La formation, qu’elle soit initiale ou professionnelle, dispensée par un organisme reconnu ou par ses pairs, est considérée par l’entreprise, comme une étape incontournable de l’appropriation d’une fonction. L’État s’est également saisi du sujet et le législateur a encadré le parcours professionnel des salariés via l’obligation faite aux entreprises :
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d’accorder, depuis 2004, à chaque salarié un crédit de 20 heures de formation formation spécifique n’est recherchée dans toutes ces offres d’emploi. Et pour cause : il n’existe pas, à proprement parler, de formation spécialisée concernant la gestion de documents « projet »396. Ainsi, un individu n’ayant aucune notion de gestion documentaire pourra apprendre, grâce à une formation généraliste, à maîtriser les concepts du cycle de vie documentaire puis devra ensuite s’approprier le référentiel propre à l’entreprise concernant le cycle de vie des différents types de documents « projet » qu’il sera susceptible de gérer. Une formation au « Records Management » doit également être prévue. En effet, si l’on étudie la définition de la fonction d’un « Records manager » telle que définit par l’ADBS dans son « référentiel des métiers et fonctions », on s’aperçoit qu’elle correspond de manière générique au profil des offres d’emploi recherchant un « Gestionnaire documentaire » ou un « Document Controller ».
D’autres modules complémentaires pourront également être suivi en fonction des besoins identifiés :
394 Journal Officiel de la République Française. Loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social (1). Journal Officiel de la République Française [en ligne], JORF N° 105 du 5 mai 2004, p. 7983, texte n° 1, [consulté le 8 mars 2009]. <http://www.legifrance.gouv.fr/jopdf/common/jo_pdf.jsp?
395 Journal Officiel de la République Française. Loi n° 2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale (1). Journal Officiel de la République Française [en ligne], JORF N° 15 du 19 janvier 2005, p.864, texte n° 1, [consulté le 8 mars 2009].
<http://www.legifrance.gouv.fr/jopdf/common/jo_pdf.jsp?
numJO=0&dateJO=20050119&numTexte=1&pageDebut=00864&pageFin=00896> [fac-similé] <http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?
cidTexte=JORFTEXT000000806166&fastPos=2&fastReqId=1475988537&categorieLien=id&o ldAction=rechTexte> [version HTML]. NOR : SOCX0400145L.
396 Une formation intitulée « Gestion des documents techniques » est proposée cette année par l’ADBS, pour la première fois, le détails du contenu de la session est disponible à l’adresse : http://www.adbs.fr/gestion-des-documents-techniques-44050.htm?
RH=1193321399829 [consulté le 8 mars 2009].
La communication,
La gestion du changement dans une organisation,
La gestion électronique des documents (GED),
L’archivage / signature électronique,
La dématérialisation.
Ces formations pourront être dispensées, en fonction des différents modules, par des organismes reconnus dans ce domaine tels que l’ADBS, le Serda, Les Archives de France, l’Aprojedou ou l’INTD. Toutefois ces formations restent assez théoriques en dépit d’utilisation d’études de cas pour illustrer le propos. Il s’avère donc indispensable qu’une formation et un accompagnement, au sein de l’entreprise, soient assurés pour qu’une adéquation soit possible entre les savoirs théoriques acquis et leur mise en œuvre dans un contexte particulier. En effet, être capable de s’intégrer dans une organisation de travail en mode projet au sein d’un plateau technique demande un apprentissage certain de la part du gestionnaire documentaire. Dans ce contexte, son agilité intellectuelle sera sollicitée, davantage habitué qu’il est à travailler selon une organisation du travail basée sur le taylorisme ([84], Levan).
Le gestionnaire devra ainsi apprendre à travailler de manière collaborative397 avec l’ensemble des acteurs du projet, hélas il n’existe pas de formation permettant de s’y préparer : « La source d’apprentissage des compétences collaboratives était d’abord l’expérience concrète de l’acteur en situation »398 et force est de constater que « Ce que nous devons apprendre à faire, nous l’apprenons en le faisant »399.
4.2.2 Des utilisateurs
D’après Gérard Dupoirier [14], la plupart des acteurs n’ont pas conscience d’intervenir dans le processus documentaire ; dès qu’il est modélisé par le gestionnaire documentaire et validé par le Chef de projet, une présentation doit donc en être faite à l’ensemble de l’équipe projet lors de l’une des gazettes « Projet » pour que chacun des acteurs puisse s’y inscrire et se l’approprier. Comme décrit au § 4.1.3 p 153, une formation à l’outil de consultation de la documentation du projet doit également être prévue ; un guide d’utilisation de l’outil, permettant à tout utilisateur de s’y reporter, doit être fourni à l’issue de cette formation.
Rodés, pour la plupart d’entre eux, à l’utilisation des nouvelles technologies, on doit donc
397 « Il s’agit d’atteindre une efficacité collective supérieure à la somme des efficacités individuelles » ([4], Dupoirier, § 12.1. p 227).
398 ([84], Levan, § 9.4, p 260).
399 Aristote.
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s’attacher à leur transmettre une méthodologie de recherche efficace et leur expliquer les limites du système en place. Il faut encourager ces utilisateurs à soumettre des propositions d’amélioration de cet outil, en enrichissant la qualité d’indexation par exemple par la mise à jour de la liste de mots-clefs utilisée par le gestionnaire documentaire. Il faudra néanmoins prendre en compte que la moyenne d’âge dans le secteur aéronautique est élevée : une attention particulière sera donc portée aux personnels, certes moins habiles vis-à-vis des technologies proposées, mais riches d’un savoir-faire, qui, une fois encore, devra être capitalisé par le gestionnaire documentaire pour proposer à tous une indexation efficace et efficiente correspondant à leurs attentes.