Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(Chapitre A-2.1)
AVIS IMPORTANT
Par souci d’équité envers tous les demandeurs, depuis le 1
eravril 2017, le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation applique de façon intégrale le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (chapitre A-2.1, r.
3), pour toute demande de documents comportant 50 pages et plus et ce, sans regard du mode de transmission exigé par le demandeur. Pour plus de détails, consultez le mapaq.gouv.qc.ca/accesinformation.
Article 23
Un organisme public ne peut communiquer le secret industriel d'un tiers ou un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical de nature confidentielle fourni par un tiers et habituellement traité par un tiers de façon confidentielle, sans son consentement.
Article 24
Un organisme public ne peut communiquer un renseignement fourni par un tiers lorsque sa divulgation risquerait vraisemblablement d’entraver une négociation en vue de la conclusion d’un contrat, de causer une perte à ce tiers, de procurer un avantage appréciable à une autre personne ou de nuire de façon substantielle à la compétitivité de ce tiers, sans son consentement.
Article 53
Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants:
1° la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l'autorité parentale;
2° ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l'exercice d'une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non- divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.
Article 54
Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier.
Article 51
Lorsque la demande est écrite, le responsable rend sa décision par écrit et en transmet copie au requérant et, le cas échéant, au tiers qui a présenté des observations conformément à l'article 49.
La décision doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis les informant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV et indiquant notamment le délai pendant lequel il peut être exercé.
Article 135
Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision.
Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles.
Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai.
Suivi des recommandations du rapport sur la gouvernance du conseil d’administration du Centre de recherche sur les grains (CÉROM) inc. réalisé par la chaire de gouvernance Stephen-A.-Jarislowsky
No Recommandation CEROM (extrait du rapport final) Suivi 1 Que le conseil d'administration abroge par résolution la
mission telle qu'elle a été adoptée en 2017, et qu'il la remplace par « Promouvoir, organiser, conduire, gérer ou faire de la recherche d'intérêt public et collectif pour le développement du secteur de la production de grains au Québec, dans un contexte de développement durable », puis modifie ses Lettres Patentes. Cette mission devra guider ses décisions, et il devra veiller à ce que la direction s'assure de son application dans le cadre des activités du CÉROM.
La planification stratégique 2020- 2023 du CÉROM est en préparation. Il est prévu dans le cadre de cet exercice de revoir la mission de l’organisation.
• Échéance AGA 2020
2 Que le renouvellement de la composition du conseil d'administration soit planifié afin d'assurer l'atteinte des objectifs stratégiques du CÉROM, tant du point de vue de l'indépendance et que de la compétence de ses membres.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM 3 Établir un mandat pour le conseil d'administration CÉROM
(voir annexe 2 de la convention et le modèle en annexe 3 du présent rapport).
Adopté par le CA en septembre 2019
4. S'assurer que chacun des comités du conseil d'administration est doté d'un mandat clair et rédigé par écrit. Modifier les mandats déjà adoptés pour les harmoniser au mandat du conseil d'administration (voir modèles en annexe du présent rapport).
Modifications aux règlements généraux qui précisent que les comités sont dotés d’un mandat écrit.
5 Mettre en place une délégation de pouvoirs à la direction et un système de reddition de comptes au conseil d'administration du CÉROM. Ainsi, les décisions que la direction peut prendre sans l'autorisation du conseil d'administration et les informations que le conseil s'attend à recevoir sous forme d'information après coup seront formalisées.
Adopté par le CA en septembre 2019.
6 Déterminer la pertinence de l'existence d'un comité exécutif. Dans l'affirmative, doter ce comité d'un mandat précis, incluant une reddition de comptes au conseil d'administration et la rédaction de procès-verbaux.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM 7 Restreindre la portée et le champ d'action donné, par l'art.
7.8 des Règlements généraux, au président du conseil d'administration de prendre seul des décisions liant le CÉROM à des parties prenantes.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM 8 Présenter pour discussion et approbation les conventions
de financement au conseil d'administration du CÉROM, qui s'assurera notamment que leurs conditions sont compatibles avec sa mission.
Depuis avril 2019, les conventions de financement sont
présentées au conseil
d'administration.
9 Modifier les Règlements généraux pour restreindre les pouvoirs du président du conseil d'administration, notamment son vote prépondérant.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM.
10 Revoir la composition du conseil d'administration pour assurer une majorité de membres indépendants pour accomplir la mission du CÉROM (voir section précédente) et se doter des profils de compétences nécessaires au fonctionnement du CÉROM, notamment en ce qui a trait à la recherche scientifique. Ce dernier profil nous apparaît urgent à combler vu la nature du CÉROM. Un profil en développement durable serait aussi à propos.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM.
Un profil de compétence des administrateurs a été développé et adopté par le CA en septembre 2019.
Le conseil d’administration est composé d’une majorité de membres indépendants.
Recommandations, extrait du Rapport final sur la 2/3 gouvernance du conseil d’administration du CÉROM
No Recommandation CEROM (extrait du rapport final) Suivi 11 Modifier les définitions d'indépendance et de conflit
d'intérêts, selon les paramètres indiqués aux documents d'accompagnement de la réunion du 4 septembre, ci-joints.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM.
12 S'assurer qu'au moins la moitié des officiers du CÉROM soient indépendants, dont le président ou le vice-président du conseil (qui remplacera le président dans certaines circonstances le requérant).
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM Les postes de président et vice- président sont occupés par des administrateurs indépendants.
13 Modifier les Règlements généraux et les Lettres Patentes en conséquence.
Les modifications aux règlements généraux du CÉROM ont été réalisées lors de l’AGA d’avril 2019.
Les modifications aux Lettres Patentes pourront être faites à la suite de l’AGA 2020.
14 Que les administrateurs nommés ou en renouvellement soient recommandés par un comité de sélection formé par le conseil d'administration, après un processus rigoureux, incluant l'analyse notamment de l'indépendance, des conflits d'intérêts et de la compétence des candidats.
Adopté par le CA en septembre 2019.
15 Abolir le poste d'administrateur sans droit de vote pour le directeur général, pour lui attribuer le statut d'invité au conseil et aux comités. Le statut d'invité donne la prérogative au conseil de l'inviter ou non, selon les sujets.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM.
16 Diminuer le nombre de postes octroyés en contrepartie de financements pour assurer une majorité d'indépendance.
Aussi, le processus de sélection de candidats pour des postes réservés au (mot manquant dans le rapport) devrait être encadrée afin de diminuer les conflits d'intérêts, favoriser l'indépendance et la complémentarité des compétences.
À la suite des modifications des règlements généraux, le conseil d’administration est composé d’une majorité de membres indépendants selon les profils de compétences recherchées.
Concernant le lien entre le nombre de postes octroyés en contrepartie de financements, des propositions de modifications aux règlements généraux seront soumissent à l’AGA 2020.
17 Doter le conseil d'administration d'un processus formel de rotation des fonctions de présidence, de vice-présidence, de trésorier et de secrétaire en tenant compte des relations qu'ils entretiennent entre eux (à l'heure actuelle, le secrétaire du conseil et le président appartiennent à la même organisation), et en favorisant un niveau d'indépendance optimal pour bon fonctionnement du conseil et la réalisation de la mission de l'organisation.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM
18 Faire en sorte que le comité de vérification soit composé en exclusivement de membres indépendants et ayant les compétences requises pour comprendre les états financiers sur CÉROM. De façon transitoire, ce comité pourrait être composé à majorité de membres indépendants.
Composition modifiée en juin 2019
19 S'assurer d'avoir un nombre optimal de chercheurs (non employés du CÉROM, mais ayant des activités pertinentes en rapport avec à la mission du CÉROM) au sein du conseil d'administration du CÉROM, dont la mission est de faire de la recherche scientifique.
Complété lors de l’AGA d’avril 2019 – modification aux règlements généraux du CÉROM La sélection des administrateurs est faite conformément aux règlements généraux modifiés en fonction de compétences et d’expérience recherchées.
Recommandations, extrait du Rapport final sur la 3/3 gouvernance du conseil d’administration du CÉROM
No Recommandation CEROM (extrait du rapport final) Suivi 20 Nous réitérons l'importance de mener la réflexion
présentée le 4 septembre dernier, et de modifier les Règlements généraux conséquemment.
Les profils d’administrateurs, du directeur général et du directeur scientifique ont été rédigés.
21 Le conseil d'administration devrait discuter des aspects qui sont identifiés ci-dessus afin de mieux comprendre comment il peut améliorer son fonctionnement interne.
Les précisions apportées par les modifications aux règlements généraux, ainsi que l’élaboration du mandat du CA ont permis d’améliorer son fonctionnement.
22 Le conseil d'administration devrait discuter de cette perception du manque d'implication de certains administrateurs pour mieux comprendre de quoi il s'agit et tenter d'augmenter le taux d'implication.
Le mandat du CA qui a été élaboré a permis de définir les responsabilités du CA.
La sélection d’administrateurs en fonction d’un profil de compétence a permis d’accroitre l’implication de chacun des administrateurs.
23 Modifier les Règlements généraux pour ajouter une catégorie de membres ayant droit de vote, sans l'associer à une exigence de financement.
Des propositions de modifications aux règlements généraux seront soumises à l’AGA 2020.
24 Améliorer la reddition de comptes du CÉROM en tenant compte de sa mission d'intérêt public.
La recommandation est en application.
25 L'établissement de l'ordre du jour relève du conseil d'administration, avec la collaboration du directeur général, en s'assurant qu'il discute au moins annuellement de tous les éléments faisant partie de son mandat.
La recommandation est en application
26 Les documents de réunion doivent être envoyés aux membres du conseil au moins une semaine avant les réunions.
La recommandation est en application
27 Il est suggéré que les procès-verbaux soient envoyés aux membres du conseil dans un délai de 10 jours ouvrables après les réunions.
La recommandation est en application
28 Les procès-verbaux du conseil d'administration doivent être approuvés par le conseil d'administration, en tenant compte des commentaires des administrateurs.
La recommandation est en application
29 Les procès-verbaux des comités, une fois approuvés, doivent être déposés à la réunion suivante du conseil d'administration.
La recommandation est en application
DASIP
