Méthode de collecte de données et instruments de mesure

Afin d’établir le diagnostic des capacités de l’organisation à utiliser les connaissances au CJQ-IU, deux outils ont été utilisés. Le Questionnaire sur la culture organisationnelle (CO) et

l’utilisation des connaissances (UC) et le Guide réflexif pour les cadres et les gestionnaires supérieurs4_{. Utilisés conjointement, ces outils permettent d’établir un portrait détaillé des} capacités organisationnelles d’utilisation des connaissances.

Un sondage auprès de tout le personnel du CJQ-IU (Questionnaire sur la CO et l’UC) et huit rencontres de travail entre les membres du comité de direction (Guide réflexif) ont été nécessaires pour mener à terme la collecte des données. Le Questionnaire sur la CO et l’UC a été rempli préalablement aux activités effectuées dans le cadre du Guide réflexif.

4.3.1 Questionnaire sur la culture organisationnelle et l’utilisation des connaissances

Le Questionnaire sur la CO et l’UC est un outil administré sous forme de sondage à

l’ensemble des membres du personnel (voir Annexe 5). Il permet d’établir un portrait des perceptions de ces derniers sur des éléments clés concernant la culture de travail et les capacités d’utilisation des connaissances de l’organisation. Il sert également à documenter les pratiques d’utilisation des connaissances au sein de l’établissement. Il peut ainsi alimenter les discussions entourant les questions du Guide réflexif.

Ce questionnaire a été élaboré à partir d’une analyse critique de la recherche sur l’application des connaissances et sur la psychologie des organisations (Chagnon et al., 2012a). Il a été testé auprès de six organisations et a suivi un processus d’élaboration itératif pour s’assurer de sa pertinence et de son adaptation aux milieux de santé et de services sociaux (Chagnon et al., 2012a). Cet instrument prend environ 25 minutes à compléter et est disponible en version électronique ou papier. Toutes les réponses sont recueillies de manière à assurer la confidentialité et l’anonymat du répondant. Il est composé de quatre sections : 1- les renseignements généraux,

4 _{Ces deux outils ont été développés par Chagnon et ses collaborateurs (2012) dans le cadre de travaux de la Chaire} d’étude sur l’application des connaissances dans le domaine des jeunes et des familles en difficulté.

2- la culture organisationnelle, 3- les capacités organisationnelles et 4- l’utilisation des connaissances.

4.3.1.1 Renseignements généraux

La section sur les renseignements généraux (section 1) vise à collecter des informations sur les caractéristiques des participants. Les questions concernent notamment le genre, l’âge, l’ancienneté, le poste occupé, le nombre de postes occupés, le nombre de mois depuis l’arrivée en poste, la scolarité des participants, etc.

4.3.1.2 Évaluation de la culture organisationnelle

La section 2 du questionnaire sert à évaluer la culture organisationnelle. Les énoncés dans

cette section ont été repris des travaux initiaux de Cameron et Freeman (1999) et de Shortell et al. (2000). L’instrument de mesure s’appuie sur le modèle des valeurs concurrentielles ou

Competing Values Framework (Cameron et Quinn, 2006) tel que décrit à la section Modèle théorique et concepts du présent document. Ce modèle comprend 4 types de culture

organisationnelle soit la culture hiérarchique, rationnelle, de groupe et de développement5_{. Le} répondant doit donc distribuer un total de 100 points et les répartir dans un groupe de 4 énoncés, chacun des énoncés correspondant à un des quatre types de culture. En plus d’avoir été utilisé dans plus d’une centaine d’organisations, ce questionnaire a été traduit en français et utilisé au Québec dans divers établissements de santé et de services sociaux (Paccioni et Sicotte, 2009; Paccioni, Sicotte et Champagne, 2008).

4.3.1.3 Capacités organisationnelles et l’utilisation des connaissances

Les sections sur les capacités organisationnelles (section 3) et sur l’utilisation des connaissances (section 4) reposent quant à elles sur les travaux menés par la Chaire d’étude sur

l’application des connaissances dans le domaine des jeunes et des familles en difficulté.

Chacune de ces deux sections est composée d’une vingtaine de questions. Dans la section sur les capacités organisationnelles, chacun des énoncés correspond à une des sept capacités organisationnelles (ex. vision/leadership, acquisition, capacité relationnelle, etc.). Pour ce qui est de la section sur l’utilisation des connaissances, elle est composée de trois sous-sections qui visent essentiellement à recueillir des renseignements sur les sources de connaissances utilisées par les employés (ex. résultats de recherche, expérience clinique, avis d’experts, cadre de références, etc.) ainsi que sur les motifs d’utilisation (ex. développer les connaissances sur des problématiques, justifier ou valider les interventions, mieux travailler en contexte de collaboration interdisciplinaire, etc.). Les participants répondent aux énoncés à l’aide d’une échelle de type Likert. Dans la section sur les capacités organisationnelles, l’échelle est divisée en 5 choix allant de « tout à fait en accord » à « tout à fait en désaccord » tandis que dans la section sur l’utilisation des connaissances, l’échelle est composée de 4 choix allant de « jamais » à « souvent ».

4.3.2 Guide réflexif pour les cadres et les gestionnaires supérieurs

Le Guide réflexif pour les cadres et les gestionnaires supérieurs se veut un outil d’analyse

critique des capacités organisationnelles d’utilisation des connaissances. Il fait appel à la participation de certains acteurs occupant un rôle déterminant au sein de l’organisation. Dans le cas du CJQ-IU, ce sont les membres du Comité de direction qui ont été appelés à participer à ce processus. Ce comité regroupe notamment les administrateurs de l’établissement (ex. directeur général et directeur adjoint) et les responsables des différentes directions (ex. directeur scientifique, directeur des services aux jeunes et à leur famille, directeur de la protection de la jeunesse).

Le fondement théorique de ce guide repose sur le modèle organisationnel d’utilisation des

connaissances (voir Chapitre 3 : Modèle et concepts théoriques). Il regroupe donc des énoncés

entourant les déterminants de l’UC et le concept d’organisation apprenante. Comme le

Questionnaire sur la CO et l’UC, ce guide a été testé auprès de six organisations et a suivi un

processus d’élaboration itératif pour s’assurer de sa pertinence et de son adaptation aux milieux de santé et de services sociaux (Chagnon et al., 2012a). Une communauté de pratique, composée de plusieurs milieux de pratiques partenaires, suggérait alors des modifications après chaque

essai. À partir de ces commentaires, la Chaire d’étude sur l’application des connaissances dans

le domaine des jeunes et des familles en difficulté a ensuite rendu une version finale qui est celle

qui a été utilisée au CJQ-IU.

Ce guide est divisé en deux sections soit un questionnaire (Questionnaire réflexif sur les

capacités organisationnelles d’utilisation des connaissances) et un outil (Outil synthèse des capacités organisationnelles d’utilisation des connaissances). Le questionnaire est composé

d’une série de questions ayant trait aux capacités organisationnelles d’utilisation des connaissances (voir section Modèle théorique et concepts). Les membres du comité de direction discutaient et répondaient aux énoncés du questionnaire en se basant sur les résultats du sondage (Questionnaire sur la CO et l’UC) ainsi que sur leur expérience et leur connaissance de l’organisation. Par la suite, les éléments qui ressortaient des échanges étaient consignés dans l’Outil synthèse des capacités organisationnelles d’utilisation des connaissances dans le but de déterminer le degré de priorité (faible, moyenne ou élevé) qui doit être accordé à la capacité ciblée pour augmenter l’UC.

En somme, le Guide réflexif est un outil d’accompagnement pour effectuer un travail de

réflexion et d’analyse dans le but de compléter un diagnostic organisationnel des capacités d’UC et d’identifier les priorités pour améliorer ces capacités. En identifiant les forces et les défis de l’organisation, il permet de dégager un portait globale de l’organisation, de ses composantes et de ses ressources.