Distribution aux magasins (grande surface et traditionnel)

Parties prenantes : Les marchandiseurs, les approvisionneurs, le coordonnateur des approvisionneurs pour les promotions et le directeur des activités de détail.

Nous pouvons diviser cette étape en deux processus différents. En effet, il y a un processus pour les magasins à grande surface et un autre pour les magasins traditionnels.

i. Magasins à grande surface

Tout d’abord, pour les magasins à grande surface, entre la -12^ième et la -10^ième semaine, le directeur des activités de détail et son équipe préparent et valident les directives de mise en marché suggérées par les marchandiseurs (figure 6.10). Les magasins concernés reçoivent ce document une fois par mois. Il contient toutes les informations sur tous les produits

« front/back/special buy » qui seront en circulaire durant le mois. Il informe aussi les magasins sur les emplacements suggérés (vestibule, allée centrale, extérieur du magasin,

caisses enregistreuses, etc.) pour les différents produits des circulaires à venir. Bref, le but de ces directives est d’obtenir un reflet de la circulaire en magasin.

Figure 6.10: Exemple de présentation des Directives de mise en marché pour le mois xyz préparées par le directeur des activités de détail et son équipe et destiné aux magasins à grande surface.

Par la suite, de la semaine -8 à la semaine -6, il y a l’ouverture du fichier d’activité promotionnelle qui signifie l’ouverture du fichier informatisé qui permet de préciser le nombre d’unités d’un produit qui sera livré à chacun des magasins. Au début de cette courte période, un rappel de l’ouverture du fichier d’activité est envoyé aux approvisionneurs par le coordonnateur des approvisionneurs pour les promotions. À ce moment, les approvisionneurs doivent encoder les quantités dans SIDMA qui seront envoyées à chaque magasin en fonction des quantités déjà déterminées par la feuille de distribution (figure 6.3).

Les quantités seront donc poussées vers les magasins à grande surface. Par contre, à titre informatif seulement, une exception est à évoquer pour les magasins de l’Ouest canadien. En effet, les quantités sont poussées par le coordonnateur des approvisionneurs pour les promotions et non par les approvisionneurs via le système informatique AS-400.

ii. Magasins traditionnels

Pour les magasins traditionnels, le processus est différent. En effet, de la -12^ième à la -10^ième semaine, un bon de commande, en format papier, est préparé par le directeur des activités de détail et son équipe. Celui-ci est envoyé à chacun des magasins traditionnels. Les informations contenues dans ce bon de commande sont nombreuses :

• le thème de la circulaire;

• la liste de distribution;

• les thématiques de chaque page à l’intérieur de la circulaire;

• la liste des produits en promotion (« front /back/special buy ») avec leur description, leur photo, leur coût à rabais et leur coût de détail;

• la liste des fournisseurs pour les produits vendus en livraison directe (du fournisseur au magasin);

• la liste de tous les produits qui ne sont pas en promotion, mais qui font partie de la circulaire.

La figure 6.11 illustre une page conventionnelle du bon de commande où les produits vedettes (« front, back, special buy ») de la circulaire sont détaillés et la figure 6.12 illustre une page conventionnelle du bon de commande où les autres produits de la circulaire sont détaillés.

Figure 6.11: Exemple d’une page conventionnelle du bon de commande où les produits vedettes (« front, back, special buy ») de la circulaire sont détaillés. Le bon de commande est préparé par

le directeur des activités de détail et son équipe et est destiné aux magasins traditionnels.

Figure 6.12: Exemple d’une page conventionnelle du bon de commande où les autres produits de la circulaire sont détaillés. Le bon de commande est préparé par le directeur des activités de

détail et son équipe et est destiné aux magasins traditionnels.

À partir de ce bon de commande, chacun des magasins doit faire sa propre commande en fonction des quantités qu’il veut obtenir pour la promotion auprès du siège social de l’entreprise pendant la période d’ouverture du fichier d’activité (semaine -8 à -6). Il est à noter que ces magasins n’ont aucune obligation concernant la participation à l’événement promotionnel; ils peuvent, individuellement, choisir de participer ou non à celui-ci.

Par la suite, les deux processus, soit celui des magasins à grande surface et celui des magasins traditionnels, se recoupent à la -6^ième semaine. En effet, l’approvisionneur consulte, dans SIDMA, les résultats des commandes des magasins traditionnels à la fermeture du fichier d’activité. L’interface ST-5-6-12 lui indique tous les magasins ayant commandé sur ce fichier d’activité promotionnelle (figure 6.13).

Figure 6.13: Interface ST-5-6-12 utilisée par l’approvisionneur et lui indiquant les magasins ayant commandés sur ce fichier d’activité promotionnelle.

Ainsi, l’approvisionneur peut comparer le nombre d’unités d’un produit à recevoir d’ici la promotion en fonction des unités dont il aura besoin pour répondre à la demande des magasins à grande surface et des magasins traditionnels. Si l’approvisionneur constate qu’un bris de stock pourrait avoir lieu, il en informe le marchandiseur. Ainsi, ils peuvent essayer d’obtenir plus d’unités du produit auprès du fournisseur. Malheureusement, cela n’est possible que rarement auprès des fournisseurs locaux et cela est même carrément impossible pour les produits en importation. En dernier recours, le marchandiseur et l’approvisionneur peuvent toujours essayer de diminuer les quantités qui seront envoyées dans chacun des magasins à grande surface dans le but de répondre plus adéquatement à la demande des magasins traditionnels. Par contre, cette solution peut avoir des impacts négatifs sur le niveau de service dans les magasins à grande surface.

Au même moment, les approvisionneurs confirment les dates de livraison avec les fournisseurs ainsi que les quantités qui seront livrées.

À la fin de la -6^ième semaine, le coordonnateur des approvisionneurs pour les promotions fait une dernière vérification pour s’assurer que toutes les informations concernant les quantités à recevoir et à livrer ainsi que les dates de livraison prévue sont bien encodées dans les systèmes SIDMA et E3.

Enfin, à la -3^ième semaine, les approvisionneurs doivent s’assurer que les fournisseurs aient pris rendez-vous avec le centre de distribution ou les différents magasins pour la livraison des produits. Enfin, à la semaine -1, les approvisionneurs s’assurent que les produits sont bien livrés dans tous les magasins.

D’ailleurs, à titre informatif, la période de livraison pour les magasins s’étend de la semaine -2 jusqu’à la semaine 0. Également, pour les magasins traditionnels, une période de prix protégés (politique interne de protection du prix qui permet aux magasins traditionnels d’acheter les produits en promotion au même prix que celui proposé par le bon de commande à la semaine -10) s’étend de la semaine -1 jusqu’à la première semaine après la promotion.

6.3.7 Impression et distribution de la circulaire