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MARCHE PUBLIC A PROCEDURE ADAPTEE 2018 LOCATION / MAINTENANCE
MATERIEL DE REPROGRAPHIE N° 01/2018
Règlement de consultation
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Dénomination de la personne publique contractante : COLLEGE HENRI POURRAT
Adresse : 1 bis rue Brunmurol-63 122 CEYRAT
Téléphone : 04.73.61.42.76 Fax : 04.73.61.57.41 Courriel : Ce.0630063B@ac-clermont.fr
Offre publiée sur le sîte de l’AJI :htpp://site.aji-france.com
Objet du/des marchés : Location et maintenance de matériel de reprographie
La location et la maintenance du matériel prend effet à compter du 01/03/2019 pour une durée de 60 mois.
Mode de passation du marché: Procédure adaptée lancée en application de la règlementation en vigueur.
Pouvoir adjudicateur du MAPA : Madame la Principale, Madame Françoise LAVAL
Personne responsable du suivi de l'exécution du marché: Madame la Gestionnaire, Madame Evelyne LAFAYE
Comptable assignataire des paiements : L’Agent comptable Lycée de Chamalières, Monsieur Etienne DELARBRE.
La date limite de dépot des offres sur la plateforme de l’AJI est fixée le : Lundi 19 novembre 2018 à 17h00 .
Durée de validité des offres : 90 jours à compter de la date limite de dépôt des offres.
Transmission des offres au Collège Henri Pourrat selon les modalités suivantes : - Sur la plateforme de l’AJI
Renseignements : Ils peuvent être obtenus en posant des questions sur la plateforme et auprès de Madame LAFAYE (Gestionnaire).
Le présent dossier comporte 12 pages, numérotées de 1 à 12
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CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES N°01/2018
ARTICLE 1 : Objet du marché
Le présent marché a pour objet la location et la maintenance d’un appareil de reprographie au collège Henri POURRAT de Ceyrat.
La prestation comprend :
*la location de l’appareil de reprographie dont la nature et les caractéristiques sont précisées dans le cahier des clauses techniques particulières.
*la livraison et la mise en service dans les locaux du collège avant le 1er mars 2019 pour être opérationnel à cette date.
*la maintenance durant la durée du contrat (cahier des clauses techniques particulières)
*l’enlèvement du matériel à l’issue du contrat aux frais de l’entreprise titulaire du marché.
*Une à deux formations annuelles des personnels.
*la fourniture de la documentation technique en langue française, relative à l’appareil et à ses accessoires.
ARTICLE 2 : Contenu du marché à procédure adaptée
La consultation porte sur un lot unique.
ARTICLE 3 : Pièces à fournir L’offre détaillée et chiffrée.
Le Dume (document unique de marché européen).
* Les annexes 1 (si variante),2, et 3 complétées, datées et signées concernant les :
" Caractéristiques des appareils "
" Description des prestations de maintenance ",
" Prescriptions du titulaire pour l’installation des matériels "
*Une documentation technique des matériels proposés
*Pour le candidat retenu : La signature de l’acte d’engagement transmis à la notification du MAPA..
ARTICLE 4 : Documents contractuels
Les documents contractuels régissant le présent marché sont dans l’ordre de priorité croissante : - L’acte d’engagement du(des) titulaire(s) accompagné de la lettre de candidature et annexes.
- les cahiers des clauses administratives et techniques particulières inclus dans le présent dossier.
- le cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de service (CCAG / FCS). Les dérogations à ce document sont celles contenues dans les présents CCAP et CCTP.
Pas de contrat de leasing ou de facturation de sociétés de location. Le candidat s’engage à facturer directement au collège la location du matériel et le nombre de copies.
ARTICLE 5 : Durée du contrat
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Le contrat de location/maintenance est conclu pour une durée de 60 mois (5 ans). Il débutera le 01 mars 2019. Aucune reconduction tacite n’est possible.
ARTICLE 6 : Quantité
1 appareil de reprographie faisant des copies noir et blanc et couleur.
ARTICLE 7 : Critères de sélection du titulaire du marché
Les offres sont examinées pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, selon les critères pondérés suivants :
1 - Qualité du produit (technique,ergonomie,niveau sonore, environnementale) : 40%
2 - Prix : 35%
3- Qualités des services annexes (descriptif,hote line, délai d’intervention) : 25%
L’offre la mieux classée est retenue.
Possibilité de proposition de variante ( Annexe 1)
ARTICLE 8 : Conditions de réception, livraison, installation et formation, admission des prestations
* Livraison et mise en place
Le candidat considèrera inclu dans le prix de base proposé : la livraison (transport et emballage compris) jusqu’au local reprographie du collège (1er étage) ainsi que le déballage et la reprise des emballages sur le site.Il en est de même pour la reprise du matériel à la fin du contrat, le candidat prévoira les emballages et la reprise du matériel à ses frais.
*Raccordement électrique
L’établissement aura à sa charge la mise à disposition d’une installation électrique et accès internet.
Le titulaire du marché aura à sa charge le raccordement du câble au connecteur fourni par le destinataire.
*Mise en service
La mise en service sera comprise dans l’offre proposée et concernera la réalisation de tous les réglages nécessaires au bon fonctionnement, y compris paramètrage des ordinateurs pour accés au scan, lancer des copies et pour les relevés de l’appareil de reprographie . Une formation des personnels sera prévue, y compris avec utilisation d’une clé USB..
Cette formation sera renouvellée au moins une fois par an, lors de la rentrée scolaire (changement en nombre des utilisateurs), deux fois si nécessité.
Le point de départ de la garantie contractuelle et du délai de paiement est fixé au début du contrat : le 1er mars 2019.
*Assurance
Voir article 3 du cahier des clauses techniques particulières.
*Admission des prestations
L’admission des prestations de location et de maintenance est prononcée trimestriellement par l’établissement qui envoie au titulaire du marché un relevé des copies effectuées. Le bailleur effectuera de son coté annuellement, à la date anniversaire, un relevé des copies.
ARTICLE 9 : Cautionnement-Avances et acomptes Le marché est dispensé de cautionnement.
Il n’est versé ni avance ni acompte.
Aucune indemnité ne peut être demandée par les candidats en cas de marché déclaré infructueux.
Page 4 ARTICLE 10 : Pénalités
Un matériel est déclaré indisponible lorsque son utilisation est rendue impossible par un élément défectueux ou par le jeu des dispositifs de sécurité et de contrôle qui y sont inclus.
Lorsque le temps décompté d’indisponibilité d’une machine dépasse d’un jour ouvré le délai contractuel d’intervention soit 1 jour + 48 heures, le bailleur se verra appliquer une pénalité de 1/30ème du coût mensuel de la redevance et ce sans mise en demeure préalable.
ARTICLE 11 : Prix
Les prix comprennent:
*une redevance trimestrielle de location. Cette redevance incluera le système de gestion de l’
appareil et de tous les accessoires.
*une redevance de maintenance égale au coût copie Pour les copies noir et blanc :
Un forfaitpour un nombre minimum par an de copies noir et blanc : 280 000. Forfait facturé par trimestre. Les copies supplémentaires seront facturées au même prix que celles du forfait, et pourront l’être mensuellement dès le dépassement du minima.
Pour les copies couleurs : Forfait minimum : de 20 000 copies à l’année. Même condition de facturation que précédemment.
Le prix de la maintenance pour le format A3 est à préciser par format s’il est différent du comptage habituel (une copie A3 équivaut à deux copies A4) .
La facturation à terme échu sera privilégiée.
Les prix indiqués sur l’engagement pour le coût copie noir/blanc et copie couleur et pour la location/maintenance hors TVA sont fixes pour la durée du contrat.
Il est rappellé que la fourniture des pièces d’usure et des toners d’encre noir et couleur est comprise dans les coûts proposés.
Aucune augmentation des coûts maintenance/copie et des locations ne pourra intervenir et aucun frais administratifs ou de gestion ne pourront apparaitre sur les factures (ces coûts doivent être prévus dans les prix proposés).
ARTICLE 12 : Paiement
Le point de départ de la garantie contractuelle et du délai de paiement est fixé au début d’exécution du MAPA : le 01 mars 2019.
Les prestations font l’objet de paiement sur présentation de facture.
Les relevés trimestriels de copies réalisées permettent l’établissement d’une facture à réception de ces relevés.
Les factures sont établies en un original portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - nom et adresse du titulaire du marché
- n° de compte bancaire
- prestation et période concernées, relevés des photocopies.
- montant hors TVA, la TVA et le montant TTC.
Le paiement par mandat administratif est effectué dans le délai règlementaire en vigueur pendant la période d’exécution du contrat.
ARTICLE 13 : Notification du marché
La notification du marché au titulaire retenu sera matérialisée par la signature de l’ acte d’engagement par la personne responsable du marché. Le titulaire du marché s’engage à renvoyer l’acte signé dans les huits jours suivant la notification.
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CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES N°01/2018
L’objet du marché est la fourniture par location et maintenance d’un appareil de reprographie à usage professionnel dont les caractéristiques principales et les performances doivent permettre de répondre aux besoins suivants :
Article 1 : Description du matériel
§1- Descriptif minimal :
Nombre : 1 appareil de reprographie, situé à l’étage dans le local reprographie ( utilisateurs : professeurs et administration). Indiquer la longueur et la largeur de l’appareil.
Reproduction en noir et blanc et en couleur :(configuré en noir et blanc sur les comptes et les ordinateurs par défaut)
Volume annuel des copies à minima :copies noirs :280 000 et copies couleur :20 000.
1 Magasin papier grande capacité A4 et un magasin A3, un chargeur A4 latéral (minimum 500 feuilles)
1 Chargeur de documents sur la machine (recto verso).
1 scanner avec possibilité d’enregistrer les documents scannés.
Système d’agraffage demandé (préciser jusqu’à quel nombre de feuilles et si les agraffes sont comprises dans le coût copie ou facturées à part, dans ce cas indiquer le prix et le conditionnement).
1 meuble support si besoin selon modèle proposé.
Carte réseau ( une trentaine de postes à connecter) et mise en réseau de l’appareil pour lancement des copies à partir d’ordinateur. Nécessité de démarrage différé dans ces cas (code à mettre sur la machine pour récupérer les documents.
Existance d’un prise RJ45 dans le local.
Possiblité d’utiliser une clé USB pour sortir des documents et possibilité de pouvoir lire les documents PDF sur cette clé. Indiquer quelles autres sortes de documents peuvent être lus en dehors du PDF.
Possibilité d’impression différé avec code.
Comptes utilisateurs faciles à programmer et à relever (technique à préciser dans l’offre) avec possibilité de programmer des maximas de copies noirs et blancs et couleurs et des maximas des copies partant des ordinateurs.Préciser : si ces maximas peuvent être mis ou pas. Nombre de comptes nécessaire :80 minimum
Code d’accès des utilisateurs faciles à programmer.
Photocopie à l’unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits, ponctuellement de documents photographiques
Format des originaux : A3,A4 et inférieurs à A4
Format des copies : A4 et A3 et livrets
Vitesse: entre 70 et 120 copies/minute (à préciser dans descriptif de l’appareil) pour copies noirs et blanc. A préciser dans la proposition pour les copies couleurs.
Possibilité d’agrandissement et réduction des originaux
Réalisation de copies sur supports papier, transparent, enveloppe, papier cartonné (préciser jusqu’à quel grammage), papier photo.
Sortie de copies en simple ou recto-verso pour A5,A4 et A3
§2- Etat du matériel loué Le matériel loué doit être neuf.
Le matériel loué doit être conforme aux normes et règles françaises et européennes.
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§3- Modification du matériel loué
Le bailleur ne peut modifier techniquement le matériel qu’avec l’accord exprès du collège.
Le nouveau matériel est techniquement équivalent ou supérieur au matériel initial. Les prix de location et de maintenance ne peuvent être supérieurs à ceux du marché initial. Si le bailleur n’est plus en mesure d’assurer l’exécution du marché dans les conditions initiales, le marché est résilié de plein droit aux torts du titulaire et sans indemnité.
Article 2 : Maintenance du matériel
La maintenance s’effectue pendant les heures d’ouverture de l’établissement, du lundi au vendredi entre 7h45 et 17 h (le mercredi : de 7h45 à 12h00). Les frais de déplacement, de main d’œuvre, de port ou de facturation sont inclus dans le coût location-maintenance proposé.
§1- Maintenance préventive
Elle concerne toutes les opérations de vérification, de contrôle, de test, de réglage, d’entretien courant et de remplacement des pièces d’usure courante permettant au matériel loué d’être utilisé par le client (sans coût supplémentaire pour ce dernier). Elle comprend également la fourniture des toners noir et couleur nécessaires à la réalisation des copies, seul ce toner doit être utilisé par l’établissement.
§2 - Maintenance curative
La maintenance curative couvre toute intervention du titulaire du marché rendue nécessaire pour remettre en fonctionnement le matériel. En cas d’impossibilité de réparer le matériel sur le site, le bailleur fournit gratuitement un matériel de remplacement dans un délai de 2 jours ouvrés à compter du lendemain de l’intervention. Le bailleur intervient sur place à maxima : dans les 24 heures ouvrées suivant la date de réception de la demande de dépannage. Cette demande est effectuée par téléphone, fax ou mail selon accord entre les parties.
§3- Carnet de maintenance
Chaque photocopieur a un carnet de maintenance (à proximité de l’appareil) signé à chaque dépannage ou intervention de vérification et où sont consignés : les dates, heures et délais d’intervention, la nature des pannes, la période d’indisponibilité, les pièces ou matériels remplacés.
§4- Exclusion de la prestation de maintenance
La maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances causées par :
*une négligence ou un usage des matériels non conforme à la documentation technique du matériel
*les réparations effectuées par l’établissement preneur ou à son initiative par un tiers non- habilité par le bailleur
*l’utilisation de consommable non approprié, contraire aux spécifications du constructeur.
Article 3 : Assurances
Le bailleur atteste la souscription d’une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile pour les dommages matériels et corporels allant de l’installation à la reprise du matériel. Il fournira au collège sur simple demande une attestation de souscription de police d’assurance en cours de validité. A défaut de production dans un délai de quinze jours à compter de la date de la demande, le contrat pourra être résilié par le collège.
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Le bailleur communiquera la valeur du matériel et devra tous les ans, à la date anniversaire du contrat informer le collège de la valeur résiduelle du matériel.
Article 4 : Stipulations relatives à l'application des conditions générales de vente du bailleur
Les conditions générales et particulières de vente et/ou de location figurant habituellement sur les factures du bailleur ne sont pas applicables au présent marché. Seul fait foi l’acte d’engagement.
Article 5 : Obligations du collège
Les obligations sont portées par le bailleur à la connaissance des utilisateurs du matériel loué, au moment de la formation. Elles sont rappelées à chaque nouvel utilisateur par l’établissement.
§1- Usage du matériel
Le collège respecte l’usage du matériel. Il respecte les recommandations et conseils d’utilisation donnés lors de la formation et inscrits dans la documentation de l’appareil.
§2- Disponibilité du matériel
Le collège ne peut pas :
*céder ou sous louer le matériel, ni consentir ou laisser acquérir des droits sur le matériel.
§3- Entretien du matériel
Le collège effectue le changement du toner des copieurs et les relevés des copies et comptes. Le bailleur forme les utilisateurs du collège lors de la mise en place du matériel et deux personnes spécifiques (intendance) pour les relevés de copies et entrée des comptes et codes.
Toutes les autres opérations d’entretien sont à la charge du bailleur.
§4- Restitution du matériel
A l’issue de la période de location, le matériel est restitué au bailleur. Les frais d’enlèvement sont à la charge du bailleur.
Le collège (via son assurance) rembourse à sa valeur résiduelle tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la durée du contrat.
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LETTRE DE CANDIDATURE
Marché à procédure adaptée 01/2018 : A1. Identification du candidat
Le candidat déclare faire acte de candidature à la procédure de marché public à procédure adaptée engagé par le collège Henri POURRAT de Ceyrat.
NOM OU DENOMINATION : ………
Adresse du siège social du candidat :……….
……….………
Forme juridique : ………..……….……….
Personne ayant pouvoir d’engager la société : ………
A2. Identification de la personne morale de droit public qui passe le marché :
EPLE : Collège Henri POURRAT, 1 bis rue Brunmurol,63122 Ceyrat.
Objet du marché : Location/ maintenance de matériel de reprographie
B. Objet du lot pour lequel le fournisseur fait acte de candidature :
- Matériel de reprographie (location et maintenance)
Après avoir pris connaissance des cahiers des clauses administratives et techniques particulières n° 01/2018 , 1. Je m'engage, conformément aux clauses et conditions des documents visés ci-dessus à exécuter
les prestations demandées aux prix ci-dessous :
(le candidat porte ici la somme du coût de location d’un appareil de reprographie et de ses accessoires sur 5 ans et de la maintenance sur la même durée et sur la base précisée à l’article 11 du CCAP)
Redevance location trimestrielle
Montant hors T.V.A. : taux de la T.V.A. : montant T.T.C.
Montant hors TVA arrêté en lettres :
Page 9 Redevance maintenance
= coût copie noir et blanc
Coût à l’unité Coût pour 1000 copies
montant hors T.V.A. : taux de la T.V.A. : Montant T.T.C.
Montant hors TVA du coût copie unitaire arrêté en lettres :
Redevance maintenance
= coût copie couleur
Coût à l’unité Coût pour 1000 copies
montant hors T.V.A. : taux de la T.V.A. : Montant T.T.C.
Montant hors TVA du coût copie unitaire arrêté en lettres :
2. Compte à créditer.
Titulaire du compte : N°IBAN :
Domiciliation bancaire : 3. Mode de règlement
Virement.
Délai maximum de paiement et taux des intérêts moratoires.
Le délai maximum de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la facture ou du service fait (délai en vigueur au moment de la passation du marché).
En cas de dépassement du délai contractuel, le taux des intérêts moratoires est le taux de l'intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé de courir.
Date, prénom, nom et signature de la personne habilitée à engager la société :
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MATERIEL DE REPROGRAPHIE
ANNEXE N° 1: PRIX HT ET CARACTERISTIQUES DE L’APPAREIL VARIANTES PROPOSEES
CARACTERISTIQUES Marques/Modèles
REDEVANCE TRIMESTRIELLE
DE LOCATION
COÛT COPIE Tous les formats ou par format (si A3 différent de 2
A4)
CARACTERISTIQUES PROPOSEES Documentation descriptive jointe VARIANTE A : avec
accessoires
supplémentaires à ceux énoncés dans CCTP
AUTRE VARIANTE : B
Date, cachet et signature de l’entreprise
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MATERIEL DE REPROGRAPHIE
ANNEXE N° 2: « DESCRIPTION DE L’APPAREIL ET DES PRESTATIONS DE MAINTENANCE»
Marques/Modèles : ……… Constructeur : ……….
Description des prestations comprises dans l’offre et conformes aux CCAPet CCTP :
Délai d’intervention garanti pour la maintenance curative si différent de celui stipulé à l’article 2 paragraphe 2 du CCTP :
Périodicité de la maintenance préventive :
Date, cachet et signature de l’entreprise
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MATERIEL DE REPROGRAPHIE
ANNEXE N° 3: « Prescription du titulaire pour l’installation du matériel»
Marques/Modèles : ……… Constructeur : ……….
Description des prestations comprises dans l’offre et conformes auxCCAPet CCTP :
1) LOCAL:1er étage
Surface et dimension nécessaire :
Accès :
2) ALIMENTATION ELECTRIQUE
3) VENTILATION
4) AUTRES
Date, cachet et signature
