8, ils saisissent de la question l'instance visée à l'article 139. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Union, ils informent les autorités et les instances désignées par la législation en vigueur.

3. Les chefs des délégations de l'Union qui agissent en tant qu'ordonnateurs subdélégués conformément à l'article 58, paragraphe 2, présentent un rapport à leur ordonnateur délégué, afin que ce dernier puisse intégrer leurs rapports dans son rapport annuel d'activités tel que visé à l'article 73, paragraphe 9. Les rapports des chefs des délégations de l'Union contiennent des informations sur l'efficience et l'efficacité des systèmes de contrôle interne mis en place dans leur délégation, ainsi que sur la gestion des opérations qui leur sont confiées par subdélégation, et fournissent l'assurance visée à l'article 89, paragraphe 5, troisième alinéa. Ces rapports sont annexés au rapport annuel d'activités de l'ordonnateur délégué et communiqués au Parlement européen et au Conseil, compte dûment tenu, le cas échéant, de leur nature confidentielle.

Les chefs des délégations de l'Union coopèrent pleinement avec les institutions qui participent à la procédure de décharge et fournissent, le cas échéant, toute information supplémentaire nécessaire. Dans ce contexte, il peut leur être demandé d'assister à des réunions des organismes concernés et d'aider l'ordonnateur délégué compétent.

Les chefs des délégations de l'Union qui agissent en tant qu'ordonnateurs subdélégués conformément à l'article 58 répondent à toute demande formulée par l'ordonnateur délégué de la Commission sur l'initiative de la Commission ou, dans le contexte de la décharge, à la demande du Parlement européen.

La Commission veille à ce que la subdélégation de pouvoirs ne soit pas préjudiciable à la procédure de décharge en vertu de l'article 319 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.

4. Les paragraphes 1, 2 et 3 s’appliquent également aux chefs adjoints des délégations de l’Union lorsqu’ils agissent en qualité d’ordonnateurs subdélégués en l’absence des chefs des délégations de l’Union.

SECTION 3