LOCATION, ENTRETIEN ET MAINTENANCE DE SYSTEMES DE REPROGRAPHIE, NUMERISATION ET IMPRESSION NUMERIQUE POUR LE COLLEGE LA CARRIERE

SERVICES « ACHATS PUBLICS »

du Collège La Carrière 56 A rue de la carrière 57 500 Saint AVOLD Tél. : 03 87 17 94 45

LOCATION, ENTRETIEN ET MAINTENANCE DE SYSTEMES DE REPROGRAPHIE, NUMERISATION ET IMPRESSION

NUMERIQUE POUR LE COLLEGE LA CARRIERE

du 1

juillet 2016 au 30 juin 2020

CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES

SOMMAIRE

ARTICLE PREMIER : OBJET DU MARCHE - DISPOSITIONS GENERALES

1.1 - Objet du marché .……….…………..……….

1.2 - Durée du marché ………...………...……

1.3 - Décomposition en lots ...………...….

ARTICLE 2 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE ...….…...

ARTICLE 3 : PRIX - DETERMINATION DES PRIX DE REGLEMENT - REGLEMENTS DES COMPTES

3.1 - Contenu des prix …...…………...

3.2 - Détermination des prix de règlement …….………...……

3.3 - Présentation des factures ...………...

3.4 - Délais de paiement ……….…………...

3.5 - Non-respect des délais de paiement ………..

3.6 - Modalités particulières d'envoi des factures ……….

ARTICLE 4 : DELAIS D'EXECUTION - PENALITES

4.1 - Délai d'exécution - Durée du marché ………...………...

4.2 - Pénalités pour retard de livraison et mise en service des matériels loués ………

4.3 - Pénalités pour indisponibilité.……….……… 7 4.4 - Résiliation du marché …...…………...…

ARTICLE 5 : CLAUSES DE FINANCEMENT ET DE SURETE

5.1 - Avance forfaitaire ………

5.2 - Avance facultative ………..

5.3 - Retenues de garantie ……….

ARTICLE 6 : EXECUTION DE LA PRESTATION

6.1 – Caractéristiques des matériels ………

6.2 - Livraison et mise en service des appareils ...………...

6.3 - Maintenance des appareils ...………...…

6.4 - Cause du remplacement du matériel en place par un matériel équivalent.……...

6.5 - Formation du personnel ...….

ARTICLE 7 : CONSTATATION DE L'EXECUTION DES PRESTATIONS

7.1 - Vérifications quantitatives ………...…………...

7.2 - Vérifications qualitatives ………...…………...

7.3 - Admission des appareils – Décisions de rejet ...………...…....

7.4 - Transfert de propriété ………...

ARTICLE 8 : DROITS DE PROPRIÉTÉ DU TITULAIRE .…...

ARTICLE 9 : DELAI DE GARANTIE ...…...

ARTICLE 10 : ASSURANCE ………...…...………...

ARTICLE 11 : DEROGATION ...…...……….………..….

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ARTICLE PREMIER: OBJET DU MARCHE - DISPOSITIONS GENERALES

1.1 - Objet du marché

Le marché a pour objet la fourniture (location) et la maintenance de systèmes de reprographie (photocopieurs) selon les demandes formulées par le collège La Carrière.

La description des prestations et les spécifications techniques des appareils sont indiquées à l’article 6 et dans les annexes au présent C.C.P.

1.2 - Durée du marché

Le présent marché prend effet au 01/07/2016 jusqu'au 30/06/2020.

La location/maintenance des copieurs prendra effet à compter du lendemain de la date d'installation des matériels pour une durée de 48 mois.

La date de début de location/maintenance devra correspondre à celle indiquée sur la fiche de recensement des besoins, le 1^er juillet 2016.

1.3 - Décomposition en lots

Les prestations faisant l’objet du présent marché sont composées d’un lot qui ne pourra être attribué qu’à un seul titulaire :

- LOT: FOURNITURE ET MAINTENANCE DE PHOTOCOPIEURS Noir/blanc & couleur

ARTICLE 2 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE

Les pièces constitutives du marché sont les suivantes:

a) Pièces particulières :

- l'Acte d'Engagement (D.C.3)

- le présent Cahier des Clauses Particulières (C.C.P.) avec, en annexe, les fiches descriptives de chaque appareil pour le recensement des besoins

- l’offre du candidat (Bordereau des Prix) - les carnets d'entretien des photocopieurs

b) Pièces générales (les documents applicables sont ceux en vigueur au premier jour du mois d'établissement de l’acte d’engagement par le titulaire) :

- le Cahier des Clauses Techniques Générales (C.C.T.G.) et les spécifications techniques, approuvées par arrêtés ministériels, applicables aux prestations et fournitures faisant l'objet du présent marché;

- le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et services (CCAG / FCS) approuvé par l’arrêté du 19 janvier 2009 abrogeant le décret n• 77-699 du 27 mai 1977.

L'acte d'engagement et ses annexes, le C.C.P., sont établis en un seul exemplaire original conservé par le collège La carrière de St AVOLD, et qui en cas de litige fait seul référence.

ARTICLE 3: PRIX - DETERMINATION DES PRIX DE REGLEMENT - REGLEMENTS DES COMPTES

La prestation comprend :

- la location proprement dite des matériels désignés en annexe - la livraison et la mise en service dans les locaux de l’établissement.

- la maintenance dans les conditions décrites par le marché et notamment à l'article 6.2 du présent cahier des charges

- l'enlèvement du matériel à l'issue du marché

- la formation des personnels de l’établissement habilités à utiliser le matériel

- la fourniture de la documentation commerciale et technique en langue française et relative aux appareils mis en location ainsi que leur gamme d'accessoires

3.1- Contenu des prix

Les prix de référence du marché sont les prix hors T.V.A. et sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou frappant obligatoirement la prestation.

3.2 - Détermination des prix de règlement

Les prestations sont facturées en appliquant à chaque appareil :

Formule location : la location est facturée trimestriellement, terme à échoir, selon le tarif indiqué dans l’offre du titulaire.

Maintenance : La maintenance est facturée trimestriellement sur la base des volumes copies annuels indiqués en annexe au présent C.C.P.

Une copie représente l’impression d’une face de papier quelle qu’en soit la dimension. En particulier, un passage A3 est égal à un passage A4.

Les factures seront établies trimestriellement à la date anniversaire des contrats. Le montant des trois premières factures est forfaitaire et représente un quart (1/4) du coût copie annuel théorique (sur la base du volume copie annuel défini en annexe au présent C.C.P. et du coût copie unitaire figurant dans l’offre du titulaire). La facture du dernier trimestre présente une régularisation en fonction du volume copie réellement consommé au cours de l’année.

L’engagement de l’établissement portant sur un volume copie au moins égal à 80% du volume déclaré en année pleine, le montant de la dernière facturation de l’année civile prévoit la facturation de ce minimum de consommation (déduction faite des factures précédentes) dans le cas où l’établissement n’aurait pas atteint cette consommation.

Dans tous les autres cas, le montant de la dernière facture de l’année est égale au volume copie réellement consommé sur l’année civile multiplié par le coût copie unitaire défini dans l’offre du titulaire, déduction faite des factures précédentes.

3.2.1 - Variation des prix

Pour la prestation « location », les prix sont fermes pour la durée du marché.

Pour la prestation maintenance, le prix est ferme la 1^ère année, sera révisé les années suivantes le 1^er janvier, par application de la formule suivante :

P

= 0.5 + 0.35 ICHT-IME

+ 0.15 EBIQ

P

ICHT-IME

EBIQ

où :

ICHT-IME^{0 :} Indice du coût horaire du travail - tous salariés industries mécaniques et électriques correspondant au prix P⁰

ICHT-IME^{1 :} Indice du coût horaire du travail - tous salariés industries mécaniques et électriques dernier indice connu début janvier de l'année de révision

EBIQ⁰ : Indice agrégé - Energie, biens intermédiaires, biens d'équipements correspondant au prix P⁰

EBIQ¹ : Indice agrégé - Energie, biens intermédiaires, biens d'équipements - dernier indice connu début janvier de l'année de révision

P⁰ : Ancien prix du marché

P1 : Nouveau prix de maintenance

La valeur initiale des indices ICHT-IME et EBIQ correspond à celles des mois d'octobre 2015.

3.2.2 – Révision des conditions économiques du marché

Tous les 12 mois, à la date anniversaire de la mise en service des photocopieurs, l'engagement de l’établissement sera redéfini si une différence à la baisse de + de 20% est constatée entre le volume copie annuel théorique et le volume copie effectivement réalisé.

3.3 – Présentation des factures

Le paiement s’effectuera suivant les règles de la comptabilité publique, dans les conditions prévues à l’article 8 du cahier des clauses administratives générales. La facture mentionnera, notamment, les éléments suivants :

- Le nom ou la raison sociale du créancier,

- Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers - Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET

- date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice.

- Décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix, le cas échéant, quantité.

- Le cas échéant, indication de la T.V.A.

Ainsi que la mention suivante : « aucun escompte pour paiement anticipé ne sera accordé »

3.4 - Délais de paiement

Le mandatement interviendra par virement bancaire au compte indiqué à l'Acte d'Engagement 30 jours après réception par les Services Economiques de l’établissement de la facture établie en trois (3) exemplaires par le titulaire du marché

.

3.5 – Non-respect des délais de paiement

Le défaut de paiement dans les délais réglementaires fait courir de plein droit des intérêts moratoires au profit du fournisseur (selon article 98 du Code des Marchés Publics). Le taux des intérêts moratoires est égal au taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) augmenté de 8 points.

3.6

– Modalités particulières d'envoi des factures

Par dérogation à l'article 11 .4 du C.C.A.G., la facture en trois exemplaires pourra être envoyée par simple lettre.

ARTICLE 4: DELAI D'EXECUTION - PENALITES ET PRIMES 4.1 - Délai d'exécution - Durée du marché

Les appareils seront livrés et mis en service à la date du 1^er juillet 2016 (annexe 1 du CCP).

La durée de location des copieurs est de 48 mois à compter de la date de mise en service.

A la fin de la période de validité du marché, les appareils en location restent la propriété du titulaire. Ils devront être retirés dans un délai maximum de quinze (15) jours. A défaut, l’exécution de cet enlèvement sera effectuée à l’initiative du responsable de l’établissement aux frais et risques du titulaire.

4.2 - Pénalités pour retard de livraison et mise en service des matériels loués

Lorsque les délais contractuels de livraison et de mise en service des matériels loués sont dépassés, le bailleur encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité égale à 1/60^ème du coût trimestriel de location.

4.3 - Pénalités pour indisponibilité

Un matériel est déclaré indisponible lorsque son utilisation est rendue impossible, soit par le fonctionnement défectueux d'un élément, soit par le jeu des dispositifs de sécurité et de contrôle qui y sont inclus.

Lorsque le temps décompté d'indisponibilité d'une machine dépasse deux jours ouvrés, le bailleur se verra appliquer, sans mise en demeure préalable, par jour entier d'indisponibilité, une pénalité égale à 1/60^ème du coût de la redevance trimestrielle de location et de la redevance trimestrielle de maintenance (calculée d'après l'engagement volume copie théorique).

Toutefois, les pénalités pour retard de remise en service après panne ne seront plus appliquées à compter de la mise en place d’un appareil de remplacement tel que défini à l’article 6.2.

4.4 - Résiliation du marché

Outre les stipulations du C.C.A.G./F.C.S., et notamment celles de l’article 32, le marché peut être résilié sans indemnités, aux torts du titulaire, et selon les modalités de l’article 3 de l’acte d’engagement, en cas de manquements répétés dans l’exécution des prestations et après mise en demeure par lettre recommandée du représentant du Collège la Carrière.

Le délai du titulaire pour présenter ses observations après résiliation est de 8 jours

ARTICLE 5: CLAUSES DE FINANCEMENT ET DE SURETE 5.1 - Avance forfaitaire

Sans objet.

5.2 - Avance facultative

Sans objet.

5.3 - Retenue de garantie

Sans objet.

ARTICLE 6: EXECUTION DE LA PRESTATION 6.1 - Caractéristiques des matériels

6.1.1 - Caractéristiques techniques

Les caractéristiques techniques des matériels sont définies dans les fiches de recensement complétées par le collège.

Les matériels proposés devront être des copieurs numériques, neufs, conformes aux normes françaises ou européennes obligatoires, éditées et homologuées, particulièrement au regard de l’émission de rayonnement électromagnétique et pour un usage en milieu scolaire.

Les matériels reconditionnés sont exclus.

6.2 - Livraison et mise en service des appareils

Le titulaire devra livrer les appareils faisant l’objet du marché aux lieux et place qui lui seront indiqués, par la personne responsable de l’ établissement ou son représentant en tenant compte des délais fixés au 4.1 ci-dessus et à l’annexe du présent C.C.P. et en présence d’un technicien de la société titulaire du marché.

Le titulaire devra fournir les renseignements techniques exigés, utiles à la mise en place. Il fera procéder à l’intervention préalable d’un technicien qui contrôlera, en présence d’un représentant de l’établissement les lieux d’implantation, le système électrique, les conditions d’accès et leurs dimensions.

Le transport, la manutention, la mise en place et la mise en service des appareils seront à la charge exclusive du titulaire.

Par ailleurs, après les essais préliminaires, des photocopies tests de qualité, datées et signées, seront effectuées et conservées conjointement par le titulaire et l’établissement. Celles-ci serviront, tout au long de la présence des appareils dans les établissements, de témoins comparatifs en cas de contestation de la qualité des photocopies.

Lors de la mise en place de chaque appareil, un utilisateur privilégié sera présenté au titulaire. Ce correspondant aura pouvoir de déclencher les commandes de consommables et les interventions pour pannes.

6.3 – Maintenance des appareils

Le titulaire garantira, au titre de l’entretien (maintenance préventive, maintenance corrective), le parfait état permanent du matériel, à savoir :

- la qualité des photocopies et des impressions (comparable à tout instant aux tests effectués lors de la mise en service).

- l’approvisionnement des produits consommables (sauf le papier).

- le dépannage des appareils dans les conditions ci-dessous.

La passation des commandes de consommables sera assurée, soit par le technicien lors des visites de contrôle et de dépannage, soit par l’utilisateur privilégié.

Les interventions, à titre préventif, devront être directement fonction du nombre de photocopies effectuées.

Le délai d’intervention pour dépannage ne devra, en aucun cas, dépasser quatre (4) heures, comptées à partir de l’appel téléphonique ou de l’envoi d’un courriel signalant cet incident.

Le délai de remise en état après panne ne devra, en aucun cas, dépasser quarante-huit (48) heures, comptées à partir de l’appel téléphonique ou de l’envoi d’un courriel signalant cet incident.

En cas de panne importante, nécessitant le remplacement de pièces ou le retour de l’appareil en atelier, le titulaire s’engage à mettre en place, à ses frais, un nouvel appareil de mêmes caractéristiques, dans les soixante-douze (72) heures comptées à partir de l’appel téléphonique confirmé par l’envoi d’un courriel signalant cet incident, et ce, jusqu’à la remise en état, y compris les essais de l’appareil défectueux.

Les interventions seront assurées pendant les heures ouvrables du collège. Le titulaire s’informera de ces horaires auprès du collège, en particulier, selon les cas, les heures ouvrables peuvent changer durant les périodes de congés scolaires.

Un cahier d’entretien mentionnant les dates de toutes les interventions et leur nature sera tenu par le titulaire et accessible par le responsable du collège ou son représentant.

Un bilan annuel de la maintenance du parc de photocopieurs sera effectué en fin d’année scolaire, à une date fixée d’un commun accord, par le responsable technique et le responsable commercial du titulaire.

6.3.1 – Evolution du matériel

Le titulaire peut procéder à des modifications des appareils liées à l’évolution technique, à condition qu’il n’en résulte ni augmentation de prix, ni altération de la qualité, ni rupture dans l’exécution de la prestation.

S’il n’est pas possible d’effectuer sur place les modifications ou réparations du matériel, l’établissement ne s’opposera pas à ce que le titulaire effectue ces modifications dans ses propres locaux. Pendant l’immobilisation de l’appareil concerné, le titulaire fournit un appareil de remplacement assurant un service au moins équivalent, sans frais supplémentaires.

6.3.2 – Fourniture de pièces de rechange et main-d’œuvre

La prestation de maintenance comprend la fourniture de toutes pièces nécessaires au dépannage et au maintien de la qualité initiale des photocopies et des impressions, ainsi que les déplacements et les interventions des techniciens du titulaire, sans frais supplémentaires.

Le collège ne prendra en charge aucun frais supplémentaire, à l’exception de ceux liés à des dégradations évidentes causées par les utilisateurs.

6.3.3 – Fourniture de consommables

Le titulaire assure la fourniture, sans frais supplémentaires, de l’ensemble des consommables nécessaires au bon fonctionnement des matériels, à l’exclusion du papier.

6.4 – Cause du remplacement du matériel en place par un matériel équivalent.

Outre les causes de remplacement des appareils mentionnés à l’article 6.2 du présent C.C.P., le titulaire s’engage à changer, à ses frais, le matériel en place par un matériel neuf de caractéristiques au moins identiques, dans les cas ci-après :

- indisponibilité d’un appareil atteignant six (6) fois un (1) jour sur une durée de six (6) mois consécutifs

- incapacité, sur une période de trois (3) mois consécutifs, à remettre par deux (2) fois un même appareil en état de fonctionnement sous quarante-huit (48) heures comptées à partir de l’appel téléphonique ou de l’envoi d’un courriel signalant l’incident.

- incapacité à restituer aux photocopies la qualité constatée au moyen des tests effectués lors de la mise en service des appareils

- et dans le cas où il serait constaté que le matériel en place expose le personnel utilisateur à des risques de quelque nature que ce soit.

6.5 – Formation du personnel

Au titre de la prestation objet du présent marché, le titulaire s’engage à assurer la formation des agents des services utilisateurs sur les principales fonctionnalités des appareils ainsi que des rudiments de dépannage, uniquement aux utilisateurs privilégiés. La formation ne peut être inférieure à trois (3) périodes distinctes d’une (1) heure.

De plus, auprès de chaque appareil, sera disposé un manuel d’utilisation, en français, accessible à tous.

ARTICLE 7: CONSTATATION DE L'EXECUTION DES PRESTATIONS 7.1- Vérifications quantitatives

Aucune stipulation particulière.

7.2 - Vérifications qualitatives

Aucune stipulation particulière autre que celles figurant à l’article 6.1 ci-dessus.

7.3 – Admission des appareils – Décision de rejet

L’admission des appareils sera prononcée à l’issue des vérifications qualitatives effectuées lors de la mise en service.

Le titulaire devra, sans délai, assurer le remplacement des appareils rejetés. Ce remplacement ainsi que les opérations de transport en retour et de nouvelle livraison seront effectués à ses frais.

ARTICLE 8 : DROITS DE PROPRIÉTÉ DU TITULAIRE

Les équipements en location demeurent la propriété du titulaire. Les matériels sont munis d’une plaque indiquant cette propriété du titulaire.

A la demande du collège, les équipements en location faisant l’objet du marché ne peuvent être déplacés de leur lieu d’utilisation que par le titulaire du marché. Ces déplacements sont à la charge de l’établissement.

ARTICLE 9 : DELAI DE GARANTIE

Sans objet.

ARTICLE 10 : ASSURANCE

Le titulaire sera responsable de tous dommages causés tant aux matériels qu’aux biens et au personnel du collège du fait de son intervention et de la mise en location des matériels dans les locaux de l’établissement.

Il devra garantir ces risques auprès d’une compagnie d’assurance et produira une note de couverture attestant l’existence de cette garantie.

ARTICLE 11 : DEROGATIONS AUX C.C.A.G./F.C.S.

Il est dérogé à :

- l'article 3.21 par l'article 6.3 du C.C.P.

- l'article 11.4 par l'article 3.6 du C.C.P.

- l'article 14.1 par l'article 4.2 et 4.3 du C.C.P.

- l'article 32 par l'article 4.4 du C.C.P.

Accepté

A ……….. , le ………..

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