Contexte
1 Pour le programme d’études Techniques de métiers d'art (573.A0), les cégeps de Limoilou et du Vieux Montréal ont la responsabilité de dispenser la formation technique de niveau collégial (DEC). En fonction des modalités prévues au Plan national de formation en métiers d’art (PNFMA), ils le font en collaboration avec des écoles-ateliers qui sont des écoles spécialisées soutenues par le ministère de la Culture et des Communications (MCC) et accréditées par les centres de formation en métiers d’art, soit le Centre de formation et de consultation en métiers d’art (CFCMA) créé par le Cégep de Limoilou et l’Institut des métiers d’art (IMA) créé par le Cégep du Vieux Montréal. Un lien contractuel régit cette collaboration entre les cégeps et chacune des écoles-ateliers.
2 Le programme d’études Techniques de métiers d'art (573.A0) comporte les neuf voies de spécialisation suivantes : Céramique (573.AA), Construction textile (573.AB), Ébénisterie artisanale (573.AC), Impression textile (573.AD), Joaillerie (573.AE), Lutherie (573.AF), Maroquinerie (573.AG), Sculpture (573.AH) et Verre (573.AJ).
Objectif
3 La présente annexe traite de la location de biens immeubles d’un tiers par un cégep qui a la responsabilité de dispenser la formation technique de niveau collégial (DEC) des programmes d’études Techniques de métiers d'art (573.A0), Danse-Interprétation (561.B0) et Arts du cirque (561.D0). Cette annexe s’applique donc à la location de biens immeubles pour ces mêmes programmes d’études, y compris à la location de services.
Norme d’allocation
4 Pour le programme d’études Danse-Interprétation (561.B0), les cégeps de Sainte-Foy et du Vieux Montréal ont la responsabilité de dispenser la formation technique de niveau collégial (DEC). Ils le font en collaboration avec des écoles spécialisées soutenues par le MCC. Un lien contractuel régit cette collaboration entre les cégeps et chacune de ces écoles spécialisées.
5 Le programme d’études Danse-Interprétation (561.B0) comporte les deux voies de spécialisation suivantes : Danse-Interprétation classique (561.BA) et Danse-Interprétation contemporaine (561.BB).
6 Pour le programme d’études Arts du cirque (561.D0), le Cégep de Limoilou a la responsabilité de dispenser la formation technique de niveau collégial (DEC). Il le fait en collaboration avec une école spécialisée soutenue par le MCC. Un lien contractuel régit cette collaboration entre le cégep et cette école spécialisée.
7 Selon le PNFMA et le partage des responsabilités consolidé en 2006, le Ministère finance le fonctionnement de la formation initiale (DEC) en métiers d'art, en danse-interprétation et en arts du cirque selon un modèle du FABRES adapté pour tenir compte des particularités de l’enseignement de ces programmes d’études dont une partie de la formation spécifique est dispensée dans les écoles spécialisées. En fait, une allocation au « B » est accordée à titre de tenant lieu pour la location de locaux et pour la location de services liés au fonctionnement des bâtiments.
8 Le PNFMA précise que les écoles-ateliers en métiers d’art et les écoles spécialisées en danse-interprétation et en arts du cirque doivent générer des revenus autonomes grâce à l’organisation d’activités telles que : des perfectionnements pour les artisans, des formations de type grand public, des ateliers de sensibilisation ou d’initiation, des activités-bénéfice, la vente de matériaux, la location d’équipements, etc. Dans ce contexte, le Ministère prend en considération qu’environ 25 % des charges locatives de ces écoles sont financées à même des revenus autonomes. Par ailleurs, le Ministère prend en
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9 Lorsque le cégep désire obtenir une allocation particulière pour louer un bien immeuble, il doit en faire la demande à la Direction générale des infrastructures avant de signer tout contrat, entente ou bail. Cette demande d’aide financière doit être envoyée à l’adresse courriel infrastructures@mes.gouv.qc.ca sous forme d’une lettre signée par la direction générale du cégep.
10 Pour ce faire, le cégep doit, en un premier temps, présenter pour analyse à la DGI les renseignements et les documents suivants :
• les raisons justifiant le besoin de location;
• l’étude comparative des coûts des autres options quant au choix qui a favorisé la location par rapport à l’option de propriété d’un bâtiment répondant aux besoins de l’établissement;
• l’analyse des possibilités de location auprès d’un centre de services scolaires, dans le cas où la location intervient auprès d’un organisme public (p. ex. : municipalité, Société québécoise des infrastructures (SQI), autre ministère, etc.);
• le cas échéant, l’analyse des possibilités de location auprès d’un centre de services scolaires ou d’un organisme public, dans le cas où la location intervient avec une entreprise privée.
11 L’allocation est conditionnelle à ce que le cégep procède par appel d’offres (sur invitation ou public), à moins de circonstances particulières. Avant de procéder à la publication ou la diffusion d’un appel d’offres, le cégep devra en fournir une copie à la DGI. Dans l’éventualité où le cégep juge qu’il n’est pas dans l’intérêt public de procéder par appel d’offres, il devra démontrer et justifier à la DGI qu’il a pris toutes les actions qui auraient permis d’ouvrir au marché et de favoriser une saine concurrence, et ce, avant l’octroi et la conclusion de tout contrat, entente ou bail. Dans ce contexte particulier, la DGI se réserve le droit d’exiger du cégep qu’il procède par appel d’offres. De plus, le cégep doit s’assurer du respect des lois et règlements qui lui sont applicables.
12 Le cégep, avant de procéder à la signature du bail, doit notamment présenter à la DGI, pour analyse, les documents suivants :
• le projet de bail;
• la superficie des locaux requis;
• les coûts de la location, les frais d’exploitation, la durée du bail, incluant les options de renouvellement;
• l’estimation des frais d’exploitation non couverts dans le bail, le cas échéant;
• l’estimation des travaux nécessaires en amélioration locative, le cas échéant;
• les besoins en acquisition de mobilier et d’équipement, le cas échéant.
13 Afin de fixer le montant de l’allocation particulière, le Ministère prend en considération les prix du marché locatif de la région concernée et les services couverts par le bail. Un tenant lieu de « B » peut être ajouté au montant de l’allocation particulière dans l’éventualité où le bail n’inclut pas l’ensemble des frais d’exploitation suivants : l’énergie, les contrats de service, les primes d’assurance, les frais de surveillance, l’entretien et les réparations de l’immeuble, l’entretien ménager ainsi que les frais de coordination.
14 Lorsqu’il ne réclame aucune allocation particulière et qu’il ne demande pas que la superficie soit reconnue aux fins de financement ou les deux, le cégep peut louer un bien immeuble d’un tiers sans l’autorisation du Ministère.
15 Le cégep doit fournir toute autorisation requise par le ministère des Finances, notamment, en vertu du Règlement sur les engagements financiers pris par un organisme (RLRQ, chapitre A-6.001, r. 4) découlant de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001, a. 77.3).
16 Conformément à la procédure d’investissement 045, le cégep doit inclure au bail une disposition concernant son annulation de façon à pouvoir mettre fin au bail si les superficies louées ne sont plus nécessaires.
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Reddition de comptes
17 À la suite de l’autorisation ministérielle, le cégep transmet à la DGI une copie du bail signé et des plans réduits de la localisation et de l’aménagement.
18 Pour obtenir une modification de l’allocation particulière, le cégep doit soumettre à la DGI une demande à cet effet.
19 Toute modification à l’engagement financier pris par le cégep est soumise à la DGI pour analyse.
20 Les sommes doivent être déclarées au rapport financier annuel (RFA) de l’établissement.
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