de Djibouti
Grâce à une étroite collaboration, les deux insti-tutions ont permis à une ressortissante française de percevoir à nouveau ses allocations retraites
auprès de la Caisse nationale de Sécurité sociale de Djibouti (CNSS).
Françoise, actuellement domiciliée à
Avignon (France), a travaillé pour une société djiboutienne pendant près de 14 ans, et percevait à ce titre une pension de retraite depuis la fin de ses activités professionnelles, suivant un accord du 31 janvier
2002 entre la CNSS et le Consul génér
al de France à Djibouti.
Or, fin juin 2012, elle n’avait pas perçu sa pension depuis près de 3 mois sans qu’aucune r
aison valable ne lui ait été communiquée. Elle avait alors écrit au Consulat, sans réponse. Elle avait par la
suite saisi sa députée afin que celle-ci appuie à nouveau sa demande, mais cette démarche était
elle aussi restée sans succès.
Françoise a saisi le Défenseur des dr
oits en février 2013 qui a transmis la requête à son homologue, le Médiateur de la République de Djibouti. Ce dernier a alors contacté la CNSS pour régulariser la situation de Françoise, et lui a ainsi
permis de toucher à nouveau sa pension à la fin du mois de juin 2013, après plus d’une année de
difficultés.
mans dans la simplification des procédures administratives et l’accès aux services publics ».
Le Défenseur des droits poursuit également, en tant que membre, les activités engagées au sein du Réseau européen des ombudsmans pour enfants, ENOC (European Network of Ombudspersons for Children), qui rassemble 43 institutions publiques indépendantes.
La Défenseure des enfants, a ainsi participé à la conférence annuelle d’ENOC du 25 au 27 septembre à Bruxelles. Les membres ont adopté une résolution par laquelle ils demandent la pleine application de la Convention relative aux droits de l’en-fant pour les enl’en-fants migrants, particulièrement vulnérables.
À travers l’adoption d’une seconde résolution, les membres d’ENOC ont également interpellé la communauté européenne et internationale sur « l’effroyable situation des enfants syriens dans les camps de réfugiés » et demandé qu’une aide humani-taire d’urgence soit mise en place.
Grâce au Réseau européen des médiateurs dont il est membre, le Défenseur des droits entretient des relations régulières avec une centaine d’homologues, nationaux et régionaux, des pays membres de l’Union européenne. Lors du 9e Séminaire natio-nal du Réseau européen des médiateurs de Dublin auquel le
Défenseur des droits a participé, les membres ont été invités à échanger sur « la bonne administration et les droits des
citoyens en période d’austérité ».
A la suite des élections de novembre 2013, le Défenseur des droits est à nouveau représenté au sein du conseil
d’adminis-tration du Réseau européen des organismes de lutte contre les discriminations (Equinet).
Un premier séminaire Equinet de haut niveau sur l’égalité homme/femme a été organisé à Bruxelles le 27 juin 2013 sur le rôle des organismes de promotion de l’égalité dans la mise en œuvre de la législation et des politiques euro-péennes à l’échelle nationale.
En septembre 2013, un second séminaire a permis aux membres du réseau d’explorer des outils permettant d’orienter les employeurs dans la mise en œuvre de poli-tiques d’évaluation des employés et polipoli-tiques salariales plus égalitaires. Le Défenseur des droits y a présenté son « Guide pour une évaluation non-discriminante des emplois à prédo-minance féminine ».
Les 18 et 19 mars 2013 à Berlin, le Défenseur des droits a parti-cipé à une formation juridique dédiée exclusivement aux orga-nismes nationaux de promotion de l’égalité d’Equinet.
Le 11 octobre 2013, Equinet a publié une perspective sur « les organismes de promotion de l’égalité et la non-discrimination à l’égard des personnes LGBTI », réalisée à partir d’une enquête effectuée auprès des membres d’Equinet sur leur travail accom-Le Défenseur des droits est également Secrétaire général
de l’Association des ombudsmans de la Méditerranée (AOM), regroupant 28 membres du bassin méditerranéen. En 2013, la rencontre annuelle de cette association s’est tenue à Amman les 10 et 11 juin sur le thème « Pour un meilleur traitement des plaintes à l’encontre de l’administration ».
Une formation pour les collaborateurs des médiateurs a été organisée en octobre 2013 à Rabat. Une trentaine de partici-pants ont ainsi échangé sur « Le rôle des institutions
d’ombuds-pli dans la lutte contre les discriminations à l’égard des per-sonnes LGBTI.
Les 27 et 28 mai 2013, le Défenseur des droits a réuni à Paris pour une première rencontre une dizaine de ses homologues en matière de déontologie de la sécurité. A l’issue de la réunion, les institutions présentes ont pris la décision de se constituer en un réseau de réflexion, d’échanges et de coopération, l’IPCAN (Independent Police Complaints Authorities’Network).
2) Des actions de soutien institutionnel à des institutions homologues émergentes
Le Défenseur des droits a été sélectionné en mai 2013 par la Commission européenne, en vue de mettre en œuvre, en parte-nariat avec le Défenseur du Peuple de l’Espagne, un jumelage de soutien à l’établissement de l’Institution de l’Ombudsman en Turquie. Financé intégralement par l’Union européenne à hauteur de 1 579 000 euros et d’une durée de 24 mois, ce jume-lage a pour objectif général de promouvoir et d’améliorer les capacités des autorités publiques turques en matière de respect des droits de l’Homme et des libertés, de transparence, d’équité et de bonne gouvernance.
Les missions d’experts et les visites d’étude programmées ont comme principaux objectifs :
• l’amélioration de la structure organisationnelle de l’Om-budsman en conformité avec les bonnes pratiques de l’UE et le renforcement de sa capacité institutionnelle ;
• l’évaluation de la législation en vigueur relative à l’Ombuds-man à la lumière des acquis et bonnes pratiques de l’UE ;
• la sensibilisation de la société turque au rôle et à l’im-portance de l’Institution turque à travers une stratégie de relations publiques et une campagne nationale de communication.
Dans cette perspective de soutien à l’Institution turque, l’Ad-jointe du Défenseur des droits pour la lutte contre les discri-minations et pour l’égalité Maryvonne Lyazid, a représenté l’Institution française à l’occasion du premier symposium inter-national organisé par l’Ombudsman turc à Ankara le 3 sep-tembre 2013.
En avril 2013, le Défenseur des droits a par ailleurs été invité à Rabat par la Commission de Venise du Conseil de l’Europe et à la demande du gouvernement marocain, dans le cadre du projet de mise en place de « l’Autorité pour la parité et la lutte contre toutes les formes de discrimination » (APALD) prévue par les articles 19 et 164 de la Constitution de 2011.
Enfin, le Défenseur des droits a accueilli en 2013 plus d’une ving-taine de délégations et personnalités étrangères. En mai 2013, une visite d’étude a ainsi été organisée pour la Coordonnatrice de la Cellule d’Appui à la protection de l’enfance du Sénégal.
Une visite officielle a également été organisée du 11 et 13 décembre 2013 à la demande de l’Ombudsman du Kosovo, qui, dans le cadre de la réorganisation de ses structures et de l’adoption prochaine des amendements à la loi sur la lutte contre les discriminations, a manifesté son intérêt pour le sys-tème français de défense, de protection et de promotion des droits.
Ressources
3
I. LA GESTION DES MOYENS ALLOUÉS AU DÉFENSEUR DES DROITS
Le département de l’administration générale comprend deux pôles. L’un traite des affaires générales et des affaires finan-cières, l’autre du personnel et du dialogue social. Ce regroupe-ment a permis tout à la fois une coopération plus étroite entre
les deux unités mais aussi de poursuivre l’harmonisation et l’optimisation des procédures internes. Il incombe notamment à ce département de gérer les crédits alloués à l’Institution, récapitulés dans le tableau ci-dessous.
Crédits de paiement
Crédits disponibles Consommation des crédits
TITRE 2 15 484 134 15 256 231
TITRE 3 12 212 321 12 175 462
TOTAL 27 696 455 27 431 693
Au regard des crédits ouverts, le budget alloué a été consommé à 99,04 %.
A. La poursuite de l’optimisation budgétaire (titre 3)
Autorisations d’engagement223 Crédits de paiement224 Prévisions LFI AE disponibles Consommation Crédits
disponibles Consommation Dépenses de
fonctionnement 9 228 258 8 259 192 7 777 618 12 212 321 12 175 462
223. Article 8 de la Loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances : « Les autorisations d’engagement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées. »
224. Article 8 de la Loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances : « Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées pendant l’année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations d’engagement. »
La réduction des crédits imposée par la situation des finances publiques a accéléré l’optimisation des dépenses. Les crédits consommés en 2012 passent de 13 390 601 à 12 175 462 euros en 2013.
Comme le retracent les rapports annuels précédents, Domi-nique Baudis avait tout mis en œuvre pour emménager sur un site unique, celui de Fontenoy, à l’expiration des baux actuels en 2014, comme cela était initialement prévu. En avril 2013, il a été confirmé que l’Institution s’installerait finalement sur le site Fontenoy dans le courant du second semestre de l’année 2016.
Dans ce contexte, les services de France Domaine ont négocié la prolongation des baux actuellement en vigueur, pour les sites Saint-Florentin et Saint-Georges, respectivement le 31 juillet 2013 et le 29 janvier 2014.
Les contraintes rencontrées dans la gestion quotidienne des services en raison du maintien des agents sur deux sites ainsi que les surcoûts de fonctionnement inhérents à cette situation continueront ainsi de peser jusqu’en 2016 sur le budget de l’Institution, avant que ces crédits ne puissent être consacrés à l’exercice des missions du Défenseur et non plus à son fonc-tionnement courant.
Outre les loyers et les charges des deux sites d’implantation du Défenseur des droits qui représentent une large part de ces crédits (5 m€), des travaux d’aménagement des locaux, jugés dans un premier temps inutiles dans la perspective d’un prochain déménagement, se sont révélés nécessaires afin de rapprocher les agents appartenant aux différents services.
La mise à niveau du parc informatique a elle aussi nécessité un nouvel investissement (1,2 m€), dans le but, d’une part, de remplacer les matériels anciens, d’autre part, de permettre à tous les agents de pouvoir travailler dans de bonnes conditions sur l’application Agora qui unifie maintenant les applications - métiers des quatre institutions fusionnées (voir ci-dessous).
Au total, les dépenses de fonctionnement mandatées se sont élevées à 12,1 m€ soit 99,8 % des crédits de paiement 2013.
L’année 2013 a permis de résilier certains des contrats encore en vigueur initialement conclus par les institutions fusionnées au sein du Défenseur, et de poursuivre la politique de rattache-ment aux marchés interministériels ou à l’UGAP, en étendant les domaines dans lesquels ceci était possible et opportun, afin d’optimiser la gestion de l’Institution.
B. L’évolution de la politique en matière de ressources humaines
1) La mise en place d’outils de pilotage de la gestion des personnels
Le cadre de gestion 2012, décrit dans le rapport d’activité de l’an dernier, avait pour objectif principal d’unifier les conditions d’emploi et de rémunération des agents des autorités adminis-tratives fusionnées. En 2013, un nouveau règlement de gestion a été adopté : il a permis notamment d’établir les règles de recrutement au sein d’espaces indiciaires de rémunération, les règles de progressions salariales ainsi que les conditions de promotion des agents contractuels.
En outre, des fiches - emplois ont été établies pour chaque poste de travail en vue de produire en 2014 une cartographie des emplois propres à l’Institution en référence au répertoire interministériel des métiers (RIME).
En 2013, une attention particulière a été portée à la formation des personnels grâce à l’établissement d’un plan de formation favorisant le développement des compétences individuelles et collectives et la transversalité des missions. Par ailleurs, un pre-mier bilan social (données sociales 2012) de l’Institution a été
dressé, fournissant ainsi des éléments précieux de diagnostic et de pilotage.
En vue d’informatiser la gestion des personnels et de mieux piloter leur gestion administrative, un appel d’offres a été lancé afin que le Défenseur des droits dispose d’un Système d’Infor-mation des Ressources humaines (SIRH). Une entreprise a été retenue fin 2013 pour une mise en œuvre au premier semestre 2014. Enfin, dans le cadre du contrôle interne décrit ci-dessous, la cartographie des risques des processus RH a permis d’initier un plan d’action, en mettant en particulier l’accent sur le suivi des procédures et la sécurisation de la paye.
2) Le pilotage de la masse salariale et des effectifs
En 2013, le plafond d’emplois du Défenseur des droits a été ramené de 220 à 219 ETP.
Or, parmi les personnels du Défenseur, certains agents ne peuvent pas être comptabilisés sous le plafond d’emplois du titre 2 : des agents spécialisés relèvent d’organismes dont le règlement interne impose un remboursement par convention.
Par ailleurs, quelques fonctionnaires sont mis gracieusement à disposition du Défenseur par les ministères. Sans cet apport qui peut varier d’une année sur l’autre et qui a tendance à nettement se réduire, le plafond d’emplois serait insuffisant pour faire face à l’exercice de ses missions par le Défenseur des droits.
Par ailleurs, certains agents étaient rémunérés sur le titre 2 alors que leur poste n’était pas inscrit au plafond d’emploi, ce qui était très pénalisant pour l’Institution au regard de la règle dite du « schéma d’emploi 225». Le transfert de 10 équivalents temps plein (ETP) en 2014 devrait permettre de résoudre en partie cette question. Cette régularisation visant à aligner le nombre de postes ouverts sur le nombre de postes rémunérés s’effectue à crédits constants.
225. Flux prévisionnel d’entrée et sortie des agents.
Situation des agents Effectifs physiques
Contractuels 150
Fonctionnaires 59
TOTAL sous plafond 209
Personnels sous convention 8
MAD226 gracieuses 10
TOTAL hors plafond 18
TOTAL des effectifs physiques 227
226. MAD : mise à disposition
Au 31 décembre 2013, les effectifs physiques (hors personnels occasionnels) s’établissent comme suit : 3) Une gestion rigoureuse des crédits de personnels (Titre 2)
Exécution des crédits personnel en € 2012 2013
LFI 16 172 935 15 636 727
Mesures d’économie 19 621 152 593
Crédits disponibles 15 859 923 15 484 134
Consommation PSOP227 15 435 858 15 160 978
Consommation Hors PSOP 151 029 95 253
TOTAL exécuté 15 586 887 15 256 231
La consommation de la masse salariale 2013 a fait l’objet d’une gestion rigoureuse des crédits, au maintien de l’équilibre géné-ral des rémunérations (une attention particulière a été portée aux rémunérations accordées aux nouveaux recrutements). Les crédits du titre 2 ont été consommés à 98, 52 %.
4) Un dialogue social actif et une attention particulière aux conditions de travail
En 2013, le Défenseur des droits a été particulièrement attentif au déroulement d’un dialogue social actif en soumettant aux représentants du personnel plusieurs documents-clefs, socle d’une culture collective en ce qu’ils permettent aux
repré-sentants du personnel comme aux agents de s’approprier les données relatives au Défenseur des droits : plan de formation des personnels et présentation des données sociales évoqués ci-dessus, rapport hygiène et sécurité.
L’Institution a également procédé à la signature d’une nouvelle convention de médecine préventive gérée par une structure publique qui, outre la qualité des intervenants, permettra en 2014 un meilleur suivi offert aux agents, notamment grâce à l’installation d’un cabinet médical au sein des locaux mêmes du Défenseur. Des efforts significatifs ont également porté sur l’amélioration des postes de travail et les mesures d’accompagne-ment en faveur des personnels handicapés ont été développées.
227. PSOP : paye sans ordonnancement préalable.
II. LA MISE EN PLACE DU CONTRÔLE INTERNE
Le Défenseur des droits a mis en place en 2013 une démarche de maîtrise des risques, communément appelée « contrôle interne ».
Il a satisfait en cela à une obligation juridique en vigueur dans le secteur privé comme dans le secteur public (décret n° 2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l’audit interne dans l’administra-tion). Mais il a également utilisé cet instrument d’analyse et d’action pour renforcer l’harmonisation des procédures, leur efficience, et contribuer à la mise en place de la culture com-mune à l’Institution.
Pour le Défenseur des droits, cela a représenté une lourde contrainte au regard de ses effectifs et de ses moyens. Soucieux de mettre en place une démarche qui ne s’impose pas du haut vers le bas mais associe pleinement les services, 26 référents émanant des dix-huit pôles de travail ont été désignés sur la base du volontariat. Quel que soit leur métier d’origine, ceux-ci ont suivi une formation de base particulièrement adaptée au contexte spécifique du Défenseur.
Soutenus au quotidien par une cellule de maîtrise des risques composée de deux experts leur apportant leurs connaissances dans les domaines de l’organisation administrative, du contrôle et de l’audit, les référents ont mis en œuvre l’ensemble de la démarche, présentée selon les standards des professionnels de l’audit et du contrôle internes.
Grâce à un travail continu et à une réunion mensuelle de mise en commun des méthodes et des constats, le comité des référents, a, à partir des objectifs stratégiques de l’Insti-tution, défini un dispositif administratif s’assurant que, dans chaque entité de travail, il existe une description précise de l’organisation, des processus de travail, des procédures et des types de contrôles permettant, si les prescriptions sont respectées, d’assurer la couverture des risques et de donner
une assurance raisonnable de leur maîtrise dans le fonction-nement des services et des activités. Le comité des référents a donc contribué à la définition et l’organisation des tâches, des acteurs et des contrôles, la documentation des procédures, la traçabilité des opérations.
Dans ce cadre, il a été décidé d’organiser et de structurer le contrôle interne autour des différentes missions et des activités du Défenseur, déclinées en fonctions et en processus. Outre la fonction comptable et financière, les fonctions « traitement des réclamations individuelles », « traitement des situations générales, réformes, recommandations » et « promotion des droits » ont également été cartographiées.
Le comité des référents a ainsi identifié des risques, les a hié-rarchisés, puis a formulé des recommandations et permis l’éla-boration d’un plan d’action.
Le comité des risques, structure collégiale de gouvernance, créé par décision n° 2013-0230 du 29 janvier 2013, est com-posé de membres nommés par le Défenseur. Cette instance stratégique réunit les principaux responsables de l’Institution et des experts extérieurs, sous la présidence du Défenseur. Ce comité a tenu sa première réunion le 16 décembre 2013 et a examiné collégialement les propositions des référents. Il a, à ce titre, défini la stratégie de couverture des risques, arbitré les priorités d’action et déterminé la politique annuelle de contrôle interne issue de l’analyse des risques et du plan d’action en découlant. Le comité a arrêté la programmation des travaux du comité des référents pour l’année 2014.
Afin de faciliter le suivi des actions correctives, les responsables des actions programmées ont été clairement identifiés, des échéances fixées. Le comité des référents va rester vigilant sur les nouveaux risques pouvant émerger, alors même que l’Institution est encore, sur certains aspects, en construction.
III. LA MISE EN PLACE DU CONTRÔLE DE GESTION
A. Les objectifs poursuivis par le Défenseur des droits
La mise en œuvre d’un contrôle de gestion, tel qu’il est défini par la circulaire interministérielle du 21 juin 2001 relative au développement du contrôle de gestion dans les administrations, a été l’un des objectifs immédiats de la Direction générale des
services du Défenseur des droits. Après analyse des moyens budgétaires mis à la disposition de l’Institution, il est apparu qu’il convenait de différencier le contrôle de gestion appliqué au titre III de celui requis par le titre 2.
B. Le suivi du titre 3
S’agissant du titre III, les charges de fonctionnement sont constituées à plus de 90 % par des charges fixes et deux postes à eux seuls représentant 50 % de ces mêmes charges (loyers et charges, mentionnés ci-dessus et indemnités des délégués, 2,1 m€). Ainsi le montant pouvant être affecté aux charges dites variables et donc en partie aux missions opérationnelles n’ex-cède-t-il pas 2,5 millions d’euros par exercice.
En conséquence, dans un premier temps, afin de sécuriser les procédures, ont été notifiés et mis en ligne sur l’intranet de l’Institution à l’attention de tous les services, les règles et logi-grammes applicables en matière de commandes simples, de
dépenses sur marché et de celles payées par l’intermédiaire
dépenses sur marché et de celles payées par l’intermédiaire