Placer l’utilisateur au cœur de la réflexion permet de lui proposer une gestion documentaire correspondant à ses attentes. En effet, il faut prendre en compte ses caractéristiques sociologiques, informationnelles et comportementales afin de lui proposer une solution sur mesure, adaptée au contexte spécifique du projet386. Le gestionnaire documentaire doit certes prendre en considération les besoins des usagers de l’entreprise mais également ceux des interlocuteurs externes dont il est le correspondant pour tous les sujets relatifs à la documentation du projet. La réponse qu’il est censé apporter doit donc satisfaire ces derniers tout en respectant les objectifs de développement de son service, ceci afin de s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise. C’est pourquoi il doit veiller à communiquer, de manière régulière, sur l’état d’avancement du déploiement du processus de gestion documentaire du projet, tant pour les acteurs parties prenantes de ce processus que pour les instances dirigeantes de l’entreprise. ([9], [10] & [11], Muet) ([12] & [13], Hispano-Suiza)
4.1.1 Le diagnostic
C’est la phase la plus importante pour le gestionnaire documentaire. En effet, il n’a pas toujours la chance d’être présent dès le début du projet : ce diagnostic va d’une part lui permettre de faire un état des lieux de l’existant concernant les documents et les pratiques documentaires387 et d’autre part l’aider à identifier les différents segments d’usagers et leurs besoins respectifs. Pour y arriver, il doit se baser sur des constatations objectives en utilisant des outils tels que les questionnaires ou en effectuant des entretiens ciblés.
385 à destination du gestionnaire documentaire et des différents acteurs du projet.
386 En prenant en compte son schéma industriel et ses exigences documentaires propres.
387 ou l’absence de pratiques documentaires dans certains cas !
Analyse des besoins
Assurer la réception, la diffusion et la mise à disposition de la documentation « projet » échangée,
Publier, de manière périodique, des états documentaires illustrant l’activité.
Pour chacune des activités listées ci-dessus, les délais de réalisation sont négociés avec le Chef de Projet.
Néanmoins, certaines contraintes géographiques sont prises en compte de manière systématique : pour les projets développés en partenariat avec des entreprises américaines, par exemple, toutes les diffusions nécessaires vers ces acteurs doivent être faites avant 16h27388.
En fonction des projets et de leur culture documentaire, la diffusion urgente par l’intermédiaire de l’expert technique a parfois été autorisée au-delà de cet horaire. Le cas échéant, ce mode de fonctionnement était inscrit dans le « Plan de Gestion documentaire » du projet.
Typologie de l’information utile
Les informations nécessaires sont constituées par :
le référentiel d’entrée fourni par le Client,
l’ensemble des éléments techniques échangés, de manière formelle, entre les protagonistes du projet,
les documents émis par l’équipe « projet » dans le cadre du développement de ce projet.
La documentation peut être consultée par chacun des acteurs du projet figurant dans la liste des abonnés, identification des
388 La plage horaire dite « normale » de la société est 8 heures – 16 heures 27 !
Valérie COSSÉGAL. Mettre en place une gestion de la documentation projet en y intégrant les spécificités liées à
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usagers qui va permettre de garantir le respect des contraintes règlementaires.
Pratiques
informationnelles
La fonction de gestion documentaire de projet a été pendant longtemps assignée soit au Chef de Projet en personne soit à un expert technique. La culture et les compétences documentaires des collaborateurs du projet dépendent donc des pratiques mises en place. Pour les équipements de type
« calculateurs », un réel savoir-faire existait ce qui a permis de conserver à l’expert technique l’autonomie de diffusion de représentée au sein d’Hispano-Suiza : environ 25%389. Ceci est en partie dû à un recrutement conséquent d’ingénieurs et de cadres féminins durant les années 2003-2005 suite au transfert des activités de « régulation moteur » de Snecma vers Hispano-Suiza en 2002 et à la création d’une nouvelle division
« Système » en son sein.
Le gestionnaire documentaire est, le plus souvent, une personne ayant une connaissance soit technique soit administrative de l’entreprise sans formation documentaire de base.
Critères fonctionnels L’équipe projet est organisée autour d’un Chef de Projet qui s’appuie d’une part :
sur un ensemble de fonctions transverses : Gestion de la configuration, Gestion de la documentation, Sûreté de fonctionnement, Achats, Qualité, Qualité Achats et Support Logistique Intégré,
mais surtout principalement sur les représentants des métiers de la conception.
389 Ce pourcentage très élevé n’est pas représentatif au sein de l’industrie aéronautique dans son ensemble.
Critères
informationnels
Pour la plupart d’entre eux, les acteurs du projet sont rompus à la recherche sur internet et sur le contenu des fichiers stockés sur le réseau en mode « texte intégral »…
Critères situationnels Les utilisateurs ont été considérés, à tort, comme strictement internes et sédentaires390 sans prendre en compte leur besoin de nomadisme hors de l’entreprise… pourtant bien réel dans le secteur aéronautique !
Critères
comportementaux
Tous les usagers sont considérés comme autonomes.
Bénéfices attendus L’exhaustivité du fonds documentaire est recherchée, néanmoins une discrimination de l’information obsolète est attendue (version périmée des documents). Un accès immédiat à l’information est nécessaire. Le gestionnaire peut être sollicité, de manière ponctuelle, pour mettre en perspective l’information disponible.
Analyse de l’existant
Quelle que soit sa date de nomination sur le projet, le gestionnaire documentaire procède à l’inventaire des documents reçus et émis, recense leur emplacement de stockage et s’approprie la procédure ou processus de gestion documentaire s’il existe déjà391. Un compte-rendu de l’audit ainsi réalisé doit être communiqué au Chef de Projet ainsi qu’au responsable de son service.
4.1.2 Les décisions stratégiques
Quel rôle est réellement assigné au gestionnaire documentaire ?
Son rattachement fonctionnel direct au Chef de Projet, qui lui délègue la responsabilité du suivi du processus de production documentaire, favorise son discours vis-à-vis des différents acteurs du projet. Il est à la fois le garant du processus mis en place mais aussi leur interlocuteur pour toutes questions relatives à la documentation du projet. Il a pour vocation d’assurer une communication efficiente entre les différents acteurs tant en interne qu’en externe. En effet, il est identifié, sur son projet, comme le point focal des échanges documentaires entre l’entreprise et ses interlocuteurs externes : Client, co-contractants et sous-contractants. Dans ce cadre-là, il a un réel rôle de représentation à assurer et ses capacités de négociation peuvent être mises à rude épreuve, lors de la mise en place de
390 Les outils sont néanmoins disponibles à partir de tous les sites Hispano-Suiza.
391 de manière formelle ou informelle.
Valérie COSSÉGAL. Mettre en place une gestion de la documentation projet en y intégrant les spécificités liées à
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protocole d’échanges d’informations par exemple. Il concrétise le suivi de la production documentaire en diffusant régulièrement des états documentaires qui permettent une réelle visibilité de l’activité.
Pour quel public ?
Les acteurs du projet constituent le public cible à satisfaire. Il faut néanmoins prendre en considération392, que la notion de « knowledge » est très importante dans l’industrie aéronautique : un accès à la documentation du projet ne doit donc pas être limité à ses seuls acteurs mais étendu à l’ensemble de ses usagers potentiels.
Quels services ?
Le pôle « Gestion documentaire Projet » peut propose au Chef de Projet les services suivants393 :
Outil de consultation,
Plan de gestion de la documentation,
Listes des :
- documents d'entrée (de référence ou applicable),
- documents à produire (différentes vues possibles : globale, client, fournisseur [XX]).
Indicateurs quantitatifs,
États documentaires :
- Documents Entrés/Sortis durant la semaine,
- DRL (différentes vues possibles : globale, client, en fonction d'un jalon…), - Suivi des actions (« Coordination Memoranda », par exemple).
392 comme mentionné au paragraphe 2.4 p 201.
393 Cf Annexe 8 p 219.
Le Chef de Projet va, en fonction de ses besoins et du budget dont il dispose, définir la profondeur de l’offre de services qu’il souhaite utiliser pour son projet.
4.1.3 La stratégie marketing
Pour chaque projet, le plan de communication va comporter des actions à mettre en place dans le cadre de la conduite du changement et de l’accompagnement des utilisateurs.
Celles-ci vont être nombreuses, formelles ou informelles. Seules sont décrites, ci-après, celles identifiées comme fédératrices :
La présentation succincte du rôle du gestionnaire documentaire dans l’organisation et l’offre de service envisagée,
La présentation des différents cycles de vie des documents en fonction de leur typologie et des modèles de documents à utiliser,
La présentation du « Plan de Gestion de la documentation » et de l’outil de consultation de la documentation du projet,
La publication du guide d’utilisation de l’outil,
La publication de l’outil sur le site intranet de l’entreprise (y compris si, pour certains projets, l’accès est limité aux seuls abonnés) et diffusion d’une communication à l’ensemble de la société. Ceci afin de préciser la mission du gestionnaire documentaire au sein du projet d’une part et du service Documentation d’autre part. Ainsi s’achève la mise en place de la gestion documentaire du projet.
Outre les opérations de communication relatives au suivi de la production documentaire destinées aux acteurs du projet, d’autres actions de communication peuvent être décidées à l’initiative du gestionnaire documentaire ou du Chef de Projet. Ce sera systématiquement le cas, par exemple, si l’outil évolue ou si des questions récurrentes d’utilisateurs montrent une sous-exploitation de l’outil mis à disposition. Dans ce cas-là, les actions de communication seront ciblées vers les acteurs du projet.