Avant même d’envisager la définition d’un outil, nous avons dû nous approprier le projet c’est à dire : acquérir un niveau de connaissance technique du projet et du vocabulaire aéronautique suffisant pour être capables d’appréhender au mieux la situation. Comme nous l’avons vu précédemment, l’objectif était de gagner, au plus vite, la confiance de notre Client en mettant en place et en effectuant le suivi du processus documentaire.
Une remise à flot nécessaire
Lors de notre arrivée, nous nous sommes donc attachées à :
diffuser aux interlocuteurs concernés, l’ensemble des questions294 transmises, via ECM, par le Client et mettre à jour le fichier de diffusion correspondant,
réorganiser le fichier DRL qui nous avait été transmis (compilation, suppression des redondances, ajout des exigences documentaires oubliées, ré-organisation de manière à isoler des clefs de tri/recherche).
294 en attente de diffusion depuis plusieurs semaines. dont le dysfonctionnement ne perturberait pas le fonctionnement
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l’aéronautique 101
Novembre 2009
Une description du processus documentaire
Dans un deuxième temps, nous avons décrit le processus documentaire du projet295 et l’avons présenté à l’équipe projet. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, ces règles ont été formalisées dans un « Plan de Gestion de la Documentation », mis à jour à chaque évolution du processus documentaire (voir exemple de Guide de Gestion de la Documentation « projet » en Annexe 9, p 223).
Un outil d’indexation / consultation convivial et disponible
Après avoir effectué un recueil des besoins auprès des utilisateurs, nous avons ensuite schématisé l’ensemble des formulaires nécessaires à la création de notre base de données documentaire et de son interface web de consultation296. Ce document a été transmis au Responsable du service « Documentation » pour commentaires puis développement.
En parallèle du développement de la base de données, des fichiers ont été créés, contenant l’ensemble des métadonnées à indexer, pour permettre une récupération d’historique rapide297 une fois l’outil développé.
Lorsque la base de données a été opérationnelle, une publication de son interface web de consultation fut faite, dans un premier temps, destinée essentiellement aux seuls acteurs298 du projet. L’interface de consultation fut présentée à l’ensemble des acteurs du projet ETRAS « Système » et « Équipement ».
Quelques mois plus tard, l’interface de consultation de la documentation « projet » ETRAS fut intégrée dans l’intranet de la société « Hisp@web » dans une nouvelle rubrique « e-projet » de la section « Documentation » pour la rendre accessible à tous.
Cartographie des exigences documentaires ABD0200 / ABD0100
Comme nous l’avons vu au paragraphe 2.2, p 89, Hispano-Suiza devait appliquer les exigences documentaires d’Airbus et en assurer, entre autres, le suivi de la production documentaire. Celui-ci faisait l’objet d’une réunion téléphonique hebdomadaire avec le Client.
A l’issue d’une de ces réunions nous avons pris conscience qu’il fallait effectuer une indexation documentaire plus précise. Nous avons donc saisi, pour chaque « Document » :
295 Rôle et fonction des différents acteurs du processus, gestionnaire documentaire inclus (voir également la définition de fonction du gestionnaire documentaire p 219).
296 La recherche par liste déroulante sur les métadonnées indexées a été privilégiée pour la plupart des champs ; une recherche « plein texte » était uniquement possible sur le titre.
297 En important ensuite ces fichiers dans les tables de la base de données Access.
298 L’annuaire des acteurs du projet était disponible à partir de l’interface.
La référence de son support de transmission (« Coordination Memorandum » ou
« Delivery Sheet »),
La référence du support contenant les fiches de relecture299.
Cette indexation permettait, à tout moment, pour un document donné, de savoir si des fiches de relectures avaient été reçues et d’accéder à leurs références.
À partir des médadonnées ainsi indexées, un état documentaire a été créé dans lequel étaient listées toutes les exigences documentaires d’Airbus (ABD0100/ABD0200) avec en regard :
le ou les documents répondant à l’exigence,
la référence et la date de diffusion du support de transmission du document,
la référence et la date de diffusion du support de transmission ayant véhiculé la ou les fiches de relecture du document.
Cet état était édité de manière hebdomadaire. Il permettait aussi bien au gestionnaire documentaire qu’au Chef de Projet, dont il dépendait, d’avoir une vision globale de la production documentaire du projet tant au niveau de projet « Système », que du projet
« Équipement ».
Référentiel applicable
Le « Contract Manager300 » a mis à jour cette liste considérée comme stratégique. En effet, comme nous l’avons vu plus haut, en 2003, aucune spécification d’entrée n’était figée et des pénalités de retard conséquentes étaient stipulées contractuellement si nous ne tenions pas nos engagements de livraison dans les délais… alors même que nous ne savions pas précisément ce qu’il fallait développer ! Le « Contract Manager » a donc effectué un suivi journalier de cette liste afin de disposer de spécifications d’entrée figées au plus tôt.
299 Transmis sous un format pré-défini de fiche de relecture type.
300 Responsable Contrats & Ventes
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États documentaires adaptés au besoin
Des états documentaires périodiques ont été mis en place tels que :
la liste des « Supports » et « Documents » échangés durant la semaine,
la cartographie des exigences documentaires ABD0200 / ABD0100
D’autres états documentaires ont été mis en place, de manière personnalisée, en fonction des différentes phases du projet : liste des documents à fournir pour un jalon technique donné et suivi contractuel par exemple.
La fréquence de diffusion de ces états a été définie en accord avec le Chef de Projet.