Centre Hospitalier Universitaire de Liège
Domaine Universitaire du Sart Tilman – B35 – 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Département de Gestion des Ressources Humaines – Service Recrutement
Appel 2014/082 1/6
Liège, le 16 juin 2014
APPEL INTERNE AUX CANDIDATURES N° 2014/082
En vue de pourvoir à 1 poste de Gestionnaire administratif (H/F)
à temps plein (38h/sem.) au secteur accueil/rendez-vous
DEFINITION DE FONCTION
• Voir annexe
CONDITIONS D’ENGAGEMENT
• Date de prise en fonction : 15 septembre 2014
• Type de contrat : contrat à durée indéterminée avec période probatoire
• Site de prestation : Sart Tilman ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du CHU.
• Horaire : temps plein soit 38h/sem., les prestations sont à assurer du lundi au dimanche, entre 7 heures et 21 heures, par roulement.
• Grade : secrétaire administrative
• En cas de changement de grade, pendant la période probatoire, maintien du grade actuel et obtention d’une indemnité pour fonction supérieure.
• Traitement mensuel brut : 2166,99 €
Echelle 1.55, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d’ancienneté à l’index 1,6084 (janvier 2013) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence.
Appel 2014/082 2/6 PROFIL REQUIS
Appel interne réservé aux agents du CHU (agents nommés, sous contrat à durée indéterminée, sous contrat temporaire)
Modalité Niveau / Grade requis Expérience / Ancienneté
Par Diplôme
(Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Fédération Wallonie - Bruxelles / reconnaissance professionnelle
émanant du Service Public Fédéral Santé Publique)
Diplôme de l’enseignement supérieur de type court
-
Par transfert à grade identique Secrétaire médicale
Secrétaire administrative -
Par promotion
Rédacteur Rédacteur comptable Rédacteur comptable +
rédacteur
6 ans 4 ans 6 ans
MODALITES DE SELECTION - Examen des CV
- Entretien de présélection (jeudi 10 juillet 2014 sur convocation) - Epreuve écrite (lundi 14 juillet 2014 sur convocation)
- Tests psychotechniques auprès d’une société externe de sélection (jeudi 24 juillet 2014 sur convocation)
- Epreuve de bureautique (lundi 4 août et mardi 5 août sur convocation) - Entrevue en présence d’un jury (mardi 2 septembre 2014 sur convocation)
DEPOT DES CANDIDATURES
• Les candidatures doivent parvenir, pour le 26 juin 2014 au plus tard, au Département de Gestion des Ressources Humaines – Service Recrutement – à l’attention de Madame S.BILLET – CHU – Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège, . par écrit,
. par fax (n° 04/366.83.63)
. ou par mail (e-mail : recrutement@chu.ulg.ac.be)
• Elles doivent être accompagnées : o d’une lettre de motivation o d’un curriculum vitae détaillé o d’une photo d’identité
• Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois.
Appel 2014/082 3/6 POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE
• Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. Une séance d’information concernant ce poste est prévue le lundi 30 juin 2014 à partir de 14h00. Inscriptions auprès de Mademoiselle J.
GRAMME (04/366.70.36).
• à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s’adresser au Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement – Mademoiselle J. GRAMME, tél. 04/366.70.36
Référence de l’appel à rappeler dans toute correspondance : 2014/082 – 1 gestionnaire administratif au secteur accueil /
rendez-vous
Appel 2014/082 4/6 Intitulé Gestionnaire administratif- Secteur Accueil/Rendez-vous
Mission Le gestionnaire administratif assure la gestion administrative et/ou logistique de dossier (enquêtes, projet, protocoles, etc.).
Périmètre d’activité
Secteur Accueil/Rendez-vous – Service Logistique patient – Département des services logistiques
Positionnement Liens hiérarchiques :
• Sous l’autorité du Responsable de secteur Liens fonctionnels :
• Travaille en collaboration avec :
o L’ensemble des responsables et des agents des divers services du CHU de Liège o Les différents agents du service de Logistique patient
o Les différents responsables des équipes Accueil/Rendez-vous et Paramétrage
• Etablit des collaborations externes avec l’Université de Liège Cadre de
l’activité
Procédures et règlementations internes au CHU, au département ou au service Législations et règlementations externes
La définition de fonction est un document objectif et non exhaustif qui formalise le contenu de la fonction. Celle-ci est susceptible d’évoluer, notamment, selon les nécessités du service.
Appel 2014/082 5/6 I. RESPONSABILITES et ACTIVITES
Responsabilités Activités
Accueil et communication
Interface du service et accueil
• Gérer les appels téléphoniques, les agendas, etc.
• Assurer les contacts internes et externes, le transfert et la diffusion d’informations
• Gérer le courrier (distribution, rédaction, expédition) et mailing interne Gestion de
dossier
Prise en charge de la gestion complète de dossiers
• Analyser, traiter et exploiter les données
o Suivi de bases de données, échéanciers, etc.
o Recherches relatives à l’activité du service (ex : statistiques, documentation)
o Préparation administrative des dossiers (mise à disposition, production de documents, etc.)
• Interpréter, synthétiser les informations
• Proposer des actions (production de rapport, décision, conclusion, suivi, etc.)
• Etre un référent, une personne relai entre le demandeur/client et son service
• Assurer un reporting auprès de son responsable hiérarchique Missions
spécifiques
Participation à la gestion des ressources humaines
• Organiser avec les responsables du secteur l’information et la formation continue des agents
• En cas d’absence des responsables du secteur, assurer la gestion de l’ensemble des équipes (horaires, gestion des ressources,…)
Support administratif
• Apporter une aide dans le suivi budgétaire, le suivi de commandes, etc.
• Assurer un support pour le paramétrage, exploitation des données et le reporting
• Collaborer à l’élaboration et la rédaction des procédures de travail
• Assurer le suivi des relations extérieures du secteur Accueil/Rendez-vous
• Gérer et alimenter les supports de communication internes
• Participer à l’analyse des besoins en termes de support administratif et y apporte les réponses adéquates Mise en œuvre des enquêtes de satisfaction
• Rencontrer le service demandeur afin d’identifier et d’analyser ses besoins
• Réaliser les outils d’enquête
• Réaliser l’enquête de satisfaction Analyse des enquêtes de satisfaction
• Collecter, traitement et interprétation des données
• Rédaction et diffusion des rapports Communication
• Présentation collective et individuelle des rapports
• Assure la veille technologique des enquêtes
Appel 2014/082 6/6 II. COMPETENCES
Savoirs Savoir-faire
Etre capable de…
Savoir-être Aptitudes
• Savoirs liés à la discipline et/ou à
l'activité Logiciels de bureautique (Suite Office)
• Logiciels institutionnels liés à l'activité (ultragenda pro, applicatifs de
téléphonie Siemens (agentdesktop, concierge, etc), question data, data scan, etc)
• Procédures et règlementations internes (Statut et CVP, Règlement de travail, règlementations du
Département/service, etc.)
• Maîtriser la langue française
• Rédiger (des rapports, des Pv de réunion, etc)
• Compter et calculer
• Respecter les consignes, prescriptions et/ou procédures
• Gérer son temps (échéances, planning, etc.)
• Organiser et planifier son travail (gestion des priorités, imprévus)
• Utiliser les logiciels de bureautique (Suite Office)
• Utiliser les logiciels institutionnels
• Développer ses connaissances et compétences
• (Ré)agir efficacement et rapidement dans les limites de son périmètre d'activité
• Formaliser et transmettre les informations
• Résoudre un problème dans toutes ses composantes
• Se référer à la hiérarchie
• Animer des réunions
• Transmettre des informations
• Obtenir l’adhésion
• Ethique (respect des autres, de la déontologie, du secret professionnel, etc.)
• Courtoisie
• Esprit d'équipe (entraide - collaboration)
• Ponctualité
• Précision/rigueur
• Sens de l'organisation
• Adaptabilité/flexibilité
• Motivation/implication/disponibilité
• Assertivité (capacité à se positionner, à argumenter, etc.)
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Pro-activité/esprit d'initiative
• Autonomie
• Capacité d'apprentissage et curiosité intellectuelle
• Sens de la communication et des relations publiques
• Rigueur et vigilance (précision)
• Pédagogie
• Ecoute
