Les marquages du document

Quels que soient les marquages à apposer sur le document, ils devront l’être sur toutes les pages. En fonction de l’enjeu, il peut être utile d’apposer la mention « page laissée intentionnellement blanche » et d’être capable de savoir si le document est complet. Pour cela, on peut proposer une pagination du type : [Page courante]/[Nombre de pages totales du document³⁴⁹].

2.1.1.3.1 Les versions préliminaires du document

Le statut préliminaire du document doit être indiqué sur chacune de ses pages. L’objectif est de limiter la survenue ultérieure de litige quant à l’utilisation du document préparatoire comme document validé. Un marquage tel que celui utilisé par Hispano-Suiza est vivement conseillé : « Ce document doit être considéré comme "préliminaire", non validé. Il vous est communiqué pour information, seulement pour initier les échanges entre nos sociétés.

Aucune communication externe sous votre contrôle n'est autorisée. Il devra être détruit et remplacé dès la réception de l'édition validée signée. » ([80] , Hispano-Suiza, p 12). Ce marquage est d’autant plus important que les versions préliminaires des documents, dont la livraison est prévue de manière contractuelle, sont envoyées au Client de manière systématique pour relecture et commentaires.

347 sauf si ce dernier précise contractuellement une fourniture de ses livrables documentaires dans une autre langue.

348 ([80], Hispano-Suiza, § 4.3.5., p13 ; voir également en Annexe 9)

349 les annexes sont paginées de la même manière que le document principal ou une pagination du type : [Numéro d’annexe] – [Page courante de l’annexe]/[Nombre de pages totales de l’annexe] peut également être envisagée. Ex : A1 - 1/32 .

2.1.1.3.2 La propriété intellectuelle/industrielle du document

La plupart des projets aéronautiques actuels sont développés en collaboration. C’est pourquoi, il convient de s’assurer de la propriété ou co-propriété des documents rédigés dans le cadre du projet. Les informations concernant cet aspect juridique figurent dans le contrat de coopération établi entre les différentes entreprises coopérantes. L’information relative à la propriété du document figure traditionnellement dans le pied de page du document. La mention de propriété doit être proposée par le gestionnaire documentaire au

« Risk Manager », quand cette fonction existe dans l’entreprise, ou au juriste avant d’être intégrée au modèle de document qui sera ensuite utilisé. On pourra également se référer au

« Code de la propriété intellectuelle »³⁵⁰ pour approfondir cette notion.

Lors des changements de périmètre de l’entreprise, et a fortiori si la raison sociale change³⁵¹, il faut veiller à identifier quel fonds documentaire doit faire l’objet :

 d’un transfert de propriété intellectuelle,

 d’un transfert des autorisations existantes concernant les échanges de données et de documents soumis à autorisation au titre de la législation américaine sur le contrôle des exportations pour assurer la continuité des activités, tel qu’illustré par l’exemple d’Hispano-Suiza suivant.

Figure 10 - Message relatif aux autorisations d’exportation³⁵² - Hispano-Suiza^©

350 République Française. Code de la propriété intellectuelle [en ligne]. Legifrance. Paris, Legifrance, version en vigueur au 19 avril 2009 [consulté le 19 avril 2009].

<http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?

cidTexte=LEGITEXT000006069414&dateTexte=20090419> [version HTML]

351 et donc le code constructeur associé.

352 Extrait de Réorganisation – Infos – semaine 50 [2008].

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Novembre 2009

2.1.1.3.3 La classification du document

Les documents « projet » peuvent être classifiés si leur divulgation peut porter préjudice soit à la Nation : c’est le cas de certains documents de projets militaires, soit à l’entreprise : c’est le cas de certains d’entre eux, rédigés pour des projets civils ou militaires³⁵³.

Une même typologie de document peut être classifiée différemment en fonction du type de projet : civil ou militaire. Les comptes-rendus d’événements aéronautiques en sont un exemple éloquent : ils doivent être publiés et portés à la connaissance des compagnies aériennes pour le domaine civil, par contre, ils sont estampillés « Secret Défense » pour le domaine militaire et ne peuvent être consultés que par des personnels dûment habilités et ayant besoin de connaître leur contenu.

Comme décrit au paragraphe 4 p 60, classifier un document va demander de respecter toute une série de contraintes visant à assurer la protection de la divulgation de son contenu. On a pu constater, au sein d’Hispano-Suiza, que l’avènement de l’informatique et des nouvelles règles à respecter avaient parfois provoqué un défaut d’estampillage de certains d’entre eux.

Ce travers a même entraîné, dans certains cas, une perte de la transmission du savoir quant à la manière de les estampiller. Le rôle du gestionnaire documentaire, outre de faire respecter les bonnes pratiques édictées par la société concernant le traitement de ces documents particuliers, est de s’assurer que les acteurs du projet sont capables de les classifier en fonction de leur contenu informationnel. Si ce n’est pas le cas, le gestionnaire veillera à établir avec l’expert métier concerné, une grille de classification adaptée. Une telle grille a été mise en place, en 2006, au sein d’Hispano-Suiza pour le métier « Sûreté de fonctionnement » grâce à la contribution de son expert, voir exemple en Annexe 4 p 211.

Celle-ci précisait la structuration de certains documents de manière à ne protéger que le juste nécessaire, ce qui constitue un véritable enjeu lors de projets menés en collaboration.

Ce fut le cas pour le projet européen TP400 : une partie d’un même document devait être diffusée à l’ensemble des partenaires, et d’autres parties ne devaient l’être que par la société émettrice. La grille de classification précisait que le corps du document devait pouvoir être rendu public et que les informations sensibles devaient faire l’objet d’annexe(s) classifiée(s).

Dans le domaine militaire, on considère néanmoins qu’un dossier constitué de documents non classifiés doit pourtant parfois l’être : ici c’est le volume du corpus regroupé dans le dossier qui peut devenir sensible… Comme on l’a peut-être deviné, classifier de manière opportune un document ou un dossier demande une certaine clairvoyance mais également beaucoup d’expérience ; pouvoir recourir aux conseils avisés d’un expert assoit la décision d’estampillage et rassure l’auteur du document. Le rôle du gestionnaire documentaire est là

353 Étude de rentabilité par exemple.

encore prépondérant. En effet, c’est grâce à sa vigilance que peut être identifiée la nécessité de formaliser une grille de classification. De par sa position et ses connaissances il peut, bien souvent, apporter un support opérationnel à l’expert pour l’aider à formaliser cette grille³⁵⁴, véritable outil de capitalisation d’un savoir-faire inestimable pour l’entreprise.

2.1.1.3.4 La législation américaine relative au contrôle des exportations

Comme évoqué au paragraphe 3.3.2 (p 51 et suivantes), lorsque l’entreprise travaille en coopération avec des sociétés américaines elle va devoir, dans certains cas, apposer un marquage spécifique sur chacun des documents « projet » produits. Celui-ci va dépendre du domaine d’utilisation du système, de l’équipement ou de l’élément :

 Civil

(Export Licence)

 Une mention indiquant le respect de la règlementation EAR doit être stipulée (*) sur toutes les autres pages. Ce marquage est nécessaire durant la phase de développement du projet uniquement. En effet, dès l’élément certifié il « bascule » dans le domaine public : si un document « projet » doit évoluer ensuite, le marquage doit être supprimé.

Remarque : La plupart des exportations à partir du sol américain ne sont pas soumises à licence. Si tel est le cas, la mention « NLR » (No License Required) doit être indiquée (*) pour chaque document « projet », comme ce fut le cas dans le cadre du co-développement du système ETRAS^ (Hispano-Suiza/Honeywell). D’autres projets, soumis à licence, bénéficient néanmoins d’une clause d’exemption. Il faut, dans ce cas, mentionner (*) pour chaque document « projet » la référence de la clause d’exemption dont profite le projet (LVS, CIV, APR, GBS, TSU, TSR, APP, ENC par exemple).

 Militaire

(Technical Assistance Agreeement)

 La page de couverture du document doit comporter la mention « U.S.-Origin Technical Data – delivered under TAA [N° de contrat attribué par le Département d’État américain à stipuler ici] – Except as authorized under this Agreement, any transfert to third parties must be

354 Dont l’objectif est de protéger certes les intérêt de l’État mais également le patrimoine intellectuel de l’entreprise.

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authorized by the U.S. Department of State, Directorate of Defense Trade Controls »,

 La référence du TAA doit être stipulée (*) sur toutes les autres pages. Ce numéro se présente sous la forme #TA nnnn-aa (aa : deux derniers digits de l’année et nnnn : numéro chronologique codé sur quatre digits).

(*) : Dans le pied de page par exemple.