L’équipe du projet

J’ai vu cette méthode provoquer parfois des réticences, qui m’ont été confirmées lors d’interviews. Le premier frein invoqué est le fameux « je n’ai pas le temps ». C’est vrai qu’une telle méthode demande de l’attention, des réunions. D’autres directions ont des refus plus nets : la hiérarchie pense qu’elle n’y connaît rien, est incompétente en la matière et exprime ses doutes par le refus de la collaboration. Il y a aussi la variante « c’est si simple ! Vous êtes sûre que vous avez besoin de moi ? » Ce à quoi je réponds : vous lisez le journal, tous les matins ? Vous savez donc, avec le temps, trouver l’information qui vous intéresse (la météo, les résultats des matchs du week-end, les tendances boursières...). Vous savez lire les gros titres, sélectionner rapidement les articles qui vous intéressent : c’est toute votre culture de l’écrit qui entre en action, le matin, au comptoir du café sur le chemin du bureau. Et elle est redoutablement efficace. Mais avez-vous jamais pensé lancer un nouveau quotidien ? Ce qui fait sourire pour la presse papier devient bizarrement légitime pour les sites web. Et la tendance « 2.0 », qui clame haut et fort que tout le monde peut s’y mettre, ne fait qu’empirer les choses. Non, la conception d’un site web efficace n’est ni simple, ni rapide, elle ne dépend pas uniquement d’un outil informatique, elle demande les compétences d’un professionnel et l’accompagnement du service demandeur.

Face à cette réserve, à cette inquiétude, il incombe au webmestre de favoriser la participation. C’est le moment idéal pour former les manageurs et les amener à accompagner leur site. Les phases de constitution de l’équipe et de lancement du projet sont décisives ; il y a aussi de nombreuses occasions de sensibiliser le manageur et de former le rédacteur.

2.2.2 L’équipe du projet

Les meilleures équipes sont celles qui intègrent dès le départ le futur rédacteur et le chef de service, ainsi que j’ai pu le constater par mon expérience personnelle et lors des

interviews réalisées. La conception et la réalisation du site du service les sensibilise tous deux au processus de mise à jour ultérieur. Le rédacteur a souvent de bonnes idées, qu’il tire de sa « relation client » ou de son habitude du service, qu’il s’agisse de citoyens ou de consommateurs. Participer à la conception le rend particulièrement attentif à l’évolution dans le temps, à la croissance et à la bonne santé des pages. Quant à la participation du chef de service, elle lui permet d’évaluer correctement la mission du rédacteur et de reconnaître ses compétences et l’ampleur de sa mission.

La tenue d’une réunion de lancement de projet est particulièrement importante. On pourra à cette occasion inviter également les principaux fournisseurs de contenu du service, manageurs rapprochés ou futurs correspondants du rédacteur. La réunion sera l’occasion, pour le responsable, de fédérer ses troupes autour du projet, en en présentant les buts et l’importance. Le webmestre pourra, lui, décrire les phases du projet, expliquer le planning, présenter les modalités de la collaboration et insister sur la nécessité de la participation.

Différentes étapes du projet demandent que l’on prenne en compte le rédacteur. Lors de la définition des contenus, il faut estimer la charge de travail nécessaire à leur mise à jour. Si le site est trop ambitieux et que le rédacteur n’a pas le temps nécessaire pour effectuer toutes les mises à jour, le site ne tiendra pas ses promesses et sera délaissé par les internautes. Pour chaque contenu, le rédacteur doit identifier un fournisseur dans le service, si lui-même n’a pas l’information. C’est ainsi qu’il commence à constituer son réseau d’informateurs, indispensable pour la mise à jour. De même, on discutera du cycle de vie de chaque information : date et délai de présentation, circonstances ou périodicité de la mise à jour, archivage ou suppression lors du remplacement. L’ensemble des cycles constituera l’agenda de mise à jour du site, l’un des documents de référence pour le rédacteur.

Une fois le contenu défini et organisé, le gabarit servant de modèle aux pages pourra être réalisé. La rédaction des textes sera prise en charge par le service, soit par le rédacteur, soit par ses informateurs, puis ils seront validés par le responsable. Si le rédacteur est habile, il peut réaliser lui-même le site. Avant leur mise en production, les pages seront validées par le chef de service et par le webmestre.

En cours de projet, il est intéressant d’organiser des tests-utilisateurs ¹⁰¹ pour valider les décisions. Le service définit les cibles et trouve les testeurs, le webmestre mène les tests. Il

101 Demazière, Eve [35]. Voir aussi KRUG, Steve, Don’t make me think, éd. Paperback, 2005.

est particulièrement formateur pour le rédacteur d’assister aux tests. C’est pour lui une excellente première approche des infinies variations dans l’utilisation d’un site web, et une première manière de vérifier que le site est de qualité. Pour la première fois, le rédacteur est officiellement associé au site, devant un vrai internaute (c’est encore mieux s’ils se connaissent, ce qui est souvent le cas si l’on demande au rédacteur de choisir les testeurs...).

Bien sûr, les rapports de tests seront fournis au responsable du service, qui validera les modifications envisagées, s’il y en a.

Il convient d’organiser une présentation du site en réunion du service, lors de la validation des grandes étapes. On choisira une étape compréhensible par tous : par exemple le gabarit HTML des futures pages, ou le déploiement d’une fonctionnalité utile à tous. La mise en production du site finalisé sera l’occasion d’une nouvelle réunion. Ces présentations constituent l’une des phases de l’accompagnement au changement pour l’ensemble du service. En effet, le personnel sera mis à contribution ultérieurement pour alimenter le rédacteur en informations, et il est bon qu’il soit tenu au courant des grandes phases de la conception. Ces réunions sont déjà l’occasion de relier le rédacteur au site, et pour lui une première occasion de noter les personnes réactives, celles qui durant la réunion s’intéressent, réagissent, proposent.

En ce qui concerne la participation du responsable du service au projet, s’il ne peut assister à toutes les réunions, il doit être disponible pour toute question dont le rédacteur estime qu’elle nécessite son arbitrage. Il faut communiquer au manageur les comptes-rendus de réunion et établir avec lui les grandes étapes nécessitant sa validation expresse : cahier des charges, spécifications fonctionnelles (arborescence, rubricage, workflow, etc.).

Les documents validés doivent être présentés et commentés, au mieux par le rédacteur, afin d’être compris du responsable. La mise en place du workflow sera l’occasion d’instituer la confiance et l’efficacité, entre le responsable et son rédacteur.

Quelques mois de réunion et de travail en équipe ont accouché d’un site et d’une importante documentation concernant le projet : cahier des charges, chartes fonctionnelle, rédactionnelle, graphique, technique, rubricage... Cette documentation doit accompagner le site tout au long de sa vie : le rédacteur l’actualisera selon l’évolution du site. Si jamais il quitte le service, il pourra s’en servir pour former son successeur.