MARCHES PUBLICS DE SERVICES
Groupement de commandes
Département des Yvelines – Département de Hauts-de-Seine Coordonnateur :
DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE Pôle Attractivité Culture et Territoire Direction des Archives Départementales
Hôtel du Département 57 rue des Longues Raies
92000 Nanterre
NUMERISATION DE DOCUMENTS D’ARCHIVES ET PATRIMONIAUX CONSERVES AUX ARCHIVES, BIBLIOTHEQUES ET MUSEES DES
DEPARTEMENTS DES HAUTS-DE-SEINE ET DES YVELINES
Date et heure limites de réception des offres Lundi 8 Février 2021 à 16h00
Règlement de la Consultation
La réponse à cette consultation doit être déposée sur la plateforme dématérialisée
« MAXIMILIEN » dans les conditions définies dans ce document
La réponse électronique est obligatoire mais aucune signature électronique n’est exigée
REGLEMENT DE LA CONSULTATION
SOMMAIRE
ARTICLE PREMIER : OBJET ET ETENDUE DE LA CONSULTATION 4
1.1OBJET DE LA CONSULTATION 4
1.2PROCEDURE DE PASSATION 5
1.3FORME ET ETENDUE DE LA CONSULTATION 5
1.4DECOMPOSITION DE LA CONSULTATION 6
1.5CONDITIONS DE PARTICIPATION DES CONCURRENTS 6
1.6NOMENCLATURE COMMUNAUTAIRE ET NOMENCLATURE DU DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-
SEINE 6
ARTICLE 2 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION 6
2.1DUREE DU MARCHE -DELAI D’EXECUTION 7
2.2VARIANTES ET OPTIONS 7
2.3DELAI DE VALIDITE DES OFFRES 7
2.4MODE DE REGLEMENT DU MARCHE ET MODALITES DE FINANCEMENT 8
2.5CONDITIONS PARTICULIERES D’EXECUTION 8
2.6VISITE DU SITE 8
ARTICLE 3 : CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION 8
3.1CONTENU ET OBTENTION DU DOSSIER DE CONSULTATION 8 3.2MODIFICATIONS DE DETAIL DU DOSSIER DE CONSULTATION 8
ARTICLE 4 : PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 9
4.1PIECES RELATIVES A LA CANDIDATURE 9
4.2DEMANDE D’INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES RELATIVE A LA CANDIDATURE 10
4.3PIECES RELATIVES A L’OFFRE 10
4.4DEMANDE D’INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES RELATIVE A L’OFFRE 11
ARTICLE 5 : SELECTION DES CANDIDATURES ET JUGEMENT DES OFFRES 11
5.1CRITERES DE SELECTION DES CANDIDATURES 11
5.2CRITERES DE JUGEMENT DES OFFRES 11
5.3REGULARISATION DES OFFRES IRREGULIERES 13
ARTICLE 6 : PIECES A REMETTRE AU STADE DE L’ATTRIBUTION DU MARCHE 13
ARTICLE 7 : CONDITIONS D’ENVOI DES PLIS ELECTRONIQUES 14
7.1TRANSMISSION ELECTRONIQUE 14
7.2COPIE DE SAUVEGARDE 15
ARTICLE 8 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES 15
ARTICLE 9 : UTILISATION DU PROFIL ACHETEUR DU DEPARTEMENT DES HAUTS-
DE-SEINE 16
9.1MENTIONS GENERALES INTRODUCTIVES 16
9.2 MENTIONS CONCERNANT LA NECESSITE ET LES MOYENS D'OBTENTION D'UN CERTIFICAT
ELECTRONIQUE 17
9.3MENTIONS CONCERNANT LES OFFRES CONTENANT UN VIRUS 18 9.4MENTIONS RELATIVES AU RESPECT DES PRE-REQUIS TECHNIQUES DE LA PLATEFORME 19 9.5DEFAILLANCE DE LA PLATEFORME DE DEMATERIALISATION 19
ARTICLE 10 : PROCEDURE DE RECOURS 19
10.1JURIDICTION COMPETENTE 19
10.2VOIES DE RECOURS 19
ARTICLE 11 : PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL 19
REGLEMENT DE LA CONSULTATION
Dans le cadre du rapprochement entre les Départements des Yvelines et des Hauts-de- Seine, un groupement de commandes est constitué pour permettre aux deux collectivités de mutualiser et d’optimiser leurs achats de numérisation de documents d’archives et patrimoniaux conservés aux archives, bibliothèques et musées.
Ce groupement de commandes est organisé conformément aux dispositions des articles L2113-6 à 8 du Code de la commande publique.
Le Département des Hauts-de-Seine, coordonnateur du groupement, est chargé de procéder, dans le respect des règles prévues ci-dessus, à l’organisation de l’ensemble des opérations relatives à la dévolution des accords-cadres.
Chaque membre du groupement de commandes exécutera les accords-cadres en qualité d’acheteur pour la part correspondant à ses besoins. Les notions d’acheteur ou de représentant de l’acheteur utilisées dans le présent CCAP, vise par conséquent indifféremment l’une ou l’autre des collectivités à l’origine d’une commande considérée.
Les membres du groupement de commandes :
- Le Département des Yvelines
SIRET 227 806 460 00019 Hôtel du Département 2 place André Mignot
78012 VERSAILLES CEDEX
- Le Département des Hauts-de-Seine
SIRET 229 200 506 00157 Hôtel du Département - Arena 57 rue des Longues Raies 92000 NANTERRE
Article premier : Objet et étendue de la consultation
1.1 Objet de la consultation
Les stipulations du présent règlement de la consultation (R.C.) concernent des prestations de numérisation de documents d’archives et patrimoniaux conservés aux archives, bibliothèques et musées des Départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines tels que définis dans le C.C.A.P.
La présente procédure a pour objet la numérisation de livres anciens, publications périodiques et manuscrits littéraires (émanant des bibliothèques des services d’archives ou de musées), de documents d’archives historiques (y compris microformes), de documents iconographiques et photographiques à valeur artistique et de supports sonores et audiovisuels.
Le présent marché est un marché de fournitures au sens de l’article L.1111-3 du Code de la commande publique.
Lieu(x) d’exécution : Département des Hauts-de-Seine et Département des Yvelines.
1.2 Procédure de passation
Le présent marché public est passé selon la procédure d’appel d’offres ouvert en application des dispositions des articles R.2124-1 et R.2124-2 du Code de la commande publique.
1.3 Forme et étendue de la consultation
Pour les lots n°1, 3 et 4, les marchés sont des accords-cadres mono attributaires s’exécutant au fur et à mesure par l 'émission de bons de commande dans les conditions fixées aux articles R.2162-13 et R.2162-14 du Code de la commande publique.
Pour le lot n°2, le marché est un accord-cadre est multi-attributaire (deux candidats retenus) avec émission des bons de commande selon la méthode dite « en cascade », en sollicitant les titulaires dans l’ordre du classement établi de leurs offres lors de la consultation. Ainsi, si le titulaire classé en première position est sollicité et s’il décline expressément la proposition de commande considérée, l’acheteur pourra solliciter, pour la commande considérée, le titulaire classé en seconde position.
Les présents marchés sont conclus sur la base de prix unitaires qui sont traités à bons de commande, dans les limites financières (en € HT) comme ci-après :
Lot n°1 :
Groupement 78 / 92 Département des Yvelines Département des Hauts-de- Seine
minimum maximum minimum maximum minimum maximum
1ère période 9 000 72 000 0 40 000 9 000 32 000
2ème période 9 000 72 000 0 40 000 9 000 32 000
Lot n°2 :
Groupement 78 / 92 Département des Yvelines Département des Hauts-de- Seine
minimum maximum minimum maximum minimum maximum
1ère période 20 000 430 000 0 360 000 20 000 70 000
2ème période 20 000 430 000 0 360 000 20 000 70 000
Lot n°3 :
Groupement 78 / 92 Département des Yvelines Département des Hauts-de- Seine
minimum maximum minimum maximum minimum maximum
1ère période 4 000 139 200 0 100 000 4 000 39 200
2ème période 4 000 139 200 0 100 000 4 000 39 200
Lot n°4 :
Département des Hauts-de- Seine
minimum maximum 1ère période 0 40 000 2ème période 0 40 000
Les prestations des lots 1, 2 et 3 seront effectuées pour le compte du Département des Hauts-de-Seine et du Département des Yvelines.
Les prestations du lot 4 seront effectuées pour le compte du Département des Hauts-de- Seine seul.
Les bons de commande sont notifiés par le pouvoir adjudicateur au fur et mesure des besoins.
1.4 Décomposition de la consultation
Les prestations sont réparties en 4 lots désignés ci-dessous :
Lot n°1 : Numérisation de livres anciens, publications périodiques et manuscrits littéraires Lot n°2 : Numérisation de documents d’archives historiques (y compris microformes)
Lot n°3 : Numérisation de documents iconographiques et photographiques à valeur artistique Lot n°4 : Numérisation de fonds sonores ou audiovisuels
Chacun des lots fera l’objet d’un marché séparé. Les candidats peuvent présenter une offre pour un ou plusieurs lots.
1.5 Conditions de participation des concurrents
Le pouvoir adjudicateur ne souhaite imposer aucune forme de groupement au stade de la candidature.
Le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements, conformément à l'article R.2142-21 du Code de la commande publique.
Le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant en qualité de membres de plusieurs groupements, sous peine d’irrégularité de leur offre en application de l’article R.2152-1 du Code de la commande publique.
L’offre, qu’elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Elle devra également indiquer les prestations (et leur montant) dont la sous-traitance est envisagée, la dénomination et la qualité des sous-traitants qui l’exécuteront à la place du titulaire, sauf lorsque le montant est inférieur à 600 Euros T.T.C. Si le montant de la sous-traitance apparaît anormalement bas, le pouvoir adjudicateur met en œuvre les dispositions des articles L.2152-5 et L.2152-6 du Code de la commande publique.
1.6 Nomenclature communautaire et nomenclature interne
Les classifications principale et complémentaire(s) conformes au vocabulaire commun des marchés européens (CPV) est :
Code CPV principal : 92500000-6 – Services de bibliothèques, d'archives, de musées et autres services culturels
Code CPV complémentaire 1 : 92512000-3 – Services d’archives La nomenclature interne du Département des Hauts-de-Seine est :
Lot Code nomenclature principal
1 à 4 ADC08 – Services photographiques et audiovisuel de communication
La nomenclature interne du Département des Yvelines est :
Lot Code nomenclature principal
1 à 3 92512000-3 – Services d’archives
Article 2 : Conditions de la consultation
2.1 Durée du marché - Délai d’exécution
Les présents accords-cadres sont conclus pour une durée de deux ans à compter de leur notification.
S’agissant du Département des Hauts-de-Seine, les accords-cadres prennent effet, après notification, à compter du 1er mai 2021, ou bien à compter de la date de notification si celle-ci intervient postérieurement au 1er mai 2021.
S’agissant du Département des Yvelines, les accords-cadres prennent effet à compter du 13 novembre 2021 sous réserve que la notification soit intervenue avant cette date (après échéance du précédent marché de numérisation et traitement numérique de documents patrimoniaux) pour une durée, concernant la première période d’exécution, courant jusqu’à la date d’échéance effective des accords-cadres, de telle sorte que le calendrier de l’étape de reconduction prévue ci-après soit commun aux deux collectivités.
Ils peuvent être reconduits pour une nouvelle période de deux ans, sans que la durée totale puisse excéder quatre (4) ans.
En application de l’article R.2112-4 du Code de la commande publique, le présent marché public est reconduit de manière tacite sans que le titulaire puisse s’y opposer. En cas de non-reconduction du marché, le pouvoir adjudicateur en informe alors le titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de deux mois avant la date anniversaire du marché (date de notification).
L’exécution des prestations commencera dès la réception du bon de commande correspondant. Le délai d’exécution est fixé dans chacun des bons de commande. Il sera de 60 jours ouvrés maximum par train de numérisation.
2.2 Variantes et options
Variantes à l’initiative du soumissionnaire et/ou imposées par le pouvoir adjudicateur Les variantes à l’initiative du soumissionnaire sont interdites.
Le présent marché ne comprend ni prestations supplémentaires éventuelles (PSE) ni prestations alternatives éventuelles (PAE).
Options (au sens du droit communautaire)
Le présent marché ne comporte pas de tranche optionnelle.
Le présent marché peut faire l’objet de reconduction dans les conditions définies à l’article 2.1 du présent règlement de consultation.
2.3 Délai de validité des offres
Le délai de validité des offres est fixé à 9 mois à compter de la date limite de réception des offres.
2.4 Mode de règlement du marché et modalités de financement
Le marché est financé sur les fonds propres du Département des Hauts-de-Seine.
Les sommes dues au titulaire et au(x) sous-traitant(s) bénéficiant du paiement direct du marché public, sont payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes.
2.5 Conditions particulières d’exécution
Cette consultation ne comporte aucune des conditions particulières d’exécution visées aux articles R.2111-4 et suivants du Code de la commande publique.
Aucune prestation n’est réservée au profit d’entreprises ou d’établissements visés par les articles R.2113-7 et R.2113-8 du Code de la commande publique.
2.6 Visite du site
Compte tenu de la nature des prestations du présent marché, aucune visite n’est exigée.
Article 3 : Contenu du dossier de consultation
3.1 Contenu et obtention du dossier de consultation Le dossier de consultation contient les pièces suivantes :
• Le présent règlement de consultation (R.C.) ;
• L’acte d’engagement (A.E.) propre à chaque lot et ses annexes ;
• Le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) commun à tous les lots ;
• Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) commun à tous les lots ;
• Annexe 1 - Lot n°1 : l’échantillon de conversion en mode texte par reconnaissance optique de caractère remis avec l’offre (fichiers océrisés de presse). Les fichiers à océriser sont disponibles sur :
https://archives.yvelines.fr/num_fourgon/MarcheNum/Lot1_CommandeTest_OCR.zip
• Annexe 2 - Lot n°2 : Annexe RGPD – Clause sous traitance RGPD);
• Le bordereau des prix unitaires propre à chaque lot (B.P.U.) ;
• Le Détail Quantitatif Estimatif propre à chaque lot (D.Q.E.).
Le dossier de consultation des entreprises est disponible gratuitement à l’adresse électronique suivante : http://www.hauts-de-seine.fr/commande-publique
Aucun envoi du dossier n’est réalisé sur support physique électronique.
3.2 Modifications de détail du dossier de consultation
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’apporter des modifications de détail au dossier de consultation au plus tard 6 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres. La computation de ce délai part de la date d’envoi des documents aux entreprises par le pouvoir adjudicateur.
Ces modifications ne doivent pas altérer les éléments substantiels du marché. Le pouvoir adjudicateur informe tous les candidats dans des conditions respectueuses du principe d’égalité. Les candidats doivent alors répondre, sur la base du dossier modifié, sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet.
Si, pendant l’étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date.
Article 4 : Présentation des candidatures et des offres
Les offres des candidats sont entièrement rédigées en langue française et exprimées en EURO.
Si les offres des candidats sont rédigées dans une autre langue, elles doivent être accompagnées d’une traduction en français ; cette traduction doit concerner l’ensemble des documents remis dans l’offre.
Chaque candidat aura à produire un dossier complet, comprenant les pièces suivantes :
4.1 Pièces relatives à la candidature
Les candidats ont le choix de présenter leur candidature :
- sous forme de document unique de marché européen électronique (DUME), rédigé en français, en utilisant le service DUME ou le service exposé de la plateforme des marchés publics,
- sous forme de candidature standard en utilisant les formulaires DC1 et DC2.
Des renseignements complémentaires au sujet du DUME électronique sont disponibles à l'adresse URL suivante : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/pour-les-entreprises/
Les renseignements concernant la situation juridique de l’entreprise tels que prévus aux articles R.2142-1 à R.2142-5 du Code de la commande publique :
i. Une lettre de candidature et, le cas échéant, d’habilitation du mandataire par les cotraitants (ou imprimé DC1) ; 12
ii. Une déclaration sur l’honneur (ou l’imprimé DC1) indiquant que le candidat n’entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L.2141-1 à L.2141-5 et L.2141-7 à L.2141-11 du Code de la commande publique ;
iii. Le(s) pouvoir(s) habilitant le signataire à engager le candidat individuel ou chaque membre du groupement (extrait k-bis de moins de trois mois, délégation de signature...) ; 3
iv. La copie du ou des jugements prononcés si le candidat est en redressement judiciaire ;
Les renseignements concernant les garanties et la capacité technique, financière et professionnelle des candidats, tels que demandés au titre des articles R.2142-6 à R.2142-14 du Code de la commande publique, à savoir :4
1 en cas de groupement, le mandataire doit fournir, si le groupement est attributaire, un document d’habilitation signé par les autres membres du groupement et précisant les conditions de cette habilitation.
2 le candidat peut compléter sa lettre de candidature et les informations relatives à sa situation juridique en utilisant l’imprimé DC2 (téléchargeable sur le portail du Ministère de l’Economie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics à l’adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr)
3 la ou les personnes physiques ayant le pouvoir d’engager le candidat individuel ou le membre du groupement peuvent être identifiées dans la rubrique C1 du formulaire DC2 (téléchargeable sur le portail du Ministère de l’Economie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics à l’adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr)
4les candidats peuvent utiliser l’imprimé DC2, téléchargeable sur le site du Ministère de l’Economie, des Finances, de l'Action et des Comptes publics à l’adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declarationcandidat/)
v. Déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les prestations objet du contrat, réalisés au cours des trois derniers exercices ;
vi. Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat de l’importance du personnel d’encadrement pour chacune des trois dernières ;
vii. Liste des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé ;
viii. Déclaration appropriée de banques ou preuve d’une assurance pour les risques professionnels.
Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d’autres opérateurs économiques sur lesquels il s’appuie pour présenter sa candidature, le soumissionnaire produit les mêmes documents concernant cet opérateur économique que ceux qui lui sont exigés par le pouvoir adjudicateur. En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de cet opérateur économique pour l’exécution des prestations, le candidat produit un engagement écrit de l’opérateur économique.
Un candidat qui ferait une fausse déclaration s’expose aux peines prévues par l'article 441-1 du Code pénal sanctionnant le faux et usage de faux.
4.2 Demande d’informations complémentaires relative à la candidature
Avant de procéder à l’examen des candidatures, si le pouvoir adjudicateur constate que des pièces visées ci-dessus sont manquantes ou incomplètes, il peut décider de demander à tous les candidats concernés de produire ou compléter ces pièces dans un délai identique pour tous.
4.3 Pièces relatives à l’offre
L’offre remise par un candidat doit impérativement contenir les documents suivants sous peine d’irrégularité de l’offre :
i. L’acte d’engagement (A.E.) et ses annexes, dûment complété, daté, et signé par les représentants qualifiés des entreprises ayant vocation à être titulaire du contrat ; ii. Le bordereau des prix unitaires (B.P.U.) dûment complété ;
iii. Le détail quantitatif estimatif (D.Q.E.) dûment complété ; iv. Le mémoire technique (M.T.)
v. Pour le lot n°1 : Echantillon de conversion en mode texte par reconnaissance optique de caractère (OCR)
En application de l’article R.2132-7 du Code de la commande publique, le candidat a l'obligation de répondre au présent marché par voie électronique, en transmettant sa proposition au moyen d’un pli électronique contenant les pièces de la candidature et de l’offre.
La signature électronique de l’acte d’engagement (A.E) n’est pas exigée mais fortement recommandée dans le cadre de la présente procédure. En cas d’absence de
signature électronique, le soumissionnaire s'engage, s'il est désigné attributaire du marché, à transmettre l'acte d'engagement revêtu d’une signature manuscrite.
Par ailleurs, une signature électronique d’un dossier compressé ne vaut pas signature de chacune des pièces : il est nécessaire que chacune d’elles soit signée au moyen d’un certificat de signature électronique.
En cas de dépôts successifs par un candidat, seul le dernier pli reçu par le Département des Hauts-de-Seine sera ouvert.
4.4 Demande d’informations complémentaires relative à l’offre
Des précisions peuvent être demandées aux candidats, soit lorsque l'offre n'est pas suffisamment claire et doit être précisée, soit lorsque l'offre paraît anormalement basse ou encore dans le cas de discordance entre le montant de l'offre d'une part et les éléments ayant contribué à la détermination de ce montant d'autre part.
En cas de discordance constatée dans une offre, les indications portées sur le bordereau des prix unitaires (B.P.U.) du marché prévalent sur toutes autres indications de l’offre et le montant porté au détail quantitatif estimatif (D.Q.E.) est rectifié en conséquence.
Dans tous les cas, le D.Q.E et ses montants n’ont pas de valeur contractuelle.
Les erreurs de multiplication, d’addition ou de report qui sont constatées dans le D.Q.E. sont également rectifiées et, pour le jugement des offres, les montants ainsi rectifiés par le pouvoir adjudicateur sont pris en considération.
Article 5 : Sélection des candidatures et jugement des offres
La sélection des candidatures et le jugement des offres sont effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique.
Conformément à l’article R.2161-4 du Code de la commande publique, le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de décider d’examiner les offres avant les candidatures.
5.1 Critères de sélection des candidatures
Les critères intervenant pour la sélection des candidatures portent sur :
Les garanties et capacités professionnelles, techniques et financières des candidats
5.2 Critères de jugement des offres
Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante : Lot 1 :
Libellé Points
1. Prix jugé au vu du détail quantitatif et estimatif du candidat 35 2. Valeur technique des prestations, jugées au vu du mémoire
technique
60
Sous-critère 1 : Organisation de la production, méthodologie proposée :
- conditions de sécurité pour le transport et la protection des documents (10)
30
- planning type d’une prestation (5)
- procédures de contrôle qualité de la numérisation (10)
- processus de prise en charge des fichiers (organisation, nommage, stockage) (5)
Sous-critère 2 : Moyens matériels proposés : description technique des appareils de numérisation, jugés au regard de la préservation des documents numérisés : reliés, de grand format, fragiles
15
Sous-critère 3 : Qualité de la conversion en mode texte par reconnaissance optique de caractère (OCR) jugée à partir de fichiers océrisés fournis dans l’offre par le candidat et établis à partir de fichiers de presse numérisés
15
3. Critère environnemental : véhicules utilisés, optimisation des supports amovibles…
5
Lots 2 à 4 :
Libellé Points
1. Prix jugé au vu détail quantitatif et estimatif du candidat 35 2. Valeur technique des prestations, jugées au vu du mémoire
technique
60
Sous-critère 1 : Organisation de la production, méthodologie proposée :
- conditions de sécurité pour le transport et la protection des documents (10)
- planning type d’une prestation (10)
- procédures de contrôle qualité de la numérisation (10)
- processus de prise en charge des fichiers (organisation, nommage, stockage) (10)
40
Sous-critère 2 : Moyens matériels proposés : description technique des appareils de numérisation, jugés au regard de la préservation des documents numérisés : reliés, de grand format, fragiles
20
3. Critère environnemental : véhicules utilisés, optimisation des supports amovibles…
5
Critère 1 : le prix des prestations est noté à partir du D.Q.E remis par le candidat, sur 35 points.
Le calcul de la note est effectué selon une formule dite « non linéaire médiane » dont les grands principes sont exposés ci-après. Cette formule permet le maintien d'une progressivité des notes en fonction des prix des différentes offres, entre la note minimale et la note maximale.
Selon cette méthode, le prix médian se voit affecter de la note moyenne. Les notes affectées aux autres prix dépendent d'une fonction non linéaire tendant à amortir l'effet des écarts de prix par rapport au prix médian. Elle répond, d’une part, à l’objectif d’équité entre les candidats et, d’autre part, à la sélection de l’offre la mieux-disante.
Plus particulièrement, cette méthode recherche les effets suivants dans la notation du prix des offres :
- éviter des effets de distorsion que des distributions particulières de prix peuvent engendrer, comme l’effet de la prépondérance du prix pour les offres très basses,
- attribuer des notes proches à des offres dont les prix sont proches,
- avoir une différenciation de la note quasi-linéaire pour la majorité des offres.
La formule utilisée s’écrit
Le coefficient de la pente s’exprime en fonction d’une fourchette de prix et d’une fourchette de notes estimées comme étant raisonnables d’un point de vue technico-économique.
La formulation du coefficient de pente est alors la suivante :
Pour information, pour toute fourchette de prix de +/- 40% autour du prix médian correspondra une fourchette de notes de +/- 80% de la moitié de la note maximale.
Les candidats peuvent demander une copie de l’outil auprès de la Direction de la commande publique du Département des Hauts-de-Seine. Ils peuvent ainsi tester différentes distributions de prix et voir l’impact de leur proposition en termes de note qui pourrait leur être attribuée.
Critère 2 :la valeur technique est appréciée au regard des réponses apportées par le candidat dans le cadre de mémoire techniquesur 60 points.
Critère 3 :le critère environnemental est apprécié au regard des véhicules utilisés, de l’optimisation des supports amovibles, … sur 5 points.
5.3 Régularisation des offres irrégulières
Conformément à l’article R.2152-1 du Code de la commande publique, les offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables sont éliminées.
Toutefois, le pouvoir adjudicateur peut autoriser tous les soumissionnaires concernés à régulariser les offres irrégulières dans un délai approprié, à condition qu'elles ne soient pas anormalement basses et que cette régularisation n'ait pas pour effet de modifier les caractéristiques substantielles des offres.
Le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires de préciser la teneur de leur offre. Cette demande ne peut ni aboutir à une négociation ni à une modification de l'offre.
Article 6 : Pièces à remettre au stade de l’attribution du marché
Le marché ne peut être attribué que si l’opérateur concerné produit dans le délai qui est fixé ultérieurement par le pouvoir adjudicateur les documents suivants :
I. En cas d’absence de signature électronique, l’acte d’engagement (A.E.) revenu d’une signature manuscrite transmis lors du dépôt de l’offre ;
II. Les documents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un des cas d’interdiction de soumissionner mentionnés à l’article L.2141-2 du Code de la commande publique :
En matière fiscale : le certificat attestant de la régularité fiscale de l’opérateur au 31 décembre de l’année précédant la demande d’attestation et délivré par l’administration fiscale dont relève le demandeur.
En matière de contribution « sociale » :
a) Le certificat des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l’article L.243-15 du Code de la sécurité sociale émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions et datant de moins de 6 mois.
b) Le certificat attestant de la régularité de la situation de l'employeur au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés prévue aux articles L.5212-2 à L.5212-5 du Code du travail délivré par l’Association de gestion du fonds de développement pour l’insertion professionnelle des handicapés mentionnée à l’article L.5214-1 du Code du travail.
III. Les documents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un des cas d’interdiction de soumissionner mentionnés à l’article L.2141-3 du Code de la commande publique. La production d'un extrait du registre pertinent, tel qu'un extrait K, un extrait K bis datant de moins de trois mois, un extrait D1 ou, à défaut, d'un document équivalent délivré par l'autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d'origine ou d'établissement du candidat, attestant de l'absence de cas d'exclusion, étant considéré comme une preuve suffisante. En tout état de cause, lorsque le candidat est en redressement judiciaire, il doit produire la copie du ou des jugements prononcés.
IV. Le cas échéant, les pièces prévues aux articles R.1263-12, D.8222-5 ou D.8222-7 ou D.8254-2 à D.8254-5 du Code du travail.
Si le candidat auquel il est envisagé d’attribuer le marché ne peut produire les documents demandés ci-dessus dans le délai imparti, son offre est rejetée et le candidat éliminé.
Le candidat, dont l'offre, a été classée immédiatement après la sienne est alors sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué. Si nécessaire, cette procédure peut être reproduite tant qu'il subsiste des offres qui n'ont pas été écartées au motif qu'elles sont inappropriées, irrégulières ou inacceptables, conformément à l’article R.2152-1 du Code de la commande publique.
Si le candidat dispose de tout ou partie de ces documents à la date de remise des offres il peut les présenter dans son pli. Les attestations qui sont récupérées en mode automatique et sécurisé auprès des différentes administrations, sans intervention de l’entreprise, ne sont pas redemandées.
Article 7 : Conditions d’envoi des plis électroniques
7.1 Transmission électronique
Conformément à l’article R.2132-7 du Code de la commande publique, dans le cadre de la présente procédure, les candidats doivent obligatoirement transmettre leurs documents par voie électronique à l’adresse suivante : http://www.hauts-de- seine.fr/commande-publique
Chaque transmission fait l’objet d’une date certaine de réception et d’un accusé de réception électronique.
La transmission des plis sur un support physique électronique (CD-ROM, disquette ou tout autre support matériel) n’est pas autorisée.
Le fuseau horaire de référence est celui de (GMT+01:00) Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid.
Afin de pallier des difficultés éventuelles de configuration informatique ou d’utilisation de la plate-forme, le Département des Hauts-de-Seine incite les entreprises à engager la procédure de dépôt de leur pli au moins deux heures avant la date limite de remise des offres et en cas de problème, à contacter au plus vite le numéro : 01.76.64.74.08 (hotline de la plateforme « Maximilien » ouverte de 9h00 à 19h00 du lundi au vendredi).
7.2 Copie de sauvegarde
Les candidats peuvent également transmettre, dans les délais impartis pour la remise des plis, une copie de sauvegarde sur support physique électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB...) ou sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention : « copie de sauvegarde » et l’objet précis de la consultation et du lot concerné. Les documents figurant sur ce support doivent être, le cas échéant, revêtus de la signature électronique (pour les documents dont la signature est obligatoire).
La copie de sauvegarde est une stricte copie des dossiers des candidatures et des offres déposées sur la plateforme, destinée à se substituer, en cas d’anomalie, aux dossiers des candidatures et des offres transmises par voie électronique au pouvoir adjudicateur.
Cette copie de sauvegarde peut, par exemple, être ouverte en cas de défaillance non imputable au candidat du système informatique qui supporte la dématérialisation ou lorsqu’un programme informatique malveillant (virus) est détecté dans le document électronique transmis par l’opérateur économique.
L’accès à l’hôtel du Département est permis après présentation d’une pièce d’identité et dans les horaires d’ouverture du bureau compétent soit lundi et mercredi : 9h00-12h00, 14h00-17h00 soit le vendredi : 9h00-12h00, 14h00-16h00.
En cas d’envoi postal, ce pli doit être adressé à :
Département des Hauts-de-Seine Hôtel du Département
Direction de la commande publique 5ème étage
57 rue des Longues Raies 92000 Nanterre
Article 8 : Renseignements complémentaires
Les candidats peuvent obtenir des renseignements complémentaires auprès du pouvoir adjudicateur au plus tard 8 jours avant la date limite de réception des offres. Pour obtenir ces renseignements complémentaires, il utilise exclusivement la rubrique « Poser une question » de la consultation concernée sur la plateforme dématérialisée « Maximilien » à l’adresse suivante : http://www.maximilien.fr/
A titre exceptionnel et en cas de difficultés dans la mise en œuvre de ces dispositions, le candidat peut obtenir des informations complémentaires auprès des acheteurs chargés de la procédure : Monsieur Arnaud DARRICAU - adarricau@hauts-de-seine.fr
Une réponse est alors adressée, par écrit via la plateforme « Maximilien », à toutes les entreprises ayant retiré le dossier, 6 jours au plus tard avant la date limite de réception des offres.
Article 9 : Utilisation du profil acheteur du Département des Hauts-de- Seine
9.1 Mentions générales introductives
La plate-forme de dématérialisation des marchés publics du pouvoir adjudicateur est accessible sur Internet à l'adresse suivante : http://www.hauts-de-seine.fr/commande- publique
Un guide d'utilisation de la plate-forme de dématérialisation des marchés publics est téléchargeable sur la plate-forme (rubrique « Aide » sous-rubrique « guides d’utilisation »).
Ce « guide d’utilisation – utilisateur entreprise » au format PDF décrit précisément les différentes fonctionnalités de la plate-forme. Les soumissionnaires sont invités à se servir de ce guide pour utiliser la plate-forme de dématérialisation des marchés publics.
Les échanges d’informations entre la plate-forme et les utilisateurs sont sécurisés par l’utilisation du protocole SSL.
Dès la publication des Avis d’Appel Publics à la Concurrence dans les journaux d’annonces légales et/ou dans des supports spécialisés, les soumissionnaires peuvent télécharger le Dossier de Consultation des entreprises (DCE) sur le site Internet accessible à l'adresse suivante http://www.hauts-de-seine.fr/commande-publique
ATTENTION : Depuis l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, les soumissionnaires n'ont plus l'obligation de s'identifier pour télécharger le DCE. Ainsi avant de pouvoir télécharger le DCE, les soumissionnaires doivent choisir le mode de téléchargement souhaité.
• Téléchargement en mode anonyme. Pour cela :
- Ils doivent accepter les conditions générales d'utilisation de la plate-forme ; - Ils sont avertis qu'ils ne seront pas tenus informés en cas de modification de la
consultation et de réponses aux candidats apportées par le pouvoir adjudicateur aux questions posées durant la période de publicité.
• Téléchargement en mode identifié. Pour cela :
- Ils doivent accepter les conditions générales d'utilisation de la plate-forme ; - Ils doivent renseigner le registre des retraits électroniques ;
- Ils sont avertis qu'ils seront tenus informés en cas de modification de la consultation et de réponses aux candidats apportées par le pouvoir adjudicateur aux questions posées durant la période de publicité.
Les personnes téléchargeant le DCE en mode identifié sont particulièrement attentives à bien renseigner le champ "e-mail" dans la mesure où cette adresse est utilisée par le pouvoir adjudicateur pour informer des éventuelles modifications du DCE et des réponses aux questions des candidats en cours de publicité. La validité de cette adresse électronique déclarée est de la responsabilité du soumissionnaire.
9.2 Mentions concernant la nécessité et les moyens d'obtention d'un certificat électronique
En cas de signature électronique des pièces, le soumissionnaire doit avoir au préalable fait l'acquisition d'un certificat électronique.
Obtenir un certificat électronique n’est pas immédiat. Si le soumissionnaire ne possède pas de certificat électronique valable dans le cadre de la réponse dématérialisée à un marché, il est impératif qu'il en fasse la demande à l'avance.
Il est également fortement recommandé au soumissionnaire de prendre ses dispositions de manière à ce que sa réponse électronique soit déposée dans les délais impartis. Un test de configuration du poste de travail ainsi que des consultations de test sont mis à sa disposition sur la plateforme (cf. Guide Utilisateur précité).
Signature électronique des documents
La signature de l’offre se fait au moyen d'un certificat de signature électronique, devant respecter les exigences ci-dessous :
Chaque document à signer doit être signé de façon unitaire.
Par application de l'arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique, le candidat doit respecter les conditions relatives :
1. au certificat de signature du signataire ;
2. à l'outil de signature utilisé (logiciel, service en ligne, parapheur le cas échéant), devant produire des jetons de signature5 conformes aux formats réglementaires dans l'un des trois formats acceptés.
Outil de signature utilisé pour signer les fichiers Le candidat utilise l'outil de signature de son choix.
Cas 1 : le soumissionnaire utilise l'outil de signature du portail des marchés publics franciliens (Maximilien).
Dans ce cas, le soumissionnaire est dispensé de fournir tout mode d'emploi ou information.
Cas 2 : lorsque le candidat utilise un autre outil de signature que celui proposé sur Maximilien, il doit respecter les deux obligations suivantes :
- Produire des formats de signature XAdES, CAdES ou PadES ;
- Permettre la vérification en transmettant en parallèle les éléments nécessaires pour procéder à la vérification de la validité de la signature et de l'intégrité du document, et ce, gratuitement.
Dans ce cas, le signataire indique la procédure permettant la vérification de la validité de la signature en fournissant notamment le lien sur lequel la signature peut être vérifiée, avec une notice d'explication en français.
La personne signataire doit avoir le pouvoir d'engager la société.
Certificat autorisées
5 Le jeton d'horodatage peut être enveloppé dans le fichier d'origine ou bien apparaître sous la forme d'un fichier autonome (non enveloppé)
Sont autorisés tous les certificats RGS conformes à l'arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique, ou garantissant un niveau équivalent de sécurité. Il est donc possible d'utiliser :
les certificats figurant dans la liste des certificats approuvés en France : http://www.lsti-certification.fr / ;
les certificats figurant dans la liste des certificats dressée par la Commission européenne ;
pour tout autre certificat non référencé émis par d'autres autorités de certification, françaises ou étrangères, délivrées dans des conditions "équivalentes à celles du Référentiel général de sécurité défini par le décret du 2 février 2010". Dans ce cas, le candidat doit fournir :
- les outils techniques de vérification du certificat : chaîne de certification complète jusqu'à l'autorité de certification racine, adresse de téléchargement de la dernière mise à jour de la liste de révocation ;
- tout élément d'analyse permettant d'établir que le certificat utilisé est émis
"selon des normes équivalentes à celles du Référentiel général de sécurité", avec traduction des documents en langue française.
Annexe : Définitions
Signature enveloppée, Signature détachée, Jeton de signature
La signature électronique d'un fichier peut être "enveloppée" ou "détachée".
On parle de "signature enveloppée" lorsque le fichier signé intègre en lui-même la signature.
On parle de "signature détachée" lorsque la signature électronique se présente sous la forme d'un fichier informatique autonome, distinct du fichier d'origine. Ce fichier autonome est appelé Jeton de signature.
9.3 Mentions concernant les offres contenant un virus
Avant transmission de sa réponse, le soumissionnaire devra procéder à un contrôle anti- virus de tous les fichiers constitutifs des enveloppes électroniques.
En cas de virus, l'acheteur public ne peut pas ouvrir les dossiers de candidature et d'offre électroniques. Alors, seule la transmission préalable d’une copie de sauvegarde permet d'examiner la candidature et l'offre. En l'absence de copie, les dossiers doivent être rejetés.
L'acheteur public est responsable en cas de dysfonctionnement informatique impactant le profil acheteur. C'est à lui de lancer une nouvelle procédure dans cette situation.
En revanche, si le dysfonctionnement vient du système informatique de l'entreprise candidate, l'acheteur public n’est pas en mesure d’intervenir. C'est donc à l’entreprise candidate de s'assurer au préalable du bon fonctionnement de ses outils informatiques (connexion internet, certificat de signature électronique, etc.).
L'acheteur public ne peut et ne doit accorder aucune dérogation sur l’horaire de remise, la nature de la signature électronique, le mode de remise des dossiers (courrier, internet ou sur place).
9.4 Mentions relatives au respect des pré-requis techniques de la plateforme
Sur la plateforme d’achats « Maximilien », cliquer sur « Pré-requis techniques » afin de pouvoir accéder au détail des pré-requis techniques nécessaires pour déposer un offre sur la plateforme. Un test automatique de configuration est disponible dans la rubrique « Se préparer à répondre », sous-rubrique « Tester la configuration de mon poste ».
En cas de non-respect des dits pré-requis par le soumissionnaire aucune garantie de fonctionnement nominal de la plate-forme ne peut être apportée.
9.5 Défaillance de la plateforme de dématérialisation
En cas de difficultés rencontrées sur la plateforme, nous vous remercions de contacter l’assistance téléphonique de la plateforme Maximilien au : 01 76 64 74 08
Article 10 : Procédure de recours
10.1 Juridiction compétente
La juridiction administrative compétente pour toutes les voies de recours est : Tribunal administratif de Cergy-Pontoise
2-4 boulevard de l'Hautil BP 30322, F - 95027 Cergy-Pontoise Tél : +33 130173400
courriel : greffe.ta-cergy-pontoise@juradm.fr
adresse internet : http://www.cergypontoise.tribunal-administratif.fr 10.2 Voies de recours
Les différents recours pouvant être exercés sont :
- Le référé précontractuel conformément aux articles L.551-1 à L.551-12 et R.551-1 à R.551-6 du Code de justice administrative ;
- Le référé contractuel conformément aux articles L.551-13 à L.551-23 et R.551-7 à R.551-10 du Code de justice administrative ;
- Le recours en contestation de validité du contrat, issu de la jurisprudence « Conseil d'État, Assemblée, 04/04/2014, 358994, Département de Tarn-et-Garonne », qui peut être exercé par les tiers au contrat, sans considération de leur qualité, dans un délai de deux (2) mois à compter des mesures de publicité appropriées.
Article 11 : Protection des données à caractère personnel
En application de l'article 13 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), les candidats sont informés que des données à caractère personnel (notamment nom, prénom, adresse mail, données de connexion) collectées dans le cadre de la présente procédure de passation et dans le cadre de l'exécution du présent marché public sont susceptibles de faire l'objet de traitement(s). Ces données sont collectées afin d’assurer la gestion du marché public. Elles seront conservées pendant la durée précisée à l’article R.2184-12 du Code de la commande publique et sont destinées aux personnels chargés de la passation et de l’exécution du marché public.
Conformément aux dispositions des articles 15 à 21 du RGPD, les personnes dont les données à caractère personnel sont collectées disposent notamment d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement à ces informations qui les concernent. Elles peuvent également s'opposer au traitement de ces données. L'exercice des droits d'information et d'accès aux
données à caractère personnel peut être effectué auprès du délégué à la protection des données personnelles du Département des Hauts-de-Seine à l’adresse électronique suivante : abranco@hauts-de-seine.fr
La personne dont les données à caractère personnel sont collectées dans le cadre de la présente procédure dispose d'un droit de réclamation auprès de la CNIL.
