Il est fondamental que chacun des acteurs travaillant sur le projet veille à transmettre tous les documents qui s’y rapportent au gestionnaire documentaire. Ceci lui permettra d’initier le processus de relecture des documents contractuels et d’en effectuer le suivi jusqu’à ce que le statut d’applicabilité soit déterminé. Il est de sa responsabilité de rendre disponible cette information par tout moyen qu’il juge adapté à sa diffusion. Ainsi Hispano-Suiza a décidé d’indexer cette information pour chaque document « Client » du projet Système « TP400 » et qu’elle soit affichée via l’interface de consultation. Une liste337 de ces documents indiquant leur statut d’applicabilité338 a été mise à disposition. Une liste récapitulative des documents dont l’applicabilité était encore à définir339 fut également envoyée de manière hebdomadaire.
Les documents de cette liste étaient triés en fonction du nom de l’acteur auquel cette tâche avait été confiée, ceci pour permettre au Chef de Projet de ré-allouer l’étude de certains documents à d’autres, au cas où il le jugerait nécessaire. Ce dispositif, s’il n’est pas informatisé est un peu lourd à gérer et ne devra donc être mis en place que si l’on constate une inflation inquiétante des documents contractuels.
337 Pour chaque document, son acronyme était également disponible : travailler dans ce secteur c’est avant toute chose acquérir un jargon. Il est donc judicieux d’en faire une liste, si possible, dès la phase avant-projet.
338 Nommée « Liste des documents applicables ou de référence » ou « Référentiel d’entrée ».
339 Nommée « Liste des documents –Applicabilité à définir ».
Valérie COSSÉGAL. Mettre en place une gestion de la documentation projet en y intégrant les spécificités liées à
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2 Définir le cycle de vie du document et les
contraintes inhérentes au domaine aéronautique
Les contraintes économiques actuelles font qu’il n’est plus envisageable de mener à bien seul un projet aussi complexe que le développement d’un moteur et à plus forte raison d’un avion, qui fait appel à des technologies complémentaires... Pour cette raison, le travail en collaboration tend de plus en plus à se généraliser. C’est pourquoi la modélisation graphique du processus opérationnel documentaire devient une étape incontournable et structurante pour l’ensemble des acteurs du projet. L’objectif est d’obtenir de la valeur ajoutée à partir de données d’entrées pour produire un produit fini, répondant au besoin du Client. C’est aussi identifier l’enchaînement des différentes actions à mener par chacun des acteurs et les interactions entre ces derniers, pour mener à bien le processus de production documentaire d’une part et celui du traitement des documents reçus d’autre part. Cette modélisation va permettre de cartographier les rôles et responsabilités des différents protagonistes. Celle-ci constitue la seconde étape de la mise en place de la gestion documentaire du projet.
Hispano-Suiza a décidé de modéliser les différents processus génériques de workflows - tant pour les flux entrants que ceux sortants - dans un guide destiné à faciliter la rédaction des plans de gestion de la documentation de chaque projet, voir en Annexe 9 ([80], § 4.4, p 14).
Ces flux devront, bien entendu, être adaptés aux spécificités de chaque projet et s’appuyer sur les documents suivants :
la WBS (Work Breakdown Structure) qui détermine les actions à réaliser,
l’OBS (Organisation Breakdown Structure) qui permet de connaître les personnes ressources impliquées et les relations hiérarchiques et fonctionnelles entre elles,
les documents relatifs aux contraintes du travail en collaboration,
l’application de mesures de sécurité spécifiques si le projet le nécessite ; et le cas échéant, la législation applicable concernant les exportations de données ou de documents,
le Contrat du Client !
L’expérience acquise sur l’ensemble des projets sera mise à profit pour décrire un processus générique de gestion documentaire. Celui-ci devra être adapté en fonction des spécificités de chaque projet. Cette approche processus est l’une des clefs de la réussite de la mise en place de « pratiques collaboratives efficaces »340 : l’objectif étant de parvenir à créer une
340 ([84], Levan, § 2.3, p 44).
véritable alchimie entre les différents acteurs. Il appartient alors au Chef de Projet de veiller à réunir les conditions optimales d’action pour créer cette compétence collective. Pour ce faire, il doit définir le rôle de chacun des acteurs, tout en leur laisser laissant une autonomie relative après leur avoir fixé les objectifs à atteindre, les moyens alloués et les délais associés.
Le processus de gestion documentaire, dès qu’il est négocié avec les différentes parties prenantes (Client, fournisseurs internes et externes) et validé par le Chef de projet, doit être présenté aux acteurs du projet.
Les quatre étapes du cycle de vie des documents numériques « Projet » sont identiques à celles de tout document numérique tel que décrit par l’Aproged ([1]) :
Étape de création :
- Création du document, - Enregistrement, - Classement, - Indexation.
Étape de gestion :
- Sécurité et droits d’accès, - Administration,
- Variation , - Évolution.
Étape de diffusion :
- Modes d’accès, - Conditionnement, - Transmission.
Étape de conservation : - Modalités de conservation, - Destruction.
Tableau 9 – Cycle de vie des documents numériques – Aproged ©
Remarque Pour chacune des activités susmentionnées, la modélisation générique du processus, voir exemples [80] § 4.4 p 14 à 17341, doit indiquer la fonction des acteurs impliqués. Les plans de gestion de la documentation sont spécifiques à chaque projet et doivent également préciser quels outils et quels modèles devront être utilisés, si nécessaire.341 Ce document est disponible en Annexe 9 p 223.
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L’objet des paragraphes suivants est de décrire uniquement les étapes pour lesquelles Hispano-Suiza a identifié des contraintes ou des usages propres à l’aéronautique. Ils permettent ainsi d’apporter, des informations complémentaires par rapport au guide fourni en Annexe 9 p 223.