La mise en place

Grâce aux bonnes pratiques déployées lors de la réalisation des sites du portail ¹³⁷ et pour la sélection et la formation des rédacteurs ¹³⁸, le webmestre anime un portail transversal auquel ont collaboré de manière active les différentes directions. Il s’appuie, pour sa mise à jour, sur un ensemble de rédacteurs sélectionnés pour leur proximité à l’information et leur goût pour la communication. Il les professionnalise par la formation.

Ces séances de formation sont une première occasion de les réunir, en petits groupes ou tous ensemble. Il est possible que certains communiquent déjà entre eux, de manière informelle, à propos de leur pratique de mise à jour. Dans ce cas, le webmestre ne fera que structurer formellement des groupes existant de façon informelle. Précisons que

137 Cf. chapitre 2 « La mise à jour décentralisée des sites web », par. 2.2 « Une gestion de projet indispensable »

138 Cf. chapitre 3 « Les rédacteurs web », par. 3.3 « Sélection » et 3.4 « Formation »

l’interaction préalable entre les membres ne semble pas un critère fondamental pour la création d’une CoP.

Nous avons vu qu’une communauté de type intentionnelle peut et doit être soutenue : le webmestre cherchera un parrain à un haut niveau de l’entreprise, par exemple un membre de la direction. Il est possible en effet que des changements organisationnels soient nécessaires, en particulier au niveau de l’encadrement intermédiaire. Le parrain sert alors à aplanir les difficultés d’ordre politique et s’assure que les ressources nécessaires sont disponibles : son rôle est de légitimer la communauté dans l’entreprise.

En ce qui concerne les membres de la communauté, on sait que les volontaires sont plus dynamiques que les conscrits : le réseau des rédacteurs web pourra commencer sur la base d’une participation volontaire aux réunions animées par le webmestre ¹³⁹. Il s’agira, en valorisant les participants et en donnant de la visibilité aux actions de la communauté, de donner envie aux autres rédacteurs de participer, en misant sur l’effet boule de neige.

Quelles sont les attentes des rédacteurs vis-à-vis du réseau web ? Elles tiennent du développement personnel : apprentissages techniques, expression d’idées, partage d’informations, collaboration, débat et atteinte de consensus, pratiques démocratiques, un certain degré de liberté, reconnaissance des propositions, résolution de problèmes, partage de connaissances, efficacité dans le travail. La participation au réseau doit apporter aux rédacteurs un « retour sur investissement » quantitatif et qualitatif : économie de temps dans les pratiques de mise à jour, réduction des erreurs répétées et qualité d’exécution accrue, sentiment d’appartenance et réduction de l’isolement, espace d’innovation et de créativité, opportunité de participation à des projets dynamisants, capacité d’être force de proposition et enfin reconnaissance de la légitimité de la communauté. ¹⁴⁰ Notons ici que toute communauté humaine est constituée d’un noyau, les membres passionnés qui donnent son énergie au groupe, et de membres moins actifs, formant une périphérie qui bénéficie aussi des avantages de la CoP. L’intérêt pour les auditeurs n’est pas moins grand que pour les acteurs.

139 Il sera sans doute utile de séparer les personnes agissant sur le portail institutionnel de celles participant à l’intranet, et ce d’autant plus que les procédures de mise à jour et la sélection des rédacteurs ne seront pas les mêmes. On créera alors deux communautés de pratique, chacune animée par le responsable du site concerné (web manager et intranet manager).

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Le webmestre préparera soigneusement la réunion de lancement. Il aura envoyé les invitations et le thème de la réunion, soit aux rédacteurs les plus dynamiques, soit à l’ensemble des rédacteurs, misant sur le volontariat. Il prévoira une durée suffisamment longue permettant les pauses et les conversations informelles et fournira les conditions matérielles nécessaires: grande pièce et rafraîchissements, accès au web et rétroprojecteur.

Il sera bon que le parrain de la CoP y prononce quelques phrases d’introduction sur le bien-fondé de la communauté et son insertion dans le projet d’entreprise.

Le webmestre exposera le but de la réunion puis donnera la parole à chacun pour qu’il se présente. L’ordre du jour abordera les questions fondatrices, le pourquoi et le comment de la communauté. Voici ce que le CEFRIO propose : « Il y a plusieurs aspects que le noyau initial voudra explorer. Ainsi, avant de s’attaquer aux aspects opérationnels, on voudra explorer les questions suivantes : quelle est la raison d’être, la mission de ce réseau virtuel ? Pourquoi le met-on sur pied maintenant ? La mise en place sera-t-elle facilitée ou entravée dans la conjoncture présente ? Au sein de notre culture organisationnelle, quels sont les éléments favorables à l’essor de ce réseau ? Quels sont les obstacles potentiels ? [...]

Comment saurons-nous que la communauté s’épanouit et remplit son rôle ? Quels seront ses objectifs ? » ¹⁴¹

Chacun s’exprimera sur ses attentes, sa participation, le temps qui peut être investi, les contraintes, les éléments facilitants. La journée peut être l’occasion de parler des outils collaboratifs, disponibles ou à prévoir, et d’en discuter ensemble l’utilisation. Chacun doit en repartir avec une idée claire des tâches à accomplir, des prochaines étapes et des activités régulières. En guise de bilan de cette première réunion, une charte de la communauté des rédacteurs web peut être rédigée. Elle indiquera la raison d’être du réseau web, sa composition, ses objectifs, et son fonctionnement (parrainage, modalités d’adhésion, réunions, pratique de l’outil collaboratif, comptes-rendus, etc.). Cette charte, document fondateur, pourra servir à présenter le groupe aux nouveaux membres ou aux chefs de service respectifs.

Précisons dès à présent que, si les outils de la collaboration asynchrone sont efficaces, il reste indispensable de regrouper régulièrement la communauté dans des réunions physiques, par exemple une fois par mois, soit dans une salle de réunion, soit par un outil

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de visioconférence. Les études des communautés montrent que les activités communes rythmées sont essentielles à la dynamisation des membres et du groupe. ¹⁴²

Voyons maintenant quels outils informatiques peuvent servir au réseau web.