Section 1- L’obligation de documentation
II) L’obligation de documenter l’extraction des métadonnées
Tout au long de ce mémoire, nous avons envisagé le rôle des métadonnées en tant qu’élément de preuve probants, afin de prouver des faits ou des actes juridiques, comme complémentaire à une preuve principale. Nous nous sommes attardés davantage sur les actes juridiques, dont la preuve de l’authenticité et de l’intégrité, en tant que clé de voûte de notre droit de la preuve. Nous avons ainsi expliqué que les métadonnées permettent de conférer une valeur probante au document introduit en preuve. Mais n’oublions pas une chose, si l’extraction des métadonnées permet de prouver un acte juridique technologique, cette extraction doit être documentée, car elle nécessite un transfert de l’information348. Dans cette optique, la documentation est perçue comme le remède au critère de l’intégrité.
Même si l’article 17 de la Loi, n’évoque la nécessité de documenter le transfert qu’uniquement dans l’hypothèse où le document source est détruit, nous sommes d’avis qu’elle s’impose naturellement chaque fois que les métadonnées sont introduites en preuve :
345 Richard c. Gougoux, préc., note 198.
346 Sécurité des deux rives c. Groupe Meridian Construction Restauration inc, préc., note 11. 347 V. GAUTRAIS, préc., note 27, p. 122.
348 En effet, le transfert pouvant entraîner une perte de l’information, afin que le document transféré puisse tenir
lieu légalement du document original, la documentation viendra rétablir que le document de substitution comporte la même information que le document source et qu’il est intègre. Dans cette optique, la documentation est perçue comme le remède au critère de l’intégrité. Ce sont en effet les fonctions de la documentation visées par l’article 17 de la Loi.
[…] Toutefois, sous réserve de l'article 20, pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée.
[…] La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support349. (Nos soulignés)
L’article 2841 al 2 C.c.Q., conditionne également l’admissibilité en preuve d’un transfert au fait qu’il soit documenté. Mais nous sommes d’avis qu’en présentant les métadonnées d’un courriel, d’un fichier Word, PDF, d’une photographie (JPEG), à l’appui du document introduit en preuve afin de lui conférer un plein potentiel probatoire, elles doivent s’accompagner d’une documentation, même si le fichier source n’a pas été détruit. En effet, dans l’optique de la preuve par métadonnées nous ne partons pas du principe que les métadonnées se substituent à proprement parler au document. Bien au contraire, elles ont un rôle d’appui, de confirmation que le document est authentique et intègre, de sorte que son contenu revête une véritable force probatoire.
Ainsi, l’extraction des métadonnées, en surplus du document technologique lui-même doit être documentée, même si le document source existe toujours, car dans le cas contraire, rien n’indique qu’elles sont elles-mêmes intègres. Si nous extrayons les métadonnées, les transférons dans un fichier Word, mais que certaines d’entre elles nous dérangent, telles que la date de signature d’un contrat, notre adresse électronique, ou le contenu même du document, il sera alors facile de modifier les métadonnées à l’aide du logiciel de traitement de texte. Dans un cas pareil, l’information n’est plus intègre, de sorte que cette preuve doit être rejetée au regard de la Loi350 et du Code civil du Québec351. En effet, l’extraction seule des métadonnées ne peut leur conférer un potentiel probatoire. Bien au contraire, la vigilance est de mise, pour plus de sécurité, la documentation devient fondamentale, sans quoi le juge n’en tirera aucune
349 L.c.c.jt.i., Art. 17 al. 2 et 4. 350 L.c.c.j.t.i., Art 7.
valeur juridique dans son pouvoir d’appréciation. C’est exactement dans ce sens qu’a tranché la Cour dans l’affaire Richard c. Gougoux :
Dans son rapport d'expertise, M. Bourbonnière s'exprime comme suit :
« Ainsi, soumettre un imprimé papier d'un courriel qui inclut les métadonnées ne prouve en rien à lui seul ni le contenu du courriel ni l'intégrité des métadonnées. Les courriels en question sont stockés sur l'ordinateur en tant que documents textes, qui peuvent être édités dans n'importe quelle application de texte-rédacteur, telle que Microsoft Word. Ni Outlook ni Outlook Express ne permettent l'impression des métadonnées.352 (Nos soulignés).
Dès lors, voici les informations que devrait contenir une documentation liée à cette l’extraction353 :
• Identification de la personne ayant effectué l’extraction354 • Date d’extraction et d’impression des métadonnées. • Imprimante utilisée.
• Format du document technologique duquel les métadonnées sont extraites (document source) (Word, PDF, JPEG, HTML).
• Taille du fichier source.
• Format du document accueillant l’extraction des métadonnées (document secondaire) et logiciel utilisé.
• Taille du document secondaire.
• Garantie du procédé pour préserver l’intégrité des métadonnées. • Modification des métadonnées, si oui, lesquelles.
Bien entendu, la documentation doit être datée, signée et attestée par la personne à l’origine de la documentation que : les métadonnées reproduites comportent la même information que le document source duquel elles ont été extraites ; l’intégrité des métadonnées a été préservée pendant et après l’extraction ; les informations fournies par l’utilisateur et contenues dans la documentation sont vraies et exactes.
352 Richard c. Gougoux, préc., note 198, par. 77.
353 Voir notamment, Valentin CALLIPEL et Gilles DE SAINT-EXUPERY, « Le formulaire de documentation », en
ligne : < http://lccjti.ca/definition/formulaire-de-documentation/> (consulté le 15 août 2014).
354 Cette information a été confirmée dans la décision Conseil québécois sur le tabac et la santé c. JTI- MacDonald Corp, 2011 QCCS 1965.
Ces éléments que l’on recommande généralement de joindre à la documentation résultent en partie de l’article 17 al. 3 et 4 de la Loi, qui se lit comme suit :
La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert. La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support.355 (Nos soulignés)
Pour finir, au regard de ce qui précède, l’obligation de documentation a donc pour fonction d’attester les pratiques de l’utilisateur, ce dernier retraçant les étapes dans le processus d’extraction, le matériel et le format utilisés. La documentation permet en somme de connaître l’historique du document depuis sa création jusqu’à son introduction en preuve. La documentation paraît être le rempart à l’obligation d’assurer l’intégrité lors du transfert. Sans recours à la documentation, un document résultant d’un transfert n’aura aucune valeur juridique.
355 L.c.c.j.t.i., Art. 17 al. 3 et 4.
Section 2 – L’approche fonctionnelle des métadonnées autour du binôme copie-