No circuito da venda de medicamentos existem os armazenistas aos quais a farmácia recorre para a aquisição dos diferentes produtos. Neste mercado livre vários são os fornecedores, sendo que as farmácias, por norma, trabalham com alguns deles que lhes confiram determinadas garantias e permitam abranger um mais variado leque de produtos passiveis de estarem disponiveis, por forma a dar uma resposta adequada e célere às solicitações, quantas vezes “urgentes”. A FP tem parceria com os armazenistas Alliance HealthCare, OCP e Proquifa.
Se os grandes fornecedores são os armazenistas é possível a aquisição diretamente aos laboratórios sendo então designadas encomendas diretas.
Relativamente à aquisição aos armazenistas existem meios pelos quais se processa a mesma, com recurso ao Sifarma 2000® com ligação direta ao fornecedor ou por outro meio, nomeadamente telefone.
De acordo com a permência das necessidades, as encomendas são consideradas “diárias” ou “instantâneas”.
As “encomendas diárias” são então geradas de forma automática no final de cada dia, tendo em conta aspetos, como as vendas realizadas no mês, o stock máximo e o stock mínimo de cada referência. Cabe a um responsável farmacêutico analisar periodicamente os pontos de encomenda de cada produto por forma a que cada solicitação seja estrategicamente efetuada. Procura-se que cada pedido seja feito junto do fornecedor mais adequado, tendo em conta vários fatores (oferta disponivel,
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garantia de resposta, periodicidade de entrega, bonificações, etc), aumentando ou diminuindo as quantidades necessárias. Se quantidades inferiores ao stock mínimo prejudica a resposta inerente ao ato farmacêutico, logo a adesão do utente à farmácia, stocks de dimensões demasiado elevadas vão levar a hipotéticos gastos ineficientes de dinheiro, estagnação de produtos e risco do não escoamento dentro do prazo de utilização/validade.
A par da chegada de encomendas de maior volume, há que gerir a receção dos pedidos feitos telefonicamente aos armazenistas, bem como das “encomendas instantâneas”, aquelas que resultam da inexistência no momento da disponibilização imediata ao cliente, sendo requisitadas através do Sifarma 2000®, e que, no caso da FP, se dirigem unicamente à Alliance HealthCare. No ato da dispensa, e perante essa impossibilidade, verifica-se a existência ou não do produto nos diferentes armazéns. Caso esteja disponível é proposto ao doente uma reserva com a indicação da altura em que se torna possível a satisfação do seu pedido.
Se com a Alliance HealthCare a relação tem em conta os pressupostos já definidos, com a Proquifa não são possiveis encomendas com resposta imediata, sendo que os pedidos estão condicionados a entregas em dias definidos, específicos e espaçados ao longo da semana.
A OCP apresenta, por sua vez, como particularidade, durante o período noturno, a possibilidade de aceder à informação, de forma imediata e por correio eletrónico, da existência ou não de produto em stock passivel de ser encomendado posteriormente. Não é possivel, portanto, um contacto direto durante este período.
Aquando da chegada das encomendas há que cumprir alguns passos fundamentais num processo que se resume nos seguintes pontos e os quais tive de cumprir ao longo do estágio:
Receção no sistema:
o Caso exista nota de encomenda é necessário apenas “rececionar” tendo em conta o número da encomenda;
o Caso o pedido tenha sido feito telefonicamente não existe nota de encomenda criada no/pelo sistema, sendo por isso necessária a criação da mesma.
Sinalizada a receção, preenchimento de determinados dados constantes dos programa e formalizando a entrada dos produtos, “picando” com o sistema ótico;
Conferência entre o rececionado e o faturado. Caso não se verifique conformidade, implementação de medidas tendentes a averiguar a(s) disparidade(s), encontrar as suas causas e procurar as melhores soluções (como exemplos:
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indagação telefónica do sucedido, pedido de fatura de produtos não faturados, pedido do envio de produtos faturados, mas não enviados, etc);
“Fecho” da encomenda;
Impressão do documento de receção, a anexar à fatura; Colocação de etiquetas e arrumação dos produtos.
No processo de receção das encomendas podem ser detetadas anomalias com os produtos recebidos e para as quais deve existir a devida sensibilização, entre as quais prazos de validade próximos do término, mau estado de conservação do produto e/ou embalagem, etc. Nestas situações, se indicado e justificado, é possível devolver o produto ao armazenista, emitindo uma nota de devolução que segue junto com o produto. Se é possível devolver, esta pode ou não ser aceite. No caso de ser aceite é enviada para a farmácia uma nota de crédito ou um produto do mesmo valor, de acordo com o interesse das partes. No caso de não ser aceite é reenviado o produto original com a devida fundamentação.
Rececionada a encomenda procede-se à arrumação dos artigos constantes da mesma de acordo com regras genéricas e que aqui se definem:
Os MSRM e MNSRM que têm lugar no robot são inseridos no mesmo;
Os psicotrópicos, dada a necessidade de um controlo específico, são colocados em armário próprio;
Os xaropes, ampolas e granulados, soluções cutâneas, enemas, produtos medicamentosos capilares, produtos de uso ginecológico, parte dos dispositivos médicos (material de penso, ligaduras, coletores de urina, canadianas, seringas, agulhas, entre outros) e soros são armazenados em prateleiras e gavetas do armazém por categoria;
Alguns dos MNSRM apresentam-se expostos no espaço público por trás do balcão de atendimento;
Tudo o que se encontra para lá do balcão e de acessibilidade direta ao público, nomeadamente em expositores/gôndolas e zonas temáticas (homem, protetores solares, cosmética/dermocosmética, cuidados de higiene, sala natura e sala bebé) é devidamente etiquetado e colocado no seu respetivo lugar.
Aquando da receção de um produto definido e sinalizado como reserva, há que aceder à mesma, na ficha de produto, dá-la como rececionada e proceder à impressão das etiquetas a colocar nas embalagens e nas quais constam os dados do cliente e que permitem notificá-lo, no sentido do seu levantamento. A notificação é possível de ser feita por via de sms ou por contacto telefónico.
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Até ao levantamento, as reservas são armazenados em local definido para tal. Reservas com mais de 30 dias determinam o contacto com os interessados procurando esclarecer a situação.
Ao longo da minha estadia na FP permitiram-me a receção de diferentes encomendas, realização de reservas, encomendas instantâneas e por telefone, notificação de clientes e arrumação dos produtos nos devidos locais.