6.3 L’organigramme des processus et sa description
6.3.2 Choix des produits de la circulaire
Parties prenantes : les marchandiseurs, le directeur des activités de détail, les directeurs de département et le département marketing.
L’ensemble du processus débute lorsque le département marketing propose la maquette de la circulaire en fonction de sa date de parution, soit plus de 6 mois à l’avance (-25 semaines et moins). À partir de ce moment, les marchandiseurs préparent des suggestions de produits pour celle-ci qu’ils transmettent à leur directeur de département. Ce dernier passe en revue cette liste et il l’envoie au directeur des activités de détail.
Dans la même semaine, une réunion est organisée par le directeur des activités de détail dans le but de réunir l’ensemble des directeurs de départements pour former le comité
« front/back/special buy » qui déterminera les produits qui seront insérés dans la circulaire :
ils évalueront donc les différentes propositions des marchandiseurs pour les produits
« front/back/special buy ». Le processus décisionnel de cette réunion est simple : tous les espaces-produits de la circulaire sont ouverts et c’est la meilleure offre qui l’emporte. La meilleure offre n’est pas déterminée par des critères de décisions précis; la décision finale est plutôt laissée au jugement et à la discrétion du directeur des activités de détail influencé par les propos tenus par les différents participants à la réunion. Bref, le plus convaincant l’emporte. Toutefois, le directeur des activités de détail essaie toujours de garder une certaine cohérence avec le thème de la circulaire (s’il y a lieu) et la période de l’année où elle sera émise. Il est à noter que lors de cette réunion, le comité « front/back/special buy » essaie de choisir les produits pour plus d’une circulaire à fois (souvent de 2 à 3 circulaires à la fois).
À la suite de cette réunion, chaque directeur de département communique les informations à son marchandiseur sur les produits sélectionnés, qui appartiennent à leur département, pour les « front/back/special buy » de la circulaire. Ce dernier se doit alors de négocier avec le fournisseur du produit pour avoir la meilleure offre possible. Souvent, les négociations sont déjà commencées à l’étape où le marchandiseur doit faire une proposition de plusieurs produits pour la circulaire.
i. Magasins à grande surface
Ensuite, pour déterminer les quantités du produit à commander pour l’ensemble des magasins à grande surface, le marchandiseur utilise une feuille de distribution (figure 6.3). La feuille de distribution est un tableur informatique qui se base sur un historique des ventes, par bannière et par magasin, pour un produit de la même catégorie (nous y reviendrons).
La figure 6.3 n’est qu’une représentation sommaire de l’interface utilisée par le marchandiseur. En effet, l’illustration nous donne un exemple pour quelques magasins d’une seule bannière (« Home & Garden Ontario »). Il est à noter que dans la version intégrale de la feuille de distribution, toutes les bannières et leurs magasins sont présents.
FOURNISSEU
Woodb ErinMil Stocky GoldnM Miss Barrie
511 512 513 514 519 520 1 - - - - - -
Figure 6.3: Exemple sommaire de la Feuille de distribution du marchandiseur pour déterminer les quantités à commander.
Comme il est possible de le constater (figure 6.3), le marchandiseur doit compléter toutes les informations concernant le produit : son département, son unité de gestion des stocks (SKU), sa description, son fournisseur, son nombre d’unités par paquet (« case pack »), son coût d’achat, son prix de vente au détail, sa marge bénéficiaire, etc. Enfin, comme dernière information, le marchandiseur doit encoder, dans la colonne nommée « QTY A RE-BB », le nombre d’unités qu’il désire envoyer à chaque magasin de façon à répondre à la demande, mais aussi de façon à assurer un reflet adéquat de la circulaire en magasin. Habituellement, la quantité encodée est grandement influencée par la présentation choisie du produit (« display »). Par exemple, le marchandiseur peut choisir de présenter le produit sur un quart de palette, sur une demi-palette, sur une palette entière, dans un bout d’îlot, à côté d’une caisse enregistreuse, dans le vestibule, à l’extérieur du magasin, etc.
Une fois cette dernière information encodée, le tableur calcule la quantité à commander pour chacun des magasins en procédant de la façon suivante pour chacune des bannières :
1. À partir de l’unité de gestion des stocks (SKU) du produit, le tableur se réfère à un produit de la même catégorie selon l’historique des ventes préalablement importé dans le tableur (l’importation des données historiques des ventes se fait tout au plus une fois par année pour l’ensemble des catégories de produit).
2. Le tableur compare alors les ventes de chacun des magasins d’une même bannière et procède au classement de ceux-ci sous la forme alphabétique de A à E (A étant les magasins affichant les meilleures ventes de la catégorie et E étant les magasins
affichant les moins bonnes ventes de la catégorie). La méthodologie est donc la suivante :
a) le tableur identifie le maximum et le minimum des ventes de la catégorie;
b) le tableur fait une moyenne des ventes de la catégorie;
c) le tableur fait une moyenne des ventes en calculant celle-ci avec la donnée maximale obtenue en a) et la moyenne obtenue en b);
d) le tableur fait une moyenne des ventes en calculant celle-ci avec la donnée minimale obtenue en a) et la moyenne obtenue en b).
Avec tous ces chiffres de ventes, les échelles de classement alphabétique des magasins sont prédéterminées en fonction des critères présentés dans le tableau 6.1.
Tableau 6.1: Les échelles de classement alphabétique des magasins (feuille de distribution) Les échelles Classement
alphabétique
>
moyenne des ventes en calculant celle-ci avec la donnée maximale obtenue en a) et la
moyenne obtenue en b)
A
>
moyenne des ventes de la catégorie
B
>
moyenne des ventes en calculant celle-ci avec la donnée minimale obtenue en a) et la
moyenne obtenue en b)
C
>
minimum des ventes de la catégorie
D
=
minimum des ventes de la catégorie
E
3. À partir de la quantité encodée par le marchandiseur dans la colonne nommée « QTY A RE-BB » et du nombre d’unités par paquet du produit en promotion (« case pack ») encodé aussi dans la feuille de distribution, le tableur détermine les quantités à commander par magasin en fonction de son classement alphabétique et des équations mathématiques présentées dans le tableau 6.2.
Tableau 6.2: Les équations mathématiques utilisées en fonction du classement alphabétique du magasin pour déterminer les quantités à commander par magasin (feuille de distribution)
Classement
alphabétique Équations mathématiques
A = arrondi (« QTY A RE-BB » * 1 / « case pack ») *
« case pack »
B = arrondi (« QTY A RE-BB » * 0,8 / « case pack ») *
« case pack »
C = arrondi (« QTY A RE-BB » * 0,6 / « case pack ») *
« case pack »
D = arrondi (« QTY A RE-BB » * 0,4 / « case pack ») *
« case pack »
E = arrondi (« QTY A RE-BB » * 0,2 / « case pack ») *
« case pack »
4. Dans le but d’éclaircir les faits présentés, voici un exemple fictif (tableau 6.3) d’un ensemble de magasins regroupé sous une bannière RONA. L’exemple permet d’illustrer la méthodologie utilisée par la feuille de distribution :
a) maximum des ventes de la catégorie = 10 000 $ et le minimum des ventes de la catégorie = 1 000 $;
b) moyenne des ventes de la catégorie = 5 000 $;
c) moyenne des ventes en calculant celle-ci avec la donnée maximale obtenue en a) et la moyenne obtenue en b) = 7 500 $;
d) moyenne des ventes en calculant celle-ci avec la donnée minimale obtenue en a) et la moyenne obtenue en b) = 3 000 $;
e) « QTY A RE-BB » = 24 unités f) « case pack » = 6 unités par paquet
Tableau 6.3: Exemple fictif pour illustrer la méthodologie utilisée par la feuille de distribution
Les échelles
Classement alphabétique
Équations mathématiques
Quantités à commander par magasin
> 7500 A Arrondi (24 * 1 / 6) * 6 24
> 5000 B Arrondi (24 * 0,8 / 6) * 6 18
> 3000 C Arrondi (24 * 0,6 / 6) * 6 12
> 1000 D Arrondi (24 * 0,4 / 6) * 6 12
= 1000 E Arrondi (24 * 0,2 / 6) * 6 6
Par conséquent, pour cette bannière, chacun des magasins classés A se verra attribuer une quantité à commander de 24 unités. Pour chacun des magasins classés B, ce sera 18 unités, et ce, jusqu’au magasin classé E, soit 6 unités.
Il est important de noter que le tableur n’est pas lié aux systèmes informatiques E3 et SIDMA. Par conséquent, à cette étape du processus, le calcul de quantité effectué par la feuille de distribution ne tient pas compte des unités déjà en main, des unités en commande et des ventes à venir pour ce produit d’ici la promotion.
ii. Magasins traditionnels
À titre de rappel, le siège social ne possède aucune donnée concernant les ventes des magasins traditionnels; les seules informations disponibles sont les statistiques départementales des livraisons faites à partir du centre de distribution de Boucherville vers les magasins traditionnels et vers les magasins à grande surface. Ainsi, la proportion des livraisons effectuées pour les magasins traditionnels est utilisée comme ratio pour établir la quantité à commander d’un produit en promotion pour les besoins de ces magasins. Par exemple, pour le département du couvre plancher, à partir du centre de distribution, 21 % des produits sont destinés aux magasins traditionnels. Ainsi, sur le total des produits à commander pour les magasins à grande surface est ajouté 21 % de ce nombre afin de répondre à la demande des magasins traditionnels. Il est à noter que ces magasins n’ont aucune obligation concernant la participation à l’événement promotionnel; ils peuvent, individuellement, choisir de participer ou non à celui-ci.
iii. Suite du choix des produits de la circulaire
Une fois la feuille de distribution complétée par le marchandiseur, celle-ci est transmise à l’approvisionneur. Parallèlement, le marchandiseur prépare une feuille descriptive pour chacun des produits qui seront dans la circulaire et il transmet l’information au directeur des activités de détail (figure 6.4). Cette feuille contient des informations comme le nom du produit, sa photo, son unité de gestion des stocks (SKU), son coût, son prix de détail, son prix de promotion suggéré, etc. Également, le marchandiseur peut y inclure, à sa volonté, une estimation des ventes durant la promotion, mais cette section n’est pas obligatoire et aucun suivi sur cette information n’est réalisé; cette section est d’ailleurs rarement remplie.
N a tio n a l fly e r
Figure 6.4: Exemple de la Feuille des produits sélectionnés pour la promotion nationale du marchandiseur transmise au directeur des activités de détail.
Avec l’ensemble des feuilles des produits sélectionnés pour la promotion nationale, le directeur des activités de détail et son équipe préparent un scénario des produits qui seront en promotion dans la circulaire en construisant le tableur nommé front, back, special buy circulaire xyz et illustré à la figure 6.5. Le tableur regroupe les différents produits de la
leur localisation dans la circulaire. Enfin, cette information est transmise au coordonnateur des approvisionneurs pour les promotions.
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date
Quebec Ontario Ouest Quebec Ontario Prairies B.C. Quebec Zone 2 Ontario Prairies B.C.
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Quebec Ontario Ouest Quebec Ontario Prairies B.C. Quebec Zone 2 Ontario Prairies B.C.
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Quebec Ontario Ouest Quebec Ontario Prairies B.C. Quebec Zone 2 Ontario Prairies B.C.
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SPECIAL BUY
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Figure 6.5: Exemple du tableur Front, back, special buy circulaire xyz du directeur des activités de détail transmis au coordonnateur des approvisionneurs pour les promotions.