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l Assurance Maladie des salariés sécurité sociale

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Academic year: 2022

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SOMMAIRE

1. L’ECRAN DE CONNEXION 4

2. PREMIERE CONNEXION 6

3. LE MENU PRINCIPAL 7

4. GESTION DES CONTACTS ET DES INFORMATIONS DE LIAISON 8

4.1. Afficher les informations de mon établissement 8

4.2. Afficher les contacts de mon établissement 8

4.3. Afficher les informations de mon organisme pivot 10

4.4. Afficher les contacts de mon organisme pivot 10

5. LA GESTION DES RESIDENTS 11

5.1. Vue générale de mes résidents 11

5.2. Création d’un nouveau résident 13

5.3. Modification des informations administratives d’un résident 14

5.4. Export des résidents au format Excel ou PDF 14

5.5. Création d’un mouvement 15

5.6. Suppression d’un mouvement 17

5.7. Accès à l’historique des modifications d’un mouvement 17

5.8. Export des mouvements au format PDF 19

6. LES ARCHIVES 19

6.1. Recherche d’un résident via son nom ou son NIR individu 19

6.2. Recherche sur une période d’observation 20

6.3. Export des archives au format Excel ou PDF 22

7. LES DONNEES DE CONSOMMATION MEDICALE 23

7.1. Saisie des données de consommation médicale 23

(3)

7.2. Régularisation des dépenses pour l’année précédente 25

7.3. Historique des données de consommation médicale 26

7.4. Export des données de consommation médicale 27

8. LES CONSTATS D’ANOMALIE 28

8.1. Informations sur la page d’accueil 28

8.2. Les constats d’anomalie à traiter 28

8.2.1. Liste des constats 28

8.2.2. Liste des signalements 29

8.2.3. Gestion des actes 29

8.2.3.1. Envoyer un commentaire à votre organisme 31

8.3. Les constats d’anomalie archivés 32

8.3.1. Liste des constats 32

8.3.2. Liste des signalements 32

8.3.3. Liste des actes 32

(4)

1. L’écran de connexion

L’accès à l’application nécessite un login et un mot de passe de connexion.

Ces identifiants d’accès sont fournis par votre caisse pivot.

Après authentification, et selon les règles de sécurité appliquées au navigateur, un message d’information peut apparaître comme suit (cas d’une utilisation sous Internet Explorer) :

Cliquer sur OK puis faire un clic droit sur :

Via le menu déroulant proposé, cliquer sur « Toujours autoriser les fenêtres publicitaires intempestives ».

Cliquer sur Oui à la question suivante :

(5)

Vous devez à nouveau saisir vos identifiants de connexion.

En cas de perte ou d’oubli du mot de passe, la caisse pivot vous adressera par courrier le nouveau mot de passe.

Pour demander un nouveau mot de passe, cliquer sur le lien « Perte des identifiants de connexion ».

Compléter le numéro FINESS sur 9 caractères et cliquer sur

L’application vous indique alors les numéros de téléphone, fax et email des contacts de votre caisse pivot.

ATTENTION :

Après un délai de 180 jours d’utilisation, l’application vous demandera de changer le mot de passe (le jour 1 étant le jour d’acceptation des conditions générales d’utilisation).

Cette demande sera faite au 181ème jour d’utilisation à la première personne se connectant.

Un mail sera adressé à tous les contacts de l’établissement répertoriés dans l’application pour les informer du nouveau mot de passe.

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2. Première connexion

La rubrique Actualités permet à l’administrateur de l’application de vous adresser des messages d’information.

Les conditions générales d’utilisation s’affichent à l’occasion de votre première connexion, jusqu’à leur acceptation.

Cliquer sur pour entrer dans l’application.

IMPORTANT :

La date d’acceptation des Conditions Générales d’Utilisation détermine la date de création des résidents de l’établissement pour des entrées se situant avant cette date d’acceptation.

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3. Le menu principal

A partir du menu principal Contact :

Le sous-menu « Mon établissement » restitue les informations administratives de votre établissement et connues de votre caisse pivot.

Le sous-menu « Contact établissement » vous permet de gérer la liste des contacts de votre établissement à destination de votre caisse pivot.

Le sous-menu « Mon organisme » restitue les informations de votre caisse pivot.

Le sous-menu « Contact organisme » restitue les contacts de votre caisse pivot.

A partir du menu principal Résidents :

Le sous-menu « Déclaration » vous permet de gérer la liste de vos résidents, de leurs mouvements associés et d’exporter ces données au format Excel ou PDF.

Le sous-menu « Archives » vous permet d’effectuer des recherches par Nom ou partie du nom des résidents, par NIR ou période d’observation.

A partir du menu principal Suivi des dépenses :

Le sous-menu « Saisie » permet la saisie mensuelle des données de consommation médicale.

Le sous-menu « Archives » donne accès aux déclarations de soins des mois précédents.

A partir du menu principal Suivi des constats d’anomalie :

Le sous-menu « Traitement » permet la gestion des constats d’anomalie de l’établissement au regard des signalements et actes associés.

Le sous-menu « Archives » donne accès aux constats d’anomalies validés par l’établissement ou la caisse pivot.

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4. Gestion des contacts et des informations de liaison 4.1. Afficher les informations de mon établissement

Via le menu principal « Contact », cliquer sur le sous-menu « Mon établissement »

4.2. Afficher les contacts de mon établissement

Via le menu principal « Contact », cliquer sur « Contact établissement »

Cliquer sur

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Permet de fermer la fenêtre permet de déplacer la fenêtre Les contacts sont regroupés par fonction ou rôle et déterminés:

- par gestion des résidents.

- par gestion financière.

Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider votre nouveau contact.

6 contacts maximums peuvent être créés.

Cliquer sur pour modifier les informations du contact associé.

Cliquer sur pour supprimer un contact existant.

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4.3. Afficher les informations de mon organisme pivot

Via le menu latéral « Contact », cliquer sur « Mon organisme»

Sont affichées les informations de votre caisse pivot.

4.4. Afficher les contacts de mon organisme pivot

Via le menu principal « Contact », cliquer sur le sous-menu « Contacts organisme»

Cet écran vous donne accès aux différents contacts de votre caisse pivot.

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5. La gestion des résidents

5.1. Vue générale de mes résidents

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le sous-menu « Déclaration»

Le choix affiche uniquement les résidents administrativement présents (= qui n’ont pas de sortie définitive).

Le choix JJ/MM/AAAA affiche uniquement les résidents crées ou modifiés depuis la date indiquée.

La mise à jour a pu être faite par l’EHPAD mais également par la Caisse Pivot.

Les résidents en anomalie sont restitués sur fond rouge (date de sortie enregistrée sans date de retour depuis plus de deux mois).

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Les zones de filtrage sous les titres de colonnes permettent de filtrer les données de la grille. La saisie dans ces filtres peut être cumulative.

Compléter par l’information recherchée puis appuyer sur Entrée

Permet de modifier les données administratives du résident tant que celui-ci n’est pas validé par la caisse pivot. Dans le cas contraire, l’icône est grisée.

Permet de consulter la fiche du résident et de modifier ses mouvements.

Permet de supprimer un résident et ses mouvements associés tant que celui-ci n’est pas validé par la caisse pivot. Dans le cas contraire, l’icône n’apparaît plus.

Permet de trier les colonnes alternativement par ordre croissant et décroissant.

permet l’export au format XLS de la liste des résidents selon les filtres et ordre de tri appliqués à la grille.

permet l’export au format PDF de la liste des résidents selon les filtres et ordre de tri appliqués à la grille.

IMPORTANT :

L’onglet « Mouvements du résident » reste grisé tant que l’EHPAD n’a pas choisi un résident.

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5.2.

Création d’un nouveau résident

Les EHPAD ont jusqu’à la fin du mois en cours pour déclarer les mouvements du mois précédent de leurs résidents.

Ce délai dépassé, le dossier est bloqué pour l’EHPAD. Seule la caisse pivot est alors habilitée à effectuer les mises à jour de mouvements suite aux indications écrites des établissements.

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Déclaration»

Cliquer sur

Tous les champs sont obligatoires sauf le NIR Résident.

Si présence du NIR, contrôle entre le sexe et le NIR.

La date de naissance doit être saisie sous le format JJ/MM/AAAA

La date d’entrée ne peut pas être située avant mois M-1 = échéance bloquée pour EHPAD (l’établissement doit contacter sa Caisse Pivot qui fera la mise à jour)

permet de fermer la fenêtre sans valider.

Pour valider votre saisie, cliquer sur

Après validation, le résident créé apparaît dans la liste des résidents.

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5.3. Modification des informations administratives d’un résident

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Déclaration»

Les informations peuvent être modifiées tant que la Caisse Pivot n’a pas validé la création du résident.

Lorsque le dossier administratif est validé, le message suivant apparaît :

Cliquer sur pour éditer les données administratives du résident.

A partir du popup, cliquer sur pour valider les modifications.

Pour supprimer un résident, cliquer sur à partir de la grille des résidents.

La suppression est possible tant que la Caisse Pivot n’a pas validé la création du résident.

Après validation par la Caisse pivot, il vous faudra la contacter pour toute demande de suppression.

Au Message « Voulez-vous définitivement supprimer ce résident et les mouvements associés » Répondre OK

5.4.

Export des résidents au format Excel ou PDF

A partir de la liste des mouvements, cliquer sur le bouton ou

Le processus d’édition peut prendre quelques secondes. Si le fichier d’édition ne s’ouvre pas automatiquement, cliquer sur le bouton . Un lien d’accès au fichier Excel ou PDF s’affiche alors en bas de page.

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5.5. Création d’un mouvement

Via le Menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Déclaration»

A partir de la grille des résidents, cliquer sur le bouton associé au résident concerné.

L’onglet « Mouvement du résident » devient actif et son contenu s’affiche

IMPORTANT

Aucun mouvement de sortie ne peut être complété si le mouvement de sortie provisoire précédent n’a pas de date de retour.

Les plages de sortie ne peuvent se chevaucher.

En cas de sortie provisoire pour hospitalisation et décès durant l’hospitalisation :

Créer sur la sortie provisoire une date de retour égale à la date du décès puis créer un second mouvement avec une sortie définitive à la date du décès.

permet l’export au format PDF les mouvements du résident selon les filtres et ordre de tri appliqués à la grille.

donne accès à l’historique de tous les mouvements du résident qui ne sont plus modifiables par l’EHPAD.

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Cliquer sur

Sélectionner dans le menu déroulant le type de sortie, provisoire ou définitive.

Au type de sortie choisi, sélectionner le motif de sortie temporaire ou définitif.

Indiquer la date de sortie puis cliquer sur

La grille « Historique des entrées /sorties récentes » est alors alimentée.

Cette page n’affiche que les mouvements pouvant encore être modifiés par l’EHPAD, c'est-à-dire les mouvements dont la date de sortie et/ou de retour est supérieure ou égale au premier jour du mois précédent, ou bien les mouvements sans date de retour connue quelle que soit la date de sortie.

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5.6. Suppression d’un mouvement

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Déclaration»

Dans la liste des résidents, cliquer sur le bouton associé au résident concerné.

Puis cliquer sur le bouton du mouvement concerné.

Au message « Voulez-vous définitivement supprimer ce mouvement ? » Répondre OK

5.7. Accès à l’historique des modifications d’un mouvement

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Déclaration»

Dans la liste des résidents, cliquer sur le bouton associé au résident concerné.

A partir de la grille des Entrées / Sorties, cliquer sur le bouton pour obtenir l’historique du mouvement.

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Informations présentes dans la zone Historique : La date et heure du mouvement.

La nature du mouvement : en vert = les créations en jaune = les modifications

en rouge = les suppressions (uniquement lorsque initiées par votre organisme) L’origine du mouvement : EHPAD

CAISSE PIVOT : numéro de la caisse + nom et numéro d’agent de la personne qui a effectué le mouvement

Le type du mouvement : provisoire ou définitif

Le motif du mouvement : dépend du type de mouvement.

La date de sortie et de retour.

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5.8.

Export des mouvements au format PDF

A partir de la liste des mouvements, cliquer sur le bouton

Le processus d’édition peut prendre quelques secondes. Si le fichier d’édition ne s’ouvre pas automatiquement, cliquer sur le bouton . Un lien d’accès au fichier PDF s’affiche alors en bas de page.

6. Les Archives

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Archives»

6.1. Recherche d’un résident via son nom ou son NIR individu

La profondeur de l’historique est de 33 mois.

La recherche par nom du résident s’effectue par défaut sur le nom marital. Si non renseigné, cette recherche s’effectue sur le nom patronymique.

La recherche par nom (ou partie du nom) ou NIR restitue le(s) résident(s) de votre établissement, quel que soit la situation (résident présent, sorti provisoirement ou définitivement).

A validation, ouverture de l’onglet « Mouvement du résident » affichant la grille des résultats trouvés.

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Cliquer sur pour accéder au détail du mouvement du résident choisi.

6.2. Recherche sur une période d’observation

Via le menu principal « Résidents », cliquer sur le menu « Archives»

Sélectionner le mois de déclaration souhaité (le mois en cours et le mois précédent ne sont pas accessibles puisque leur déclaration n’est pas échue).

La recherche par période d’observation restitue la situation de vos patients sur un mois et une année donnés.

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Exemple d’une recherche sur le mois de janvier 2010:

Un résident a eu une date de sortie au 17/01/2010 et un retour au 15/02/2010.

Si l’on recherche sa situation pour le mois de janvier 2010, son retour au mois de février n’est pas encore connu. La grille de résultats ne doit pas faire apparaître de date de retour pour ce mouvement.

Globalement, doivent s’afficher les mouvements dont les dates de sorties sont antérieures ou égales au 31/01/2010 avec des dates de retour qui ne soient pas antérieures au 01/01/2010.

Exemples :

S’afficheront les mouvements suivants :

date sortie 17/11/2009 - date retour 15/01/2010

date sortie 22/12/2009 - sans date de retour connue à ce jour

date sortie 14/12/2009 - date retour 08/02/2010 (le mouvement s’affiche avec une date de retour vide, car non connue en janvier 2010)

date sortie 20/01/2009 - date retour 25/01/2010

date sortie 08/01/2009 - date retour 02/02/2010 (le mouvement s’affiche avec une date de retour vide, car non connue en janvier 2010)

En outre, ne doivent plus s’afficher les résidents dont la date de sortie définitive est antérieure au 01/01/2010.

Un résident sans mouvement trouvé pour la période recherchée apparaît sur 1 ligne sans type, motif ou dates associées.

Après validation, l’onglet « Mouvement du résident » devient actif :

Il s’agit de l’historique des résidents et des mouvements effectués par l’EHPAD pour les mois et année sélectionnés avec les informations présentes au dossier au mois considéré.

Cette fonction pourrait être utile en cas de litige sur un mouvement.

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6.3.

Export des archives au format Excel ou PDF

A partir de la liste des mouvements, cliquer sur le bouton ou

Le processus d’édition peut prendre quelques secondes. Si le fichier d’édition ne s’ouvre pas automatiquement, cliquer sur le bouton . Un lien d’accès au fichier Excel ou PDF s’affiche alors en bas de page.

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7. Les données de consommation médicale

Chaque EHPAD a jusqu’à la fin du mois M pour déclarer les dépenses du mois M-2

7.1. Saisie des données de consommation médicale

Via le menu principal « Suivi des dépenses », cliquer sur le menu « Saisie »

Sélectionner le mois concerné dans le menu déroulant puis cliquer sur le bouton

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Compéter les informations, les zones vertes correspondent aux saisies en cours.

Cliquer sur le bouton Au message

Répondre OK

Cliquer sur le bouton Fermer pour changer de mois.

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7.2. Régularisation des dépenses pour l’année précédente

Via le menu principal « Suivi des dépenses », cliquer sur le menu « Saisie »

Cliquer sur Cumul Année N-1 (N=année en cours)

Renseigner la colonne « Montant régularisation ».

Les montants peuvent être positifs ou négatifs. A l’enregistrement, la colonne « Montant total versé » se recalcule automatiquement.

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7.3. Historique des données de consommation médicale

Via le menu principal « Suivi des dépenses », cliquer sur le menu « Archives »

Sélectionner le mois souhaité puis l’année dans le second menu déroulant :

Cliquer sur

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7.4. Export des données de consommation médicale

A partir de la liste des dépenses, cliquer sur le bouton

Le processus d’édition peut prendre quelques secondes. Si le fichier d’édition ne s’ouvre pas automatiquement, cliquer sur le bouton . Un lien d’accès au fichier Excel s’affiche alors en bas de page.

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8. Les constats d’anomalies

8.1. Informations sur la page d’accueil

La page d’accueil vous indique le nombre de constats d’anomalies à traiter et en cours de traitement.

Les constats d’anomalies sont à traiter lorsque leurs actes associés sont tous au statut « Avis non fourni ».

Les constats d’anomalies sont en cours lorsqu’au moins 1 acte possède le statut « Avec réserve » ou « Sans réserve ».

Ces messages ne s’affichent qu’à la condition de posséder au moins 1 constat d’anomalies en cours ou à traiter.

8.2. Les constats d’anomalies à traiter

8.2.1. Liste des constats

Via le menu principal « Suivi des constats d’anomalies », cliquer sur le menu « Traitement »

Une grille affiche la liste des constats d’anomalies publiés par la caisse pivot et devant être traités par l’établissement. Ces constats d’anomalies contiennent au minimum 1 fiche de signalement, chaque signalement étant associé au minimum à 1 acte à l’origine du constat.

et permettent l’export au format Excel et PDF des données de la grille. Ces exports tiennent compte des ordres de filtrage et de tri appliqués à la grille.

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8.2.2. Liste des signalements

Via le menu principal « Suivi des constats d’anomalies », cliquer sur le menu « Traitement » Cliquer sur l’icône associée au constat d’anomalies choisi.

Une grille liste les différents signalements associés au constat d’anomalies. Ces signalements sont regroupés par résidents.

 Lorsqu’au moins 1 acte se trouve au statut « Avis non fourni » et pas d’acte au statut « Avec réserves », la colonne « Avis établissement » se positionne sur « Avis non fourni »

 Lorsque tous les actes sont positionnés sur « Sans réserve », la colonne « Avis établissement » se positionne sur « Sans réserve »

 Lorsqu’au moins 1 acte est positionné sur « Avec réserve », la colonne « Avis établissement » se positionne sur « Avec réserve »

Vous pouvez utiliser les zones de filtrage de la grille pour affiner les résultats et/ou utiliser les tris applicables sur chacune des colonnes.

8.2.3. Gestion des actes

Via le menu principal « Suivi des constats d’anomalies », cliquer sur le menu « Traitement » Cliquer sur l’icône associée au constat d’anomalies choisi.

Cliquer enfin sur l’icône associée au signalement choisi.

(30)

Par défaut, les actes sont tous positionnés sur le statut « Avis non fourni ».

Vous devez indiquer si des réserves sont à appliquer ou non aux actes.

Si vous n’avez pas de réserves, cliquez sur le bouton radio « Sans réserve », sinon sur « Avec réserves ».

Pour valider votre choix, cliquez sur le bouton associé.

Les actes sans réserve apparaissent sur fond vert.

Les actes avec réserve apparaissent sur fond orange.

Les actes avec avis non fourni apparaissent sur fond blanc.

Les boutons

permettent d’enregistrer tous les actes associés au signalement avec le statut choisi.

permet d’obtenir des informations suppémentaires sur l’acte concerné.

(31)

8.2.3.1. Envoyer un commentaire à votre organisme

permet d’éditer un nouveau commentaire associé à un acte.

Ce commentaire peut aussi être envoyé par mail aux contacts de votre organisme pivot via le bouton Vous avez la possibilité d’associer un fichier à votre commentaire via le bouton « Parcourir ». Ce fichier sera ainsi transmis en tant que pièce jointe dans le mail.

La taille maximale autorisée du fichier est de 1 Mo.

Attention, la nature des données transmises se doit d’être conforme à la loi CNIL 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Voir http://www.cnil.fr/documentation/textes-fondateurs/loi78-17/

indique qu’un commentaire est déjà associé à un acte et permet son édition.

Les commentaires sont uniquement accessibles pour les actes positionnés sur « Avec réserve ».

Les délais impartis aux phases contradictoires sont ceux définis avec votre organisme.

Lorsque tous les actes de tous les signalements sont validés au statut « Sans réserve », le retour à la liste des constats d’anomalies fait apparaître une proposition de validation.

Suite à validation, le constat d’anomalies disparaît de la liste des constats d’anomalies à traiter et bascule dans les constats d’anomalies archivés.

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8.3. Les constats d’anomalies archivés

8.3.1. Liste des constats

Merci de vous référer au chapitre 8.2.1, la consultation des constats d’anomalies archivés se faisant sur l’exact principe de consultation des constats d’anomalies à traiter.

8.3.2. Liste des signalements

Merci de vous référer au chapitre 8.2.2, la consultation des signalements archivés se faisant sur l’exact principe de consultation des signalements à traiter.

8.3.3. Liste des actes

Merci de vous référer au chapitre 8.2.3, la consultation des actes se faisant sur le principe de consultation des actes à traiter.

Les avis des actes sont cependant verrouillés et tels que définis lors du passage du constat d’anomalies dans les archives.

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