As residências universitárias caracterizam-se por possuir um grande movimento de alunos ao longo de todo dia. O serviço de vigilância é uma forma de garantir o controlo da circulação de pessoas pelos vários espaços dos edifícios, afastando a possibilidade de acesso a pessoas desconhecidas e que possam representar algum tipo de perturbação ao normal funcionamento da residência. Por questões de segurança, é de facto um serviço importante ao dispor dos residentes mas que acarreta custos bastante significativos.
Fig.51 – %Custo de Vigilância por ano civil.
Através da Figura 50 pode-se constatar que os custos estão nivelados, com o valor médio do indicador a rondar 2,0%. Apenas em 2008 se verifica um pico mais elevado para o edifico 3, que pode ser originado por um acréscimo de horas extra de vigilância ou o aumento do número de turnos.
0,0% 0,5% 1,0% 1,5% 2,0% 2,5% 3,0% 3,5% 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
%Custo de Vigilância
Edifício 1 Edifício 2 Edifício 3 Edifício 4 Edifício 5 Edifício 6 Médiaa) Renegociação de contratos
Pode ser pensada uma abordagem comercial ao problema, pelo que se levantam algumas interrogações:
Há margem de redução do preço para as empresas que prestam actualmente o serviço?
É apenas uma empresa a prestar o serviço ou são várias? Pode haver redução por ser feito um contrato de exclusividade com apenas uma empresa?
Há ofertas mais competitivas no mercado?
b) Turnos de trabalho?
Em cada residência há uma equipa de funcionários efectivos dos SASUP que trabalha 5 dias por semana, num horário entre as 8h00 e as 16h30. Nos restantes períodos horários é a empresa de vigilância que garante a permanência dos seus quadros na prestação do referido serviço. Assim, durante os dias de semana, o serviço de vigilância cobre o horário entre as 16h00 e as 8h00 do dia seguinte, o que representa dois turnos, havendo troca de vigilantes entre eles. Ao fim de semana é garantida uma cobertura total das 48 horas, em que os turnos de vigilância são compostos por 12 horas de trabalho.
Assim, uma redução do custo passa pela redução do número de horas de prestação de serviço de vigilância. Como poderá ser concretizado:
Definir alguns períodos de tempo em que se assume não ser necessária a permanência de vigilantes na residência?
Articulação com a equipa de funcionários efectivos dos SASUP? Criar duas sub-equipas com horários de entrada e saída diferentes?
Dada a proximidade geográfica de algumas das residências entre si, será possível definir um esquema de vigilância em que uma equipa consegue fazer a cobertura de mais que uma residência no mesmo turno?
c) Equipa de vigilância multi-tarefas
Pode-se assumir que o período de tempo em que o vigilante está ao serviço não é completamente optimizado, uma vez que uma acção de vigia não deve ocupar necessariamente toda a duração do turno de trabalho. Assim sendo, há já alguns casos em que são delegadas ao vigilante outras responsabilidades, que vão para além das funções de vigia.
Pode-se mencionar o exemplo em que o vigilante também realiza pequenas reparações sobre avarias que a toda a hora vão surgindo no edifício. Como foi visto anteriormente, os custos de manutenção registados no DT são cerca de duas vezes superiores aos do DAC. Ou seja, as pequenas avarias têm um papel muito importante sobre os custos totais de manutenção. Uma medida de redução de custos passaria pela contratação de vigilantes que fossem dotados das capacidades de identificar e reparar pequenas avarias. Deveria ser pré contratualizado que, por cada turno, o vigilante deveria dedicar um determinado número de horas a acções de inspecção dos Elementos Fonte de Manutenção e se necessário efectuar reparações no local.
Esta politica de gestão da força de trabalho dos vigilantes poderia ser alargada a outras áreas, tal como algum trabalho administrativo de apoio à gestão corrente da residência.
d) Possíveis Resultados
O Quadro 16 mostra os resultados possíveis de alcançar através de uma redução do número de horas de vigilância diárias. Como valor de referência vai ser definida uma redução de 2 horas diárias de vigilância.
Em cada residência universitária existe um conjunto de funcionárias contratadas pelos SASUP que trabalham durante os dias úteis. Este staff é responsável por tarefas rotineiras de limpeza dos espaços comuns e por uma ligação de carácter administrativo entre residentes e SASUP. Dado que durante o horário de serviço deste staff não é necessária a presença de vigilantes, poderá haver uma flexibilização e adaptação do horário das várias funcionárias de modo a aumentar o tempo de permanência global na residência, reduzindo assim o número de horas de vigilância.
A título exemplificativo, fazendo uma divisão do staff em dois grupos, sendo que cada uma teria horários de entrada e saída diferentes. O desfasamento de 2 horas entre os grupos vai retirar também duas horas ao serviço de vigilância.
Quadro 16 – Redução de 2h de vigilância por dia. Turnos Dias Úteis Fim-de- Semana Horas Anuais Custo Médio por ano Custo por hora Redução 2 h dia Redução € Taxa Poupança
Edifício 1 Sem vigilância
Edifício 2 2 turnos de 8h 24h/dia 7040 67.116,93 € 9,53 € 730 6.959,57 € 10%
Edifício 3 2 turnos de
8h 24h/dia 7040 57.624,25 € 8,19 € 730 5.975,24 € 10%
Edifício 4 24h/dia 24h/dia 8760 85.526,78 € 9,76 € 730 7.127,23 € 8%
Edifício 5 Sem vigilância
Edifício 6 24/dia 24/dia 8760 71.714,88 € 8,19 € 730 5.976,24 € 8%
TOTAL 31600 281.982,84 € 35,67 € 2920 26.038,28 € 9%
Com a redução de 2horas obtém-se uma redução nos custos anuais de vigilância para o conjunto dos seis edifico na ordem dos 30.000€.
Outra medida proposta é a criação de equipas de vigilância multidisciplinares. Desta forma os vigilantes estariam aptos a realizar algum trabalho de inspecção e de reparação de pequenas avarias. O Quadro 17 apresenta os resultados possíveis considerando a execução de 25% dos trabalhos de manutenção efectuados pelo Departamento Técnico.
Quadro 17 - Execução de 25% do trabalho do DT.
Média %MAN-DT Média €MAN DT Reparações Vigilância Redução Novo %MAN - DT
Edifício 1 0,29% 2.737,56 € 0% - € 0,29% Edifício 2 0,50% 14.969,06 € 25% 3.742,26 € 0,38% Edifício 3 0,70% 17.410,75 € 25% 4.352,69 € 0,52% Edifício 4 0,60% 27.342,17 € 25% 6.835,54 € 0,45% Edifício 5 0,23% 2.635,05 € 0% - € 0,23% Edifício 6 0,54% 18.139,11 € 25% 4.534,78 € 0,40% Total 83.233,69 € 19.465,27 €
Os cálculos efectuados apontam uma poupança anula de cerca de 20 mil euros/ano para o conjunto de seis edifício em estudo.