Les prévisions et le processus de commande

Un premier problème est lié aux quantités à commander, donc au niveau des prévisions et du processus de commande. Au niveau des prévisions, la feuille de distribution (figure 6.3) utilisée par les marchandiseurs pour déterminer les quantités à commander pour une activité promotionnelle n’est peut-être pas le meilleur outil. À titre de rappel (référence à la section 6.3.2), les quantités suggérées par ce tableur sont basées sur une quantité déterminée par le marchandiseur en fonction de la présentation du produit choisie et de son nombre d’unités par paquet. Par la suite, le tableur se sert d’un historique de vente, lié à un produit de la même catégorie, pour établir un poids entre les différents magasins d’une même bannière (classement de A à E). Enfin, une quantité suggérée par magasin, selon le classement de ce dernier, en est extraite. Ce tableur constitue donc une base de départ, mais, malheureusement, celui-ci n’est pas suffisant à lui seul pour établir une prévision adéquate et précise dans un domaine aussi complexe que les activités promotionnelles, et ce, pour plusieurs raisons :

• L’historique des ventes est difficilement actualisable, car la feuille de distribution est un tableur totalement indépendant des systèmes informatiques de l’entreprise, plus précisément de SIDMA, E3 et RD²W. Il n’est donc pas souvent actualisé et cela peut constituer une source de biais.

• Comme mentionné ci-dessus, le marchandiseur détermine une quantité en fonction de la présentation du produit choisie et du nombre d’unités par paquet afin d’obtenir un reflet de circulaire adéquat dans les magasins. Par conséquent, les prévisions ne sont pas réalisées en fonction des unités que l’entreprise devrait vendre, mais plutôt en fonction d’une présentation choisie.

• Avant de procéder à la commande, ni les marchandiseurs et ni les approvisionneurs ne considèrent les unités déjà en main, les unités en commande et les ventes moyennes par jour d’ici l’événement promotionnel. Ainsi, si les quantités étaient déjà disponibles, en entier ou en partie, pour la promotion, personne n’en tient compte. Les quantités suggérées par la feuille de distribution sont directement passées en commande. La conséquence de ce comportement est simple : le risque d’un surplus de stock est élevé. Cette situation se produit régulièrement pour deux raisons valables :

o Par manque de temps : au nombre de circulaires, de produits à commander et de suivis à s’occuper, il n’est pas étonnant de voir cette situation se produire.

o Par manque d’outil : la procédure pour obtenir ces informations est peu conviviale et parfois longue d’autant plus qu’elle doit être réalisée magasin par magasin.

Pour éviter de se retrouver avec un surplus de stock en main comme c’est le cas en ce moment, il est clair que, dans le cadre d’une commande d’un produit pour un événement promotionnel comme pour une circulaire hebdomadaire, les approvisionneurs devraient tenir compte des unités déjà en main, des unités en commande et des ventes moyennes par jour d’ici la promotion. Certains outils technologiques pourraient assurément les aider à considérer ces informations dans le cadre de leur fonction. Voici donc quelques pistes de

solutions qui pourraient être évaluées par l’entreprise. Tout d’abord, nous proposerons une solution plus pratique qui visera les magasins liés à E3 et les magasins non liés à E3 et, par la suite, nous présenterons une solution plus globale qui donnerait, du même coup, un levier supplémentaire à l’ensemble du processus promotionnel de l’entreprise.

i. Solutions pratiques

a) Pour les magasins liés à E3 :

Trois applications informatiques (méthode détaillée, quantité fixe et multiplicateur) existent à l’intérieur du système informatique E3 et celles-ci pourraient aider l’entreprise dans la gestion de ses commandes promotionnelles. En effet, ces applications considèrent les unités déjà en main, les unités en commande et les ventes moyennes par jour d’ici la promotion. Par contre, RONA ne détient pas actuellement les licences d’utilisation de ces trois applications.

Ainsi, l’entreprise pourrait étudier la possibilité d’obtenir ces licences et, par la suite, développer ces outils. Ceux-ci permettraient aux approvisionneurs d’utiliser l’une des trois méthodes suivantes pour commander un produit promotionnel :

• Méthode détaillée : Il s’agit de copier les suggestions des quantités suggérées par la feuille de distribution dans E3 magasin par magasin. E3 considérera alors les unités déjà en main, les unités en commande et les ventes moyennes par jour d’ici la promotion.

• Quantité fixe : La méthode peut être utilisée pour les produits de type achat d’une seule fois (« one shot deal ») où la quantité totale est connue et qu’il faut la distribuer au travers tous les magasins en fonction de leurs ventes individuelles (ventilation des quantités). E3 considérera alors les unités vendues par magasin pour un produit de la même catégorie.

• Multiplicateur : Par exemple, si on prévoit vendre 25 % de plus que la demande régulière, E3 considérera une demande accrue de 25 % par rapport à la demande régulière pour la durée de l’événement en prenant en compte les unités déjà en main, les unités en commande et les ventes moyennes par jour d’ici la promotion.

b) Pour les magasins non liés à E3 :

Une feuille de distribution améliorée pourrait être utilisée. Celle-ci a été créée par une firme-conseil en ingénierie. Attention, une mise en contexte est nécessaire! En effet, RONA se doutait que sa feuille de distribution actuelle présentait certaines lacunes. Ainsi, l’entreprise a donné cette tâche unique reliée aux promotions à une firme-conseil en attendant le début du projet pour lequel celle-ci était réellement engagée. D’ailleurs, il est à noter que ce projet n’a aucun lien avec le processus promotionnel des circulaires hebdomadaires nationales. Aussi, il est important de mentionner que cette nouvelle version n’est toujours pas utilisée à l’intérieur de l’organisation, car elle n’a pas été complètement terminée et n’a jamais été testée dans un cadre pratique.

De façon générale, l’intention derrière cette nouvelle version de la feuille de distribution est de contraindre les approvisionneurs à tenir compte des unités déjà en main, des unités en commande et des ventes moyennes par jour d’ici la promotion. De façon plus précise, des lignes supplémentaires ont été ajoutées à la feuille de distribution initiale (figure 6.3) en dessous de chaque magasin non lié à E3 afin de modifier la quantité à commander (les zones grises de la figure 7.3 illustrent ces changements). Le calcul des quantités à commander serait donc ajusté selon la formule QS = UM + (MV*J) – UC = QC où :

• QS est la quantité suggérée par la feuille de distribution

• UM sont les unités en main

• MV*J est la moyenne des ventes par jour multipliée par le nombre de jours d’ici la promotion

• UC sont les unités en commande

• QC est la quantité à commander

À titre de précision, nous avons mentionné précédemment que le fait de tenir compte des unités déjà en main, des unités en commande et des ventes moyennes par jour d’ici la promotion pouvait être fastidieux. Par contre, cette démarche serait seulement nécessaire dans le cas des magasins non liés à E3, car les magasins liés à E3 pourraient compter sur les trois méthodes de commande décrites auparavant. Par conséquent, la tâche serait moins imposante d’autant plus que RONA consacre des efforts importants pour intégrer le maximum de ses magasins à E3.

DEPT

Kelown Langford Grandv Abbot Richmond EdmSth EdmWt

170 171 176 177 178 280 281

Stock en main/Inventory on hand

Figure 7.3: Exemple de la Feuille de distribution modifiée du marchandiseur pour déterminer les quantités à commander.

Nous croyons que ces deux nouveaux outils pourraient certainement diminuer, en partie, l’accumulation des stocks dans les magasins dus aux commandes promotionnelles.

ii. Solution plus globale qui favoriserait l’ensemble du processus promotionnel

Les solutions pratiques présentées ci-dessus sont envisageables, mais des solutions plus poussées, en ce qui concerne la technologie, peuvent également être étudiées par l’entreprise.

Tout d’abord, il est important de noter que la version de E3, qui est utilisée par RONA, ne sera bientôt plus supportée par son fournisseur JDA. En effet, elle est âgée de presque 10 ans. JDA offre une toute nouvelle version de ce logiciel. Par conséquent, RONA devrait étudier la possibilité d’actualiser sa version de son logiciel de façon à toujours bénéficier du support de son fournisseur en plus de bénéficier d’une version qui comprend certainement

De plus, si RONA décide d’actualiser sa version de E3, le système deviendra plus facilement compatible avec plusieurs autres systèmes d’information comme les outils de prévision de la demande. Ce type d’outil se concentre sur la gestion de la demande et des stocks. Ses principales fonctions sont habituellement :

• d’analyser les ventes;

• d’étudier le comportement des produits;

• d’évaluer l’efficacité des ventes;

• de répondre aux variations de la demande;

• de faciliter l'introduction de nouveaux produits;

• de renforcer l'information promotionnelle et les données d'événements;

• de réduire au minimum les stocks et les ventes perdues;

• de répondre à la demande saisonnière et à la demande régulière;

• de supporter la prise de décisions;

• etc.

Dans la majorité des cas, ces logiciels possèdent également un ou plusieurs volets qui se consacrent uniquement sur la gestion des pratiques promotionnelles. Les outils proposés dans ce domaine sont habituellement des simulations, des comparaisons, des analyses de scénarios, des calculs de la cannibalisation possible à travers les catégories de produits, des analyses de l’efficacité promotionnelle, du suivi des niveaux des stocks requis pour l’événement, etc.

À titre d’exemple, nous savons que JDA, le même fournisseur du produit E3, propose un logiciel de prévision de la demande qui inclut un volet pour la gestion des promotions. Voici les principales caractéristiques de ce logiciel (JDA, 2007) :

• modèles statistiques;

• classification et segmentation de la demande (saisonnalité, rotation faible ou forte, etc.);

• prévisions à plusieurs niveaux;

• prévisions pour de nouveaux produits;

• gestion d’événements et gestion d’activités promotionnelles (en relation et en fonction des opérations régulières);

• création de prévisions en consensus;

• prévisions collaboratives;

• etc.

Il est important de noter que JDA n’est pas le seul fournisseur de ce type de service. Ainsi, RONA devrait faire une étude pour évaluer à la fois ses besoins et les gains potentiels d’un tel logiciel pour son organisation.

Nous croyons qu’avec un bon logiciel de prévision de la demande annexé à la nouvelle version de E3, RONA devrait se retrouver en meilleure situation pour sa gestion des stocks et, du même coup, pour la gestion de ses prévisions promotionnelles. La feuille de distribution serait alors désuète. Bien entendu, pour profiter au maximum d’une technologie semblable, RONA aurait avantage à redoubler ses efforts d’intégration de ses magasins dans son système informatique E3. Enfin, ce type de logiciel pourrait également faciliter le processus de suivi des promotions et améliorer du même coup la qualité de ce dernier. Le processus de suivi est d’ailleurs notre prochain point d’analyse.