4.1. Les éléments du protocole d’accord préélectoral
Comme pour la désignation des autres représentants du personnel, nous conseillons la négociation d’un protocole avec les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Le législateur n’a pas prévu cette négociation, mais elle peut s’avérer utile pour toutes les parties. Il faudra cependant veiller à ne pas empiéter sur les prérogatives du collège désignatif qui doit définir lui-même les modalités pratiques des différents scrutins.
4.1.1. La notion d’établissement
La détermination du caractère d’entreprise et d’établissement ne relève pas du pouvoir unilatéral de l’employeur.
En effet, une entreprise peut être composée de plusieurs établissements. Lorsque c’est le cas, le CHSCT est mis en place au niveau de l’établissement : le législateur a voulu, en raison du caractère spécifique des missions du CHSCT, qu’il fonctionne au plus près des situations de travail des salariés.
Le découpage de l’entreprise en établissements peut donc faire l’objet d’un accord entre l’employeur et les organisations syndicales de l’entreprise. Les critères à prendre en compte sont le critère géographique et le degré d’autonomie qui doit être suffisant pour le traitement des questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail. C’est le Tribunal de Grande Instance qui est compétent pour la notion d’établissement distinct pour le CHSCT.
4.1.2. Les effectifs requis 4.1.2.1. Création
Le deuxième point qui peut faire l’objet du protocole préélectoral est la question des effectifs pris en compte. Le CHSCT doit être constitué lorsque l’effectif a atteint cinquante salariés pendant douze mois, consécutifs ou non au cours des trois années précédentes. L’effectif est calculé selon les modalités définies à l’article L.1111-2 du code du travail.
Si l’établissement occupe plus de cinq cents salariés, le C.E. peut déterminer, en accord avec l’employeur, le nombre de CHSCT et la structure de coordination qui doivent être constitués eu égard à la nature, la fréquence et la gravité des risques, aux dimensions et à la répartition des locaux, au nombre des travailleurs occupés dans ces locaux ou groupes de locaux ainsi qu’aux modes d’organisation du travail. Cet éventuel accord peut être utilement intégré au protocole préélectoral (en spécifiant bien qu’il émane du CE).
4.1.2.2. Composition de la délégation du personnel
L’un des points clefs de l’accord préélectoral, qui découle du calcul des effectifs pris en compte, est la composition de la délégation du personnel et sa répartition selon les catégories du personnel. Cette composition et cette répartition sont fixées pour la durée du mandat.
La législation fixe un nombre minimum pour les représentants du personnel : 0 Trois dans les établissements occupant jusqu'à 199 salariés ;
1 Quatre dans les établissements occupant entre 200 et 499 salariés ; 2 Six dans les établissements occupant entre 500 et 1 499 salariés ; 3 Neuf dans les établissements occupant au moins 1 500 salariés.
Parmi ces représentants, devront figurer :
Un représentant du personnel de maîtrise ou des cadres dans les établissements occupant jusqu'à 499 salariés ;
Deux représentants du personnel de maîtrise ou des cadres dans les établissements occupant de 500 à 1 499 salariés ;
Trois représentants du personnel de maîtrise ou des cadres dans les établissements occupant au moins 1 500 salariés.
L’article L.4611-7 du code du travail permet, par un accord, d’élargir cette délégation. Les éventuels représentants supplémentaires bénéficient des mêmes prérogatives et de la même protection que les autres représentants du personnel au CHSCT.
Une dérogation préalable de l’inspecteur du travail est nécessaire pour modifier la répartition des sièges entre catégories professionnelles.
4.1.3. Les conditions matérielles de la désignation Le protocole d’accord préélectoral pourra enfin utilement préciser : La date, l’heure et le lieu de la première réunion du collège désignatif ;
La qualité des personnes à convoquer (l’ensemble des élus titulaires et suppléants au C.E., et l’ensemble des délégués du personnel titulaires et suppléants).
A défaut de protocole d’accord préélectoral une notice d’information technique pourra utilement être diffusée par l’établissement.
4.2. La désignation des membres du CHSCT 4.2.1. La réunion du collège désignatif
Les représentants du personnel au CHSCT sont désignés pour deux ans par le collège désignatif composé des élus du comité d’établissement et des délégués du personnel. Le chef d’établissement ne participe pas à la réunion du collège désignatif. Son rôle est strictement limité à la convocation de la réunion.
Les élus suppléants sont convoqués, nous l’avons vu dans les éléments à inscrire sur le protocole préélectoral. Cependant, ils ne participent à l’élection que s’ils remplacent un titulaire absent, ou prenant part au vote au titre de l’autre mandat en cas de cumul des mandats. La règle est assez simple : chaque élu titulaire n’a le droit qu’à une voix. En cas de cumul de mandats, il choisit à quel titre il participe au collège désignatif.
4.2.1.1. Désignation d’un secrétaire de réunion
Le premier acte du collège désignatif sera d’élire son secrétaire de réunion. En effet, le procès-verbal des travaux du collège doit être remis à l’employeur dès leur conclusion, l’employeur devant transmettre ce procès-verbal de réunion à l’inspection du travail dans un délai de huit jours. Après avoir dressé la liste des électeurs, le collège va procéder à la désignation si la majorité du collège est présente.
Aucune formalité ni conditions n’ont été définies par les textes pour le dépôt des candidatures ou pour être candidat, hormis le fait de travailler dans l’établissement.
4.2.1.2. Modalité de la désignation
Le rôle du collège désignatif en matière d’organisation des élections est déterminant. La cour de cassation a établi que la désignation doit être faite par un collège unique. L’ensemble du collège va donc participer à la désignation des représentants du personnel au CHSCT, quelle que soit la catégorie de personnel à laquelle ils appartiennent. Cependant, même si l’ensemble du collège doit voter, il est possible de procéder par scrutins successifs, et donc à des désignations par catégorie de personnel.
S’il y a accord, les représentants peuvent être désignés par consensus (accord unanime de tous les membres composant le collège).
A défaut de consensus, le scrutin à adopter est le scrutin de liste à la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne à un tour (comme pour les autres élections professionnelles).
Le secrétaire de réunion désigné en début de réunion fera l’appel des présents (titulaires et suppléants) et des votants (titulaire ou suppléants) il prendra note du déroulement et des résultats du scrutin, et proposera l’adoption de son procès-verbal sitôt la désignation effectuée. Il transmettra ce procès-verbal à l’employeur dès l’issue de la réunion. Les contestations relatives à la délégation des représentants du personnel au comité sont de la compétence du tribunal d'instance qui est saisi par voie de simple déclaration au secrétariat-greffe. Cette déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les quinze jours suivant la désignation. Le tribunal d'instance statue en dernier ressort. La décision peut être déférée à la Cour de cassation.
4.3. Les représentants syndicaux au CHSCT
L’accord national interprofessionnel (voir en annexe) du 17 mars 1975 sur l’amélioration des conditions de travail (et ses avenants modificatifs du 16 octobre 1984 et du 20 octobre 1989) a été étendu par arrêté ministériel du 12 janvier 1996. Il permet la participation au CHSCT, avec voix consultative, des représentants syndicaux dans tous les établissements de plus de 300 salariés.
En effet, cet accord a été étendu par Arrêté du 12 janvier 1996 (J.O. N° 19 du 23 janvier 1996 page 1130). Il prévoit dans son article 23 :
"La coopération des travailleurs et de leurs représentants aux actions de prévention doit concerner à la fois la préparation des interventions et leur mise en œuvre.
Les comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (C.H.S.C.T.) ont, à cet égard, un rôle primordial à jouer, même si les comités d'entreprise ou d'établissement, les délégués du personnel et les délégués syndicaux doivent également être, selon les cas, informés ou consultés.
Les entreprises visées doivent assurer le meilleur fonctionnement d'ensemble des C.H.S.C.T.
En outre, afin de permettre aux organisations syndicales de participer plus étroitement aux actions de prévention, chaque organisation aura la faculté, dans les établissements occupant plus de 300 salariés, de désigner, parmi le personnel de l'établissement concerné, un représentant qui, s'ajoutant aux personnes désignées à l'article R.236-6 du Code du Travail, assistera avec voix consultative aux réunions du C.H.S.C.T. » (L’article R. 236-6 de l’ancienne partie règlementaire est devenu l’article R. 4614-2).